阅读并答复电子邮件Word文档下载推荐.docx
《阅读并答复电子邮件Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《阅读并答复电子邮件Word文档下载推荐.docx（64页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
更佳的Web浏览方式
XPOST具有生动、友好的外观，可使您在进行邮件操作时更加有趣。
体贴的智能记录功能
系统可根据用户习惯自动存储用户名和密码等。
超强的防护功能
多种防护措施，有效抵制垃圾电子邮件及邮件病毒的侵入。
三.XPOST功能菜单
四.
XPOST使用说明
用户登录
登陆区
图示说明：
文字说明：
用户帐号
用户登录名称、登录域名
密码
用户登录密码
记住用户名
该功能方便用户下次登录时无需再次输入用户名
记住密码
该功能方便用户下次登录时无需再次输入密码
操作方法：
1.请在系统登录页面中输入您的登录用户名、域名及密码。
2.单击[用户登录]按钮进入WEBMAIL界面。
3.如果您需要系统自动记住您的登录名和密码，可以直接选中“记住用户名”或“记住密码”前的复选框，系统将自动记住方便您下次的访问。
4.点击[用户登录]旁的按钮则进入邮件管理系统。
注意事项：
1.如果您选择系统记住您的用户名和密码后，别人也可以通过这台机器访问您的邮箱，因此我们再次提醒您邮箱的安全。
2.如果您的机器有可能被其他人使用，我们建议您不要选择记住密码选项，以防止别人侵入您的邮箱给您造成损失。
首次登录
用户首次登录必须填写完整内容如下图所示：
帐户资讯
XPOSTWEBMAIL整体界面风格借鉴了MicrosoftOutlook风格，以便让大家更快捷更方便的使用该WEB客户系统。
同时，该设计还可方便地将系统内的信息与Outlook进行互换，如通讯簿互导，更方便用户的使用与共享。
XPOSTWEBMAIL的所有页面大致都可划分为三个部分：
即状态栏、功能设置区和内容显示区三部分。
下面我们就以XPOSTWEBMAIL的登录首页为标准向大家解释：
图示介绍
状态显示区及快捷工具区：
（位于页面最上端）
状态显示区显示了当前登录的用户帐号和域名：
如：
mail@
快捷工具区是系统常用的5个工具，包括：
撰写新邮件、收到外部邮件、查看帐户信息、查看帮助文件及退出系统。
功能设置区：
（位于页面左部）
邮件功能区放置了所有邮件设置、帐户设置的功能。
包括：
邮件夹和工具箱两部分
内容显示区：
（位于页而中部）
所有邮件的操作内容、步骤、结果都将显示在这里！
XPOST默认显示用户帐号资讯内容
状态显示区及快捷工具区
状态显示区显示了当前登录的用户信息。
如当前用户是：
mail；
登录的域名是：
。
快捷工具区包括了XPOSTWEBMAIL常用的几项操作：
写邮件、外部信件、帐号资讯、帮助信息及退出系统操作。
快捷工具区状态显示区
功能设置区
功能设置区包括了系统操作的所有功能设置，包括：
邮件夹、工具箱两栏。
如下图（功能设置）：
（功能设置）
邮件夹：
邮件夹集中保存了各种邮件并可进行邮件的管理。
其中包括系统固有的邮件夹，例如：
[收件夹]保存所有收到的邮件，[寄件夹]保存了所有发出的邮件；
[回收夹]保存了所有被删除的邮件。
如图所示，每个邮件夹后面都带有一个括号，括号里的两个数字代表着新邮件（或未读邮件）数和总邮件数；
另外还包括了用户自定义的邮件夹（如上图中的Socix）。
同时用户还可通过[邮件搜索]功能完成邮件搜索任务，或通过[邮件夹设置]管理邮件夹及邮件的存储。
工具箱：
通讯簿保存了所有的联系人邮件地址，并且按照您的意思可以分成不同组，甚至还可建立个人邮件事务列表，实现“轻松发邮件”；
文件夹可以保存文档信息及邮件信息，网页收藏夹则可以保存自己喜欢的网页及IE收藏夹；
个人设置项中放置了所有有关帐户设置的功能，包括：
密码修改、资料修改、签名档设置、自动转发设置、邮件分拣设置、邮件过滤设置、自动回复设置、外部帐号设置、系统选项和即时通知等10项功能设置。
内容显示区
内容显示区，它显示了用户在操作过程中的界面和结果。
