新版行政管理制度汇编.docx
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新版行政管理制度汇编
行政管理制度汇编
受控状态
分发号
版本2014第1版
编制综合办公室
审核
审批
文件编号：
HTY/XZ-WJ-012014-4-2发布实施
文件版本、更改清单
版本
修改页码及条款
修改人
审核人
批准人
修改日期
备注
第一章总则
第一条为完善集团公司的行政管理机制，加强集团公司的规范化管理，提高集团公司的行政管理水平和工作效率，使集团公司各项工作有章可循、照章办事。
根据国家有关法律、法规及公司章程的规定，特制订及汇编本行政管理制度体系。
第二条目的：
加强集团制度建设，健全管理体系。
第三条适用范围：
全集团各办、部、中心，全资及控股子公司。
第四条适用时间：
从发布之日起。
第五条制度建设的负责部门：
集团综合办公室。
第六条制度审批：
集团总裁办公会讨论通过，报集团董事长兼总裁审批。
第七条制度解释：
对于制度实施过程中因产生争议而需要作出解释的，解释权归于集团综合办公室。
第八条制度修改：
由集团综合办公室会同相关职能部门共同进行。
第九条员工必须维护公司纪律，对任何违反公司章程和各项规章制度的行为，都要予以追究。
第二章日常管理制度
第十条职员必须遵守公司颁布的各项规章制度。
上班时佩戴工卡，仪表应保持整洁、大方、得体，男职员不可留长发。
女职员不可穿短裤、无袖装、超短裙。
上班期间不准穿拖鞋、打赤膊。
第十一条重大活动及重要会谈，男士必须着西装、戴领带，女士穿套装。
第十二条按时上下班，不得迟到早退。
办公时间职员应坚守工作岗位，不得擅自离岗。
因公外出需填写人员外出中离单，报部门领导审批。
第十三条员工因事请假必须填写请假单，由所在部门的经理签署意见，并安排好工作才可离开工作岗位，同时请假单交门卫备案。
员工因病或突发事情来不及提前书面请假，可电话请假，但应在事后一天内补办请假手续，否则视为旷工。
第十四条保持清洁、良好的办公环境，办公用品摆放整齐，各种资料存放有序，工作期间不得闲聊、高声喧哗，起身离座时把椅子归整。
第十五条严禁利用公司电脑炒股、聊天和游戏，不得利用公司电话及复印机等办公用品处理私人事务。
第三章品牌管理制度
第十六条在董事会的领导下，集团公司企划宣传部负责开展品牌管理工作。
一、负责组织制订和执行集团公司品牌战略；
二、负责集团公司品牌推广、宣传工作的实施，加强与各媒体机构的联络和接待；
三、负责集团公司所有的对外宣传工作，包括发布消息、刊发广告、组织安排采访等工作；与电视台、电台、报刊杂志、网络等新闻媒体、广告公司等建立良好的沟通渠道，保持经常性的沟通，建立长期合作关系，保障宣传工作正常、顺利的展开。
四、负责组织开展集团公司的品牌形象设计和策划工作，包括公司标识、整体形象（公司VI手册）等的设计工作等。
第十七条集团企划宣传部负责集团统一品牌的规划、设计、管理和维护，并参与、指导和监督各全资及控股子公司的品牌规划、设计，以及宣传品的印刷和出版工作。
第十八条各全资及控股子公司办公室负责所在公司的品牌规划、设计、管理和维护。
第十九条各全资及控股子公司品牌要与集团统一品牌具有内在的一致性，不能违背集团统一品牌的基本理念。
第二十条各全资及控股子公司举办推广自身品牌的相关公关活动，事前须将详细的方案报送集团企划宣传部，经审核通过报总裁审批后执行。
在执行过程中，集团企划宣传部应给予必要的支持。
第二十一条各全资及控股子公司进行产品品牌形象设计，在保证产品品牌个性化的同时，必须依照品牌管理制度和VI手册的具体规定，保证呈现一致的红太阳品牌形象。
红太阳标志及商标是不可商讨、不许修改的。
第二十二条积极加强内部媒体宣传，强化内部员工的品牌意识。
在员工培训中，集团企划宣传部和各全资及控股子公司办公室，要加强与公司人力资源部的合作，在培训议程中加入品牌相关内容，做好对员工的品牌知识、意识的普及工作，加大对品牌知识和公司品牌理念的宣传力度，强化员工品牌意识。
