监理资料表格管理办法文件包Word格式.docx
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2.2.27其它资料7
3.项目监理资料的标识7
3.1监理现场文件资料分类的基本代码7
3.1.1被监理方的文件资料的分类代码7
3.1.2监理文件资料的分类代码7
3.1.3监理文件资料的专业代码8
3.1.4同类文件资料管理的区分标识方法8
3.2监理文件资料的标识规则8
3.2.1承包单位文件资料接收单、递送单编号通则8
3.2.2工程监理文件资料现场交付单编号通则8
3.2.3工程监理文件资料编号通则9
3.2.4监理项目部自存文件资料的标识通则9
3.2.5工程监理文件资料标识的特例9
4.监理文件资料的积累和管理10
4.1监理文件资料的积累10
4.1.1项目监理依据性文件资料的积累10
4.1.2监理记录的积累10
4.1.3监理内控资料的积累13
4.2监理文件资料的管理13
4.2.1建立文件包确定管理分类13
4.2.2严格执行公司体系文件13
4.2.3在文件资料管理中应注意的问题13
4.2.4项目监理部资料的一般管理归类14
进度控制资料17
安全文明施工控制资料17
合同管理资料17
施工组织设计（方案）、质保安保体系、开竣工报审18
工程联系单、变更18
承包单位回复单18
1.前言
在工程项目监理实践中，特别是公司贯标以后，监理工作的规范化，是做好工程项目监理的重要前提。
而作为规范化的一个重要表证，项目监理资料的齐全、规范，就是最直观的证据。
基于以上认识，结合本人的工作实践，认为编制一个统一的项目监理文件包将大大缩短监理准备工作，同时对监理工作的开展尚能起到一定指导、规范作用。
2.文件包构成说明
2.1结构说明
2.1.1结构形式
目前大部分监理项目尚未全面运用管理软件，实现真正的电脑网络化管理监理项目，监理文件的管理尚处于单纯的文字管理，反映在电脑上，就是一个不同的WORD文件形成的文件夹，基于这一现状，文件包的结构形式如下图。
2.1.2文件归类原则
本文件包的编制根据GB50319-2000《建设工程监理规范》及公司质量体系文件（2000版）要求，结合目前在工程建设施工阶段监理工作通用的文件资料内容进行编制；
共设26个文件夹，文件夹中使用的表式分为两类，即文档（如“监理工程师通知”等）和台帐（如“工程监理现场文件资料/实物交付清单”等）；
凡规定的文档格式，均为建设监理规范附表格式或该格式的拓展以及公司质保体系规定格式（如监理月报等），凡记录台帐，则除“项目监理部自存文件登记表”为自编外，均为公司质保体系文件规定格式。
使用的表式在工程监理工作中，可根据项目的行业特点和有关部门的要求，用相应表式替换，如没有特殊要求，则应采用《建设工程监理规范》和公司质保体系文件的规定格式。
事实上，本文件包的分类，并非完全按照《建设工程监理规范》的结构排列，但已基本包含了《建设工程监理规范》规定的施工阶段监理资料的全部内容。
部分文件夹并非是单纯的“四控制、两管理、一协调”的某项工作，而是从方便资料管理的角度，对资料进行分类。
而对质量控制资料，基于其在监理工作中的核心地位，对其中的材料、工程质量报验等资料设立了独立的文件夹。
当然，如果将这部分资料设立为一个文件夹也是可行的，但监理控制资料有其交叉性，就是某方面的资料既包含着质量控制的因素，同时包含着投资、进度等因素，所以本文件包中文件夹的分类更多地考虑了文件资料本身的特点。
2.1.3文件夹归并及子文件夹设立的原则
本文件包的编制，没有将文件夹细分到某个单位工程或专业工程，在各个工程项目中，可以根据实际情况，设立子文件夹。
如工程质量报验，可以按承包单位分别设立子文件夹，对同一承包单位，可根据承包工程情况再按单位工程及不同专业设立孙文件夹。
一般规模（如220kV输变电工程）的工程监理中，对于“01、02、03、04、05、06、07、08、09、10、11、12”等号文件夹，则不必设立子文件夹。
在工程项目监理过程中，各项目部可根据工程实际作适当调整文件包结构，如增加或合并文件夹。
