开源证券有限责任公司公文处理规定(新)文档格式.doc

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适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况。

四、报告

适用于向上级部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

五、请示

适用于向上级部门请求指示、批准。

六、批复

适用于答复下级部门的请示事项。

七、意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

八、函

适用于和不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题；

向有关主管部门请求批准等。

九、简报

适用于简要通报经营管理、业务进展及重大活动等情况。

十、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

十一、其它公文

“规定”适用于公司制定的要求全体员工共同遵守的办事规程与行动准则。

“守则”适用于公司对全体员工在思想、作风等方面提出的行为规范化准则。

“办法、规程、流程”适用于公司就某项工作做出的具体的、规范性安排的规定性文件。

第八条公文格式

（一）公司公文用纸一律为A4纸型，由密级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、抄送机关和印发日期等部分组成。

涉及公司机密的应标明密级和保密期限，其中，“绝密”件应标明份数序号。

根据公文紧急程度，应分别标明“特急”、“紧急”，不特别标明的视为“一般”文件。

（二）请示和报告应一事一文，需报送单位的主要负责人签发，写明一个主送单位或收件人，如需同时送其它机关，可以用抄送和抄报形式，但不得抄送下级单位，报告应一事一报，其中不得夹带请示事项。

（三）公司办公室将进一步提高公文处理效率和工作质量，根据文件缓急要求，原则上一般文件在2个工作日内，紧急文件在1个工作日内，特急文件应及时处理完毕。

与此相适应，需要有关部门会签的文件，该部门接到文件后，一般文件在1个工作日内，紧急文件在4小时内，特急文件在1小时内，必须会签完毕并回复公司办公室。

上述处理时间内，办公室负责督促公文各环节的尽快流转，并须相关部门予以配合。

第三章公文办理

第九条公文办理分为收文和发文。

收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序；

发文办理一般包括拟稿、核稿、审核、拟批、签发、用印、分发等程序。

第十条收文办理：

一、公司外来公文的呈报与审批

1、建立公文收发登记制度。

办公室机要人员收到各类公文后，应根据来文的单位进行分类，及时签收编号，在文件上附收文阅办单，盖收文登记章，填写收文编号、来文字号、收文时间等，机要人员报请办公室主任批示后，再转送给有关部门或主管领导批示后办理。

（附件1）。

文件办理完毕，及时收回，填写归档日期，进行归档。

2、其它各部门收到的外来文件应及时报办公室，办公室按有关程序办理。

二、公文的传递与催办

1、严格公文传递程序。

呈批件按部门及领导分工自下而上报批，传阅件自上而下传阅。

对需送几位领导传阅的文件，机要人员应按领导排序由前向后递送。

2、提高公文传递速度，做到及时、准确。

（1）对传阅的文件、资料，相关领导和部门应速传速阅，每位领导或每个部门原则上不得超过1天，并注明传出时间；

加急件应随到、随传、随阅。

（2）对呈报公司领导审批的文件、请示等，审批时限一般不超过1天，紧急文件随时审批。

涉及部门之间有关请示，部门签署意见一般不超过1天，紧急文件随到随签；

涉及重要合同、年度预算的，部门审核不得超过2天；

个别需实地考察或审批过程中有相关程序需要完成的文件、请示等，审批时限可根据相关程序的合理完成时间适当后延。

（3）对文件审核、审批过程中出现的人为压件、审批效率严重低下等事件，由办公室会进行调查，并提出处理意见。

3、建立文件催办检查制度。

凡已由公司领导批准下发的文件，由办公室与相关部门负责人负责催办、查办，并针对不同情况做到紧急文件跟踪催办和查办，重要文件重点催办和查办，一般性文件定期催办和查办。

对下发的重要文件，各部门、各营业部要及时反馈执行情况。

三、涉及公司机密文件须采取纸制传递方式，确保安全。

第十一条发文办理：

一、草拟公文的要求

（一）符合国家的方针、政策、法律及公司有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，篇幅力求简短。

（三）结构层次序数。

条款以下层次第一层为“

（一）”，第二层为“1.”，第三层为“

（1）”。

（四）人名、地点、数据、时间、引文要准确。

日期应当写具体年、月、日。

引文应先引发文单位及标题，后引发文字号，发文字号在文件的标题后用圆括号注明。

使用简称的，应先用全称，然后在括号中注明简称称谓。

（五）公文中的数字，除成文时间部分使用阿拉伯数字，同一公文内数字使用应前后一致。

必须使用国家法定计量单位。

（六）文件标题二号或小二号字体，黑体；

正文三号或小三号字体，仿宋或宋体，正文一级标题三号，加粗，行距固定值28磅。

二、公司公文的呈报与审批。

1、公司内部的请示报告，由各部门呈报主管副总经理审批，重大事项须逐级报总经理或提交到总经理办公会议研究讨论。

2、部门拟以公司名义上报或下发的文件，需在文件前附《公文呈批单》（见附件2），并严格按照公文制式和以下程序进行审批：

主办部门→拟稿人→拟稿负责人→会办部门→办公室核稿→办公室审核→总经理→董事长。

办公室负责核稿的人员，有权对文稿不妥之处进行修改。

但涉及某些重大问题修改时，应与主办部门协商，或退回其修改。

不必行文的，经有关领导批准后退拟文部门。

办公室审核的人员根据文件内容报请总经理或董事长审批。

董事长签署董事会文件和其他由法定代表人签署的文件。

3、依据《证券公司合规管理试行规定》和公司《合规管理基本制度（暂行）》要求，对涉及以下内容的文件，须经合规总监就其内容是否符合有关法律法规、部门规章的要求进行合规性审核：

