AOA之Excel1.docx
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AOA之Excel1
第三部分Excel2003
Excel基础篇
表处理软件（又称电子表格软件）是图、文、表三者结合的一个数据分析管理软件。
它是帮助我们处理数据报表和打印各种表格的有效工具。
常见的电子表格软件有：
Lotus公司的Lotus-1-2-3、微软公司的Excel以及金山软件公司的WPSOffice办公组合软件中的金山表格等等。
其中，微软公司开发的Excel是这种软件工具的优秀代表。
可广泛地应用于金融、财税、审计、行政等领域，有助于提高工作效率，实现办公自动化。
本篇主要介绍Excel2003的工作界面、工作簿文件的操作、工作表的基本操作以及工作表的格式化。
本篇会以比较精练的篇幅简述常用的基本操作并辅以精选案例，并且在本篇最后专门配有典型题解的讲解。
第7章Excel2003基础
7.1Excel2003工作界面
1．工作簿、工作表和单元格
启动Excel2003即进入Excel2003的工作空间，称为工作簿窗口，在此你可以输入数据、文本，绘制图形，进行计算等，如图7-1-1。
（1）工作簿
在Excel2003中，一个工作簿对应一个Excel文件。
一个工作簿好象一个帐本可以包含最多255个工作表。
刚启动Excel后系统自动创建默认的工作簿，名为book1（文件扩展名为.xls），内含3张空白工作表（名为Sheet1、Sheet2和Sheet3）。
Excel2003中允许打开多个工作簿，可以象Word一样进行多窗口操作。
图7-1-1Excel2003的工作簿窗口
（2）工作表
屏幕上出现的由网格构成的表格称工作表（又称电子表格），Excel2003的一切操作如输入数据、存储数据、处理数据和显示数据等都是在工作表上进行的。
工作表由一系列单元格组成。
列标用英文字母标注，从A列一直到IV列（A－Z、AA－AZ、BA－BZ、．．．IA－IV，共256列）。
行号以数字标注，从1一直到65536。
每个工作表都有一个工作表标签作为标识该工作表的名字。
默认的工作表标签名为sheet1,sheet2,sheet3,．．．并显示在工作簿窗口的左下角。
单击某工作表标签名可以激活它成为当前工作表，当前工作表的工作表标签名背景为白色。
（3）单元格
单元格是工作表中每行、列交叉处的小格。
以行、列名作标识名如：
A4。
当前被选取的单元格称活动单元格（又称单元格指针，用粗线框表示）。
图7-1-1中的单元格A1为活动单元格。
Excel中只有活动单元格才能进行输入和编辑。
2．编辑栏
编辑栏的左部为名字框，显示活动单元格的名称。
编辑栏的右部为编辑区，它可以编辑活动单元格的内容，在编辑区中单击时，编辑栏中部会出现３个按钮，如图7-1-2所示。
图7-1-2编辑区按钮
各按钮含义如下：
（1）取消：
放弃对活动单元格的编辑操作。
（2）输入确认：
输入完毕后，确认并保存该单元格的内容。
（3）编辑公式：
输入公式时可用此按钮。
编辑栏还有一个非常重要的作用就是：
看一个单元格里面真正的内容就是选中它后看编辑栏里的内容。
有时活动单元格显示的内容是公式计算的结果或是前一格显示不下的内容。
3．鼠标指针
鼠标指针在不同的区域会显示不同形状，代表不用的功能。
具体可参考“帮助”。
4．帮助
Excel2003提供了完善的联机帮助系统。
用户可通过二种方法获得帮助信息，一种是通过主菜单的“帮助”菜单，另一种是通过Office助手。
它们的用法和Word2003基本相同。
7.2工作簿的使用
1、工作簿的新建、打开和保存
工作簿是保存工作表数据的文件（扩展名为.xls）。
工作表建立在工作簿之上，单元格存在于工作表中。
因此，要进行电子表格的生成和处理，首先要创建和打开工作簿文件。
具体操作和Word类似。
（１）．创建工作簿文件
启动Excel后，会自动创建一个新的工作簿文件，名为Book1，该工作簿中的第一张工作表显示在屏幕上。
