SMPXZ001新文件管理规程.docx
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SMPXZ001新文件管理规程
文件名称
文件管理规程
页次
第1页共12页
编制依据
《药品生产质量管理规范》2010年版
文件编号
制定
审核
批准
制定日期
审核日期
批准日期
颁发部门
质量保证室
版本号
第一版
生效日期
分发部门
一、目的：
阐述公司药品管理等文件的制定、起草、修订、审核、批准、废止等一系列制作、使用过程的管理制度。
确保其程序符合药品GMP要求。
二、适用范围：
适用于本公司的生产管理文件、质量管理文件、技术标准文件、验证文件等制定、修订、审核、批准和管理的全过程。
三、依据：
《药品生产质量管理规范》（2010年版）.
四、内容：
文件管理是质量管理系统的基本组成部分，使企业各项生产质量活动有法可依、有章可循、使行之有效的质量管理手段和方法制度化、法规化。
通过GMP文件系统的实施来保证质量体系的有效运行。
本管理规程所称的文件是指：
用于生管理和质量管理的文件、各种质量标准、生产处方工艺规程、生产原始记录、标准操作规程（SOP）、配制生产指令记录及包装生产指令记录、各类用于生产的表格、检查记录、报告、其他等。
1、管理原则
1.1文件准确无误；
1.2文件使用最新版本；
1.3文件具有规范、可操作性；
1.4批准使用的文件是公司一切生产管理和质量管理活动的“行为”准则，任何人无权任意修改。
2、文件的编制、起草
文件编制、起草主要由文件使用部门负责起草，特殊情况由质量部指定相关人员起草，以保证文件内容的全面性和准确性。
杜绝文件的片面性，增加文件的可行性。
2.1文件的编制、起草依据：
（1）国家药事管理法律法规；
（2）《药品生产质量管理规范》（2010年版）及其附录；
（3）《中国药典》；
（4）卫生部、国家食品药品监督管理局颁布的其他药品国家质量标准；
（5）公司药品生产许可证、药品注册批件等官方注册证件；
（6）其他医药国家技术标准、要求；
（7）其他相关技术国家标准、要求；
（8）国家药监局认证管理中心编写的《药品GMP指南》；
（9）国家药监系统组织的正式培训（教材）；
（10）公司厂房设施、设备、仪器等硬件的技术指标、要求；
（11）公司组织的各种验证（结论）；
（12）其他参考文献。
2.2起草的文件应达到下列要求：
（1）文件标题明确，能确切表明文件的目的、范围、内容；
（2）文件的语言要严谨、规范、精炼、明确、通俗、易懂；不可模棱两可；
（3）文件应具有很强的可操作性、实用性；
（4）文件如需记录，应留有足够空间；
（5）提倡实事求是，可借鉴别人先进经验，但绝不能生搬硬套，一时难形成的文件，如某些SOP（标准操作程序）可待时机成熟后再期完成。
切记编文件是为了使用文件，而不是摆花架子
（6）所有标准文件均不得与国家制订的有关法律、政策等文件内容相抵触，技术标准文件不得低于国家法定标准；
（7）文件的内容要根据GMP要求来制订，必须符合GMP要求。
（8）各类生产、质量标准等文件均起草完成后，部门主管初步审核后，送交生产部、质量部门组织会审。
3、文件的修订
3.1各类标准文件的建立是一个不断健全、完善的过程，同时因各种因素的变化而导致各类标准文件失去其原有的实用性、可操作性和意义。
因此有必要定期对各类标准文件统一进行修订提高或销毁，如遇特殊情况可立即组织有关人员对部分文件进行修订。
3.2文件制定（修订）的时间：
文件使用修订、审核周期一般为5年，到期进行回顾更新修订；发生以下情况之一的可对相关文件及时进行修订：
（1）新产品投产前、新设备安装调试前。
（2）引进新处方或新工艺前。
（3）处方、生产工艺、设备条件发生重大改变时。
（4）组织机构职能变动前。
（5）文件制定的质量改进时。
（6）文件执行过程中发现问题时。
（7）药事法规、国家有关法定标准变更时。
（8）其他需要修订的情况。
3.3文件修订的要求与文件的起草制订要求相同；
3.4文件的修订程序是：
（1）有关部门提出文件修订申请，生产文件报生产部部长、质量文件报质量部部长；或质量部责成有关部门对相关文件进行修订。
要说明文件修订变更的理由。
（2）生产和质量部长分别组织本部门对文件修订稿进行内容审查，经讨论研后，责成起草人员对文件进行再次修改。
