word软件常用功能使用Word文档下载推荐.docx

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1.2标题样式设置

需要注意的是一定要先修改正文，因各级标题样式大多是基于正文格式的，修改正文会同时改变各级标题样式的格式。

若最后才改正文，很可能各级标题都得重新改过。

下面以一级标题的设置为例进行介绍。

选择“开始/样式/标题1”，点击“修改”打开“修改样式”对话框，根据需要设置字体、段落等格式。

点击“格式”按钮的下拉框可以对字体、堕落、边框等进行详细设置。

一般情况下，一般标题都是另起一页，所以一级标题的段落设置中可以设置“段前分页”。

1.3生成目录及样式修改

一、自动生成目录的前提：

各级标题必须是格式化的（即设置了大纲级别），而不是手工输入。

二、把光标定位到要插入目录的位置，选择“引用/目录/插入目录”后打开“目录”对话框。

（之前有的版本word是选择“插入/引用/索引和目录”后打开“索引的目录”对话框，然后选择“目录”选项卡）

三、在“目录”对话框中进行相应设置后单击“确定”按钮后即可自动生成目录（一般不要选中“使用超链接而不使用页码”前的选项框，但是有时候不去掉也行）。

四、如果生成的目录格式不是你想要的，那么可以通过两种方式修改目录格式：

1.选中所有目录内容，然后通过开始菜单中的段落标签进行设置，或者点击右键菜单中“段落”选项打开“段落”对话框进行设置。

但是这种方式设置的目录在每次更新目录后还得重新设置。

2.通过修改目录样式设置目录格式，在“目录”对话框中点击“修改”按钮，打开目录的“样式”对话框。

3.选择要修改的目录级别，然后点击“修改”按钮打开“修改样式”对话框进行相关设置即可。

2段落排版篇

2.1段落的换行与分页

1.选中要编辑的段落，在右键菜单中点击“段落”打开‘段落’对话框，在“段落”对话框中单击“换行和分页”选项卡。

2.在“分页”区选择“孤行控制”、“与下段同页”、“段中不分页”和“段前分页”四个选项之一，以确定选中的段落在需要跨页显示的时候如何分页。

完成设置后单击“确定”按钮使设置生效。

v孤行控制：

防止Word在页面顶端单独打印段落末行或在页面底端单独打印段落首行。

v与下段同页：

防止在选中段落与后面一段间插入分页符。

（此项在处理表格、图片时比较好用，一般排版时要求表格或图片的解释文字与该表格或图片在同一页，如果解释文字在表格或图片上方，那么可以为解释文字设置该项；

如果解释文字在表格或图片下方，那么可以为表格或图片设置该项）

v段中不分页：

防止在段落中出现分页符。

v段前分页：

在选中段落前插入分页符。

2.2项目符号/编号篇

项目符号的设置方法和编号的设置方法类似，下面以编号为例进行介绍。

1.选中要添加编号的文字或者段落，在“开始”菜单中“段落”区域上“编号”下拉框中选择一种编号格式即可，或者在右键菜单中“编号”下拉框中选择一种编号格式；

如果“编号”下拉框中没有所需的编号格式，可以点击“定义新编号格式”打开“定义新编号格式”对话框，自定义所需的格式即可。

2.如果想要改变部分内容的编号级别，那么先选中文字内容，再选择“开始/段落/编号”，在“更改列表级别”下拉框中选择一种合适的级别即可，该级别的编号格式可以根据需要重新定义。

3.自动生成的编号默认与文字之间有一定的间距，可以先选中编号，然后点击右键菜单中“调整列表缩进量”打开“调整列表缩进量”对话框，根据需要在“编号之后”下拉框中选择“空格”或“不特别标注”则可。

2.3利用样式快速更改文字格式

例如：

假设现有文档的正文字体为宋体、字号为五号、行间距为1.5倍，在编辑过程中想把所有正文的字体改为仿宋、字号为小四、行间距为单倍。

那么如何快速修改呢？

v方法一：

1.点击“开始”菜单的“样式”区域中的小按钮，打开“样式”窗口。

2.点击“正文”样式（或者是之前自定义的正文样式名称，通过选中文档中的文字可以在“样式”窗口中看出所选中的文字是什么样式）的下拉框，点击“修改”后打开“修改样式”对话框，在该对话框进行相应设置后点击确定按钮即可完成修改。