若要创建另一工作簿可以在“文件”菜单中选“新建”命令（或用常用工具栏中对应按钮）。
（２）．打开工作簿文件
选“文件”菜单，单击“打开”命令（或用常用工具栏中对应按钮），就会弹出“打开”对话框如图7-2-1所示：
图7-2-1“打开”对话框
然后，在“查找范围”中选定相应的文件夹，单击要打开的工作簿文件，再单击“打开”按钮即可。
（３）．保存工作簿文件
单击工具栏中的“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令可以实现保存操作。
在操作中要注意随时保存，防止由于突然断电或死机而前功尽弃。
在“文件”菜单中还有一“另存为”选项。
前面已打开的工作簿，如果是已经保存过的文件，再使用“保存”命令时就不会弹出“保存”对话框，而是直接保存到相应的文件中。
但有时我们要把当前工作做一备份，或者不想改动当前的文件，要把所做的修改保存在另外的文件中，这时就要用到“另存为”选项了。
打开“文件”菜单，单击“另存为”命令，弹出“另存为”对话框如图7-2-2所示：
图7-2-2“另存为”对话框
这个对话框同我们前面见到的一般的保存对话框是相同的，同样如果想把文件保存到某个文件夹中，单击“保存位置”下拉列表框，从中选择相应文件夹，进入对应的文件夹，在“文件名”中键入文件名，单击“保存”按钮，这个文件就保存到指定的文件夹中了。
7.3数据的输入
我们在建立表格之前，应该先把表格的大概模样考虑清楚，比如表头有什么内容，标题列是什么内容等，因此在用Excel建立一个表格的时候开始是建立一个表头，然后就是确定表的行标题和列标题的位置，最后才是填入表的数据。
在工作表中有两类数据：
一类是常量，可以是数字形式，如数字、日期、时间、货币形式、百分比等；也可以是文字形式，包括中英文、字符串等。
另一类是公式，由一串数值、单元格、函数及运算符等组成。
对于文字和数字，只要选定单元格后，就可以直接输入。
输入时编辑栏中将同时显示所输入的内容，可以在编辑栏中编辑输入的内容。
确认输入可以按“确认”按钮（√）；也可键入Enter键（即回车键）；也可用鼠标单击其他单元格，或用方向键移动单元格等。
１．输入数值
默认是右对齐。
当数值长度超过单元格宽度时，在单元格中显示为科学计数法如2.4E+12。
还显示不下时以一串“＃”表示，但编辑区中仍保持原来输入的内容。
２．输入日期和时间
日期输入时以左斜杠（／）和连字符（－）作为分隔符；时间以冒号（：
）为分隔符。
如输入１２小时制的时间，应加上AM或PM，如8:
00AM，字母和数字间须有一空格。
在一单元格内可同时输入时期与时间，但中间要有一空格。
３．输入文字
默认左对齐，一个单元格最多可输入32000个字符。
数字作字符时应在前加上单引号“’”（英文状态下）。
如：
’09870。
4．自定义序列和填充柄
（1）使用填充柄进行数据的自动填充
输入的时候要注意合理地利用自动填充功能，先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。
填充还有许多其它的用法：
例如，输入一个7-11，回车，它就自动变成了一个日期，向下填充，日期会按照顺序变化。
如图7-3-1所示。
图7-3-1填充的实现
（2）自定义填充序列
自定义填充序列是一组数据，可按重复方式填充序列。
通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义填充序列。
建立自定义填充序列的操作步骤如下：
●选择“工具”菜单中的“选项”命令，将弹出“选项”对话框。
（如图7-3-2所示）
●在“选项”对话框中，再选择“自定义序列”选项卡。
选择“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。
要注意的是，在输入每个元素后，必须要按回车键。
整个序列输完后，要单击“添加”。
图7-3-2自定义序列选项卡设置
●如果序列的元素本已在工作表中输好，则要先选定工作表中相应的数据区域，再选择“工具”菜单中“选项”命令及“自定义序列”选项卡，单击“导入”按钮即可。