（3）初审通过后，送交生产部和质量部会审。
4、文件的审核
4.1会审：
文件起草、修订完成后，使用部门初审后，生产部和质量部组织文件内容所涉及的部门对其进行会审，提出会审意见；
4.2文件起草（修订）部门根据以上会审意见，对会审文件进行修改定稿（如需再次会审，仍执行会审程序）。
4.3文件形成定稿后，交QA再次审查。
QA审查的要点是：
（1）与现行GMP标准是否相符；
（2）文件内容的可行性；
（3）文件简练、确切、易懂，不能有两种以上的解释；
（4）同公司已生效的其他文件没有相悖的含义。
（5）文件标准格式是否符合要求
（6）其他
4.4审核签字：
生产和质量等药品GMP文件修改定稿后，其最终稿由质量管理部门人员签字审核确认。
5、文件的批准
5.1质量标准、取样方法、检验方法和其他质量管理的操作规程、生产工艺规程、操作规程、验证方案和验证报告等文件由公司质量负责人负责签字批准；
5.2公司的其他重大管理、政策性文件由公司总经理签字批准；
5.3公司的其他一般生产管理文件由公司生产负责人签字批准；
5.4文件批准的同时确定文件生效日期；一般要留出文件生效前的培训时间；
5.5国家法律、规范或药品GMP有特殊要求的执行国家规定；
5.6制定人、审核人、批准人不可为同一人。
6、“文件编号”的编制
6.1文件批准后，由公司办公室统一制作发布文件编码；
6.2文件编码具体按文件编号管理规程有关规定执行。
7、文件的打印、复制
7.1文件修订、审核、批准后，由公司办公室统一制作编码、打印。
标准类文件一般使用A4纸张打印，字号一般为宋体小四号打印，行间距一般为1.5-2倍。
特殊情况及要求除外。
记录（凭证）类根据实际需要大小印制。
7.2一般文件不得随意复印，需下发的文件加盖“受控件”章，如需要复印件必须经质量部批准。
7.3原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文件应当清晰可辨。
8、文件的颁发和回收
8.1发放文件文件发放执行以下规定：
（1）公司GMP文件统一由公司办公室发放；
（2）在文件执行日前发放，发放应留有文件培训时间。
注意：
已发放但还未生效的文件不可留在或出现在生产工作现场。
（3）每次颁发给部门及收阅人时，收发双方须在文件发放记录上签字；
（4）标准文件的发放到如下部门：
质量部一份、文件相应的执行部门一份，相对应的操作岗位一份（用于工作场所）；
（5）一旦新文件生效使用，原旧版文件必须交回并同时作废。
（6）分发使用的文件为批准的现行文本，已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。
8.2回收文件
文件由于以下原因而宣布作废、停止使用时必须及时收回：
（1）文件进行了修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止，要及时回收。
（2）文件发现错误，影响产品质量，必须立即废止，并及时回收。
（3）文件收回时必须在文件回收记录上登记签字。
9、文件执行与检查
9.1文件收到后，各部门应当对相关岗位人员进行培训。
在生效之日起立即执行文件的有关规定。
9.2该文件生效后，同个文件的上版文件同时废止，并将作废过期文件及时上交GMP办公室，由GMP办公室统一收集归档销毁。
9.3文件起始执行阶段，有关管理人员有责任检查文件的执行情况，这是保证文件有效性最关键的工作。
同时文件管理部门应定期向文件使用和收阅者提供现行文件清单。
GMP办公室不定期检查生产管理现场文件的使用情况，避免使用过时旧文件。
如果文件采用计算机自动控制或管理系统，应仅允许受权人操作。
10、文件的解释
公司药品生产、质量管理方面的所有文件，已经批准生效，必须严格执行。
文件执行中出现的问题，质量部会同生产部及时汇总沟通，结合药品GMP管理基本原则要求。
由质量部统一负责解释。
11、文件归档保存
11.1公司质量部办公室保证有一整套完整现行的文件；
11.2文件保存应当分类存放、条理分明，便于查阅；
11.3文件保存归档后要及时建立文件归档目录；
11.4已撤销和过时的文件应归档在公司档案室，备查。
11.5公司基本政策、各种证件、批件等法律性文件（原件）应长期保存，公司办公室负责；