如果不想该样式，还可以在“正文”样式下拉框中点击“选择所有XX个实例”，这时文档所有正文文字将被选中，可以通过“开始”菜单中的字体和段落进行修改格式。

v方法二：

1.选择一段正文文字，可以通过“开始”菜单中的字体和段落进行修改格式。

2.修改完成后选中该段文字，然后打开“样式窗格”，在“正文”样式下拉框中点击“更新正文以匹配所选内容”，这时所有“正文样式”的文字格式将变为该段一样的格式。

3页眉页脚页码篇

3.1页眉页脚页码基本设置

一、页眉设置

1.在页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。

2.直接输入页眉文字即可生成页眉，但如果页眉分多段时不建议用这种方式手动输入空格实现，以免纸张方向发生变化时格式出现问题。

可以通过以下方式实现：

在左侧“页眉”下拉框中选择一种页眉样式，然后根据所选样式的文字提示输入页眉文字即可；

如果要把图片插入到页眉中，点击“设计/插入/图片”，选择所要的图片后然后调整大小即可。

3.编辑完成后，双击下部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮，就完成了。

二、页脚设置

1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”。

2.编辑页脚内容的方式参考编辑页眉内容方式。

3.编辑完成后，双击上部正文处或点击上方关闭页眉页脚按钮，就完成了。

三、页码设置

1.在页面底部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”,在左侧“页码”下拉框中选择页码位置和页码格式即可。

2.如果页脚分多段时，选择页脚样式后，把光标放在要显示页码的位置，然后在“页码”下拉框中“当前位置”下拉框中选择页码样式即可。

3.如果要改变页码格式，可以选中插入的页码，然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式”对话框，选择编号格式和编号方式即可。

3.2不同页眉页脚页码的设置方法

一、不同页眉页脚的设置

同一文档中多种不同页眉页脚的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。

下面以页眉为例进行介绍，页脚的设置与页眉设置类似。

使某页之后的页眉与之前页的页眉不同，设置方法是：

1.把光标移至该页最前面的位置，先选择“页面布局/页面设置/分隔符”，再在“分隔符”下拉框中点击“下一页”，这样就实现了分节功能。

2.在该页面上部空白处双击鼠标左键上方会出现“页眉和页脚工具”，这时“链接到前一条页眉”是选中状态，点击“链接到前一条页眉”即可取消链接。

3.在该页上部重新编辑页眉内容，即可实现该页之后的页眉与之前页的页眉不同。

二、不同页码格式的设置

同一文档中不同页码格式的实现关键在于“分隔符”中“分节符的下一页”和“链接到前一条页眉”这两个功能的使用。

情形一：

目录页码格式是“I、II、III、……”，正文页码格式“1、2、3、……”。

方法：

前提是正文开始页设置了“分节符”（这里不用取消“链接到前一条页眉”）。

具体如下：

1.确保该页与前页之间已经设置了“分节符”。

（选择“页面布局/页面设置/分隔符/下一页”）

2.选中该页页码，然后右击选择“设置页码格式”打开“页码格式”对话框。

3.在“编号格式”下拉框中选择该页的页码编号格式（如果想让每章都重新编排页码，也就是根据章节自动连续改变页码，那么要选中“包含章节号”选项，选择好“章节起始样式”和“使用分隔符”），并选择该页的编号方式（可以选“续前节”接着上页编号数值继续编号，也可以在“起始页码”下拉框中选择一个该页页码的数值）即可。

情形二：

目录页码格式是I、II、III、……，正文页码格式第1页/共5页、第2页/共5页、……。

前提是正文开始页设置了“分节符”并取消了“链接到前一条页眉”），其余步骤参照“情形一”的方法即可。

3.3页眉怎样删除和添加横线

在使用Word2010编辑文档中时，有时需要在页眉下方删除或添加一条横线。

一、删除横线

1.双击页眉。

2.选中整个页眉段落，注意一定要选择段落标记。

3.单击“开始”功能区。

4.在“段落”中单击边框线下三角按钮。

5.在边框线列表中选择“无框线”选项。

6.双击文档正文部分取消页眉编辑状态。

二、添加横线

1.双击页眉

5.在边框线列表中选择“下框线”或“上框线”选项。

4表格篇

4.1表格图片自动编号

在使用Word制作和编辑表格或图片时，为了方便管理，常常需要为表格或图片编号，这时则可以使用插入表格题注的方法实现自动编号。

1.光标移至插入题注的位置，选择“引用/题注/插入题注”菜单，弹出“题注”对话框。

2.在“标签”下拉框中选择所需标签（如表、表格、图等）；

如果没有，那么点击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，输入所需标签文字（如表、表格、图等）后点击“确定”即可。