XPOST默认系统登录页面为帐户资讯，以提醒用户整个帐户的使用情况，以防止因邮箱饱和而造成的无法接收新邮件。
从上图我们可以非常清楚的知道整个帐户的使用情况：
当前帐户中邮件夹占用空间为883.9K；
收件夹中有6封新邮件；
草稿夹中有2封新邮件；
寄件夹中有1封新邮件；
回收夹中有1封新邮件；
网络存储：
当前帐户中文件夹占用空间为561.7KB：
现有文档目录：
5个；
共有文档：
9个
邮箱空间：
当前邮件夹占用空间为9%（883.9KB）：
文件夹占用空间为：
5%（561.7KB）；
帐户剩余空间为：
86%（8.6MB）
登录时间：
当前帐户最近一次登录系统时间为：
2003年09月25日12点27分42秒。
登录地址：
100.168.100.72
注意事项！
！
如果您的帐户容量正在接近或超出存储空间限制，那么在存储空间计量器旁边就会显示一条警告消息。
如果是接近帐户空间限制，那您将无法接收任何超过该差额容量的信件；
如果您已经超过该限制，您将无法接收任何新的邮件。
此时您需要删除服务器中的部分邮件或与系统管理员联系申请帐户扩容。
陷私保全
XPOST隐私保全功能可以帮助您实施了解邮箱的安全性。
在这里记录着您每次登录邮件系统的信息，包括时间、IP地址、登陆状态等。
如果有其他人恶意登录您的帐户或是多次输入错误密码，系统将给以警告信息，提醒您尽快更改密码。
快捷工具
撰写电子邮件
文字说明：
发信人
指信件的发送者，页面显示为当前用户邮件地址
收件人
指信件的接收者，用户可以直接在收件人框中输入地址也可利用快捷通讯簿添加收件人地址
抄送
如果要将一封邮件发给某人，而同时又想让其他人也看到。
您可以将其他人的地址输入“抄送栏”中。
密送
如果您要向多人发送电子邮件，而希望彼此都不知晓，可以将他们的电子邮件地址输入“密送栏”中。
主题
指信件的主题
附
件
本地附件
指信件所附带的本地文档、图片等等
网络附件
指信件所附带的网格文档、图片等等
高级选项
背景效果
指信件内容的背景（背景、花纹）
信纸样式
指信纸的背景图案
书信模板
书信样稿，包括：
行政公文、商业关系、人力资源、家书、情书、行政致词、商务祝辞、常用祝辞在内的20多种类型，200多封信稿。
标识说明：
发送邮件
预览该邮件
保存该邮件至草稿夹
取消该邮件撰写
1.在页面左上角的快捷工具栏中点击“
”按钮，出现新邮件撰写页面；
2.请在“收件人”栏中键入收件人的电子邮件地址。
如需“抄送”、“密送”请在相应栏中输入收件人的电子邮件地址；
3.同时，您还可利用“快捷通讯录”功能从已建通讯录中直接选择收件人。
单击“收件人”按钮，页面左下方显示快捷通讯录。
选中所要选择的联系人前的复选框，该联系人将自动添加到收件人中。
同样也可将通讯录的联系人地址添加到“抄送”、“密送”栏中。
（见图二）
4.请在“主题””栏中键入简短的描述；
5.请在邮件正文框内输入您的邮件内容（您可以选择信纸样式以及书信模板进行编辑）：
（见图三、图四）
6.如果有附件，请单击“附件”按钮选择所要添加的附件并确定。
（选择本地附件或网络附件）
7.撰写新邮件后，选择页面左上角的“
”进行邮件发送或选择“
”以取消该邮件或选择“
”进行邮件预览或选择“
”保存该邮件至草稿夹，以便于下次编辑。
（请参阅“草稿编辑”）
（图二）
图三
（图四）
[撰写电子邮件]
8.在您编辑完信件内容后，可以利用邮件预览功能来查看邮件（包括背景效果、信纸样式和书信内容）。
单击信纸样式，选择好信纸的样式后单击左上端的[预览]按钮，弹出邮件预览窗口（如下图），预览后可直接关闭该窗口回到编辑窗口，进行编辑、保存或发送操作。
1.输入收件人地址时，请键入每个收件人的完整的电子邮件地址（name@），或者单击“收件人（To）：
”在“快捷通讯簿”中选择收件人名称。
多个地址之间用逗号分隔。
2.电子邮件地址不区分大小写，因此无论您键入的字母是大写还是小写，其效果都是一样的。
3.有效的电子邮件地址不能包含空格，也不能包含除下划线字符（_）之外的其他任何特殊字符；
另外，在“@”符号前不能包含句点（.）。
4.那些看上去像是含有空格的电子邮件地址，事实上可能包含的是下划线字符。