第二十三条集团企划宣传部和各全资及控股子公司办公室负责组织开展公司品牌建设宣传工作相关资料的整理、备案、归档工作，负责对各部门上报的宣传资料的审核。
第二十四条集团企划宣传部负责公司新闻危机事件的公关处理工作，所涉及的全资及控股子公司办公室配合；在处理过程中与媒体做好沟通，以尽量缩小影响范围，控制事态的进展，避免进一步恶化。
第二十五条集团企划宣传部承担品牌研究职责。
包括收集与品牌相关的外部信息，包括定期进行市场相关数据的收集与汇总，以利于随后的品牌评估与分析；负责与品牌相关的调研工作，组织各种类型与品牌相关的市场调研，为品牌资产的建立以及品牌管理提供直接资料与数据。
第四章信息报告管理制度
第二十六条目的：
为规范集团内部信息沟通，形成高效的信息沟通机制,从而提高管理效率。
第二十七条职责：
集团综合办公室负责整个集团的信息管理工作。
第二十八条新闻信息报告工作细则
一、集团综合办公室负责定期收集各全资及控股子公司和集团总部各职能部门的工作动态和重要信息，并将信息进行汇总和整理。
二、各全资及控股子公司办公室和集团各职能部门负责收集所在公司及部门的上周工作动态和重要信息，汇总整理后每周一报送集团综合办公室。
三、集团综合办公室负责制定信息简报管理制度，每周编制集团信息简报《每周讯》，下发到全资及控股子公司和集团总部各职能部门。
四、经集团分管领导审核批准后，集团综合办公室筛选信息在公司网上发布。
第二十九条工作事项信息报告工作细则
一、集团各职能部门和各全资及控股子公司主要负责人因公出省出差三天及以上，提前两天向集团董事长请示报告。
因公、因私出国提前20天向集团董事长请示报告。
二、法院批准立案诉讼标的在100万元及以上的案件，发生之日向集团法务部报告。
三、单位银行账号被法案查封，银行还贷出现逾期，发生1小时内向集团财务部分管领导报告。
四、生产安全环保严重事故，发生1小时内向集团安全环
保部报告。
五、因单位的各类纠纷引发的民工、职工和社会人员的上访、
斗殴等群发性重大事件，1小时内向集团综合办公室领导报告。
六、单位或单位主要负责人的违法违纪行为情况，发现之日向集团法务部报告。
七、省、部级及以上的领导和重要外宾到集团和全资及控股子司视察、访问等活动，提前三天向集团董事长报告。
八、各类新闻媒体上涉及到集团各单位的重大负面报道，发现2小时内向集团企划宣传部报告。
第三十条工作事项报告的要求
一、实行直接报告制度。
非紧急情况可直接报告集团综合办公室，由综合办公室负责及时上报董事长或相关分管领导。
特急情况可直接向董事长报告。
二、凡各单位需要报告的重大事项，由所在单位主要责任人签发后，可以通过电话、传真或电子邮件报告，在上班时间外，直接报告集团相关责能分管部门领导。
三、各类重大事项，必须按规定的时间要求报告，因故来不及报送详细情况的，可先进行初报，然后根据事态进展和处理情况，随时进行续报。
四、集团有关领导对需要办理的重大事项报告，在3个工作日内要做出办理和批复。
对突发重大事件和事故等应急报告要特事特办，急事急办，不得延误处理。
五、重大事项在按照领导的批复意见办结后，各有关单位要把办理情况向集团及时汇报反馈。
第五章印章管理制度
第三十一条印章刻制及启用：
各全资及控股子公司刻制及启用印章，必须经集团综合办公室核准，并由集团综合办公室统一负责办理刻制及启用事宜。
第三十二条领取：
印章保管人员根据本规定从集团综合办公室领取需自己保管的印章并签收备案。
第三十三条印章保管人要以高度的责任感和职业道德、法律意识来保管好公司各类印章。
公司的行政印章、合同章由各公司、部门综合办公室专人保管；财务专用章由财务部专人保管，印章保管部门负责人为第一责任人。
第三十四条公司有关部门或个人需要加盖公司行政印章，先由申请人填写“用印申请表”交部门负责人签署意见，经主管领导批准方可用印。