11.6质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。
11.7批记录（包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录）由质量部负责管理，至少保存至药品有效期后一年。
11.8其他一般性文件失效后保存3年
11.9法律法规有特殊要求规定的执行国家要求。
12、文件的销毁
12.1废止或过期文件按规定要销毁：
（1）文件起草（或修订）过程中的草稿、打印过程的草稿要及时销毁；
（2）回收的旧版文件，归档一份后的其余文件要及时销毁；
（3）其它的废止文件要及时销毁；
（4）保存到期的文件、记录要申请销毁；
12.2所有需要销毁的文件，统一由QA收集、清点、建帐，填写文件销毁申请书，经公司质量负责人批准签字后，指定专人销毁，并指定监销人，防止失密，填写销毁记录。
13、文件培训
文件在批准后、执行前应对文件使用者进行专题培训，可由起草人、审核人、批准人等进行培训，保证每个文件使用者知道如何使用该文件。
培训应有记录。
14、文件管理持续改进
文件管理并非一成不变，其改进的方向是：
简化、实用。
文件管理工作应持续改进，其目标是简化工作流程，减少中间环节，文件管理程序化、规范化，使之有效控制，有效管理。
15、有关文件的具体管理要求
15.1 质量标准
公司使用的物料（原辅料、中药材、包装材料、半成品）和成品需建立经批准的质量标准；
15.1.1物料的质量标准一般应当包括：
（1）物料的基本信息：
1 企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；
2 质量标准的依据；
3 经批准的供应商；
4 印刷包装材料的实样或样稿。
（2）取样、检验方法或相关操作规程编号；
（3）定性和定量的限度要求；
（4）贮存条件和注意事项；
（5）有效期或复验期。
15.1.2成品的质量标准应当包括：
（1）产品名称以及产品代码；
（2）对应的产品处方编号（如有）；
（3）产品规格和包装形式；
（4）取样、检验方法或相关操作规程编号；
（5）定性和定量的限度要求；
（6）贮存条件和注意事项；
（7）有效期。
15.1.3质量标准的制定
（1）为便于原辅材料的质量管理工作，质量部门应将产品批准的法定标准按本文规定的格式进行编制，并以它们为依据制定相应的检验操作规程和检验报告书。
（2）成品按照物料的制定要求，应在法定要求的标准基础上依据产品在稳定性考察中的数据，并保证效期内仍符合相关的质量要求，制定和修订物料、中间产品、成品中特定项目高于法定标准的内控标准、检验操作规程及检验记录和成品检验报告书。
15.2工艺规程
工艺规程是指为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明（包括中间控制）、注意事项等内容。
工艺规程的制定应当以注册批准的工艺或国家药品标准为依据。
15.2.1制剂工艺规程的内容至少应当包括：
（1）生产处方：
5 产品名称和产品代码；
6 产品剂型、规格和批量；
7 所用原辅料清单（包括生产过程中使用，但不在成品中出现的物料），阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。
（2）生产操作要求：
8 对生产场所和所用设备的说明（如操作间的位置和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等）；
9 关键设备的准备（如清洗、组装、校准、灭菌等）所采用的方法或相应操作规程编号；
10 详细的生产步骤和工艺参数说明（如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等）；
11 所有中间控制方法及标准；
12 预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；
13 待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；
14 需要说明的注意事项。
（3）包装操作要求：
15 以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；
