超市采购业务谈判与采购合同的履行文档格式.docx
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订单这项业务由采购部的货架管理员与里手履行。
（1）单店铺货与多店铺货的选择。
单店铺货是指所采购新商品首先在超市公司某一家门店试销，其优点是经营风险小，购销过程容易控制，缺点是促销影响面小，市场对该新品接受慢；
多店铺货是指所采购新商品同时在超市公司多个门店销售，其优点是促销影响面广，有可能短期内成为公司主力商品，缺点是一旦该新品销路不佳，其占据的货架陈列位置会使公司损失一些获利机会。
单店铺货与多店铺货选择，主要取决于该新商品市场销售的预测，若前景看好，应多店铺货；
若前景不明，则先在单店试销，试销效果不佳，尽早退出，试销效果较好，再全面在各门店铺货。
（2）预铺卖场布局和陈列货架的选定。
新品引入卖场通常与促销活动相配合。
所以新品一般可陈列在卖场进口的端头货架上，并配以适当POP广告。
订单时要确定布局点和陈列货架，并确定布局点和空货架的腾出时间和上货时间。
（3）配送中心仓位预留和选定。
若所采购的新商品实行的是集中进货和配送中心统一配送，则采购业务人员在履行采购合同时，还将负责配送中心仓位预留和选定。
仓位的预留和选定，除了要考虑商品本身物理、化学属性外，还要考虑将来配送中心到门店距离的远近、装卸因素以及分拣、配货、物流加工等物流要求。
（4）供应商送货时间、数量的确定。
供应商送货时间与数量要由超市公司里手（下单员）
严格按照采购合同和连锁超市公司销售状况执行，送货时间体现的是准时和高效服务，既不
能迟送也不能早送；
送货数量体现的是经济和低成本，既不能少送，也不能多送。
送货时间与数量的确定，是连锁超市公司采购业务流程中一个重要环节，也是超市公司整个经营活动的重要基础。
在此，特别提请管理者注意以下两点：
（１）送货涉及超市公司采购部、门店、供应商、配送中心诸多单位，各单位只有密切配合，才能使多环节很好衔接，保证采购合同的顺利履行。
（２）送货有配送和直送两种方式，都有各自的优势范围。
对于不同种类，不同批量的商品，或者对于不同位置、不同距离区段的门店，选择配送还是直送的依据是公司实行何种配送体制并要以降低物流费用为标准。
超市公司应在统一配送原则下，根据物流成本的实际情况，选择那些离供应商距离区段相对近的门店和品种单一、体积大、不易装卸、无需加工和保鲜度高的商品，由供应商直接将货送到门店。
2．质量监控（供应商管理）
质量监控（供应商管理）既是采购部一项日常工作，也是保证采购合同顺利履行的重要手段。
质量监控的核心是超市连锁公司根据采购合同的主要条款，制定一系列易于操作的量化标准，保证合同的正常履行，维护超市公司的正当权益。
质量监控的主要量化标准有：
商品质量与数量；
配送能力，缺货率；
退货服务；
售后服务等。
3．付款
虽然在程序和职能上支付货款是由超市公司财务部按采购合同实施的，但在采购合同实际履行中，订货、配送、门店销售过程都存在一些不确定因素，实际订货数量、订货时间、商品价格会随之发生变化。
所以财务部支付货款的时间、数量应根据采购合同实际履行情况作必要调整，调整的依据是采购部提供的实际送货时间、送货数量与结算金额。
实践中可通过计算不同商品贡献率来确定不同商品的付款周期。
货款支付要遵循准时、准额原则。
既要避免由于工作疏忽或人情关系提前、超额付款，影响超市公司的流动资金使用；
也要避免以大压小，延期、欠额付款。
影响超市公司同供应商的合作伙伴关系。
最后，需要指出的是：
连锁超市公司商品采购管理的关键是在中央采购制度下，做好采购系统的优化（包括商品优化、价格优化、促销优化和采购人员优化）和采购系统的控制（包
括计划控制、权力制约控制、专业化分工的流程控制和制度考核控制）。
采购人员的工作要点和管理框架
一谈判
（一）定义
这是商场供应商之间的交易，供应商希望以平常的售价出售所有的产品，但超市只愿以折扣价采购高回转率的商品。
在谈判过程中，应极力为公司争取利益，做一个资深谈判高手。
用议价的获准获益，来强化价格形象及绩效。
（二）规则
1、谈判的性质
促销商品采购
新增商品采购
2、供应商分类
全国性供应商
区域性供应商
地方性供应商
（三）计划
1、会见有决定权的决策者可以节约谈判的时间
2、如何选择供应商
3、如何为供应商会而作准备：
收集资讯、设定目标（理想目标和合理目标）
（四）方法
1、培养自信心
2、收集信息
3、主动掌握整个谈判过程
4、强调合作
5、增加要求
6、对方谈判策略和应付方法
7、处理异议
8、谈判结束之后
（五）谈判的主题
1、交易条件
2、议价特价促销/端架费
3、议价新产品
4、其他
（六）成功的谈判
完善的准备
妥善原则策略
良好的态度
绩效总结
二议价
（一）定义
这是商场与供应商之间的协议、供应商希望把所有的商品以一般价格卖给我们，但是我们只要以折扣价来购买高回转的商品。
在议价中，坚持应有的利润，做一个有生意头脑的人。