但作为完整的项目监理资料，本文件包包含的内容是必不可少的，不应在调整文件包结构时删减相应内容。
各类文件的标识主要通过文件的编号来实现，将在文件编号方法中详细说明。
文件夹的归并应遵循以下原则：
1）文件资料的同类性，如项目部内控性资料，该部分的资料一般是项目部或公司内部形成，没有对公司外分发要求的文件资料。
如学习记录、项目部在役设备仪器清册、内部沟通资料等。
一般来说，子文件夹的设立，首先考虑的应是工作的方便
2.2.文件夹构成内容
各文件夹主要内容如下：
2.2.1监理项目部收文
文件夹主要内容：
1）公司本部来文。
2）上级有关部门。
3）建设单位的工作文函（如人员任命、关于工程建设的指示、有关会议的通知等行政性文件，不包括工程的建设批文及对设计图纸、文件的补充或修改），也就是俗称的红头文件类。
4）该文件夹的记录台帐为“项目监理部来文登记表”。
2.2.2监理学习记录
1）项目监理部的质量体系文件交底学习记录。
2）项目监理质量策划（大纲、规划、细则）文件的讨论、交底记录。
3）内部业务学习记录。
4）台帐格式为“项目监理部自存文件登记表”。
2.2.3公司质管体系运作记录
主要内容为公司质量体系运作的文件、记录：
1）有关质量保证体系检查通知。
2）内外审的计划、资料。
3）监理质量问题的整改何纠正、预防记录等。
4）内部沟通资料。
5）记录台帐为“项目监理部自存文件登记表”和“项目监理部来文登记表”。
2.2.4监理在役设备、仪器
主要内容：
1）检测设备使用登记表。
该表应在有关设备变动后进行更新。
2）记录台帐格式为“项目监理部自存文件登记表”。
2.2.5顾客提供产品
该文件夹主要内容：
1）由建设单位提供项目部使用，产权属于建设单位的实物、设备。
2）工程建设的依据性文件，如工程建设批文、设计审查文件等。
3）设计图纸（如监理任务包括设计阶段，则设计图纸为承包单位提交的文件）。
4）对未实行设计阶段监理的项目，由设计单位提供的设计修改、变更通知等。
5）由建设单位主持的会议纪要
6）对建设单位提供的办公设施、检查检测设备等，也应列入此类，登记时，可单独列表，以便管理。
7）本文件夹记录台帐格式为“顾客提供产品接受单”。
2.2.6顾客提供产品验证记录
本文件夹收录“顾客提供产品验证记录表”，对顾客提供产品的验证，应严格按公司质保体系文件规定进行。
记录台帐格式为“工程监理现场文件资料/实物交付清单”。
本文件夹可以考虑与“顾客提供产品”文件夹合并。
2.2.7监理质量策划文件
本文件夹包含：
1）监理大纲。
2）监理规划。
3）监理实施细则。
4）项目监理部的有关工作制度。
5）记录台帐格式为“工程监理现场文件资料/实物交付清单”。
2.2.8监理大事记
本文件夹收录项目监理部“监理大事记”，按公司质保体系文件规定，应每半月编制一次。
记录台帐格式为“项目监理部自存文件登记表”。
2.2.9监理月报
本文件夹收录“工程监理月报”，每月编制一次，记录台帐格式为“工程监理现场文件资料/实物交付清单”。
2.2.10监理会议纪要
本文件夹收录工地监理例会等会议纪要，包括首次会议，会议应是由监理部主持且形成会议纪要。
当工程复杂，各种会议较多，为便于文挡管理使用，可按会议性质（如例会、专题会议等）设立子文件夹。
2.2.11监理工程师通知
本文件夹收录由项目监理部向承包单位发出的有关指令、指示等通知文函。
该文函应同时抄送建设单位。
对于大型项目，监理工程师通知文件夹可根据主送单位及单位工程和专业设子文件夹、孙文件夹。
台帐格式为“工程监理现场文件资料/实物交付清单”。
2.2.12监理专题报告、总结报告
文件夹内收录监理项目部有关工程监理过程中，形成的以下文件：
1）参加由上级或建设单位组织的各种会议、活动而提交的汇报材料。
2）以及项目部为协调、解决某个专项问题向建设单位、公司本部和上级有关部门提出的专项汇报。
3）工程建设过程中阶段性的验收监理汇报等。
2.2.13监理检查验收实测记录
本文件夹收录监理在质量控制中，验收分项、分部、单位工程中，按规范和规划细则的要求，应由监理工程师签署验收意见的分项工程等进行实测实量的记录，该记录表式为“×