16 所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；
17 印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位置；
18 需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；
19 包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；
20 中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；
21 待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。
15.2.2工艺规程的制定和修订
（1）当产品批准文号下达后，产品开发部门制定产品的试生产工艺规程。
经生产车间审核和质量部门会审，质量负责人批准，生产部组织生产车间进行3批试生产工艺验证，以确定各类工艺参数。
验证取得成功后，生产车间制定产品的工艺规程，质量部门会审，质量负责人批准生效。
（2）生产工艺回顾性验证中发现有系统偏差；质量控制方法改变；主要原辅料改变；设备大修或更新时，工艺规程均应进行修订。
同时将标准操作规程也应进行相应的修订，工艺规程和标准操作法的修订按文件的修订规程要求进行。
15.3 标准操作规程
操作规程是指经批准用来指导设备操作、维护与清洁、验证、环境控制、取样和检验等药品生产活动的通用性文件，也称标准操作规程。
（1）操作规程的内容应当包括：
题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。
（2） 厂房、设备、物料、文件和记录应当有编号（或代码），并制定编制编号（或代码）的操作规程，确保编号（或代码）的唯一性。
（3）下述活动也应当有相应的操作规程，其过程和结果应当有记录：
22 确认和验证；
23 设备的装配和校准；
24 厂房和设备的维护、清洁和消毒；
25 培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；
26 环境监测；
27 虫害控制；
28 变更控制；
29 偏差处理；
30 投诉；
31 药品召回和退货。
15.4其它记录
（1）生产经营活动中的记录包括：
物料管理记录、质量管理记录、设备管理记录、销售记录、验证记录，其编制设计的台帐、报表单、证、卡、牌等均由具体使用部门自行设计，经部门主管审核后，将其复印件交质量部备案后，即可使用。
（2）各部门的所有记录应有专人负责，部门内统一登记编号，增、删记录应登记、说明。
（3）记录应设计合理、有效、防止复杂和重复。
记录定期收集、汇总、保管、分析并改进。
（4）记录填写
填写记录应内容真实及时、字迹清晰、工整，不得用铅笔填写，应保持记录整洁，不得有任何破损。
记录要填写齐全，不允许存在空格，确无内容可填时一律以“－”表示。
内容相同时，应重复抄写，不得用“〃”或“同上”表示。
记录填写时，不允许随便涂改，确需更改时，不得使用涂改液，只能将原记录上划“／”，同时在空白处记上更改内容，签名并标明日期，以示区别。
品名不得简写，签名均应签全姓名，不得只写姓或名。
填写日期一律横写，不得简写。
15.5验证文件
（1）验证是指证明任何操作规程（或方法）、生产工艺或系统能够达到预期结果的一系列活动。
（2）企业应有验证总计划，进行药品生产验证，建立验证小组，提出验证项目，制定验证方案，并组织实施。
（3）药品生产验证内容应包括空气净化系统、工艺用水系统、生产工艺及其变更、设备清洗、主要原辅材料变更等。
（4）生产一定周期后，应进行再验证。
（5）验证工作完成后应写出验证报告，由验证工作负责人审核、批准。
（6）验证过程中的数据和分析内容应以文件形式归档保存，验证文件应包括验证方案、验证报告、评价和建议、批准人等。
（7）验证详细管理规定见验证管理规程。
15.6批记录
批记录是指用于记述每批药品生产、质量检验和放行审核的所有文件和记录，可追溯所有与成品质量有关的历史信息。
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