合同管理2岗位说明书.docx
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合同管理2岗位说明书
1目的
规范公司合同管理，保护公司合法权益，满足公司生产经营管理需要，防范合同管理风险。
2适用范围
适用于除国内卷烟销售合同、劳动合同、保密合同外的合同管理。
公司授权各卷烟厂签订的合同参照执行。
3定义
3.1合同管理：
是指合同签订、审核、履约、结算等环节的管理。
3.2电子商务合同：
是指在《中烟电子商务网》上签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸、烟叶等物资的合同。
3.3非电子商务合同：
是指本制度适用范围内除电子商务合同以外的合同。
4职责
4.1合同签订部门负责合同签订和履约管理。
4.2财务管理部负责审核合同配套资金计划和财务结算条款，负责合同财务结算管理。
4.3法律与改革部负责合同合法性等内容的审核。
4.4审计部负责审核合同价格合理性及合同条款完整性，负责合同专用章管理，负责公司合同的归口管理。
4.5安全保卫部负责工程合同中的安全（消防）、卫生、环境保护和劳动保护条款的审核。
4.6技术中心负责审核科技项目合同中的知识产权归属和科技经费的结算条款。
4.7物资供应部负责管理在《中烟电子商务网》上签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同。
4.8原料供应部负责管理在《中烟电子商务网》上签订的采购烟叶的电子商务计划合同。
4.9办公室负责合同档案的归档管理。
4.10卷烟厂负责公司授权签订和自行签订合同的管理。
5内容
5.1合同管理流程
5.2合同谈判与拟订
5.2.1根据公司发布的《合同授权管理》文件，确定各部门（卷烟厂）签订合同范围。
各部门（卷烟厂）负责人是公司授权在其部门（卷烟厂）经营管理职责范围内签订合同的委托代理人。
5.2.2公司各部门（卷烟厂）负责人可以根据工作需要，对公司授予其签订合同的委托代理权在本部门（本卷烟厂）内进行再授权。
5.2.3公司各部门负责人根据工作需要对公司授予其签订合同的委托代理权在本部门内进行再授权的，须对再授权实施有效管理。
5.2.4各卷烟厂负责人根据工作需要对公司授予其签订合同的委托代理权在卷烟厂内进行再授权的，须对再授权实施有效管理。
5.2.5合同文本“委托代理人”栏的签名须是各部门（卷烟厂）的负责人或其授权代理人。
5.2.6根据业务需要，公司合同签订部门须配备专职或兼职合同管理员，负责办理本部门合同的审批手续和再授权管理，并对本部门合同的签订、履约、归档、变更等进行跟踪管理。
合同签订部门应将其配备的专职或兼职合同管理员的名单及时报审计部备案。
5.2.7单笔经济业务预计金额在5万元（含）以上的，须签订合同；单笔经济业务预计金额虽然在5万元以下、但应以书面形式明确合同双方权利义务的，也须签订合同；公司所有对外合作的科技项目均须签订合同；按法律法规及政府行政主管部门文件规定，公司应支付的行政事业性收费项目等费用，一般不需签订合同。
5.2.8各部门所签合同事项应在公司审批的年度预算项目之列；新增项目须办理特批立项手续后，方可签订合同。
5.2.9合同签订部门应在公司授权范围内签订合同，不得越权签订合同。
5.2.10合同签订部门负责确认对方签约单位的资信状况、履约能力、资质证明是否符合要求；负责组织合同谈判，并应将谈判情况记录在“合同谈判记录”上，作为送审合同的附件，连同合同文本一并送审。
5.2.11对合同形式和合同内容的要求见附录。
5.2.12合同签订部门确认的对方签约单位如为我公司的供应商，则须符合公司《供应商管理程序》的要求。
卷烟材辅料、烟草专用设备等供应商须是“合格供应商目录”中的供应商。
5.2.13合同签订部门负责办理本部门合同的变更事宜。
合同履行过程中，双方协商一致，可以变更合同；合同变更应采用书面形式。
变更后的合同也须履行合同审批程序。
