陕西中天项目部各项业务管理流程文档格式.doc

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二、项目人事管理：

项目部、工程部依据公司行政人事管理规定及其它规定，根据项目规模、特点、技术难易程度等确定项目管理岗位及人员，上报公司总经理，批准后由行政人事部、工程部统一安排，项目部若因管理人员专业技能及管理水平无法胜任者或其它事情，项目部及个人提出申请报告，上报工程部、行政人事部，公司领导批准后方可办理其他手续。

三、档案管理：

1、原则：

项目部的档案工作，要行集中与分散管理相结合的体制。

由项目部综合办公室负责主体档案的管理，应设立专门的档案保管地，由专人负责。

2、根据公司档案管理有关规定，项目部以公司名义形成的文件材料原则上要将原件保存在机关行政人事部，复印件由项目部综合办公室统一编号存档；

以项目部名义形成的文件材料原件由项目部综合办公室统一编号存档，竣工验收后原件存放机关行政人事部一套。

3、归档范围：

（1）经营管理方面的资料，如红头文件、各类通知、协议等。

（2）财务、会计及其管理方面的文件材料。

（3）劳动工资、人事、法律事务管理培训教育等方面的文件材料。

（4）生产经营涉及的文件材料，含中标通知书、施工合同、施工组织设计、租赁合同、劳务分包合同、竣工资料、竣工验收报告、竣工决算。

注：

项目部、工程部为合同执行部门，市场部负责合同的签订、监督、落实，以及解决合同纠纷工作。

（5）与公司经营有关的声像材料，如需要拷贝留底以外，还要附文字说明。

以上文件材料包括决议、决定、条列、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。

要设立专门的地点或是专用的文件柜，要注意防盗、防水、防潮、防尘、防虫蛀等，定期对档案进行一次清理，清除不必要的保存材料，对破损和褪色的材料进行修补和复制。

四、实验仪器、设备管理：

项目部因工作需要，在购买测量仪器、试验仪器设备、机械设备等物品前，由项目部试验室负责人编制《采购申请表》，项目负责人确认后，以传真件或扫描版，上报公司工程部和办公室，并办好出入库及保管手续。

租赁：

项目部根据工程需要向社会租赁设备，由项目部研究、定价后上报工程部，公司领导同意后签公司规定租赁合同，项目部严格执行合同要求，管理租赁设备，工程部监督、指导、考核。

由工程部根据项目实际需求审核同意并签字，需了解清楚物品性能、规格后，交由公司行政人事部统一采购。

若出现必须在项目所在地采购情况时，必须先了解清楚性能、规格、价位后，上报工程部审核同意并签字后，指定专人在所在地购买。

物资购回后，应先办理物品入库手续，项目部库管人员（或综合办公室人员）出具真实、有效的入库单并登记台帐，办理入库手续；

领用时，库管人员（或综合办公室人员）出具真实、有效的出库单并登记台帐，有领用人签字，项目经理审核同意后办理出库手续，方可领用。

5、日常保管及转移：

参照《项目管理办法》及公司相关规定。

五、材料采购：

项目在施工工程中所需的材料，在不构成固定资产的由工程部、项目部调查、比价，制定采购计划，上报公司，领导同意后，由工程部与材料供应商签订合同，由项目材料员负责采购、保管、使用。

1、项目部依据工程需要和施工总体计划安排，编制本项目工程所需材料的总体采购计划上报公司工程部，由公司总工程师和工程部按施工总体计划和需要，制定总体材料采购计划，总经理批准后，由公司授权的专人签订合同，办理相关手续，项目部材料采购员方可按计划按时负责采购。

2、项目部在每月25日提出下月材料需求计划和上月材料使用情况表上报公司工程部，28日前工程部将总经理审核批准后的计划反项目部，项目部按计划逐月采购。

3、办理采购时，采购员通过价格、质量、技术要求、付款方式等多方面比较，根据项目成本预算最终确定材料采购清单（包括单价、规格、数量、总价）及材料供应商情况上报工程部，总经理同意后进行采购。

针对项目紧急用料，采购员可直接电话请示总经理同意后通知供货商发货，但过后必须尽快补办采购计划等相关手续。

采购清单须交公司工程部、财务部、项目财务部各一份。

4、项目采购人员应按到货时间提前通知项目部安排接货，项目部组织人员对进场材料进行验收、收货并进行核对及记录，对不符合技术要求的拒收或退货。

5、施工过程中，材料均由材料员保管，要求对材料分类堆放并标识，危险物品隔离堆放，做好各项防范工作，做好出入库管理，任何人领料均须填写领料单，并有项目经理签字后方可发料，并做好记录。