使用自定义序列的方法：
在单元格中先输入序列中任一元素，然后通过拖动填充柄来产生相应的序列。
5．自定义下拉列表输入
如果在使用Excel的过程中，需要输入有限选择项的数据，如性别、职称、学历等数据，可以使用自定义下拉列表框来提高数据输入的速度和准确性以方便用户。
下面以输入公司员工人事信息表中的职务为例介绍利用下拉列表框输入数据，具体操作步骤如下：
步骤1：
选择需要输入职务数据列中的所有单元格。
步骤2：
选择“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，选择“设置”选项卡，如图7-3-3所示。
图7-3-3使用“有效性”设置下拉列表框
步骤3：
在“允许”下拉列表框中选“序列”选项。
步骤4：
在“来源”框中输入各职务名称，各职务间以英文格式的逗号分隔。
步骤5：
单击“确定”按钮，关闭“数据有效性”对话框。
步骤6：
返回工作表中，选择需要输入职务列的任何一个单元格，在其右边显示一个下拉箭头，单击此箭头将出现一个下拉列表，从而可选择输入相应的职务。
如图7-3-4所示。
图7-3-4自定义下拉列表的使用
6．一些数据的输入技巧
●输入分数：
在输入的分数前加上一个“0”和一个空格。
●输入负数：
除了直接输入负号和数字外，也可以使用括号来完成。
如，要输入－80，可以在单元格中输入“（80）”来完成。
●输入文本类型的数字：
在输入的数据前面加上单引号。
●输入大写中文数字：
除直接输入之外，还可以：
右击输好阿拉伯数字的单元格，从弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，在打开的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，再在“分类”列表框中选择“特殊”选项，最后在“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项即可。
7.4编辑工作表
7.4.1选定操作区域
（1）．选定单个单元格：
单击该单元格即可。
（2）．选定连续多个单元格（即一个区域）
用左上角单元格和右下角单元格名称来表示，中间用冒号（：
）分割，如A1:
C4表示由A1作为左上角，C4作为右下角的１２个单元格。
选取方法是：
方法一：
先选取该区域左上角单元格，再按住鼠标往右下角拖动，直至该区域右下角单元格，最后放开鼠标。
被选取的区域，以反向显示（黑底白字），但活动单元格仍为白底色。
方法二：
先选取区域左上角单元格，然后按下Shift键不要放开，再选中右下角单元格，最后放开Shift键。
（3）．选定不连续多个单元格
首先选取一个区域，再按下Ctrl键不放，继续选取其他区域。
（4）．选定整行／整列
单击行标／列标即可。
多行多列的选择和上面相同，但记住是在行标／列标上操作。
（5）．选定整个表格：
单击工作表左上角的“全选框”。
7.4.2修改、插入、删除和查找替换操作
1．修改数据
选定要修改的单元格，然后重新输入新的数据即可。
若数据较长且只需改一部分内容，可先进入编辑状态（先选定单元格，再单击编辑栏、或双击单元格），然后移动光标进行修改，完成后确认输入。
2．插入
插入是在当前行（列）的上（左）面插入。
插入多行（列）只要选多行（列）。
方法一：
单击行（列）中任一单元格、选择“插入”菜单中的“行”（“列”）。
方法二：
右键单击左边的行标选中一行，然后从打开的菜单中选择“插入”命令，就可以在选中的行上面插入一个行了。
插入列和插入行差不多，选中一列，从右键菜单中选择插入，就可以在当前列的前面插入一列。
3．删除
（1）删除行、列或单元格
选中要删除的行、列或单元格，再选择“编辑”菜单（或右击出现的快捷菜单）中的“删除”命令，即可删除行和列，对于单元格会出现“删除”对话框，如图4-3-2所示。
根据要求选一种方式即可。
（2）清除
清除只是抹去单元格或区域的内容，而单元格本身没被挖空，这是和删除不同的地方。
操作方法是：