3.点击“编号...”按钮，弹出“题注编号”对话框。

在“格式”下拉框中选择编号格式；

在“包含章节号”复选框上画勾，并在“章节起始样式”和“使用分隔符”下拉框中选择相应内容；

然后点击“确定”按钮返回“题注”对话框，再点击“确定”按钮，返回word中。

4.此时在光标所在位置则会出现如“表1-1”这样的文字，然后可以在“表1-1”后面添加说明文字。

5.同样的方法可以为其它表格或者图片添加题注；

或者通过复制的方式实现（都是表格或者图片时），如：

若已经为一个表添加了题注，那么为第二个表添加题注时，可以先复制第一个表的题注中文字“表1-1”，再粘贴到第二个表格的上方，选中该文字后在右键菜单中点击“更新域”选项则可。

4.2绘制斜线表头

以前word2003等版本是有内置的斜线表头选项，而word2010这个版本似乎没有这个选项，那么，在word2010里怎么来绘制斜线表头呢？

一、一条斜线的表头

1.插入斜线：

方法一：

把光标移至要插入斜线的单元格中，在“开始”菜单的“段落”区域，“边框”选项下拉框中点击“斜下框线”即可。

方法二：

把光标移至要插入斜线的单元格中，上方功能区会出现“表格工具”菜单，点击“表格工具”的“设计”菜单，在“边框”选项下拉框中点击“斜下框线”即可。

2.输入文字：

输入表头的文字，通过空格和回车控制到适当的位置。

考核结果

姓名

定量指标

定性指标

最终得分

张三

李四

王五

马六

二、两条或多条斜线的表头

把光标定位到表格内，上方会出现“设计”菜单，通过“设计”菜单下的“绘制表格”来实现。

（个人感觉用的这种方法斜线的位置和方向不太好控制）

把光标移至要插入斜线的单元格中，在“插入”菜单中“形状”来实现。

把光标移至要插入斜线的单元格中，在“插入”菜单中“形状”下拉框中选择一种线条形状，然后根据需要直接到表头上画相应的斜线即可。

如果绘画的斜线颜色与表格不一致的话，可以选择刚画的斜线后点击上方的“格式/形状轮廓”选择需要的颜色。

项目

得分

4.3表格数据排序

项目

80.12

86.3

90.367

67.789

85.3289

79.78

92.6697

1.把鼠标移至表格内，单击“布局”选项卡，单击“数据”中的“排序”按钮，弹出“排序”对话框

2.在“排序”对话框“列表”区选中“有标题行”选项。

如果在“排序”对话框“列表”区选中“无标题行”选项，则标题行也将参与排序，一般情况下这不符合实际需要。

3.在“主要关键字”区域单击关键字下三角按钮，选择排序依据的主要关键字。

4.单击“类型”下三角按钮，在“类型”列表中选择“笔画”、“数字”、“日期”或“拼音”选项之一，选中“升序”或“降序”选项，以确定排序的顺序。

5.在“次要关键字”和“第三关键字”区分别设置排序关键字，也可以不设置。

6.单击“确定”按钮完成数据排序。

4.4自动添加行序号

表格的第一列有时候是序号，对于较长的表格，如果手动输入编号的话太费时，特别是有时候编号写好之后还可能会增加行或者删除行，之后又得重新编号。

这时就希望这一列能够自动编号。

1.选中要自动编号的区域，点击开始选项卡，在段落区域中，点击编号旁边的小三角，打开编号库，点击所需的一种编号格式即可，如果编号库中没有合适的编号格式，那么可以点击“定义新编号格式”，打开“定义新编号格式”对话框，根据需要进行设置即可。