（二）议价的基本原则
1、确定与供应商会面的日期
2、行为
（三）议价的两个主要项目
1、特价促销的洽商
2、端架费的议价
（四）成功的议价
1、了解商品及价格带
2、经常议价以获得最佳条件
3、议价前先做准备，以使议价成功
三、采购基本要求
（一）商品质量合适
（二）商品数量合适
（三）商品价格合适
（四）商品货源合适
（五）落单时间合适
（六）交货时间合适
四、采购管理的目标与组织
超市商品采购人员的职责划分
采购管理人员的职责
采购总部的职责有：
（1）采购组织与工作职责的制定；
（2）商品结构的制定（大组、小组、商品群、价格带、品项数、陈列米数等）；
（3）采购作业规范手册的编制与更新；
（4）拟定全国品牌采购条件、年度采购与全国性促销方案；
（5）统一订货与结算商品的处理；
（6）定期召开全国联采会议，加强地区采购部与全国采购本部、地区采购部与地区采购之间的沟通与交流；
（7）促进各分店之间的采购交流工作；
（8）采购工作的培训与稽核；
（9）协助新人开张分店的地方性商品的采购工作；
（10）协调财务部门，确保全国联采供应商“绿色通道”的执行；
（11）辅导各分店的采购工作；
（12）分析各分店商品结构，并给予各分店建议或指导；
（13）协调各分店与供应商之间的矛盾及交易条件。
◎采购部门的职责
（1）筛选合作的供应商；
（2）选择适合超市顾客群的产品；
（3）协商与供应商采购最有利的条件（包括：
质量、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、广告赞助、促销办法、订货办法、订货数量、交货期限及送货地点等）；
（4）制定最有竞争力，同时又有合理利润的售价；
（5）与各卖场做最有效的沟通，确保商品畅销；
（6）收集市场资讯，掌握市场的需要及未来的趋势；
（7）为公司创造最高的业绩及利润回报股东，并为全体员工谋求最佳的福利。
◎采购总监的职责
（1）主要职责：
①在总经理的领导授权下，直接负责采购部门的各项工作，并行使采购总监的职权；
②在公司总体经营策略指导下，制定符合当地市场需求的营运政策、客户政策、供应商政策、商品政策、价格政策、包装政策、促销政策、自有品牌政策等各项经营政策；
③在遵循公司总体经营策略下，领导采购部门达成公司的业绩及利润要求；
④给予采购人员相应的培训；
⑤保持采购本部与其他分店的密切沟通与配合。
（2）主要工作项目：
①制定及督导各项经营政策和措施的实施；
②制定并督导各部各月、季、年度各项销售指标的落实，利润及各项业务指标；
③协调各采购部门经理的工作并予以指导；
④负责各项费用支出核准，各项费用预算审定和报批落实；
⑤负责监督及检查各采购部们执行岗位工作职责和行为动作规范的情况；
⑥负责采购员工的考核工作，在授权范围内核定员工的升职、调动、任免等；
⑦定期给予采购人员相应的培训。
◎采购经理的职责
（1）对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化，并进行考核；
（2）负责本部门全体商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；
（3）负责本部门全体商品价格决定及商品价格形象的维护；
（4）制定部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；
（5）督导新商品的引入、开发特色商品及供应商；
（6）督导滞销商品的淘汰；
（7）决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司营运；
（8）负责审核每期快讯商品的所有内容；
（9）参与A类供应商的采购，为公司争取最大利益；
（10）在采购主管需要支援时予以支援；
（11）负责本部门工作计划的制订及组织实施和督导管理；
（12）负责部门的全面工作，保证日常工作的正常运作。
（13）负责执行采购总监的工作计划；
（14）负责采购人员的业务培训和管理。
采购作业人员的职责
◎采购主管的职责
（1）采购部门商品政策的执行监督；
（2）卖场商品结构的设计与搭配；
（3）商品基本售价的决定（价格底线的决定）；
（4）控制商品利润；
（5）设定与监督商品品质与新鲜度基准；
（6）维持重点商品的价格形象；
（7）指导卖场销售促进方向；
（8）督导新商品的导入；
（9）监督滞销品的淘汰；
（10）开发特色商品；
（11）决定厂商业务合作的方式；
（12）采购人员的培养与管理。
◎采购人员的职责
（1）把握预算实绩。
采购人员对于每月各店的营业额，有责任促其能达成预算实绩，并对于毛利额预算的达成，有绝对的责任；
（2）制定销售计划及采购计划。
每月的重点销售商品须有一套完整的销售计划。
为了执行销售计划，采购人员同时要拟定一份采购计划以利于执行。
如确定重点商品的预定销售价格、采购价格、采购数量、采购来源等；
（3）进行采购作业。
包括：
商品的议价；