选中要清除的单元格或区域，再选择“编辑”菜单的“清除”子菜单中的四个命令（全部、格式、内容、批注）中一个即可。
若只是清除内容也可按Delete键或单击右键在快捷菜单中选清除。
4．查找和替换操作
查找和替换操作和Word类似，但Excel中的功能要简单一点，如不能带格式操作。
7.4.3移动、复制和填充操作
（１）．数据的移动
选中要移动的单元格，把鼠标移动到选区的边框上，鼠标变成左上箭头的形状，按下左键拖动，会看到一个虚框，这就表示我们移动的单元格到达的位置，在合适的位置松开左键，单元格就移动过来了。
如果单元格要移动的距离比较长，超过了一屏，这样拖动起来就很不方便了，这时我们可以使用剪切的功能：
选中要移动的部分，单击工具栏上的“剪切”按钮，剪切的部分就被虚线包围了，选中要移动到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮，单元格的内容就移动过来了。
（２）．数据的复制
复制单元格的方法：
选中要复制内容的单元格，单击工具栏上的“复制”按钮，然后选中要复制到的目标单元格，单击工具栏上的“粘贴”按钮就可以了。
另外，也可用按住Ctrl键，然后拖动选区边框到新位置，再先放Ctrl键后放鼠标的方法来实现复制。
（３）．数据的填充
填充指的是将数据复制到相邻的单元格中。
操作方法是：
先输入一个，然后把鼠标放到单元格右下角的方块（称填充柄）上，看鼠标变成一个黑色的十字时就按下左键向下拖动，到一定的数目就可以了。
7.4.5对整个工作表的操作——工作簿管理
在Excel工作中，根据实际需要有时工作簿默认打开的工作表不够用要自己添加工作表，有时要删除、改名、复制、移动工作簿中的工作表等。
１．选择工作表
选择一个工作表只要用鼠标单击要选的工作表标签名（在工作表的左下角）即可。
如图7-4-1所示选中的是“题目”工作表（工作表表签名背景变为白色表示选中）。
图7-4-1选择一个工作表
选择多个工作表要先按住Ctrl，再用鼠标不断去单击要选的工作表标签名。
如图7-4-2所示的是同时选中“题目”、“题目描述”和sheet2工作表。
图7-4-2选择多个工作表
另外，如要选多个连在一起的工作表也可以先选中第一个工作表，再按住Shift键，单击最后一个工作表标签名。
２．工作表的改名
可以双击工作表的标签名，被选中的工作表名背景成黑色，再输入新的工作表名即可。
我们还可以右键单击要更改名称的工作表标签，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，然后在标签处输入新的工作表名；还可以先选中要重命名的工作表，打开“格式”菜单的“工作表”子菜单，选择“重命名”命令，也同样可以改变当前工作表的名称。
３．移动工作表
在要移动的表的标签上按下鼠标左键，然后拖动鼠标，在我们拖动鼠标的同时可以看到鼠标的箭头上多了一个文档的标记，同时在标签栏中有一个黑色的三角指示着工作表拖到的位置，在想要到达的位置松开鼠标左键，我们就把工作表的位置改变了。
如图：
7-4-3左边所示。
图7-4-3鼠标法移动和复制工作表
我们还可以右键单击要移动的工作表标签（或选“编辑”菜单），在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，然后在弹出的对话框（如图7-4-4所示）中选择插入移动工作表的位置。
不要选中左下角的“建立副本”。
图7-4-4菜单法移动和复制工作表
４．复制工作表
复制工作表和移动工作表是相类似，用鼠标拖动要复制的工作表的标签，同时按下Ctrl键，此时，鼠标上的文档标记会增加一个小的加号，现在拖动鼠标到要增加新工作表的地方，我们就把选中的工作表制作了一个副本。
我们还可以右键单击要复制的工作表标签（或选“编辑”菜单），在弹出的菜单中选择“移动或复制工作表”命令，然后在弹出的对话框（如图7-4-4所示）中选择插入复制工作表的位置。
要选中左下角的“建立副本”。
５．添加工作表
