部门职责说明书-总经理办公室(调整).doc

部门职责说明书-总经理办公室(调整).doc

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深圳市燃气集团有限公司 部门职责说明书

深圳燃气集团有限公司

部门职责

深圳燃气集团有限公司

部门职责说明书

文件编号

部门名称

总经理办公室

部门编号

岗位编制

18人

直接领导

总经理

平行部门

发展部，人力资源部，财务部……

下属部门

秘书组、行政组、企管组、服务承诺组、服务管理组、信息中心

部门定义

总经理办公室是集团公司的行政管理中心、信息中心、合同归口管理部门、固定资产实物归口管理单位和规章制度归口管理单位，同时作为集团公司优质服务委员会的常设机构负责集团公司服务管理工作。

具体功能描述

战略管理

计划预算

1.参与公司战略规划的制订和调整工作，负责编制战略规划中关于管理信息系统发展规划。

2.参与集团公司年度经营计划编制工作，负责集团信息系统软硬件的投资计划和预算工作，负责本部门的年度工作计划的制订，负责本部门年度费用预算编制，负责组织集团各级部门办公费用的年度办公费用的预算编制工作。

3.负责集团信息系统软硬件投资计划和预算的执行、调整和总结，本部门的年度工作计划和预算的执行、调整和总结，负责集团公司各级部门的年度办公费用的执行和调整控制，并向绩效考核小组提供相关考核数据。

4.负责集团公司年度经营计划的跟踪、督促落实和定期汇总，并审核集团季度奖金的发放。

市场营销

1、营销传播

1.负责集团公司统一对外宣传报导和广告等工作。

2.负责与相关媒体的联络和协调工作。

3.负责与国家、省、市各种协会、学会的联络工作。

2、服务管理

1、负责集团公司服务管理工作方针、政策、制度及办法的调研、拟订和完善。

2、负责集团公司二级机构服务管理工作的协调、检查、督促和调研。

3、负责集团公司优质服务管理委员会和优质服务管理办公室日常工作的组织落实。

4、负责集团公司优质服务季度检查和日常检查的组织实施。

5、负责集团公司社会服务承诺办公室的日常管理，受理和处理各种业务投诉。

运营管理

1、行政管理

1.负责集团公司二级机构行政协调工作，检查、督促、落实集团公司的决定、决议、计划和领导交二级机构办理的工作等。

2.负责集团公司行政印章、行政介绍信、函、证明的管理，申请刻制、注销和监督管理集团公司及各部门的印章。

3.负责集团公司内外文、电的收发、登记、呈批、批转、传递、催办、清理、立卷、归档等文书工作。

4.负责集团公司行政会议的会务工作，并做好会议记录；负责撰写集团公司大事记。

5.负责集团公司内部的行政、文秘档案管理及指导下属企业的行政、文秘档案工作。

2、规章制度归口管理

1.负责集团公司规章制度和流程的归口管理工作，统一遍号、统一格式、动态更新，并负责对新建制度和修订后制度的宣讲工作。

2.负责指导二级机构的制度化管理工作。

3.负责集团各级部门提出的规章制度修订申请的集中管理，定期组织对集团公司现行规章制度和流程的制订情况检查、适用性评估工作，向总经理办公会议提交修订建议报告并根据总经理办公会议的决定组织相关的修订工作

4.负责草拟集团公司的各类文稿，修改、核对、核签以集团公司名义上报下发的各类文件。

5.协助人力资源部编制《员工手册》。

3、合同管理

1.负责集团公司本部工商营业执照、企业代码证的申办、变更、年审和管理工作。

指导、监督下属公司工商营业执照、企业代码证的申办、变更、年审。

2.负责集团公司行政印章、行政介绍信、函、证明的管理，监督集团公司及各部门印章的使用。

3.负责集团公司各类合同的审核、监督、跟踪和合同专用章的管理工作以及集团公司和二级机构的各类合同的法律咨询及合同纠纷的法律处理工作。

负责集团公司常年法律顾问的聘请和管理工作。

4、信息管理

1.拟订和组织实施集团公司信息系统（包括广域网及互联网）的发展规划。

2.编制和监督实施集团公司信息系统的相关规范、技术条例及指引。

3.负责集团公司办公自动化平台的规划、开发建设和运作。

4.负责对集团公司所有的办公自动化系统设备进行统一计划、统一调配、统一管理，确保资源的高效利用。

5.确保集团公司数据服务中心及后备数据服务中心系统的正常、高效地不间断运行；并负责数据服务中心的规划及建设工作，确保数据服务中心能满足集团公司发展的需要。

6.负责集团公司对外的信息数据交换工作，对外网站的统一建设及管理工作。

5、固定资产实物管理

1.负责集团公司固定资产的实物帐管理；负责产权报表和产权变更的呈报工作。

2.负责做好办公楼的调配工作，制定集团公司办公用房的租金标准。

3.负责集团公司办公设备的统一计划、统一调配、统一管理。

组织和人力资源管理

1.参与集团公司组织结构调整工作，负责本部门内部组织结构设置、定岗定编

2.参与集团公司各项经营指标和考核办法的制定，负责审核二级机构经营指标和考核办法的完成情况。

3.负责拟订本部门的工作标准、岗位职责和规章制度。

员工培养

1.参与新员工培训工作，负责相关制度的培训

2.负责本部门员工的岗位培训工作，就本部门员工参加外部培训需求提出申请，并根据人力资源部的培训计划安排内部工作调整

其它工作

1.负责集团公司的信访工作及保密工作。

2.负责集团公司来访客人的接待、活动安排以及重大会议、大型活动的组织工作。

3.负责安排领导节假日的值班工作。

4.负责订购集团公司机关人员因公外出以及因公来访客人的车、船、机票。

5.负责办理集团公司员工因公出国、赴港（澳）证件和公务用沙头角通行证、边境通行证等证件。

6.负责集团公司机关本部员工福利（含节日加菜费）、劳保用品、办公用品、低值易耗品、标志、标牌和报刊杂志的计划、采购、管理以及集团公司机关通讯费用补贴的发放和机要通讯工作。

7.完成领导交办的其它工作任务。

流程责任

负责流程

1.企业管理制度和流程的编制、审核、发布和修订流程

参与流程

2.战略规划流程

3.年度经营计划和预算编制与执行流程

监督流程

1、集团公司客户服务流程

2、合同管理评审流程

平行部门关系

1、集团各职能部门，各二级公司应在每月5号前将重点经营管理工作进展情况报总经理办公室，总经理办公室每月7号前将落实情况汇总，并提交经营班子参考。

2、计划财务部应在每个月的前5个工作日内，将各个部门和分子公司的经济性指标完成情况汇总，并传送给总经理办公司。

3、计划财务部应在每季后的第一个月的15-20号，将上季度的考核情况及奖金审核批表送总经理办公室审核。

编制

审核

批准

生效日期

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