公文文种的作用.docx
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公文文种的作用
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公文文种的作用
篇一：
正确使用公文文种
正确使用公文文种
【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。
一、文种的涵义
在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。
文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。
二、正确标明文种的作用
1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。
2.为公文的撰写提供方便。
《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。
而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。
写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。
3.为公文处理提供方便。
根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。
收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。
例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。
而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。
撰写公文时，务必正确选用文种。
不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。
三、选择文种的依据
1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。
绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。
2.要看作者与主要受文者（即主送机关单位）的工作关系。
只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。
当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。
当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。
3.要看作者权限。
有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。
如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。
每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。
因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。
四、正确区分一些易混淆的文种
公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。
能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。
强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。
（一）决定与决议
他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。
从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。
正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。
但是他们又有以下显著区别。
1.成文过程不同。
决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。
而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。
2.发文机关（组织）不同。
各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。
正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。
3.涉及内容不同。
决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。
因此它可分为部署指挥重要工作的决定（简称部署性决定）、处理具体事项的决定（事项决定）和表彰处分决定。
决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。
它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。
4.作用不同。
决定都带指令性。
起领导、指导作用。
决议则有多种作用：
有的带指令性，如《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：
有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。
5.写作格式上签注和落款不同。
决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。
凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。
（二）公告与通告
公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。
但他们也有明显区别。
1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。
公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。
2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。
规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。
但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。
3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。
通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。
4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。
除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。
规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。
而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。
特别要注意不滥用公告。
（三）请示与报告
它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。
1.行文目的、作用不同。
请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。
报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。
2.呈报时间不同。
请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。
3.主送机关不同。
请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。
报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。
4.受文机关处理方式不同。
请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。
报告均属阅件，收文机关对其不作答复。
5.涉及内容不同。
请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。
而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。
6.写作侧重点不同。
它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。
而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。
正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。
（四）请示与函（请求批准函）
这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。
请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。
请示是上行文，函是平行文。
2.主送机关不同。
请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。
3.内容范围不同。
请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。
函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。
4.受文机关复文方式不同。
请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。
函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或作出答复。
（五）批复与函（审批函）
这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。
批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。
1.类型不同。
批复是下行文，函是平行文。
2.主送机关不同。
批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。
3.内容范围不同。
批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。
函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。
（六）规划与计划
规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。
规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。
篇二：
第三节公文文种的作用和辨析
第三节公文文种的作用和辨析
一、不同类别的文种地位不同