或者称插入工作表或新建工作表，我们可以直接打开“插入”菜单，选择“工作表”命令，就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表，而且会自动把新建的工作表设置为当前工作表。
６．删除工作表
选中要删除的工作表，打开编辑菜单，选择“删除工作表”项，我们就可以把当前编辑的工作表删除了。
第8章格式化工作表
格式设置的目的是使表格更加规范，看起来更有条理、更清楚。
格式化操作时若能用格式工具栏，就单击格式工具栏的相应按钮来实现，不然就选“格式”菜单中的相应命令或单击右键选快捷菜单中的相应命令来实现操作。
下面我们来具体介绍。
8.1基本格式化操作
1．设置字体、字形、字号、颜色
设置字体、字形、字号、颜色的方法是：
单击格式工具栏中相应按钮或用下面方法：
（１）选定要设置的单元格或区域。
（２）选择“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。
（３）单击该对话框中“字体”选项卡，在此卡片中选择你需要的字体、字形、字号和颜色等，最后按“确定”按钮。
如图8-1-1
图8-1-1字体设置对话框
2．设置数字显示格式
与上面方法类似，单击格式工具相应按钮或选择“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡进行设置，如图8-1-2所示。
内容包括：
设置货币格式、设置日期格式、设置时间格式、设置分数格式、设置数值格式和自定义格式等。
图8-1-2数字格式设置对话框
3．设置对齐方式
在“单元格格式”对话框中，“对齐”选项卡用于控制单元格数据对齐方式，如图8-1-3所示。
图8-1-3对齐格式对话框
（１）对齐方式可分为水平对齐和垂直对齐。
水平对齐方式有：
常规、左（缩进）、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列对齐、分散对齐等。
垂直对齐方式可分为：
靠上、靠下、居中、分散对齐等。
（２）“合并单元格”用于实现多个单元格的合并，以满足报表中某些格子加长或加宽的要求，如图8-1-4所示。
图中，A1至E1的5格单元格并成了一格。
实现合并的方法是：
先选定要合并的单元格，然后在“对齐”选项卡中的“文本控制”部分（左下角），单击“合并单元格”选项（使该选项左首出现一对钩），最后单击“确定”按钮。
（３）旋转单元格数据
利用“对齐”选项卡中右部的“方向”控制选项，可以实现单元格数据在-90О至＋90O之间任意角度旋转显示。
如图8-1-4所示，A3单元格的“学号”就是以-45O显示。
图8-1-4单元格合并与旋转显示数据
4．设置边框和图案
（１）．边框
设置边框的方法是：
⏹选择要加边框的区域；
⏹选择“格式”菜单中的“单元格”，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡；
⏹在该选项卡的右部“线条”栏中，选择边框的线条样式和颜色；
⏹在该选项卡的左部“预置”栏选边框形式：
无、外框或内部。
如图8-1-5（左）所示。
（２）．图案
设置图案的方法和上面类同，如图8-1-5（右）所示。
图8-1-5单元格格式边框（左）和图案（右）
5．改变行高、列宽
（１）．改变行高
方法一：
移动鼠标到要调整行高的该行的行号底边框线处，此时鼠标指针变成带上下箭头的十字形状，然后拖动鼠标到合适的高度为止。
方法二：
适用于精确改变。
选定行后，选择“格式”菜单中的“行”子菜单中的“行高”，再输入新的行高值，然后按“确定”按钮。
（２）．改变列宽
和改变行高完全类似。
注意，单元格的高度和宽度，只能整行和整列地改变。
8.2其他格式化操作
1．保护工作表、工作簿
有时我们自己制作的表格不希望别人进行修改，这时我们就要对工作表进行保护。
保护后，只有知道密码的人才能解除保护，修改数据。
（１）．单元格的锁定与隐藏
默认情况下整张表格是加了锁定的，但没隐藏。
所以要对某指定区域加锁定应该先选中整张表撤消原有的锁定，然后再选中要加锁定的区域加上锁定。
方法是打开“单元格格式”对话框选保护选项卡进行设置，如图8-2-1（左）所示。