×
分项工程质量监理实测记录表”，该部分资料尚应包括监理对建筑物等的观感评分记录、项目部对承包单位技术资料核查的记录。
台帐格式为“项目部自存文件登记表”。
2.2.14监理平行检测记录
监理平行检测记录指监理在工程质量控制过程中，按照“《建设工程监理规范》”的要求和监理规划、细则的规定，对承包单位的材料、混凝土、应通过试验检测的部位、工序进行独立的取样送检或测试形成的报告；
平行检测的内容一般与承包单位的检测内容有对应可比较性。
本文件夹的主要内容为：
1）混凝土材料（砂、石料、水泥、外加剂等）监理自行抽检试验报告。
2）钢材监理取样试验报告。
3）监理取样的混凝土、砂浆试块试验报告。
4）监理抽检的回填压实度试验报告。
5）监理实施的电阻、水压、气压、水密性、气密性等测试、试验记录或报告。
6）监理实施的设备测试、调试记录。
7）监理自行委托或实施的其它试验、测试项目的记录或报告。
8）台帐格式为“项目部自存文件登记表”、“工程监理现场文件资料/实物交付清单”。
2.2.15进度控制资料
进度控制资料的内容包括：
1）承包单位报审的施工总进度计划。
2）承包单位报审的年、季、月施工计划，当工程需要时，尚应要求承包单位报送周计划。
3）总监理工程师的审批意见。
4）监理工程师对工程进度的检查、分析记录。
5）监理工程师对进度滞后的处理记录（该部分资料往往是监理工程师通知的方式，所以文件资料往往归档于“监理工程师通知”文件夹内）。
往来登记格式：
1）工程监理现场承包单位文件资料接受单。
2）工程监理现场承包单位文件资料递送单。
2.2.16投资控制资料
投资控制资料包括：
1）承包单位提交的经监理工程师验收合格的工程量计量清单。
2）工程款支付申请表。
3）工程款支付证书。
4）竣工决算及总监理工程师审核文件。
5）工程价款变更的协商文件等。
一般可做两个子文件夹，其一为承包单位有关工程价款的报审资料，其二为监理工程师审核意见资料，也包含价款变更协商文件，同时监理部应建立月完成工程量统计表，分析、比较实际完成和计划完成量的差异，以便制定调整措施。
6）本文件夹的往来登记格式为“工程监理现场文件资料/实物交付清单”、“工程监理现场承包单位文件资料接受单”和“工程监理现场承包单位文件资料递送单”。
2.2.17安全文明施工控制资料
安全文明施工控制资料包括：
1）安全文明施工的例行检查记录。
2）重要安全措施（如深基坑开挖的支护等临时工程）的检查记录。
3）对安全文明施工的监理指令，整改情况记录。
指令及整改情况往往以监理工程师通知和承包单位回复单进行记录，因此，此类文件可存放在监理工程师通知及承包单位回复单文件夹中。
4）台帐格式为：
“工程监理现场文件资料/实物交付清单”、“项目部自存文件登记表”。
2.2.18合同管理资料
合同管理资料包括以下方面：
1）分包商资质审查资料。
2）工程暂停及复工资料。
3）工程变更管理资料（其中工程变更单独立设立文件夹，本文件夹收录变更过程中形成的除图纸变更内容及变更指令外的洽商文件）。
4）工程延期及工程延误处理资料。
5）工程承包合同履行的阶段性分析报告（该部分文件可归入监理专题报告文件夹）。
台帐登记格式：
2.2.19被监理方在役设备、仪器
承包单位的在役设备、仪器等是否满足工程施工的需要，是工程能否顺利进行的技装备基础，监理工程师应该对此作出核查评价。
监理每月核查并填写的资料为：
1）工程建设项目检验、测量和试验主要在役设备清册表及其检定合格文件。
2）工程建设项目主要在役设备清册表。
3）台帐格式为“项目部自存文件登记表”。
2.2.20材料、构配件、设备报验
本文件夹的内容为质量事前控制工作的内容，下阶段工程施工中涉及的金具、材料、构配件、设备，应在使用前报验认可。
文件往来记录格式为“工程监理现场承包单位文件资料接受单”和“工程监理现场承包单位文件资料递送单”。
2.2.21施工组织设计（方案）、质保安保体系、开竣工报审
本文件夹主要收录工程在开工前和竣工两个阶段的主要资料，就是通常讲的重要文件的一部分。
其包含：
1）施工组织设计报审。
