11费用报销管理办法.docx

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11费用报销管理办法

商业投资管理行业

费用报销管理办法

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批准人

1.目的：

为进一步规范公司费用管理工作，指导、监督费用开支，特制定本办法。

2.适用范围：

集团商业投资管理公司。

3.职责：

3.1.集团财务管理中心及商业投资公司财务中心负责制度的制定；

3.2.各项目公司负责按照制度执行。

4.作业内容：

4.1.费用预算原则：

费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，严格控制预算外、申请额度外和超标准费用的费用开支。

4.2.费用审批、报销流程：

报销人→部门经理审核→会计审核→财务经理审核→分管领导审核→总经理审批→

副董事长审批（如有设置该职位）→董事长或总裁审批→出纳审核付款

4.3.费用报销时间规定

4.3.1.所有费用应于发生之日起十日内（出差人员自返回之日起计算）报销（以费用票据粘贴完毕经部门负责人审核签字并提交费用会计为准），每迟报一天按报销金额的1%扣罚。

4.3.2.财务部每周受理报销单据时间为周二、周五。

除规定的时间外，原则上不受理。

4.4.费用报销规范要求

4.4.1.费用报销单据必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件，不得使用订书钉、大头针、回形针串别。

不符合规定的，财务部门作退回处理。

4.4.2.严禁无票报销。

报销费用必须以合理、合法、真实的原始凭证为依据，确实无法取得正式发票的费用支出，应由经手人说明原因，附书面说明，报总裁签字，方可报销。

4.4.3.所有发票应当清晰载明单位名称（公司全称）、金额、开票日期，发票要素填制规范、齐全，发票上必须有开票单位加盖的财务专用章或发票专用章。

如果是收据，必须是行政事业性收费专用或其他行业专用的、税务部门认可的收据。

4.4.4.原始凭证不得涂抹、刮擦，内容和项目必须齐全，对小票较多的单据，可按类别分层次粘贴在报销单据粘贴单上。

4.4.5.费用报销严禁分拆，属于同一项目、同一时间或同一性质的费用按照单笔费用报销；

4.4.6.费用报销经手人适用从高原则。

如招待费，在参加人员中，应由其中最高级别的人员填制费用报销单报销，但总裁可由秘书代办。

4.5.费用报销分类管理及报销单据：

4.5.1.邮寄费、电话费、宽带使用费

适用单据：

《费用报销单》、邮寄详情单/各部门话费宽带费用表

所附单据：

发票

4.5.2.培训费、报刊费

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票

4.5.3.维修费

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、已经签批的《工作请示单》

4.5.4.市内交通费：

包括市内公交费、出租车费（出租车费具体管理参下文4.6.3）

适用单据：

《费用报销单》、派车单

所附单据：

发票、《市内交通费明细单》

4.5.5.差旅费（具体管理参下文4.6.1）

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、已经签批的《出差申请单》

4.5.6.车辆使用费（具体管理参下文4.6.2）

4.5.6.1.市内加油费、保养费、保险费、年检费、洗车费

适用单据：

《费用报销单》、额度预分配申请表、充值单、车辆里程油耗明细表

所附单据：

发票

4.5.6.2.修理费

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、已经签批的《工作请示单》、车辆维修结算单

4.5.6.3.长途加油费、过路过桥费、停车费

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、《派车单》

4.5.7.租赁费（具体管理参下文4.6.4）

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票

4.5.8.招待费（具体管理参下文4.6.5）

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、《业务招待费申请单》

4.5.9.会务费：

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票、已经签批的《工作请示单》、会议邀请函副本

4.5.10.证照年检费

适用单据：

《费用报销单》

所附单据：

发票

4.6.主要费用管理

4.6.1.差旅费

4.6.1.1.出差种类

4.6.1.1.1.临时出差人员：

即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地连续工作时间不超过壹个月的员工。

4.6.1.1.2.长期出差人员：

即由公司派往现工作地点以外（不含境外）地区公干，并且在外地工作连续时间超过壹个月，不满叁个月的员工。

4.6.1.2.出差申报程序

4.6.1.2.1.出差人出差前需填《出差任务书》，经批准后，作为借支和报销的依据。

4.6.1.2.2.一般员工出差，由部门负责人提出，分管领导批准。

4.6.1.2.3.部门负责人出差，由分管领导、总裁批准。

4.6.1.2.4.集团高管出差，由总裁批准。

4.6.1.3.出差人员定票程序

4.6.1.3.1.出差人员须持《出差任务书》到人力资源管理中心办理订票手续，填写订票明细单；

4.6.1.3.2.买火车票的订票费最高不得超过30元，订票费的原始凭据上注明盖章有效的，必须是订票中心公章或财务章。