2.设置了居中格式后，从视觉上看有时候不是居中的，这是由于数字后有制表符的原因，去掉制表符的方法是：

选中插入的序号，在右键菜单中点击“调整列表缩进量”，打开“调整列表缩进量”对话框，在“编号之后”下拉框中根据需要选择“空格”或者“不特别标注”即可。

3.这样就自动生成了编号，删除或者再添加行之后编号可以自动改变。

4.5跨页的表格标题行重复显示

如果在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头。

选中表格标题行（标题行有多行时要选定多行），功能区会显示“布局”选项卡，在“数据”中单击“重复标题行”按钮。

选中表格标题行，在右键菜单中点击“表格属性”打开“表格属性”对话框，选中“行”选项卡下的“在各页顶端以标题行形式重复出现”前的选项框即可。

4.6怎么解决表格内文字显示不全的问题

如果在表格某单元格中键入了文字，但这些文字没有全部显示出来，这时可能的原因有两个：

一是可能单元格内段落中左侧的缩进量是负值，需要调整单元格中文字的缩进量，单击该单元格，然后选择“开始”→“段落”，选择“缩进和间距”选项卡，在“缩进”标题下，重新指定缩进量，最后单击“确定”按钮。

二是可能要显示的文本高度超过了指定的固定行高。

请单击该单元格，选择“表格”→“表格属性”，选择“行”选项卡，在“行高值是”框中，单击“最小值”，最后单击“确定”按钮。

如果清除“指定高度”复选框，word会自动调整文本的高度。

5插图篇

5.1绘制自选图形

用户还可以直接使用Word2010提供的线条、箭头、流程图、星星等形状组合成更加复杂的形状。

1.把光标移至要插入图形的区域，在“插入”菜单下“插图区域”中的“形状”下拉框中点击“新建绘图画布”，光标所在位置则会出现一个可以调整大小的绘图画布。

2.点击绘图画布，在上方功能区会出现“格式”菜单，在“插入形状”区域选择需要绘制的形状，按下左键拖动鼠标即可绘制图形。

如果在释放鼠标左键以前按下Shift键，则可以成比例绘制形状；

如果按住Ctrl键，则可以在两个相反方向同时改变形状大小。

将图形大小调整至合适大小后，释放鼠标左键完成自选图形的绘制。

3.选中绘制的图形，通过“格式”菜单下“形状样式”区域，可以调整图形的颜色、形状等。

5.2插入SmartArt图形

使用该功能可以快速制作漂亮的流程图、层次结构图、列表等图形，该功能在兼容模式（doc格式）下会受到限制，因此建议在新的文件格式（docx格式）下使用该功能。

1.点击“插入”菜单下“插图”区域中的“SmartArt”图标，打开“插入SmartArt图形”对话框；

2.在“插入SmartArt图形”对话框中点击所需的图形后，就会在文档中光标所在位置插入该图形。

3.选中插入的图形，上方功能区会出现“设计”和“格式”两个菜单项，在“设计”菜单中可以更改图形布局、添加形状、更改颜色、选择样式等，在“格式”菜单中可以更改形状、形状样式、形状填充、形状效果等。

4.把图形设置好后，可以根据需要添加文字，在“格式”菜单中可以更改文字的样式等。

5.如果想要删除图形中的部分内容，那么可以在选中要删除的形状后，按键盘上的“backspace”或者“delete”键。

5.3图片裁剪

在Word2010文档中，用户可以方便地对图片进行裁剪操作，以截取图片中最需要的部分，操作步骤如下所述：

1.单击选中需要进行裁剪的图片，在“格式”菜单下“大小”区域中点击“裁剪”按钮，鼠标箭头会变成裁剪的形状。

2.用鼠标拖动图片周围的8个方向控制柄，可以对图片进行相应方向的裁剪，同时可以拖动控制柄将图片复原，直至调整合适为止。

3.将鼠标光标移出图片，单击鼠标左键将确认裁剪。

5.4图片显示调整

一、插入图片显示不完整

插入的图片显示不完整一般都是因为你图片是嵌入型，而行距设置为固定值的原因，只要选中图片或图片所在段落，选择“开始”菜单“段落”区域中“行和段落间距”下拉框，将行距设成单倍行距（1.0）即可。