第三十五条合同专用章的使用，按合同审批程序办理。
第三十六条财务专用章使用时由使用人填写“用印申请表”，报财务部经理审批使用。
第三十七条凡涉及财产抵押、财产产权、贷款、借款、担保的法定代表人委托书、法人代表证明书，须董事长审签后，方可用章；
第三十八条各部门内部需使用部门印章时，由使用人填写“用印申请表”后，交部门负责人审批使用。
第三十九条任何部门或个人一般不得在空白介绍信和空白纸张上盖章。
确因工作需要，需携带盖有印章的空白介绍信、文件、合同等外出时，携带人应按规定程序办理审批手续，并完整填写“用印申请表”；办事完毕后，将使用情况汇报并将未使用的介绍信、文件、合同等如数交回。
第四十条用章前印章管理人员须认真审核，明确了解用章的内容和目的及用印的文件份数，确认符合用章手续后，由经办人在用章登记簿上逐项登记后，方可用章。
第四十一条对没有履行审批手续的用印要求，印章管理人员有权提出异议，拒绝用印。
第四十二条盖章要在办公室内进行，不得擅自拿出办公室。
公司的行政印章、合同专用章、财务专用章不得带出公司使用，如有特殊情况，需经分管领导批准。
第四十三条未按规定审批程序，未经领导审批不得私自用章，违反此规定，对责任人给予100-500元罚款。
产生严重后果者，将给予辞退并追究其法律责任。
第四十四条印章保管人及携带加盖印章的空白文件使用人，如有遗失、损坏、被盗，由保管、携带人承担责任。
由此产生严重后果，公司将对责任人给予100-500元罚款，并追究法律责任。
第四十五条印章遗失或失窃应立即向上级汇报，并依法公告作废。
对伪造公司各种印章的人员，依法交国家司法机关处理。
第四十六条如因个人保管、使用失误等原因造成公司损失的，公司有追究责任、要求赔偿的权利。
第六章保密管理制度
第四十七条保密范围：
一、政府、主管部门下发的内部参阅、秘密级以上的文件。
二、重大决策中的秘密事项。
三、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；开发报建、设计施工；诉讼或仲裁事项及纠纷的解决方案等。
四、章程、合同、协议、意向书、制度、规定及可行性研究报告。
五、各级机构上报、下发和相互交换的内部文件、资料。
六、各级机构每个时期的工作计划、总结和情况综合文件、资料。
七、各类行政、业务会议的文件、资料、记录录音、录像、纪要。
八、财务运作、资金运作计划、统计报表，财务预决算报告及各类财务报表、金融管理部门的原始数据、资料。
九、人事档案，职工个人工资、奖金及劳务性收入资料，职工情况综合材料。
十、公司各级机构公司在经营过程中形成的市场调查、预测、投资项目可行性研究、项目评估、项目进展情况等专题报告及有关资料。
十一、生产关键技术、生产工艺、技改、营销策略等资料。
十二、招投标资料、底价及竞争对手的有关情况等。
十三、工程预算、结算书和各种图纸。
十四、领导人住址、行踪。
十五、各级机构所有印章、财务用章、法人章等。
十六、各级机构所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。
十七、生产事故、意外或突发事件，其他经公司确定应当保密的事项。
第四十八条密级确定：
属保密范围的文件、资料、图纸等，应分类编定为秘密、机密、绝密三个密级。
一、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级；
二、公司的规划、公司经营情况、重要会议记录为机密级；
三、公司人事档案、财务报表、统计资料、法律诉讼资料、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息及其它为秘密级。
第四十九条保密措施
一、密件应由综合办公室分别盖上相应密级的印章。
二、密件应有专人保管，存放在保险箱或保险柜内；条件一时不具备的，也应存放在上锁的资料柜、抽屉内。