4.6.1.3.3.因个人原因产生的退票费，由个人承担；因公产生的退票费，注明原因，按费用报销程序可实报实销。

4.6.1.4.差旅费的报销标准

4.6.1.4.1.临时出差人员的费用报销

4.6.1.4.1.1.临时出差差旅费按公司制定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。

4.6.1.4.1.2.出差补贴：

含市内交通（出租、公交车费）、餐补等各项费用。

4.6.1.4.1.3.城市类别：

4.6.1.4.1.3.1.1.一类城市：

指全国中心城市：

北京、天津、上海、重庆、广州及经济特区；

4.6.1.4.1.3.1.2.二类城市：

指除一类城市以外的省会城市

4.6.1.4.1.3.1.3.三类城市：

指除一类和二类城市以外的其他城市。

4.6.1.4.1.3.1.4.两人以上同行出差，可与层级最高者住同一酒店，按层级最高者标准执行，上述住宿标准按间计算。

4.6.1.4.1.3.1.5.特殊原因超出本规定标准的交通、住宿等费用，须在发生后以书面形式提交总裁审核批准。

临时出差人员差旅费报销标准

单位：

元/天

员工级别

城市类别

可选择交通工具

住宿标准

出差补贴

总裁、总经理

一类城市

飞机

实报实销

中高级员工

一类城市

省外飞机

省内火车或汽车

400

100

二类城市

350

三类城市

300

普通员工

一类城市

省外飞机

省内火车或汽车

300

二类城市

250

三类城市

200

4.6.1.4.2.长期出差人员的费用报销

4.6.1.4.2.1.长期出差人员按公司制度规定的交通工具、住宿、出差补贴标准报销。

4.6.1.4.2.2.长期出差人员的住宿最高标准不得高于临时出差住宿标准的50%。

住宿费由被派公司承担，被派公司可视出差时间长短等实际情况解决租房；

4.6.1.4.3.出差补贴天数的计算:

当天中午12:

00以后出差，出差补贴按半天计算；当天中午12:

00以前出差回来，出差补贴按半天计算。

4.6.1.5.差旅费报销的其它相关要求

4.6.1.5.1.差旅费报销时填写《差旅费报销单》，粘贴发票，并注明往返时间、起止地点、乘坐的交通工具、订票手续费金额、享受出差补贴的标准、以及其它需单独注明的事项。

一次出差到多个目的地的，要列示每个行程的明细路线。

4.6.1.5.2.出差报销或借款时，《差旅费报销单》或《借款单》后必须附有按照公司相关规定签字完全的《出差任务书》，财务根据《出差任务书》核定出差日期并计发差旅补助。

4.6.1.5.3.差旅费发票要求：

4.6.1.5.3.1.飞机、车船票：

票面必须载明日期、往返地点、票面金额，界线正确（以划界最明显的大写金额为核报金额），背面应有经办人签名。

4.6.1.5.3.2.住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额等。

4.6.1.6.员工培训及开会差旅费报销的相关规定：

员工参加异地培训、会议，培训期间或会议期间均不享受出差补贴。

4.6.1.7.所有实习、培训人员，在实习或培训期间，只按公司规定标准发放工资，除有特别规定外，不享受各项出差补贴。

4.6.1.8.差旅费借款的规定：

出差人差旅费，原则上由个人垫付后，回单位统一报销。

需要借款的，凭《出差任务书》到财务办理，财务依照“上不清下不借”的原则，按规定办理借款手续。

4.6.2.车辆使用费

4.6.2.1.使用费包括公司各种车辆在使用过程中发生的各种费用，如加油费、保养费、修理费、保险费、年检费、过路过桥费、停车费等。

4.6.2.2.车辆修理费必须报车管人员审批（正常保养除外），修理费用由人力资源管理中心人员凭审批报告到修理厂结算后在财务办理报帐手续并登入车辆档案，驾驶员不得自行到修理厂结算费用。

4.6.2.3.使用油料应由人力资源管理中心统一购买加油卡，填写《费用报销单》报销。

人力资源管理中心应严格油卡发放手续，按车牌建立相应台帐，每月由车管人员核算上月油耗，按规定进行奖扣。

长途外出汽车在外加油须开具正式发票，并标注出车事由、时间、起止地点、里程。

4.6.2.4.到郑州市区以外执行公务的车辆使用实行派车制度，驾驶员凭《派车单》出车，一趟一单，《派车单》一式两份，经用车部门负责人、人力资源管理中心负责人签字后，一份人力资源管理中心留存，一份交司机。

司机报销过路过桥费、停车费时填写《费用报销单》，并将该趟出车相关票据统一粘贴在该趟《派车单》上作为报销附件，按每一趟粘贴完毕并附其后边，经用车人、人力资源管理中心负责人审核签字后，据实报销。

4.6.2.5.保险费、保养费、年检费、车船税等费用由人力资源管理中心根据政府有关部门的要求办理，填写《费用报销单》，粘贴发票，据实报销。

4.6.2.6.因公发生的过路过桥费、停车费由司机填制《费用报销单》，粘贴发票，并注明时间、地点等事项，经用车人、人力资源管理中心负责人审核签字后，据实报销。

因私发生的各种费用，不得报销。

4.6.2.7.因个人原因违反交通法规的罚款，一律不予报销。

4.6.3.出租车费：

4.6.3.1.因公事外出，在人力资源中心车管确定无车可派的情况下，需要打出租车应事先报请部门领导批准。

4.6.3.2.因公加班超过晚间9点之后，可以打出租车。

4.6.3.3.因公外出，携有公司贵重物品，如携有超万元以上现款或携有大件物品，如电脑主机、饮水机等，可以打出租车。

4.6.3.4.遇领导安排的、需紧急办理的事项时，可以打出租车；

4.6.3.5.出差到目的地产生的出租车费及由出差目的地返回出差地产生的出租车费包含在差旅费中，此出租车费不影响当日的出差补助；

4.6.3.6.报销出租车费时，需填写《费用报销单》，粘贴出租车票，并附上《市内交通费明细单》，在明细单上注明打车事由、往返地点及金额，财务人员在审核时必须检查出车时间是否吻合及相关事项是否注明。