交易条件协商；
新商品的引进及议价；
商品的配送方式；
数量决定；
（4）实施商品管理。
畅销品及滞销品的分析；
滞销品的处理；
库存状况的掌握及控制；
商品的店间移动调度；
商品配置表的制定与管理；
坏品退货监督；
订货业务的检查；
商品鲜度的监督；
商品台帐的管理；
卖场陈列展出指导；
（5）商品信息收集。
主要有：
本店商品销售信息收集；
顾客商品需求信息；
竞争店商品销售信息；
供应商商品变动信息等的收集。
采购助理人员的职责
（6）
◎采购助理的职责
（1）协助采购经理/主管开展日常工作；
（2）协助采购经理/主管外出时暂代其职务；
（3）分派采购人员及采购文员的日常工作；
（4）负责次要商品的采购；
（5）协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等；
（6）采购进度的追踪；
（7）保险、公证、索赔的督导；
（8）审核一般商品采购申请；
（9）市场调查；
（10）供应商的考核。
◎采购文员的职责
（1）请购单、验收单的登记；
（2）订购单与合约的登记；
（3）交货记录及跟踪；
（4）供应商来访的安排与接待；
（5）采购费用的统一申请与报支；
（6）进出口商品商品文件及手续之申请；
（7）电脑作业与档案管理；
（8）承办保险、公证事宜。
采购合同及其合约条款
签订
超市采购人员经常必须谈判的项目有下列诸项：
质量交货期
包装交货应配合事项
价格售后服务保证
订购量促销活动
折扣广告赞助
付款条件进货奖励
十三、谈判的策略：
（1）质量
质量的传统解释是“好”，或“优良”，对超市采购人员而言，质量的定义应是：
“符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的质量”。
故采购人员应设法了解供应商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较完善的供应商应有下列有关质量的文件：
产品规格说明书
品管合格范围
检验方法
采购人员应尽量向供应商取得以上的资料，以昝未来的交易，通常在合约或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：
市场上商品的等级
品牌
商业上常用的标准
物理或化学的规格
性能的规格
工程图
样品（卖方或买方）
以上的组合采购人员在谈判时应首先与供应商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。
对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判时应要求退货或退款。
（2）包装
包装可分为两种：
“内包装”，及“外包装”。
内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。
超市的营业中，包装通常扮演非常重要的角色。
外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。
外包装若太坚固，则供应商成本增加，价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。
设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，国内生产的产品在这方面比较差，采购人员应指导供应商在这方面改善，以利彼此的销售。
基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目时，应协商对彼此双方都有利的包装，否则不应草率订货。
对于某些商品若有销售潜力，但却无合适的包装时，采购人员应积极说服供应商制作此种包装，供超市销售。
（3）价格
除了质量与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。
超市在客户心目中的形象就是高质量低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上超市合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户购买时，就不应向该供应商采购。
在谈判之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供应商片面之词，误入圈套。
如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。
（4）订购量
在分店数较少的时候，订购量往往很难令供应商满意，所以在谈判时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致谈判陷入僵局时，应转到其他项目谈。
在没有把握决定订购数量时，采购人员不应采购供应商希望的数量，否则一旦存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金的积压及空间的浪费。