建议：
为了避免键入（并且可能会发生错误键入）电子邮件地址，请将联系人添加到联系人名单，以便您可以从“快速地址列表”中选择他们的名称。
保存已发送的邮件
如果您希望对已发送的邮件进行保存，需在写邮件之前进行寄件备份设置。
设置方法：
1、在文件夹栏中单击“工具箱”并选择“个人设置”项。
2、在页面右帧功能选项中点击“系统选项”（如下图）
3、选中“启动寄件备份”前的复选框，并确定“启动寄件备份”功能。
XPOST默认关闭该功能状态，在启动该功能之前，系统将不保存所有发送出去的信件。
用户必需进行该功能设置后，系统将自动对所有发出的信件进行保存和备份。
收邮件
XPOSTWEBMAIL为了方便各位用户的使用，在提供收取本系统邮件服务的基础之上又增加了收取其它外部POP邮件服务。
收取本系统邮件
1.进入本系统后，在主页面上系统将提示所有含有新邮件的文件夹，包括收件夹、回收夹、草稿夹及自建邮件夹；
您可直接点击该文件夹以查看新邮件！
如（下图一）所示：
收件夹（5/7）表示收件夹中共有7封信件其中有5封未读信件。
2.如果您已经登录本系统（查看新邮件时），可以通过点击[收件夹]来刷新，或是刷新整个页面来查看是否有新邮件。
（图一）
收取外部POP邮件
1.点击页面右上角的[外部邮件]按钮“
”；
2.系统将弹出收取外部POP邮件界面，您可以在这里查看新邮件。
每个外部帐号下面都会上显示新邮件的数目；
3.如果您需要再次收取新邮件，只需点击页面上端的[重新收取邮件]即可再次收取新邮件；
4.如果您需要另行设置外部邮件帐号或是编辑已设置过的外部邮件帐号可以直接点击页面上端的[设置]按钮或是通过“个人设置”功能项进行外部帐号设置进行编辑。
（如下图）
1.收取POP邮件需要预先设置，如果您以前从未设置过，系统会提示您：
外部帐号当前已禁用。
如果您希望启用该服务，可点击“外部帐号设置”链接，进行外部帐号设置。
2.如果您使用该服务时，系统提示：
当前所有外部帐号记录均为禁用，请编辑启用或新建帐号。
3.有关外部邮件设置请参阅：
外部帐号设置节。
回首页
XPOSTWEBMAIL为了让用户随时都能清楚地了解邮箱使用状态，特别设置了“回主画面”项以便用户及时查看帐户情况。
1.直接点击左上角的[
]按钮回到“帐户信息页”；
2.也可通过快捷方法回首页，直接在IE浏览窗中刷新页面，即可回到系统首页。
注：
有关帐户信息查看我们已经在前面“帐户信息”节中介绍过了，此处不再详细介绍。
退出系统
为了保证用户邮箱的安全性，我们建议您在操作完本系统后以正常的途径退出本系统，而不要直接关浏览器。
]按钮；
2.在“确定退出邮件系统”对话框中选择确定也以退出本系统。
邮件夹
图中标红区域为邮件查看快捷区：
如上图所示，可以清楚的了解目前收件夹中没有新邮件，当前显示了第1-7封邮件信息；
图中标兰区域为邮件操作快捷区，您在查看邮件的同时可以对该邮件进行操作
读电子邮件
邮件标识
备注
邮件左边的信封图标表明邮件未打开
邮件左边的开启信封图标表明邮件已被打开或阅读
邮件左边的别针图标表明该邮件携有附件
若要阅读邮件，请在收件夹或其它文件夹中单击所要阅读的邮件。
此时页面的左下帧将会显示该邮件信息，包括：
发件人、收件人、信件主题、发件日期及邮件内容和附件。
您也可单击快捷工具栏右边的“新窗口中阅读”项选择在新窗口中阅读，该邮件将会在新窗口中打开。
查看电子邮件主题
XPOST可以支持用户自行选择查看电子邮件的条件，如查看第几页，每页显示邮件主题数目：
1.您可以选择所要查看的内容修改每页显示邮件主题数目：
在查看邮件选择区（上图标紫色区域）中选择您所需要的数目，如需查看首页内容，可直接点击选择区内的[首页]选项，在内容显示内中将显示首页的内容，一样您可以选择下一页或是转到末页。
2.同样您还可以选择每页所显示的邮件主题数目。
在查看邮件选择区中的内容显示框中（上图中标为：
30）直接输入您所希望查看的数目。
排序邮件
在“收件夹”或其他邮件夹中，请单击邮件列表上方的某个列标题以按照此标题对邮件进行排序。
单击
结果
按发件人的字母顺序排序
主题
按主题栏中文字的字母顺序排序
日期
按邮件的接收时间排序