（1）公司内部管理制度、规程；

（2）公司重大决策、新产品和新业务方案；

（3）证监部门要求须进行合规审查的公司申请材料或报告；

三、公文签发。

公司发文类别及运用范围：

（一）以开源证券有限责任公司名义制发的下行文件，原则上由公司总经理签发。

在总经理无法签发的情况下，由总经理授权其它领导签发。

发文使用：

“开证发”。

主要用于全公司工作部署、规章制度的发布、重要事项的通报和通知等。

（二）以开源证券有限责任公司名义制发的上行文或平行文，由公司董事长签发。

“开证字”。

主要用于向证监会、交易所、股东等上级单位的报告、请示和意见。

（三）以中共开源证券有限责任公司总支委员会名义制发的公文，由公司党总支书记签发，发文使用：

“开证党字、开证党发”。

（四）以开源证券有限责任公司董事会名义制发的公文，由董事长或经董事会授权公司董事签发，发文使用：

“开证董字、开证董发”。

（五）以开源证券有限责任公司监事会名义制发的公文，由监事会主席或经监事会主席授权公司监事签发，发文使用：

“开证监字、开证监发”。

（六）以开源证券有限责任公司工会委员会名义制发的公文，由党总支书记签发，发文使用：

“开证工字”。

（七）以公司办公室名义制发的公文由公司总经理签发。

“开证办发”。

主要用于转发不相隶属单位的文件、要求下级单位上报有关资料及其他等事务性工作的通知。

（八）以人力资源部名义制发的公文由总经理签发。

“开证人字、开证人发”。

主要用于职务任免和聘用通知、请示。

（九）开源证券有限责任公司工作简报一般由分管办公室领导签发。

（十）凡已签发的公文，不得随意变更；

如须变更，要经签发人同意。

（十一）编号。

凡经正式签发的文件，由办公室统一编发文号。

（十二）盖印。

所有发文在打印校对后，由办公室机要人员办理用印。

（十三）发文登记和分发。

办公室机要人员应根据发文单位、文号、标题、发文范围、发文时间、份数、机密程度等登记清楚，逐一检查分发。

第四章公文归档管理

第十二条公文办理完毕后，应当根据《开源证券档案管理办法》有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第十三条重要会议形成的文件，包括录音带、录像带、照片等有关材料，应当由会议组织人员交办公室立卷。

第十四条联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本。

第十五条由各部门拟制、承办和传阅的公文，一般由各部门指定专人负责管理，确保公文收取、传递、用印、整理（立卷）和归档等各环节顺畅运转。

第十六条上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经可以翻印。

第十七条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印单位证明章。

第十八条公文被撤消，视作自始不产生效力；

公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第十九条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后应移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第二十条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以定期销毁。

销毁公文，应当进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。

公司级文件销毁由办公室负责；

部门级文件由部门负责。

第五章公文的保密管理

第二十一条公文秘密等级的界定

公司公文秘密等级分为：

一般性文件、秘密、机密三类。

对重大事件的处理、人事任免等报批过程中不宜公开的公文，涉及公司商业秘密的内部经营业务管理制度、措施、经营数据、财务资料等，视情况按秘密或机密等级报批。

其它公文按一般性文件等级报批。

第二十二条对公司内部文件和涉密文件，相关人员在文件的起草、打印、校对、传递、审批、办理以及保管各个环节必须加强保密管理，切实维护公司安全和利益。

1、涉密文件须明确标注密级，用固定文件夹专人呈报传递、办理和保管，严格控制接触范围。

2、收到文件处理期间，应及时处理，妥善存放，不得随便放于桌上，不得随意带出办公场所，确保资料完整，不丢失、不损坏。

3、不在公众媒体、公开性网络上发送传递，不与无关人员谈及文件内容。

第二十三条公文缓急类型的界定

对严重影响公司运营管理的事件、突发性事件、监管部门限时须紧急办理的事件，若在审批时限内不能解决，将对公司运营管理造成严重后果的，按特急件报批。

对于影响公司运营管理，若在审批时限内不能解决，将对公司经营造成一定后果的，按急件报批。

对特急和急件，办公室及相关职能部门须专人用固定文件夹呈报传递，按相关时限要求落实办理。

第六章附则

第二十四条办公室负责对公文的贯彻落实情况进行督促检查并按督办制度执行。

第二十五条本制度由公司负责解释和修订。

第二十六条本制度自下发之日起执行。

原办法同时废止。

附：

公文格式

开源证券有限责任公司公文处理单

收文时间

收文字号

来文单位

来文字号

办公室

拟办意见

领导

批示

办理结果

注：

此单随文件一起周转、阅办、立卷、归档。

开源证券有限责任公司文件呈批单

主办部门

签发

拟稿人

拟稿负责人

副总经理

办公室审核

会办部门

合规审核

密级

紧急程度

文件编号：

号

共印：

份

文件标题开源证券有限责任公司

抄送：

主题词：

打字：

校对

办公室核稿

备注：

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