公文是一个独立的文体，每一种类的性质不同、作用有别，要准确地使用公文，不错用、不滥用公文文种，就必须明确以下几点：
（一）法定公文可以独立行文
公文的文种，有一部分是党和国家通过公文法规的形式加以确定的。
如：
党的机关法定文种共有14个，如：
决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。
国家行政机关使用的文种有13个，如：
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
其中，名称相同的有9个，各不相同的也是9个，合起来是18个。
这18个文种是党和国家在公文管理法规中明确规定的，所以也称为法定文种。
法定公文可以独立行文，而且行文时可采用国家标准的公文格式。
（二）非法定公文行文时需要用文件头作载体
与法定（主要、正式）文种相对应的是非法定（非主要、非正式）的文种，它不是党和国家公文法规中加以确认的，而是人肥在长期的公文写作实践中约定俗成的。
例如“计划”、“总结”、“考察（调查）报告”、“工作研究”等。
非法定公文不具有独立行文的资格，也不能使用党和国家公
文法规中正式规定的标准公文格式。
“非法定文种（非正式、非主要文种）要上报或下发时，只能从‘法定文种’中寻求一个文种来做它的载体”。
一般管这个载体叫“文件头”。
“文件头”大都用“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来充当。
二、不同名称的文种表达的作用不同
文种虽然只是公文的一个分类，但是，文种不同，包含的内容、行文方向等都有区别。
具体表现在：
1.不同的文种名称，具有不同的性质
如命令（令）中，虽然有行政令、公报令、嘉奖令、惩戒令等不同的类别区分，但它们都有一个“令”字，所以，在使用令、命令、通令等作为文种名称时，都具有指令性质。
又如通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，所以在使用通知、通报等作为文种名称时，基本属于告知性、周知性文件。
再如会议纪要，“纪要”即概述其要点的意思，所以，会议纪要属于会议文字记录性的文件。
2.不同的文种，反映的行文方向不同
如决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策产生于各级机关核心，所以，它们的行文方向必然是自上而下的;又如“请示”这个文种，“请示”二字的已是请求给以批示，所以行文方向是自下而上的;再如：
“函”这个字的本义是书信，书信是用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务时使用的一种文体，在行文方向上，不论、上、对下还是平级机关或单位之间均可使用这种文种，所以，“函”的行文方向是平行的。
3.不同的文种名称，表达了文件的不同目的或要求
如布告、公告、通报、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情告知的意思，因此这四个文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告诉某一事项;又如“指示”二字，其含义是指点、指导、示意，具体地说即指出正确的方向，那么作为公文的指示，显然其行文的目的在于指导工作，要求下级机关或单位循此执行;再如公文中的“批复”，它非常明显地告诉我们，行文的目的是上级对下级作出的批示和答复。
综上所述，文种的名称具有标明文件的性质、作用、运行方向及制发目的、要求的重要作月。
所以，在拟制公文时，一定要注意准确地选用文种，如果文种名称的确定和使用不当，可能会发生越权的错误，或者给收文机关的公文处理工作带来诸多麻烦与不便。
由此可见，正确使用文种是一件很严肃的事情。
三、要正确确定和使用文种
1.文种名称的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称
法定公文的名称，按规定只能单独使用，不能加以合并。
目前在一些单位的行文中出现的。
请示报告。
“告示”、“申请报告”、“意见报告”等，就是把两个不同的文种名称合并或缩减在一起使用，这样随便给公文文种起名的做法是不严肃的。
2.文种名称的确定和使用，要依据制文机关的权限进行，不可超越职权
“令”与“命令”，是具有指令性质的文件，所以，在实际工
作中，只有国家的高级领导机关、军事机关一般才可使用，假若某一个基层单位也来发布令、命令，就失去了令、命令的严肃性和应有的作用。
又如。
公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关才有资格使用。
但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显得很不规范，随意性很强。
不但党和国家的高级管理机关使用，就连基层的企事业单位也用，其所涉及的事项既有法规中所规定的重要事项或者法定事项，也有一般。
这些事项，这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。
3.文种名称的确定和使用，要考虑与收文机关的组织关系
具体地说，收文机关是上级组织，在文种名称的选用上只能采用“请示”、“意见”或者报告;向下属组织发文时，一般应选用“通知”、“指示”、“决定”、“决议”、“意见”、“通报”及“会议纪要”等文种名称;公开向社会群众公布某一周知或应当遵守的事项时，应逆用。
命令”、“令”、“公告”、“公报”、“布告”和“通告”;向平级单位或没有隶属关系的单位行文时，主要使用“函”。
4.文种名称的确定和使用，要考虑发文的具体目的与要求
例如，行文目的是请求上级给予指示、帮助和支持的，就应用“请示”、“意见”;用于向上级汇报工作、反映情况的，可用“报告”;用于推动、指导下级工作的，可使用“指示”或“通知”;目的是为了告知下一级某一事项的，应使用“通知”;为了商洽、联系、询问某一事项时，应使用“函”，等等。
总之，只有熟悉各个文种的性质、用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准
确地使用文种，这对发挥公文的应有作用，提高公文处理工作的效能，具有直接和重要的影响。
篇三：
几种常用公文文种的区别
几种常用公文文种的区别
（一）请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。
常见的问题主要有：
将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。
因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。
“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。
“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。
“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。
“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。
“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。
上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。
“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。
“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
（二）请示与函
“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。
“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。
“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：
一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。
在（公文文种的作用）公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“报告”，是欠妥的。
“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：
一是类型不同。
“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。
二是主送机关不同。
“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。
“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。
四是行文语气不同。
“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。
“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。
（三）报告与总结
“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。
“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位20xx年xx工作总结”等，这样的标题是不对的。
其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。
如将上述公文标题改为“某某单位关于20xx年xx工作情况的报告”，这样就比较规范了。
（四）意见与建议
“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。
可用于上行文、平行文和下行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行，无明确要求的，下级机关可参照执行。
这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。
在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种行文，如：
“某某单位20xx年xx工作打算”或“工作安排”、“工作计划”等，都是欠妥的。
“工作打算”、“工作安排”和“工作计划”不是公文文种。
可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位
关于20xx年xx工作的意见”。
（五）通告与通知
“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。
如：
“某某单位关于xx的通告”。
“通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等的公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。
“通知”在行政机关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。
转发性通知应注意标题臃肿的问题。
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