2）单位工程或重要分部、工艺的施工方案、措施报审。
3）承包单位的质量保证（管理）体系的报审。
4）承包单位的安全施工管理体系的报审。
5）承包单位试验机构考核资料（包括外委试验机构）。
6）工程开工报告（含附件）报审。
7）工程竣工报告（含附件）的报审。
往来登记的台帐格式为：
2.2.22工程质量报验
工程质量的报验方式、范围、阶段，土建工程与设备安装工程有较大的差异。
如土建工程，一般按分项工程、分部工程、单位工程三阶段报验。
而安装工程则可能会按不同的专业习惯划分验评范围，但一般与土建的划分相类似。
对一些特别的专业项目，可能会出现某个验评范围，是在不同的时段逐步确认、签证的。
不管是何种方式，承包单位均应在验评范围完成或见证点到达时，书面提请监理验收、确认；
并同时提交该阶段应具备的资料。
项目监理部应将经监理工程师确认的报送资料留存一份备查。
对较为复杂的工程项目，本文件夹可按承包单位分立子文件夹，再在子文件夹中按单位工程、专业设立孙文件夹。
本文件夹的台帐格式为：
2.2.23承包单位专题报告
承包单位就工程施工过程中提出的专项文函、报告，如工程月报、安全简报、中验报告、总结报告，主要人员的更换申请等，均收录于本文件夹内，文件往来登记格式为“工程监理现场承包单位文件资料接受单”。
2.2.24工程联系单、变更
工程联系单指被监理方的工程联系单，在对监理规范附表的C表“监理工作联系单”采用时，建议表名改为工作联系单，避免与监理部的联系单混肴；
变更文件指对设计进行修改的补充文件，包括设计单位（监理范围包括设计监理时）和承包单位提出变更要求并被批准的文件，监理范围不包括设计监理时，设计单位提出的变更通知应作为顾客提供产品对待，与工程相关的其他单位（如运行单位）提出的变更要求被批准的文件，一并作为顾客提供产品。
文件往来登记格式为“工程监理现场承包单位文件资料接受单”和“工程监理现场承包单位文件资料递送单”。
2.2.25承包单位回复单
承包单位对“监理工程师通知”的执行情况，按照监理规范的要求，采用“监理工程师通知回复单”的形式向监理工程师提请核查、复验、确认；
监理工程师在回复单上签署有关核查、复验、确认意见。
因此，回复单也是监理工程师通知闭环的主要形式。
2.2.26承包单位试验成果备案
承包单位的试验报告，调试报告等，均应得到监理工程师的确认，监理工程师对经确认的试验报告、调试报告等均应留置副本备案。
该文件夹的台帐格式为“被监理方文件资料接受单”。
2.2.27其它资料
上述文件夹未包含的文件资料，均可暂时收录于此。
当某项文件资料量大，形成较为独立文件资料系列时，可根据实际情况单独设立文件夹。
本文件夹的台帐格式，可根据文件资料的来源、性质，采用不同的记录表式。
3.项目监理资料的标识
监理文件资料的标识，目的是对各种资料加以区分，便于管理、检索、使用、检查，监理项目的唯一性标识由“监理合同编号”和“监理项目编号”实现，项目部内各种文件记录的区别标识，则由文件资料名称、编号实现，以实现监理产品的物化形式——文件的唯一性。
应标识的资料，包括监理工作过程中单方面形成工作报告、指令、文函、记录和文件（内部、外部）往来与归档留存的记录台帐。
公司质量体系文件已对监理文件资料的标识作了原则性的规定，但在工程监理的文件资料管理过程中，尚不能完全满足工作需要，具体项目应在原则规定的基础上，作一些细化工作，以便分类、管理。
根据公司质量体系文件规定和监理工作的实际，一般的标识方法如下：
3.1监理现场文件资料分类的基本代码
3.1.1被监理方的文件资料的分类代码
一般把被监理方的文件资料分为六大类，具体如下（表3.1.1）：
表3.1.1
代码
内容
W
正式行文
X
设计修改单
B
报审单、申报表
Z
专题报告
L
联系单
Q
其它，不属于上述内容的统编在此
上表的资料分类代码，是对被监理方的文件资料进行管理的分类规则，具体体现在被监理方文件资料的接收、递送单编号中，当工程复杂，资料量大，种类多（如报验资料包含不同专业、不同单位工程），应在编号中增加相应代码予以区分，以便管理。
至于被监理方文件的本身编号，尊重被监理方的管理规则。