5.2.14合同项目应先签订合同再实施，特殊情况经公司分管领导审批后可先实施后再补签合同，该合同实施部门应对补签合同的行为及结果负责。
5.2.15审计人员和法律顾问应参与重大合同谈判。
5.2.16合同管理系统未建立前，非电子商务合同暂以“合同审批表”形式审批合同。
系统运行后，通过系统进行此类合同的审批和管理。
5.2.17采购咀棒、卷烟纸、成型纸的电子商务合同和采购烟叶的电子商务计划合同，由合同签订部门被授权业务人员负责合同签订。
5.3电子商务合同的签订、审核、签章和归档
5.3.1物资供应部授权其业务人员在《中烟电子商务网》上签订采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同。
5.3.2原料供应部授权计划管理员在《中烟电子商务网》上签订采购烟叶的电子商务计划合同。
5.3.3物资供应部、原料供应部负责人或其被授权审核人员对电子商务合同进行审核、签章后合同生效；电子商务合同不再履行“合同审批表”上规定的审批流程。
5.3.4物资供应部签订的采购咀棒、卷烟纸、成型纸等物资的电子商务合同的材料单价须是经公司审核认可的单价；其合同条款须是经公司合同审核部门审核确认的。
5.3.5原料供应部签订的采购烟叶电子商务计划合同的采购单价须是按国家局发布的价格指导文件执行；其合同条款须是按国家局的规定签订。
5.3.6物资供应部、原料供应部分别对其职责范围内的电子商务合同的电子印鉴实施有效管理。
5.3.7物资供应部、原料供应部须对电子商务合同的授权签订、授权审核、授权签章和归档实施有效管理。
5.3.8物资供应部须对电子商务合同留存一份纸质文档，并分别对其编号、装订成册、并编写每一册合同目录，次年2月移交审计部归档。
合同目录应包括：
（1）合同编号；
（2）合同采购物资名称；（3）对方签约单位名称；（4）合同金额；（5）合同签订日期；（6）合同签订人。
5.3.9原料供应部须对电子商务合同留存一份纸质合同目录，并分别对其编号、装订成册，次年9月移交审计部归档。
合同目录应包括：
（1）合同编号；
（2）合同类型；（3）形态；（4）对方签约单位名称；（5）数量；（6）合同签订日期；（7）合同签订人。
5.3.10审计部对电子商务合同的管理进行检查和监督。
5.4非电子商务合同的审核与审批
5.4.1非电子商务合同审核与审批流程图
5.4.2非电子商务合同审核与审批流程说明
5.4.2.1合同签订部门负责人审核本部门的合同。
如审核不同意，则返回业务员修改；如审核同意，则依次提交财务管理部、法律与改革部、安全保卫部（仅限于工程合同）、技术中心（仅限于科技合同）、审计部审核。
5.4.2.2财务管理部、法律与改革部、安全保卫部、技术中心、审计部的审核意见分三种类型：
完全同意、修改同意、不同意。
上述合同审核部门出具的审核意见分别标注在“合同审批表”上。
上述合同审核部门出具的非“完全同意”的审核意见将使合同返回合同签订部门业务员修改。
5.4.2.3只有所有合同审核部门的意见都是“完全同意”，合同才能提交给合同签订部门的分管领导审批。
5.4.2.4合同签订部门分管领导审批所分管部门的合同。
如审批不同意，则返回业务员修改。
如分管领导审批同意，且合同金额＜500万元，则完成了合同审批流程。
如分管领导审批同意，且合同金额≥500万元，则需提交总经理审批（本文件第5.4.2.5.1条规定的2种合同除外）。
5.4.2.5如合同金额≥500万元，提交总经理审批。
下列2种合同除外：
5.4.2.5.1按照经总经理审批后的价格或国家局发布的价格文件签订的合同除外。
这2种合同即使合同金额≥500万元，也不必再提交总经理审批，在分管领导审批同意后进入合同双方签章程序。
5.4.2.6总经理审批意见为“修改同意”或“不同意”的合同返回给合同签订部门业务员修改合同。
总经理审批意见为“完全同意”时，进入合同签章程序。
5.4.2.7合同签订部门业务员对需修改的合同进行修改后，再提交给从要求修改合同的审核环节开始的审核部门、分管领导（必要时）及总经理（必要时）审批。