6、协作队伍实行每周按实际用量提报材料使用计划，负责人确认，项目经理、技术负责人、财务部、材料员共同审核同意后，办理出库手续，材料运输费由协作队伍自行承担，协作队伍所需材料必须控制在基准线内，在标准内每节约5％奖励协作队伍现场负责2％。

在施工过程中，出现返工、丢失、损坏等情况，造成的损失由协作队伍自行承担。

7、公司工程部、财务部、项目财务部不定期或定期对料场进行检查，落实账物相符情况和库存情况。

8、工程结束后，剩余材料由项目部组织清点造册上报公司工程部，并办理移交手续。

对需就地处理的剩余材料及下脚料，须经总经理同意后再做处理，项目财务部、公司工程部参加处理工作，并将收回款交项目财务部。

六、协作队伍的选择：

工程部、项目部按公司相关规定，根据工程规模、特点、施工工艺、施工方法、专业技术的难易程度等确定分包项目，从行业市场中选择协作队伍（需有资质、业绩丰富者优先，特殊情况下需要交纳保证金），经考察后至少推荐三家上报总经理。

项目部、工程部、预算部依据承包合同，工程量清单及其它确定承包方式，价格上报总经理，批准后签订合作协议，项目部直接管理，工程部监督、指导、考核。

七、报表编制、报送流程：

1、结账：

项目部会计于每月末收入、成本、费用、资产、负债、权益等相关业务处理完毕后，先对固定资产、工资等相关系统进行结账，最后对总账系统进行结账。

2、报表编制：

项目会计按照公司的要求，按月编制资产负债表、利润表、预付账款明细表、应付账款明细表、预收账款明细表、其它应收账款明细表、间接费用明细表、工程施工直接费用明细表、产值报表等表进行编制汇总。

3、上报：

每月5号下午5:

00前，项目财务部应将上月报表以电邮或EMS邮寄方式发至总公司财务部。

4、合并表格：

公司财务部在收到项目部会计报表后，应对其现行复核，勾稽关系不符的报表应退回改正。

八、会计核算流程：

1、基本流程：

审核原始票据----制作凭证----审核----登账----结账。

2、在月末结账日与出纳核对现金、银行存款的账实数，编制现金盘点表和银行余额调整表，如有差异，应及时查找原因进行处理。

3、记账与结账：

凭证经审核后进行记账，在记账、对账无误以及其它系统均结账后，对总帐系统进行结账。

九、费用报销流程：

1、填制费用报销单：

费用经手人员填制《费用报销单》，并将原始单据按费用类别汇总、填写、粘贴附后，并在报销单上签名。

2、项目经理审核：

部门负责人对部门所属人员经手的费用签署意见，同意报销的经审核无误后签名。

3、财务部审核：

审核报销费用票据是否真实、合法，是否符合财务制度规定及报销金额的正确。

4、制作出纳凭证：

项目会计根据已报销的原始凭证及时制作现金、银行凭证，做到科目运用正确，凭证处理及时，账实核对日清月结。

5、出纳予以报销：

出纳只能接受审批手续齐全、原始票据和费用报销单记载一致、金额无误的费用报销凭证。

十、款项支付流程

1、材料采购付款审批程序

项目部采购人员根据签字的合同填写付款申请单，交由项目经理审核签字，项目财务部会签，确认金额及支付比例无误后，上报公司工程部，总经理审核批准后，公司财务部或项目财务部根据每期资金使用计划付款。

办理付款手续时须附相关证明材料，其中

预付或到货时需付款：

A、签订的合同和技术协议

B、相关人员的预验收合格的材料证明或到货证明

验收合格后，需付款：

B、项目部的材料交付验收单

质保期完后尾款支付

B、工程部、财务部联合签发尾款证明书

2、协作队伍工程款付款审批程序

项目协作队伍依据合同和项目部会签单填写付款申请单，交由项目经理、技术负责人签字、项目财务部会签，确认金额及支付比例无误后上报公司工程部，总经理审核批准后，公司财务部或项目财务根据每期资金使用计划付款。