三、接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露，更不能不得复制、摘抄或传阅。
非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。
四、密件的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由办公室或分管领导指定专人执行；采用电脑存取、处理、传递的公司秘密由经办人或电脑管理员负责保密。
五、外出携带密件，由指定人员负责保密并采取必要的安全措施。
六、查阅、借阅密件，要经部门领导书面同意，并经密件保存部门主管领导审批后，方可借阅。
当天借阅，当天归还。
七、凡涉及保密内容的底稿、资料、文件、笔记簿等，废弃时必须销毁。
八、公司档案室、打字室和职能部门资料室设为保密室，未经管理员同意，无关人员不得擅自进入保密室。
各级领导的办公室，未经本人同意，不得进入。
九、全体员工要严格遵守保密制度，预防丢失或被窃取文件资料；不准在私人交往和通信中泄露公司秘密；不准在公共场所谈论公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。
十、具有属于公司秘密内容的会议及其他活动，主办部门应采取下列保密措施：
1、选择具备保密条件的会议场所；
2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项的人员予以指定；
3、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；
4、确定会议内容是否传达及传达范围。
十一、任何员工发现公司秘密已经被泄露或可能被泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告所在单位领导处理。
十二、公司各级机构在生产经营中如遇有可能给公司造成负面影响的紧急情况，在场员工应立即处理，无法处理时应立即向所在单位领导报告。
对有负面影响的突发事件除有义务协助司法机关调查取证外，不得对外发布任何消息；确有必要对外发言时，应由公司领导指定专人进行或在统一口径的情况下进行。
第五十条本制度规定的泄密是指下列行为之一：
一、本公司秘密被不应知悉的；
二、使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。
第七章会议组织管理制度
第五十一条为提高会议效率，保证会议质量，特制定本制度。
本制度适用于公司内部召开的各类正式会议。
第五十二条会议召集人应明确会议主题、时间、地点、议程、与会人员以及会议所需资料与其他特殊要求，并由公司综合办公室负责落实会前准备工作。
第五十三条与会人员应严格遵守会议时间，不迟到，不早退。
如因特殊情况不能与会的，须在会议规定时间内向会议召集人提前请假，待批准后方可不参加，但事后要及时了解会议精神。
第五十四条重要会议（如董事会、监事会、总经理办公会等）召开前应作会议签到记录，与会人员无正当理由迟到的，应主动做出书面说明。
第五十五条与会人员应于会前把手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若需接打电话，须征得主持人同意。
第五十六条会议过程中必须确保会议秩序，会场内不得随意走动、交谈接耳。
如因特殊情况中途离开会场的，须征得主持人的同意。
第五十七条会议时间一般应做适量控制，要确保会议开得简短有效。
第五十八条与会人员在征得同意后可以就会议内容发表意见，但一般不得打断他人发言。
允许发表不同意见，但不得对他人的意见恶意攻击、吹毛求疵或进行人身攻击。
若发生此类情况，会议主持人有权及时加以制止。
第五十九条会议记录由综合办公室或会议主持人指定专人负责，由会议主持人决定是否形成会议纪要和文件，对会议决定的重要事项确定专人督办。
第六十条不得向无关人员泄露会议情况。