3.1.2监理文件资料的分类代码
通常把监理的文件资料分为七大类，代码如下（表3.1.2）：
表3.1.2
内容
WJ
包括规划、细则、工程总结、专题报告、正式行文
QR
图纸确认单
YB
监理月报
ZG
整改通知单
TZ
监理工程师通知
QT
不属于上述内容的统编在此
JY
各种会议纪要
上表的分类代码，既作为文件的分类代码，也作为文件台帐的编号分类代码。
必要时，可在文件编号上增加专业代码、被监理方代码、单位工程代码等，加以区分管理。
是否在文件资料中增加相应的代码，应根据工程的实际情况，视各类资料的专业、数量等情况确定。
详细要求见下文。
3.1.3监理文件资料的专业代码
根据监理工作的实际，将专业分为如下表的十二大专业种类，代码如下（表3.1.3）：
表3.1.3
T
土建（地基、结构、建筑）
D
电气（系统、通信、一次、二次、远动）
J（G/Q）
机务（锅炉/汽机）
Y
试验（分部、整套）
K
仪控
环保
S
水工（结构、布置、消防、厂外灰管及储灰场）
H
化水
N
暖通
M
运煤
C
除灰
综合（以上专业未涵盖）
以上的专业代码，均为监理部形成文件或对外来文件管理的专业分类代码，被监理方文件编号的代码尊重其管理规则。
3.1.4同类文件资料管理的区分标识方法
一般的工程项目往往包含多项单位，涉及多个专业，由多个承包单位承担建设任务，同类的文件资料（如质量报验等）往往涉及不同的承包单位、不同的单位工程、不同专业类别等，为了有效的进行跟踪、管理，对这种情况，应在文件资料和台帐的标识上进行区别，分类管理。
在进行细化分类时，首先利用前述公司质量体系文件规定的基本分类代码进行组合，及单位工程名称代码、承包单位代码等作为编号的增加区分代码，以便分类管理。
项目开工前，应将承包单位代码、单位工程代码编制完毕，代码可以采用字母，也可以采用数字。
3.2监理文件资料的标识规则
3.2.1承包单位文件资料接收单、递送单编号通则
XX-XXX-XXX-XXX
接收单或递送单的流水号。
被监理方文件资料分类代码及专业分类代码，被监理方文件资料的分类代
码规则见表3.1.1。
专业分类代码是监理的管理专业分类，见表3.1.3。
单位工程代码。
单位工程代码由各项目根据监理工程情况，自行编制代码。
被监理方代码。
被监理方代码由各项目监理部在监理准备阶段编制确定，一般为
两位，但不限于两位。
递送单和接收单的编号中的被监理方代码和流水号为基本编号内容，其余部分，可根据工程实际情况取舍。
取舍原则为：
在满足区分、管理需要的前提下，尽可能简单。
3.2.2工程监理文件资料现场交付单编号通则
XXX-XXX-XXX
工程监理文件资料现场交付单的顺序流水号。
工程监理文件资料分类代码及专业分类代码，监理文件资料的分类代
码规则见表3.1.2。
专业分类代码见表3.1.3。
工程监理文件资料现场交付单的编号，工程监理文件分类代码和顺序流水号必须具备，单位工程代码和专业分类代码视需要取舍。
3.2.3工程监理文件资料编号通则
工程监理文件资料的编号规则与工程监理文件资料现场交付单的编号规则相同。
具体如下：
工程监理文件资料的顺序流水号。
本组
代码更多的用于四控制工作中形成的文件资料。
单位工程代码可视需要取舍。
3.2.4监理项目部自存文件资料的标识通则
自存文件资料一般指项目部内部的学习培训记录等，不必再监理服务过程对外交付、分发。
此类文件资料的编号一般如下：
XXX-XXX
工程监理文件资料名称代码及专业分类代码，监理文件资料的名称代码规则由
项目监理部在开工前自行确定（如项目部的培训学习记录，可以确定为PX等）
专业分类代码见表3.1.3。
一般来说，自存的文件资料有严格的专业性质的不多，因此专业分类代码一般不用。
3.2.5工程监理文件资料标识的特例
在工程监理文件资料中，部分文件由于量少或纯内部性，其标识的方式很特别，主要有以下几种：
1）监理大纲：
监理大纲是在投标时的技术文件，主要是向建设单位阐明监理方案。
不是所有的监理业务受委托时均要编
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