记者招待会流程.doc

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记者招待会礼仪

礼仪原理

一、记者招待会的含义及特点

（一）记者招待会的含义

记者招待会，又叫新闻发布会，是专门为记者组织的会议，是企业为公布重大新闻或解释重要方针政策而邀请新闻记者参加的一种专题活动，是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一企业或某一活动进行客观公正报道的有效的沟通方式。

（二）记者招待会的特点

记者招待会是一种两级传播，即企业将信息告知记者，再通过记者所属的大众传播媒介告知公众。

其特点如下：

（1）正规，隆重，规格比较高。

（2）记者可以根据自己感兴趣的方向或所着重的角度进行提问，以更深入地发掘信息，记者招待会在深度上和广度上比其他新闻发布方式更具有优越性。

（3）比其他新闻发布方式占用记者和组织者得时间更多。

（4）所消耗的成本比较高。

（5）对发言人和主持人的素质要求比较高。

补充知识6—1

新闻发布会的由来

一位叫安妮·罗亚尔的女记者总希望能单独采访一次当时的美国总统亚当斯，但每次提出要求都被白宫婉言拒绝。

后来，她得知总统常到附近的波多马克河去游泳，于是便在一天中午尾随走出白宫的总统来到河边。

当总统脱掉衣服跳入河里游泳时，她走过去，坐在总统脱下的衣服上，非要当场采访不可，总统只得回答他提出的要求。

罗亚尔走后，亚当斯越想越觉得这次被迫接受采访所答问题言不由衷，未尽其意，一旦公开会引起世人误解。

于是他回到白宫立即举行了名为“记者招待会”的新闻媒体见面会，向记者阐述和澄清了一些问题，避免了可能出现的不良后果。

“记者招待会”因此得名，且一直沿用至今。

二、举办记者招待会的条件

（1）企业有特别新闻需要向社会公众公布，通过记者招待会发表或解释。

（2）企业有重大轰动希望借机扩大影响，如某企业的纪念日或庆祝日。

（3）企业有希望记者临场观察的题材。

（4）企业有重大经济信息需要公布。

（5）企业有举办记者招待会的经济实力。

（6）企业有举办记者招待会的紧迫性要求，也就是说，乳沟不举行此会议，可能造成企业的重大损失，或失去扩大影响的机会。

礼仪操作

一、记者招待会前得准备工作

（一）确定会议的重要性和主题

即明确为什么要举办记者招待会，想要达到何种目的。

（二）确定会议的时间和地点

召开的时间应尽量避免节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能来参加（特殊情况除外。

如国庆记者招待会）。

选会议地点时主要应考虑能否给记者创造各种采访的条件，如录像和拍照的辅助灯光、视听辅助工具、幻灯片或电影的播放设备是否齐全，适合记者使用的桌椅、电话机、传真机是否齐备，以及交通是否便利、会场是否安静，等等。

总的来说，就是要符合交通便利、设施齐全、环境良好的原则。

（三）确定邀请的对象并发出请柬

根据会议的主题，有选择性的邀请有关的记者参加。

同时根据消息发布的范围来确定记者的覆盖面和级别，如考虑选择报纸、杂志、广播、电视等不同新闻媒体的记者。

邀请对象一旦确定，请柬应提前7天道10天送到，临近开会时还应打电话联系落实。

在公关工作中，细节是值得重视的。

所以，召开记者招待会前应注意再打电话核实一遍出席记者招待会的人数，以确保宣传效果。

案例6—1

中国第一家公关公司——环球公关公司，是新华社和世界著名的博雅公关公司合作成立的。

在环球公司举办的第一个新闻发布会上，员工们给记者发了邀请函后，博雅公司的代表还要求给中国第一家公关公司记者打电话，确认对方是否出席。

一开始，大家都颇不习惯，总觉得邀请函已发，来不来是人家的事，打电话去催多不好意思！

可博雅公司方面强调：

这是必不可少的工作程序。

（四）选定主持人和发言人

由于新闻记者的职业要求和习惯，他们大都会提出一些尖锐深刻甚至难以回答的问题。

这对会议的主持人和发言人提出了很高的要求。

主持人和发言人除要求具有较深的文化修养和专业水平外，还要思维敏捷、口齿伶俐。

主持人一般由企业公共关系部门的负责人来担任，发言人则应由企业的高级领导人来担任。

不论是主持人还是发言人，都是企业形象的化身，其外表形象的设计也应下一番工夫，服饰礼仪、言谈举止都应给人以礼貌真诚的感觉。

深圳市要求新闻发言人不说谎，不说正确但没有用的废话，即做到“五个要”：

一是要坦诚；二是要主动；三是要讲大局；四是要有技巧；五是要遵守发言人制度。

（五）要准备好发言稿和报道提纲，以及宣传辅助材料

根据会议的主题全面收集有关资料，针对记者可能提出的问题，提供准确、生动的发言稿供发言人参考，必要时还需准备一些与会议主题有关的图片、实物、影像、模型等辅助材料，同时还要写好报道提纲，在会上发给记者作为采访报道的参考。