5.4.2.8进出口部按照经公司审批的出口卷烟价格签订的出口卷烟合同，经公司相关部门审核后即可执行，不必再提交给分管领导和总经理审批。
5.4.3财务管理部对合同项目的配套资金计划和财务结算条款进行审核。
5.4.4法律与改革部对合同合法性等内容进行审核。
5.4.5安全保卫部对工程合同安全（消防）、卫生、环境保护和劳动保护内容进行审核。
5.4.6技术中心负责审核科技项目合同中的知识产权归属和科技经费的结算条款。
5.4.7审计部对合同价格合理性和条款完整性进行审核。
5.4.8合同审核部门一般应在2个工作日内完成审核或反馈意见；重大或复杂合同可适当延长时间。
5.4.9履行合同审核（审批）职能的审核（审批）人须对所审合同签署“完全同意”或“修改同意”或“不同意”类型的审核（审批）意见。
签署“修改同意”意见时，应对要求修改的内容标明，以便合同签订部门及时修改；签署“不同意”意见时，应将不同意的理由标明。
如果合同审核（审批）人只在合同审批表上签名而不签署任何审核（审批）意见，则视其完全同意合同内容。
5.4.10合同审核部门的审核人应在合同审批表的“审核人”栏签名；合同审批表的“部门负责人”栏一般要求签名，特殊情况经合同审核部门部门负责人同意，可以以部门签章形式代替。
5.5合同审核部门（人员）审核合同要点见附录。
5.6非电子商务合同的签字、盖章
5.6.1对方签约单位的法定代表人或委托代理人签名，并加盖公章或合同专用章。
5.6.2公司法定代表人或委托代理人签名，并加盖公司合同专用章。
5.6.3如遇国家局另有规定或卖方市场等特殊情况，可先加盖公司合同专用章，再提交对方签约单位签章。
5.6.4合同管理系统未建立前，在合同审核定稿后，公司签章前，合同签订部门须向审计部提交合同电子版本。
电子版本应与定稿文本保持一致，否则将不予签章，直至符合要求后才予签章。
5.7非电子商务合同的归档
5.7.1合同签名盖章后，审计部按一定的编码规则对公司合同统一编号，并归口管理所有留存合同文本原件及其相关资料，定期移交公司办公室归档管理。
5.7.2签订合同的相关资料，原则上要求保存原件，特殊情况下可保存复印件。
签订合同的相关资料包括：
5.7.2.1公司相关计划、纪要、工作安排、决定、招标投标文件等；
5.7.2.2公司领导批示或公函；
5.7.2.3合同谈判记录；
5.7.2.4其他相关资料。
5.7.3合同管理系统未建立前，审计部对公司非电子商务合同统一编号的编码规则为：
年号+部门编号+合同序列号，如：
某部门的部门编号为01，该部门在2007年签订的第1份合同（同时该合同也是公司2007年签订的第一份合同）的合同编号为：
2007010001。
公司各部门的部门编号见附录；合同序列号由审计部按各部门送审合同审批程序完成时间的先后顺序序时排列。
合同管理系统建立后，按系统编码规则对公司合同统一编号。
5.8合同履约
5.8.1合同经审批后生效成立，进入履约阶段。
合同签订部门承担合同履约管理责任。
5.8.2合同签订部门负责履行公司所承担的合同权利义务，并对对方合同履约行为进行管理和监督。
5.8.3合同签订部门按合同条款控制付款进度和付款金额，不得出现超付合同款现象。
5.8.4合同签订部门将本部门合同的履约情况及时录入合同管理系统。
5.8.5合同履行过程中，如出现纠纷，合同签订部门应主动协商解决。
若合同纠纷进入仲裁或诉讼程序，法律与改革部负责归口管理合同的仲裁或诉讼事务，合同签订部门配合。
5.9合同结算
5.9.1财务管理部负责合同财务结算管理，包括对合同财务结算条款的审核；对对方签约单位银行帐号审核；对对方签约单位提供发票真实性、合法性的审核等；并将合同实际付款情况及时录入合同管理系统。
5.9.2合同结算单位应与签约单位名称一致。
合同款项的结算须以银行转帐形式结算，不得以现金形式结算。
5.9.3公司需要抵扣增值税的项目，对方签约单位应提供增值税发票。
5.9.4财务管理部按合同约定，收到对方签约单位提供的合法发票后支付合同款项（包括预付款、进度款、定金等）。