二、插入图片显示位置问题

插入的图片总是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来；

有的图片位置不会随着前面段落的删减而改变插入位置。

这两种问题是因为图片格式的设置问题（一般是设置了浮于文字上方），选中图片，在“格式”菜单下“自动换行”下拉框中选择“嵌入型”则可；

或者在右键菜单中选择“设置图片格式”打开“设置图片格式”对话框，在版式选项下设置为“嵌入型”则可。

6链接篇

6.1书签设置

书签主要还是用于定位，在阅读文档时可以方便的记录阅读位置。

1.把光标移至要插入书签的位置，点击“插入”菜单下的“书签”按钮，打开“书签”对话框。

2.在“书签名”一栏中输入自定义的书签名，然后点击“添加”按钮即可。

3.设置完书签后，在编辑文档过程中，如果想要快速进行定位，那么打开“书签”对话框，在书签列表中选中合适的书签，并单击“定位”按钮即可。

6.2超链接设置

一、链接到现有文件或网页

选中超链接的文字，比如：

加班记录表，鼠标右键单击“超链接”命令或者点击“插入”菜单下的“超链接”按钮，打开“插入超链接”对话框；

2.通过“查找范围”选项查找要链入的文件的位置或者在地址框中键入链接的地址。

3.完成后单击“确定”按钮使超链接生效，返回word文档可以看到“加班记录表”多了一条下划线，这就是被设置超链接后的效果，按住Ctrl键并单击“加班记录表”可打开所选择的的“加班记录表”内容。

4.如果想编辑或取消超链接，选中“加班记录表”并在右键菜单单击“编辑超链接”或“取消超链接”命令即可。

二、链接到文档中的位置

通过超链接可以链接到本文档的顶端、标题和书签，也可以链接到其余文档的书签，如果想要链接到文档中的文字或图表，那么需要先在文档中的文字上插入书签。

6.3交叉引用设置

通过插入交叉引用可以动态引用当前Word文档中的书签、标题、编号、脚注等内容。

在编辑文档过程中，经常会编写“如图2-3所示“这类文字，但是在文档编辑过程中，可能会由于增减章节或者增减图片导致图片的序号发生改变，这时通过手工调整会比较麻烦且费时，利用交叉引用功能可以自动更新引用图片的编号（前提是图片的序号是通过插入题注来实现的）。

下面以插入图的题注的交叉引用为例介绍插入交叉引用的方法。

1.把光标移至要插入交叉引用的位置，点击“插入”菜单下的“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框。

2.在打开的“交叉引用”对话框中，单击“引用类型”下拉三角按钮，在打开的列表中可以选择“编号项”、“标题”、“书签”、“脚注”、“尾注”等选项，本例选择“图”选项。

单击“引用内容”下拉三角按钮，在列表中可以选择“整项题注”、“只有标签和编号”、“页码”等选项，如选择“只有标签和编号”，保持“插入为超链接”复选框的选中状态，然后在“引用哪一个题注”列表中选择合适的题注，并单击“插入”按钮即可。

3.返回Word2010文档窗口，将鼠标指针指向插入的交叉引用处将显示题注名称，按住Ctrl键并单击交叉引用文字可以跳转到目标位置。

7文档信息保护设置篇

7.1文档加密设置

可以通过“用密码进行加密”把文档设置为需要使用密码才能打开此文档。

1.单击“文件/信息”，右侧会出现“保护文档”选项。

2.在“保护文档”选项下面点击“用密码进行加密”，会出现“加密文档”对话框。

3.在“加密文档”对话框输入密码并点击确认后会弹出“确认密码”对话框，再次输入密码并点击确认后完成加密操作。

4.再次打开文档时，会弹出“密码”对话框，输入密码后才可以打开文档，打开后的文档可以进行任何编辑操作而不受限制。

5.如果需要取消密码，那么打开文档后，“文件/信息/保护文档/用密码进行加密”，在弹出的对话框中删除密码后点击确定即可。

7.2限制编辑设置

可以通过“限制编辑”设置控制其他人可以对此文档所做的更改类型。

比如将文档设置为只读等。

2.在“保护文档”选项下面选择“限制编辑”。

这时在word界面的右侧出现了“限制格式和编辑”任务窗格，这里勾选上面的复选框，然后点击设置，打开“格式设置限制”对话框根据自己的情况进行设置。

3.点击确定后会弹出对话框，点击是回到“编辑设置”。

4.回到“编辑设置”后