第八章文印室管理规定
第六十一条文印室人员应遵守公司的保密规定，不泄露工作中接触的公司保密事项。
第六十二条打印文件，应按文件收发规定由主管领导签署，传真、复印由部门主任签署。
打印文件，收发传真、复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验。
文印室人员必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务，不得积压迟误。
工作任务紧张时，应加班完成。
工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
第六十三条传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。
因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。
第六十四条复印机由专人管理，非专管人员不准乱开机复印。
第六十五条不得接受外单位、个人的资料打印、复印。
第六十六条文印室人员应爱护各种设备，节约用纸，降低消耗、费用。
各种设备应按规范要求操作、保养，发现故障，应及时报请维修，以免影响工作。
第六十七条严禁私事使用传真电话。
违犯者除补交电话费外，并视情节轻重给予罚款100元处理，屡教不改者予以严重违纪处分。
第九章办公用品管理制度
第六十八条办公用品的采购。
一、办公用品的配置应本着“必需、实用、节俭、美观”的原则，其购买、发放与管理均由所在公司办公室负责。
二、办公室桌椅、空调、通讯设备等大型办公用品由办公室负责配置与管理；电脑由集团投资与信息化部负责采购；日常办公耗材等、小型办公用品由所在公司办公室负责购买，专人负责保管。
三、所有办公用品的配置由其管理部门根据存量与消耗情况提出申请，经办公室汇报分管领导审批后，协同采购人员购买。
四、购买办公用品要货比三家，确保质优价低。
五、办公用品通常按月购买，一般不临时购买（特殊情况下需要可适时购买）。
第六十九条办公用品使用管理
一、办公用品的领用应遵循节约、必须的原则。
常用办公用品的领用，由使用人或部门申请到办公室领取，并按要求办理登记手续。
二、所有购置的办公用品必须入账，领用时必须由领用人签字，实行账目和数量一致，并切实做到日清月结。
三、办公室负责对办公用品使用情况进行管理，每批货物入仓前，对以前购进用品的使用及库存情况进行清点，核实库存量进行登记，做到表实相符。
四、办公用品在使用过程中，如有质量问题，由办公室与供货单位协商解决。
五、财务审计部门根据审计计划对各级单位办公用品的采购及使用情况进行审计调查，各单位应保存相关资料（期限一年）备查。
六、大型耐用办公用品由办公室负责建立台帐，对每件物品进行编号，每年检查一次。
日常耗材各部门与个人应节约使用、杜绝浪费。
第十章手机使用管理制度
第七十条手机的办理与使用
一、集团统一办理使用电信手机套餐；手机号码由集团或全资及控股子公司根据所在区域统一配置，手机套餐档次由公司根据职级分配安排；手机套餐费用由公司统一支付，
二、公司所配手机号及手机，所有权归公司，属于公司资产组成部分。
任何人不得过户、转套餐、修改密码。
三、一年以内，若使用人辞职、离职、调离本公司，须上缴手机及手机号码卡，三年套餐期满后手机归使用人所有。
四、员工离职或退休后，公司停止报销其手机使用费用。
五、妥善保管手机，如因保管不当，造成手机遗失或人为损坏的，一切损失由其本人承担，所配手机保修期外的更换维修，公司不再负责，由使用人自负。
六、公司为使用者配置手机的目的在于保障公务的顺利开展，使用者不得因为私事的原因而影响公司正常公务电话的拨入拨出，同时所配手机套餐人员，必须保证24小时待机，不得出现关机、停机、或借故不接听电话现象。
七、公司根据员工职务的升迁，职级的变动而调整所享用手机套餐档次的调整。
