集团公司档案分类编号制度(网络素材)Word下载.doc
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2.董事会的往来文件、信函
长期—短期
2
股东大会
1.股东大会会议文件
永久
法务及审计类
法律事务相关文件
按案例设置
1.判决书、调解书、裁定书、仲裁决定书等
2.诉状、答辩状、代理词等
3.证据材料
4.授权委托书
5.重大法律事务的请示、报告
审计管理
审计管理
1.政府相关部门关于审计工作的指示、规定、办法、条例、通知等
2.本公司关于审计工作的制度、意见、办法、通知
审计材料
1．本公司年度财务情况审计报告
2．本公司关于财经违纪的专题报告
3.本公司领导任期主要经济指标审计材料
4.本公司领导离任经济责任审计报告
5.下属单位年度经营审计材料
3
行政管理类
行政事务
1.外来文件中属本公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报、函
2.公司发文（本公司颁发的规章、制度、决定、条例、规定、办法、任免等）
永久—长期
资产管理
办公设备
1.购置、验收、调试文件
2.使用维修文件
3.旧设备处理文件
生产设备
1.购置、验收、调试阶段相关文件
2.使用维修阶段产生文件
3.更新改造阶段文件
4.旧设备处理文件
科研设备
归档范围同生产设备
4
其它
如：
本公司有关车辆管理的材料（采购过程、产权证、保险单、维修记录等）
5
固定资产
1.关于固定资产申请调拨、报废、封存的请示、报告及批复：
重要的
（设备除外）一般的
短期
2.固定资产登记表、清单等
3.千元以上除设备以外固定资产的说明书、使用手册等配套材料
至设备报废
后勤管理
1.本公司有关办公用品的登记、申请、批示、情况统计等
经营管理类
经营决策
1.企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等
2.公会议纪要
3.各部门工作计划及周报，月报
投资管理
1.公司有关投资协议、章程
2.股权变更、转让协议、中介机构的审计评估报告
3.集团公司资产管理相关文件
项目管理
1.项目可行性研究报告、合同、协议等
2.项目资料、介绍等
物资管理
物资供应
1.物资合同（订货、采购）、物资运输及到货台帐等。
仓库保管
1.存货管理文件材料。
2.验收入库文件。
3.物资发放凭证。
4废旧物资回收、修理、利用方面形成的记录。
销售类
产品销售
市场-销售-调查报告等（按产品设置）
1.市场调查报告及调查所得材料等。
2.市场预测方面的报告、计划、分析等
3.产品销售计划及其编制依据材料
4.有关销售策略以及考核等文件材料
销售合同等
1．产品销售合同、协议的履约管理台帐、统计表
2．产品销售及发运记录、台帐、统计表。
用户档案（按用户设置）
1.用户资料（包括用户联系方式、资信、履约情况及往来重要信函等）
经营贸易
按项目设置
1.售货确认书或有关销售的合同、协议/货物发票、运单、装箱单、提单、保险单
2.进出口贸易的各类单证
6
会计档案类
凭证
1.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证等
15年
其中：
涉及外事和入股的会计凭证
帐簿
1.现金和银行存款日记帐
25年
2.明细帐
3.总帐
4.固定资产台帐（卡片）
固定资产报废清理后保存5年
5.辅助帐册、备查薄
6.涉及外事和入股的帐册
报表
1.月、季度会计报表（包括文字分析）
3年
2.年度会计报表（包括文字分析）
1.会计移交清单
2.会计档案保管清册
3.会计档案销毁清单
4.银行余额调节表
5年
5.银行对帐单
7
员工档案类
在职员工档案
参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行
退休员工档案
8
实物档案类
证书
反映本公司主要职能活动的证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等
国家级
奖状
奖杯（牌）
9
电子档案类
照片
反映本公司主要职能活动的照片
录音带
反映本公司主要职能活动的录音带
录像带
反映本公司主要职能活动的录像带
磁带
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁带
磁盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的磁盘
光盘
反映本公司主要职能活动、存有公司重要的数据信息的光盘
注册信息及内部刊物
1．本公司、下属单位关于机构成立、合并、撤消、更改名称、启用印信、办公迁址等文件
2．公司注册证书
3．产品广告、样本、展销等宣传材料，内部刊物等
2.档号的组成
本公司档案的档号由一级类号、二级类号、年份、点、短线、案卷流水号和斜线、卷内流水号组成。
类目之间以点分隔开，必须时可以增加三级类号。
3.编号格式和示例
1）按年度划分，卷内由若干份文件组成。
适用于1-5类和7类可增设三级类目。
例如：
X•X•XXXX—XX/XX1•1•2001—1/8
卷内流水号卷内流水号
案卷流水号案卷流水号
年份（用四位表示）年份（用四位表示）
二级类目二级类目（董事会）
一级类目一级类目（决策类）
上例表示：
本公司决策类中2001年董事会第1卷内第8份。
2）按年度划分，案卷为一不可分割的整体。
适用于会计档案类。
例如：
X•X•XXXX—XX11•1•1996—62
案卷/实体流水号案卷流水号
二级类目二级类目（凭证）
一级类目一级类目（会计档案类）
本公司会计档案中1996年会计凭证的第62本。
3）按产品、课题、用户等划分，卷内由多分文件构成。
适用于6类。
X•X•X—XX/XX6•5•3•3—12/09
卷内流水号
卷内流水号案卷流水号
案卷流水号阶段代号（正式生产阶段）
三级类目产品代号
二级类目二级类目（产品）
一级类目一级类目（产品研发生产类）
本公司产品类中第三个产品正式生产阶段第12卷内第9份。
4）适用于实物档案类和注册证书类5）电子档案类
XX•X•X—XXX•X—X/XX
实物流水号卷内流水号
所属类目号案卷流水号
二级类目二级类目
一级类目一级类目
注：
所属类目号可为0~10类。
注：
14.2、14.3类无卷内流水号。
14.1类卷内流水号为卷内照片流水号。
6）员工档安类的编号规定参照国家有关干部档案管理规定的有关条例执行。
附：
分类方案一览表
1董事会及1董事会及
股东大会类2股东大会
1法律事务
2法务及审计类2审计管理
1行政事务
2劳动人事
3行政管理类3资产管理
4后勤管理
1经营决策
2财务管理
4经营管理类3投资管理
4物资管理
1产品销售
5销售类2经营贸易
1凭证
8会计档案类2帐簿
3报表
4其它
1在职员工档案
9员工档案类2退休员工档案
3其它
1证书
10实物档案类2奖状
3奖杯、奖牌
1照片
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