（5）折扣（让利）
折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促
销折扣、无退货折扣、季节性折扣、经销折扣等数种。
有些供应商可能会由全无折扣做为谈判的起点，有经验采购人员会引述各种形态的折扣，要求供应商让步。
（6）付款条件
付款条件与采购价格息息相关，在国内一般供应商的付款条件是月结30~60天左右，采购人员应计算对超市最有利的付款条件。
在正常情况下，付款作业是在单据齐全时，按买卖双方约定的付款条件，由电脑系统自动生成，这是超市的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三托四，延迟付款，造成供应商财务高度的困难。
（7）交货期
一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减少，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。
至于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供应商分批送货，减少库存的压力。
由于超市电脑计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供应商谈判较短的交货期，降低存货的投资。
（8）交货时应配合事项
超大型的货仓式自选商场，商品的进出量极大，若供应商无法在送货作业上与超市密切配合，将使超市的收货作业
陷于瘫痪。
超市的收货月台通常可容纳十几辆货车，故收货部门有专人按日期及时段安排供应商交货的时间。
采购人员在谈判时，必须很明确将此一作业方式向供应商说明清楚，并要求供应商承诺，否则日后一旦供应商无法实现时，彼此的合作关系将大打折扣。
（9）售后服务保证
对于需要售后服务的商品，例如：
家用产品、事务机器、电脑、手表、照相机等，采购人员最好在谈判时要求供应商在商品包装内提供该项商品售后服务维修的单位名单（包括电话与地址）之保证单，以使客户日后发现他所购买的商品须要维修时，能直接与附近商店联络，免得超市卖场人员疲于应付维修的问题。
（10）促销活动
快讯是超市的一大武器，此一促销利器在全世界各地都无往不利，但这全赖采购人员选择的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门。
在政策上，通常超市会在促销活动之前一两
周停止正常订单的动作，而刻意多订购促销特价的商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。
在促销商品的价格谈判中，采购人员必须了解一般供应商的行销费用预算通常占营业额的10~25%，供应商不难由此预算拨出一部分作为促销之用，比较常用的方法是多给相同商品
的免费赠品，例如买一打赠三瓶。
（11）广告赞助
为增加超市的利润，采购人员应积极与供应商谈判争取更多的广告赞助，超市所指的广告赞助，有下列几项：
快讯的广告赞助。
停车场看板的广告赞助。
购物车广告板的广告赞助。
卖场标示牌的广告赞助。
端架的广告赞助。
其中以第一项“快讯的广告赞助”为最大。
由于快讯的印刷及邮寄成本很高，依国外量贩店之经验，约80%之成本系由供应商来支付，采购人员应要求供应商赞助此种费用，许多省每年商业广告费高达40亿人民币，供应商通常都愿意由其广告预算中拨出一部分作为超市的广告赞助。
（12）进货奖励
进货奖励与数量折扣是有区别的。
进货奖励是指一段时间达成一定的进货金额，供应商给予的奖励，这是家电业及某些行业惯用的行销方式，而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时所给的折扣。
采购人员开业要求供应商在实现一定采购量后给予进货金额1~10%的进货奖励（以月、季、或年度计算），供应商因业绩之需要完全有可能提供此种奖励。
此种奖励对超市之
利润提升有益。
有些商品可能供应商因种种原因不愿以较低的价格供应时，采购人员为增加利润，应积极与供应商谈判要求更高的进货奖励，但切忌为了争取奖励，而增加不切实际的采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必须打折出售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。
采购谈判本身是很复杂的，因为谈判对象、供应商规模、谈判项目都不同，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在谈判中将不难一一克服。
经验、机智、与毅力都是采购人员在谈判中所须要的。
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