大小
按邮件大小排序
1.位于标题左侧的向上或向下箭头表明了邮件的当前排序方式（升序或降序）。
若要按照相反的顺序对邮件排序，只需再次单击该标题。
2.对于最近用来排序的列，其标题的背景色会与其他列的标题的背景色有所不同。
查看邮件头信息
邮件头包括：
发件人、收件人、邮件标题、发件时间及其他相关信息
1.选中想要查看的邮件，在页面下面的邮件内容框中将出现包括：
主题、发信人、收件人、附件等邮件头信息。
2.点击“主题”旁的“
”按钮将出现有关该信件的详细信息。
打开附件
1.在电子邮件中，请单击邮件头中“附件”旁边的文本。
2.选择“打开”项，文档将在当前位置被打开。
同时您也可以选择“保存”项，将该文档下载保存在本地计算机中。
邮件操作
回复
答复邮件的发件人
自动回复
自动回复邮件的发件人
全部回复
对“发件人”以及“抄送”栏中的所有人员进行答复
转发
将邮件转发给其他人员
附件形式转发
将该邮件以附件形式转发给其他人员（即将原信件改成一个.eml文件）
拒收发件人
阻止今后来自该发件人的邮件传入“收件夹”
智能地址簿
将发件人的电子邮件地址自动添加到通讯簿
储存
保存该邮件（本系统提供：
本地保存和下载保存两种方式）
打印邮件
打印该邮件（如该邮件带有附件，则只打印该信件主体内容）
删除
册除
将邮件移至“回收夹”
直接删除
将邮件直接删除（将无法恢复）
新窗口阅读
另开新窗口阅读邮件
回复邮件
回复邮件指的是答复该邮件发件人。
1.请选中您要回复的邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“回复”按钮。
2.在回复页面中输入邮件的主题及内容，并附上所要添加的附件后进行发送
注意：
系统默认回复信的收件人地址，如果您同时还要将该信发给多人，请在收件人或抄送、密送框中输入邮件地址，并以逗号分隔。
自动回复指的是将预先设置好的回信内容，自动回复邮件的发件人。
（见图一、图二）
1．请打开工具箱，选择个人设置中的自动回复选项，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“更改状态”按钮。
2．在回复内容框中输入邮件的主题及内容，点击“确定”设置完成！
图一
图二
与回复不同的是，全部回复指的是回复给所有该信的收件人、抄送人及发信人。
您可以通过全部回复功能对“发件人”以及“抄送”栏中的所有人员进行答复。
操作方法与上一节“回复邮件”相同。
转发邮件
转发邮件指的是将您所收到的信件转发给其他人。
1.请选中您要转发的邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“附件形式转发”按钮。
2.在转发页面中输入邮件的接收人、主题及内容。
3.您可以看到在附件框后，系统已自行添加了一条“独特的组合.eml”的附件，这就是您所要转发的原信件内容。
如果您还要附上其它文件，则可以通过添加附件的操作方法附上所要添加的附件后进行发送。
如果您同时还要将该信发给多人，请在收件人或抄送、密送框中输入邮件地址，并以逗号分隔。
以附件形式转发
以附件形式转发邮件指的是将您所收到的信件（包括该信件的主体内容及所带有的附件）转成一个.eml文件，并以附件的形式将该.eml文件发送给其他人。
1.请选中您要转发的邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“转发”按钮。
2.在转发页面中输入邮件的接收人、主题及内容，并附上所要添加的附件后进行发送。
1.如果您同时还要将该信发给多人，请在收件人或抄送、密送框中输入邮件地址，并以逗号分隔。
2.以“附件形式转发”的信件如果自身带有附件的话，收件人能收到一封带.eml附件的邮件，并可在窗口中直接打开并阅读；
原信件的主体将被内含在.eml附件中，而原邮件的附件无法显示，此时请您用本地客户端（如OUTLOOK、FOXMAIL）收取该邮件并查阅附件。
设定过滤（拒收发件人）
拒收发件人指的是将该发件人地址添加到邮件过滤设置中，以防止从该发件人地址发出的信件进入您的邮箱。