4.6.4.租赁费

4.6.4.1.租赁合同一式二份，业主方一份，我方一份。

财务在支付这些费用时必须严格审查合同条款，按合同条款规定付款，凡是没有合同的一律不予付款。

4.6.4.2.费用报销时需填写《付款申请单》，粘贴发票，首次付款还需附上租赁合同复印件。

4.6.4.3.租赁费必须取得国家税务局规定的租赁业专用发票或由财政部门监制的统一事业单位收费收据后，财务方可付款。

因租用私有住房用作公司宿舍而发生的租赁费必须要求私有房屋房主到所属地方税务局开具税务局统一发票。

4.6.5.招待费

4.6.5.1.为业务或其它需要招待客户时，应先提出申请，填写《业务招待费支出申请单》，说明事由，预计人数、人均标准、预计金额等内容，按报销权限审批。

高层管理以上人员，采取口头申请。

4.6.5.2.在报销招待费时，需填写《费用报销单》，粘贴发票，并附上经过签批的《业务招待费支出申请单》（高管除外），凡是在预计金额之内的，按规定程序报销；凡超过预计金额的，须书面说明原因并经总裁批准后才可办理报销手续。

4.6.5.3.发票要求：

餐费发票正面必须有消费日期、单位名称和金额，背面必须有经办人签名。

定额的餐饮业发票，按规定的标准核实报销。

发票上的时间与地点应与《业务招待费支出申请单》的时间、地点吻合。

礼品发票正面必须载明礼品名称、单价、总金额、采购地点，背面必须有两个以上经办人签名，并附有采购之前已签批的申请表。

4.6.6.其他费用

除上述费用之外的其他费用。

需要办理相关业务时应先提出申请，签批《工作请示单，业务办理完毕持合规发票、《费用报销单》和《工作请示单》办理报销手续。

4.7.费用报销责任界定

4.7.1.报销人的责任

4.7.1.1.报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。

4.7.1.2.各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），否则财务部有权拒绝报销。

4.7.2.部门负责人的责任

4.7.2.1.负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内。

4.7.2.2.对所报销项目的真实性、合理性负责。

4.7.3.费用会计的责任

4.7.3.1.负责审查报销单据金额的准确性。

4.7.3.2.负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关标准。

4.7.3.3.审查报销项目审批手续的完整性。

4.7.4.财务负责人的责任：

负责复核费用会计的审查内容并把控付款。

4.7.5.总经理的责任：

总经理对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。

4.7.6.出纳的责任：

4.7.6.1.负责审查单据的报销金额的准确性。

4.7.6.2.审查报销项目审批手续的完整性。

4.8.处罚办法

4.8.1.报销人营私舞弊、弄虚作假，不予报销不真实不合理部分。

对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%但不低于100元的罚款。

4.8.2.部门负责人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对其给予违规报销金额10%但不低于50元的罚款。

4.8.3.费用会计审核不严使公司造成损失的，对费用会计按违规报销金额的5%罚款。

4.8.4.财务负责人审查不严使公司造成损失的，对财务负责人按违规报销金额的5%罚款。

4.8.5.总裁对违规报销或审核不严给公司造成的损失承担连带责任。

4.8.6.出纳对报销金额大于票据金额的单据付款的，超出部分由出纳承担；在签批手续不完备的情况下予以付款的，由出纳追回款项并对出纳按违规报销金额5%的罚款；

4.9.对发票合法性的管理

4.9.1.报销人对所报销发票的真伪进行初审，审核的方法是在发票的监制单位网站进行查询，不允许报销在网站上查询结果为不合法的发票。

4.9.2.费用会计对发票的合法性进行复审，要求对票面金额在1000元以上（含）的发票进行普查，对票面金额在1000元以下的发票进行抽查。

4.9.3.如查出不合法的发票，则对报销人处以票面金额2%的罚款，并要求报销人重新提供合法发票。

4.9.4.费用会计审核通过的票据中，如发现票面金额在1000元以上（含）的发票不合法，或票面金额虽小于1000元，但能明显看出发票不合法，则对费用会计处以票面金额2%的罚款，并要求报销人重新提供合法发票。

4.9.5.对出具不合法发票的合作单位，公司对其处以票面金额5%的罚款，并相应调整信用等级。

5.注意事项：

集团公司各部门成员或高管到异地所属公司办理事务，产生的食宿费由集团公司报销，当地公司不得列支。

6.附件：