需特别注意的是，会前应将会议主题、发言稿和报道提纲在组织内部通报一下，以防会上口径不一而引起猜疑和混乱。

（六）布置会场，安排好工作人员

要提前布置会场并调试各类器材。

人员安排也要提前做好计划。

（七）做好组织记者参观的工作

必要时要为记者创造实地采访、摄影、录像的机会，增强记者对会议的感性认识。

注意安排好接待、介绍工作。

（八）根据会议的规格和规模做出可行的经费预算

经费预算的项目一般包括场租费、会场布置费，应刷品、茶点、礼品、文书用品、音响器材等费用以及邮费、电话费、交通费等。

需要用餐时还应加上餐费。

（九）小型宴请的安排

必要时安排一些小型酒会、冷餐会或茶会，以密切联系。

（十）礼品准备

适当准备一些小纪念品、礼品，以扩大影响，加深友谊。

二、记者招待会中应注意的礼仪事项

（1）主持人应充分发挥主持和组织作用。

当会议冷场时，活跃会议气氛，引导记者踊跃提问；当记者的提问离会议主题太远时，要善于巧妙地引向主题；当会议出现紧张气氛时，能够及时调节缓和；控制好会议时间而不能随意延长。

（2）对于发布的信息资料必须做到准确无误，若发现错误应及时以纠正。

对于不愿发布或透露的信息，因委婉地向记者做出解释，切忌吞吞吐吐。

案例6—2

环球公关公司曾代客户美国波特曼公司发布新闻。

事后《人民日报（海外版）》

的记者打电话询问：

会上宣布的该公司在上海某项目上的投资额是否准确？

这

下环球公司傻眼了，因为数字是美方提供的，还未来得及向国内有关部门核实，

一旦有误，就成了发布假消息。

于是环球公司赶紧派人去有关部门查询。

从此

以后，环球公司定下一条纪律：

凡外方投资项目，其各种字节一定要先向中方

核实后才能发布，以免被动。

环球公司的经验教训是适用于所有的新闻发布会，

也就是说，必须核实新闻，确保准确无误。

（3）不应随意打断记者的提问，也不应以各种动作、表情和言语对记者表示不满。

即使记者的提问带有很强的偏见或带有挑战性，也不能激动发怒，要表现出深厚的涵养，用冷静的态度和缓和的语言陈述事实，予以纠正和反驳。

遇到不友好的问题，应该冷静、礼貌、机智地阐述自己的看法。

（4）遇到回答不了的问题，不能简单地说“不清楚”、“不知道”、“无可奉告”，而采取灵活而又通情达理的办法给予回答，如告诉记者可到哪里获得答复和资料，以免引起记者的反感。

在回答记者的提问时，应尽量详细。

（5）对记者的提问要一视同仁，绝不能厚此薄彼。

三、记者招待会后的工作

（1）尽量整理出记者招待会的记录资料，对记者招待会的组织、布置、主持、回答等各方面工作的经验和不足做出评价和总结，并归档备查。

（2）收集到会记者发出的报道资料，并对这些报道内容及倾向进行归类分析。

通过分析来检查是否达到了记者招待会的预期目标、是否由于失误而造成谬误。

对于不利于组织的报道，则应采取行动说明真相，要求媒体更正。

对于检查出的问题要分析原因并设法弥补。

（3）收集到会记者及其他与会代表对记者招待会的反应，了解接待、议程安排等工作是否有欠妥和不当之处，并对照签到簿看哪些记者对该会作了报道，以作为以后举办同类会议的邀请名单的参考。

一召开记者招待会如何实施安排？

1、确定记者招待会的主题；即明确为什么要举办记者招待会，想要达到何种目的。

2、确定应邀记者的范围；根据会议的主题，有选择性的邀请有关的记者参加。

同时根据消息发布的范围来确定记者的覆盖面和级别，如考虑选择报纸、杂志、广播、电视等不同新闻媒体的记者。

3、选择恰当的时机；召开的时间应尽量避免节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能来参加。

4、做好请柬的发放工作；邀请对象一旦确定，请柬应提前7天道10天送到，临近开会时还应打电话联系落实。

5、确定会议主持人；由于新闻记者的职业要求和习惯，他们大都会提出一些尖锐深刻甚至难以回答的问题。

因而，主持人一般由企业公共关系部门的负责人来担任。

6、准备充分的发言稿和报道提纲；根据会议的主题全面收集有关资料，针对记者可能提出的问题，提供准确、生动的发言稿供发言人参考，写好报道提纲，在会上发给记者作为采访报道的参考。

7、精选会议工作人员；

8、布置会场；要提前布置会场并调试各类器材。

9、准备好通讯设备；

10、策划好会议的程序；

二、试述电视在传播信息中的优势和弱势？

优势：

1、对象广泛。

广播电视传播不受受众文化程度的限制，不受发行渠道和其他自然与社会条件的影响，而是无远弗届，渗透性强。

2、时效性强。

广播电视传播与接收几乎是同时的，不必经过一系列的运输、发行环节，更重要的是可以现场实况直播，充分体现出现场事件发生发展、节目播出和受众收听收看这三个环节的共时同步。

3、丰富直观。

广播电视综合了各种艺术门类的表现手段，其传播内容丰富多彩、包罗万象；广播电视视听传播直观形象，具有强烈的感染力。

劣势：

1、接受随意。

广播电视节目是按时间线性展开的，必须按照节目播出的时间顺序收听收看，不能自由选择。

2、转瞬即逝。

承载广播电视节目的无线电信号是转瞬即逝、过耳不留的，广播电视传播的内容是无法被读者反复琢磨，甚至留存为以后查阅之用。

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