1.请选中该邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“拒收发件人”按钮。
2.系统弹出新建邮件过滤设置窗口，此时您可以看到该邮件的发信人地址已自动添加在“来信地址”栏中。
3.确定后系统将立即启用该项过滤记录。
如您是第一次进行邮件过滤设置，在新建过滤记录后必需开启整个帐户的“邮件过滤”状态。
详细信息请参阅<
邮件过滤>
智能通讯簿
智能通讯簿指的是在阅读邮件时可以直接将该邮件的发件人地址加入您的通讯簿中。
1.请选中该邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“智能通讯簿”按钮；
2.系统将自动弹出“正在检查地址簿中是否有重覆的电子邮件地址”窗口，并进行自动检测。
（如下图一）
3.如果该邮件地址没有保存在地址簿中，系统会给以提示。
您可以选择“设置”以保存该地址也可以选择“取消”取消此次操作。
（如下图二）
4.如果该邮件地址已经保存在地址簿中，您也可以对其进行补充编辑，如：
姓名、其他电子邮件、个人信息、家庭及单位信息。
有关地址簿编辑的详细操作请参阅[新建联系人]。
重寄邮件
重寄邮件指的是用户可以对寄件夹里已发送的邮件进行再次发送！
保存邮件
XPOST特提供了本地下载保存功能以及网络文件夹的功能。
1.邮件下载并保存到本地
a.选中需要保存的邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“保存”按钮；
（A图）
b.在保存提示框中再次查看该信件的主题后点击窗口左上端的[下载并保存]按钮，并在文件下载对话框中选择该邮件保存的路径后确认，保存该邮件。
（B图）
2.邮件保存到网络文件夹：
b.在保存提示框中再次查看该信件的主题后点击窗口左上端的[保存至文件夹]按钮，系统将提示：
已成功能的将邮件信息保存到网络文件夹。
c.此时该邮件主题信息已被保存在网络文件夹中，您可以在文件夹中查看该邮件信息。
（如下图所示中：
可以直接查看到保存的信件）
保存在网络文件夹中的邮件只有该邮件的主体信息，而无法保存该邮件的附件。
因此您如果需要保存带有附件的邮件还需用客户端进行保存。
邮件打印功能可以方便的输出信件的邮件头信息（包括收发件时间、收发信地址、邮件主题等）。
1.选中需要打印的邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“打印邮件”按钮；
2.弹出“打印邮件”窗口，您可以查看全部、部分或不显示邮件内容；
3.确认所要打印的邮件后请单击“
”按钮打印该邮件内容。
新窗口阅读指的是用户另开一个新的窗口阅读邮件。
1.选中该邮件，然后单击位于邮件列表下功能栏中的“新窗口阅读”按钮；
（如下图所示）
2.系统将另行弹出一个窗口并显示该邮件的所有信息。
删除邮件
操作方法（如上图中所示）：
1.请打开含有您要删除的邮件的“收件夹”或其他文件夹。
2.选中位于您要删除的邮件旁边的复选框，然后单击位于邮件列表上方的“删除”按钮或单击邮件下方“工具栏”中的“删除”按钮，删除该邮件。
3.如果您需要删除整页邮件或多封邮件，需遂次选中多封邮件前的复选框或是直接点选当前页的邮件复选框，然后单击位于邮件列表上方的“删除”，删除该邮件。
1.已被删除的邮件将存储在“回收夹”中，该类信件还可在回收夹中查看。
2.如果您在执行邮件删除操作时选择了“直接删除”，则系统将直接从服务器中删除所选中的邮件，被删除的邮件将无法恢复
3.如果你在回收夹中执行了邮件删除操作，则该部分邮件也将无法恢复。
将邮件移动到某个文件夹
1.选中所要移动的邮件旁边的复选框。
2.在邮件列表上方的“转移选中邮件”框中选择邮件要移到的文件夹并确定。
特殊操作
草稿编辑、发送
XPOST版本新加入了“草稿编辑”功能。
该功能可以帮助用户实现多次编辑信件实现发送信件操作。
1.编辑新邮件（详细方法请参阅“撰写新邮件”），然后选择“
”保存该邮件至草稿夹。
2.打开草稿夹，选中所要编辑的草稿信件后，您可以看到在邮件快捷工具中新加了“编辑”和“发送”两个快捷工具项（该快捷按钮以黄色背景突出）。
您可以
升级会员 