八、符合手机套餐配用条件的试用期员工和实习期员工，原则上不享受公司手机套餐。
九、原则上非公司规定的套餐人员，如因工作需要确要办理报销套餐的，须经该部门分管副总级领导或经理级领导批准后方能办理。
十、严禁运用公司配备的套餐手机拨打声讯电话和上黄色淫秽网站，如因该原因造成的一切后果，由其本人负责，并且公司追究责任和处罚。
十一、为节约话费开支，公司配置的套餐手机号码，必须全部加入集团网，公司职员之间的联系尽量采用短号拨号，以减少话费的不必要浪费。
十二、享受公司手机套餐服务的员工，应维护公司和个人的形象，发扬红太阳企业文化，使用礼貌用语，积极开展业务，保障对内对外的沟通交流，畅通和谐。
第七十一条配用各级电信手机套餐具备的条件
一、申请配用3G—189电信套餐的条件：
1、具有博士学位配用；
2、公司职级达到副经理级及以上配用；
3、集团总裁特批准人员。
二、申请配用3G—129电信套餐的条件：
1、具有研究生学历配用；
2、公司职级达到副科级及以上配用；
3、集团总裁特批准人员。
第七十二条申请配用各级电信手机套餐的流程
申请人具备配用电信手机套餐的条件后，由其本人提出申请，部门领导签署意见，报集团总裁批准后，由集团办公室手机专管人员登记备案，再由手机专管员报电信公司办理。
第七十三条电信套餐话费的付款流程
一、3G—189套餐（公司副经理级及以上领导使用的套餐），该套餐采用先消费后付款的方式进行消费。
每月累计产生的手机通话费用由电信公司反馈到公司财务及公司专门的手机管理部门，公司财务根据月消费总额把款项划入电信账户，手机管理部门对各人的使用情况进行登记，累计全年一并结算，若使用者超出公司为其规定的全年总费用，超出部分使用者自负。
二、3G—129套餐（公司科级领导及研究生使用的套餐），该套餐采用先付款后消费的方式进行消费。
公司财务根据套餐规定的交费标准，先向电信账户划入该月消费总额，使用者若提前消费完当月的费用，手机信号自然切断。
余下日期使用者须自行充费接续。
（即公司每月向该用户手机账户上注80元，该用户每月可消费话费120元，用完后余下的日期自行充费接续）。
第七十四条加入集团网流程
一、新配用套餐人员加入集团网流程
新配用套餐人员加入红太阳集团网必须由本人申请，部门领导签署意见批准后，报集团办公室领导批准，由集团办公室手机专管人员登记备案，再由专管员报电信公司办理。
二、公司员工及家属自费电信手机套餐加入集团网流程
公司员工及家属自费电信手机套餐加入集团网须由该员工本人提出申请，出示家属有效证件，并由该员工的部门领导签署意见，报集团综合办公室领导批准，由集团手机专管人员登记备案，再由专管员报电信公司办理。
第十一章计算机管理制度
第七十五条计算机设备的配备
一、计算机的配备根据使用人岗位的工作需要和使用软件的复杂程度，同时适当兼顾行政级别等因素，根据《计算机使用分级选用表》合理配备计算机。
二、计算机根据工作需要配备，一人一机，原则上配备台式为主，确因工作需要，必须经集团总裁审批后方可同时配备笔记本和台式计算机。
计算机配备后，无特殊原因五年内不予更换。
三、打印机、计算机配件等设备，各部门、公司履行审批手续后由集团信息化部门统一配置。
第七十六条计算机设备的申购
计算机设备申购应遵循先调配再采购的原则。
具体为：
一、各公司、部门在集团内部可以调配的，一律在内部进行调配。
由集团综合办公室、投资与信息化部合议调配给申请人使用，并在《计算机使用台帐》中进行登记。
二、集团综合办公室和投资与信息化部将结合申请人计算机配置等级的使用周期，按照等级越高优先购买的原则，将计算机优先配置给等级较高的员工，再将该员工原来使用的计算机调配给申请人。
三、在无计算机调配的情况下，由所在部门（公司）填写《计算机需求申购/调配表》，由所在部门（公司）领导签字后报集团投资与信息化部
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