办理进度付款审批手续时，需提供：

A、与项目部签订的合同

B、项目部会签单（质量、安全、进度）

质保期完后办理付款审批手续时，需提供

B、项目部会签单

C、质量保修单

十一、工资计发流程

1、上报考勤：

每月结束后第二个工作日，项目部考勤表经项目经理审核后，提交一份至机关行政人事部。

对非假期离开项目的人员要及时将其离开、预计返回时间上报机关行政人事部。

2、编制工资计算表：

公司财务按照已审批签字的考勤表编制工资表。

3、工资表复核：

由财务部指定人员对工资计算表的出勤工日、工资标准、应扣款项及计算正确性等内容进行复核。

4、总经理审核签字。

5、工资发放：

公司财务部于次月十五日统一发放。

6、离职工资结算：

项目部向公司人事部提交员工离职移交表，写明个人应收账款、总出勤工日等内容，公司财务部按照工资计发流程进行离职工资结算。

十二、工程进度的管理

1、总工程师、工程部根据招标文件、图纸、投标文件、现场考查，汇总编制工程实施阶段的总体安排，经公司领导同意后，项目正式进入实施阶段。

实施阶段由总经理、总工程师、工程部、市场部、财务部、办公室协助监督、指导、管理等工作，项目部负责具体实施。

2、依据批准的工程实施阶段的总体计划安排，项目部在每月25日向工程部提交的下月工程生产计划和下月设备材料采购计划。

3、工程部在30日向总经理提交各项目下月进度计划安排，并汇报上月完成情况；

工程部按总经理批准的下月计划安排进行检查和考核，提出存在问题和解决措施；

工程部每周保持与各项目跟踪联系，准确了解工程进展情况，确保每月生产计划的落实。

4、项目财务部依据每月工程生产计划，以十天为“一期”，每期前2日向公司财务部上报下期财务费用支出计划表，由总经理批准后，支付项目部；

项目财务部于每月5日前向公司财务部上报上月财务报表、债权、债务报表和相应说明书。

十三、工程计量与变更的管理

1、项目部为工程计量工作的主要实施部门，工程部与财务部为协助、监管部门。

项目部于每月5日前向工程部、财务部上报上月由业主批复的计量报价表和对协作单位的计量报表，工程部据此考虑下月施工进度安排，财务部据此考虑每期财务支出计划的落实；

工程部依据承包合同、计量报表，协助项目部催收工程款。

2、依据批准的每月生产计划安排，预算部配合工程部负责每月对项目部产生的签证、变更资料的原件（变更依据、变更图和变更工程量清单）进行收集整理、编制变更预算。

3、项目部负责现场变更资料（变更依据、变更图和变更工程量清单）的申办工作，并按《工程项目变更签证管理程序》办理后方可组织实施，特殊情况需先报总经理并得到同意后，先进行实施后补相关手续。

十四、项目现场变更签证管理程序

1、项目现场变更签证的依据：

A、由建设单位出具予以确认的工程变更单。

B、由设计单位出具并经建设单位签字认可的的设计变更单。

C、由于设计图纸设计不合理，按图施工后会产生质量问题或影响使用、维护等问题，项目部要及时书面提出并经建设单位签字认可。

D、由于项目部未按施工要求施工而造成工程返工，由项目经理写出情况说明（说明耽误的工期和损失情况，需公司补充增加的材料和人工费、机械费等费用）。

2、施工过程中的变更签证的审批程序

项目技术负责人根据变更签证的依据制订变更方案，公司工程部和预算部负责编制方案图和工程量清单，经公司总工程师批准后报建设单位审批，审批后的有关文件交工程部及预算部，预算部根据变更方案调整成本预算报总经理，为工程决算时使用。

十五、工程竣工、验收、结算的管理

1、工程完工后，工程部通知总工程师，有总工组织工程部、预算部、项目部和施工队参加，对施工质量、资料整理情况预验收，验收合格后，项目部正式提交甲方验收。

2、预算部配合工程部、项目部进行工程竣工资料（含竣工图）的整理编制和工程决算资料的整理、编制工作。

3、项目部负责提出各协作队伍费用结算报表，经工程师和总工会签后报总经理审批，根据审批结果，项目财务部按程序办理相关款项支付手续。

4、在质保期间存在的质量服务问题由工程部负责组织处理。

5、工程完工后，项目部应该对该项目在工程质量、安全、工程进度、成本控制、工队管理等方面进行总结，提出存在问题和解决建议报总经理。

6、项目部对协作队伍的结算应参照业主对项目的支付方法，项目部核算出结算金额及应扣的质保金额后，上报工程部，公司领导同意后办理相关结算手续。

7、工程部全面负责工程竣工、验收、结算、质保金收回等工作。

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