隐藏操作则只要选中要操作的区域，再选隐藏选项即可。
注意：
无论是“锁定”或是“隐藏”，最后一步必须是通过“保护工作表”命令来实现，否则锁定和隐藏不起作用。
这可参见图8-2-1中的文字说明。
（２）．保护工作表
⏹选择要保护的工作表。
⏹选择“工具”菜单中“保护”，屏幕上弹出“保护”子菜单。
选择“保护工作表”选项，出现“保护工作表”如图图8-2-1（右）。
⏹如要设置口令，则在“密码”框中输入，接着在弹出的“确认口令”对话框中把刚才的口令重新输入一遍。
图8-2-1保护工作表对话框
若要修改，就打开“工具”菜单的“保护”子菜单，单击“撤消工作表保护”命令，会弹出“撤消工作表保护”对话框，输入密码，单击“确定”按钮就可以继续修改工作表了。
这是对工作表的保护，还可以设置工作簿的保护，设置方法同工作表的保护基本相同，只是要选择“工具”菜单下“保护”子菜单中的“保护工作簿”命令。
2．单元格格式的复制和删除
选中要复制格式的单元格，单击工具栏上的“格式刷”按钮
，然后在要复制到的单元格上单击，鼠标变成
时，就可以把格式复制过来了。
选中要删除格式的单元格，打开“编辑”菜单，单击“清除”项，选择子菜单中的“格式”命令，单击选中的单元格就变成了默认的样子了。
3．自动套用格式
有时，为了节省时间，我们可以利用Excel预定义的格式，方法是：
首先选定表格中任意一个单元格，然后选择“格式”菜单中的“自动套用格式”菜单项，在“自动套用格式”对话框中，选择自己喜爱的样式即可。
4．单元格的批注操作
批注相当于注释，可以为单元格添加注释，有助于他人理解和使用表格。
还可以对表格中的数据作出评论。
打开我们建立的表格，选中这个单元格，打开“插入”菜单，单击“批注”命令，出现一个类似文本框的输入框，在这里输入提示的信息，然后单击工作表中的任意位置，在这个单元格中就出现了一个红色的箭头，把鼠标移动到这个单元格上，刚才我们看到的那个批注的提示框就出现了（如图8-2-2所示）。
图8-2-2批注的使用
插入的批注也可以修改：
在单元格中单击右键，从弹出的菜单中选择“编辑批注”命令，批注的输入框出现了，这样就可以对批注进行修改了；删除批注也很简单：
在单元格中单击右键，单击菜单中的“删除批注”命令就可以了。
一般来说批注都是显示提示性的信息。
5.条件格式
所谓条件格式，是指单元格中的数据满足了某一指定条件后，才使用某个指定的显示格式。
设置条件格式的方法是：
首先选定要设置条件格式的单元格区域，然后选择主菜单“格式”中的“条件格式”命令，此时，出现“条件格式”对话框，如图8-2-3所示。
你可在“条件１”几个选择框中输入测试条件，按“格式．．．”按钮进行格式化。
若要输多个条件则按“添加（A）>>”按钮再输，最多可输三个条件。
图8-2-3条件格式对话框
8.3样式和模板
1.样式
虽然使用格式的复制功能可以很方便地将某个单元格所包含的格式应用到其他单元格或区域中，但要对这些应用相同格式的单元格和区域实行集中的格式营理却并不容易。
如果使用Excel的“样式”功能，则可以很方便地对格式的修改和应用进行统一管理。
（1）.样式的设置
在菜单栏上依次单击“格式”——“样式”，打开“样式”对话，如图8-3-1所示。
在“样式名”列表框中显示的是当前选定单元格或区域中所应用的样式名称，在默认情况下，工作表中的所有单元格均应用了名为“常规”的格式样式。
一个完整的样式包括6种格式类型，分别为数字、对齐、字体、边框、图案和保护。
对应于“样式”对话框中的6个复选框，这6种格式类型也正是“单元格格式”对话框中的6个选项卡所对应的格式设置类型。
在各复选框的右侧，分别显示了当前所应用样式的具体格式设置内容，例如图8-3-1所
图8-3-1样式对话框和单元格格式对话框
示的“常规”样式中，数字格式为“G/通用格式”、对齐方式为“常规，垂直居中对齐”
等。
用户可单击“修改”按钮，在弹出的“单元格格式”对话框中对当前样式的具体格式进行修改
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