在支付合同预付款、进度款、定金等款项时，对方签约单位不能及时提供发票而需后续补交发票的，须经财务管理部负责人特别审批后支付合同款项。
6非电子商务合同专用章管理
6.1审计部管理公司非电子商务合同专用章。
6.2公司统一制发9枚非电子商务合同专用章，格式分别为“湖南中烟工业公司合同专用章”、“湖南中烟工业公司吴忠卷烟厂合同专用章”、“湖南中烟工业公司四平卷烟厂合同专用章”、“湖南中烟工业公司合同专用章
（1）”、“湖南中烟工业公司合同专用章
（2）”、“湖南中烟工业公司合同专用章（3）”、“湖南中烟工业公司合同专用章（4）”，“湖南中烟工业公司合同专用章（5）”，“湖南中烟工业公司合同专用章（6）”。
6.3“湖南中烟工业公司合同专用章”用于公司本部签订合同使用。
“湖南中烟工业公司吴忠卷烟厂合同专用章”用于吴忠卷烟厂生产经营管理职责范围内自行签订合同使用。
“湖南中烟工业公司四平卷烟厂合同专用章”用于四平卷烟厂生产经营管理职责范围内自行签订合同使用。
“湖南中烟工业公司合同专用章
（1）”用于长沙卷烟厂签订合同使用；“湖南中烟工业公司合同专用章
（2）”用于常德卷烟厂签订合同使用；“湖南中烟工业公司合同专用章（3）”用于郴州卷烟厂签订合同使用；“湖南中烟工业公司合同专用章（4）”用于零陵卷烟厂签订合同使用；“湖南中烟工业公司合同专用章（5）”用于吴忠卷烟厂签订公司授权的须以“湖南中烟工业公司”名义签订的合同；“湖南中烟工业公司合同专用章（6）”用于四平卷烟厂签订公司授权的须以“湖南中烟工业公司”名义签订的合同。
6.4公司对各部门及卷烟厂签订合同的授权已由《合同授权管理》文件明确。
各卷烟厂在签订合同时应当履行合同审核程序，对合同的合法性、真实性、完整性及价格的合理性负责。
6.5非电子商务合同专用章的用印规定
6.5.1公司本部合同盖“湖南中烟工业公司合同专用章”。
6.5.2审计部应于合同审批完成、对方签约单位签名盖章完毕、公司法定代表人（或委托代理人）签名、合同资料提交完整后，方可盖公司合同专用章。
6.5.3特殊情况需公司先盖合同专用章时，须经公司审计部负责人同意后方可办理，并进行盖章登记。
6.5.4合同文本在2页（含）以上的，应加盖合同专用章骑缝章。
6.5.5严禁在空白合同文本上盖章。
6.5.6业务部门需携章外出签订合同时，应填写“合同专用章借用登记审批表”（格式见附录），经借用部门和审计部负责人审批同意后方可借出公司合同专用章。
借入部门对合同专用章借用期间的安全负责，使用完毕后应及时归还审计部。
6.5.7合同签审章：
为加强合同文本序时分类管理，设置合同签审章。
6.5.7.1公司合同签审章由审计部管理。
6.5.7.2各卷烟厂合同签审章由公司统一制发，格式由公司审计部确定。
6.5.7.3合同签审章盖在每一份合同文本首页右上角。
6.5.7.4审计部合同管理员应及时准确填写合同签审章上的“签审时间”、“合同编号”。
6.6公司（卷烟厂）行政公章一般不用于签订合同，特殊情况下须经总经理审批同意，方可用于签订合同。
7检查、分析评价与改进
7.1审计部按本文件要求对各部门合同管理进行检查考核。
7.2主要业务部门对合同签订、履约情况及时进行总结、分析与评价；对委托维护、维修类服务性供应商应不定期抽查履约情况。
7.3审计部每年应对合同管理情况进行总结、分析和评价，持续改进合同管理工作。
8记录
记录编号
记录名称
保存处
保存期限
————
合同文本
审计部、办公室
长期
————
合同专用章借用登记审批表
审计部
2年
HNZY/GL-SJ-01/01.0
合同谈判记录
审计部、办公室
长期
HNZY/GL-SJ-01/02.0
合同审批表
审计部、办公室
长期
9有关文件
9.1合同授权管理
9.2工程审计管理
9.3供应商管理程序
9.4合格供应商目录
10附录
10.1合同谈判记录
10.2合同审批表
10.3合同专用章借用登记审批表
10.4合同审核要点
10.5公司各部门部门编号一览表
合同谈判记录
编号：
HNZY/GL-SJ-01/01.0
项目名称
合同签订部门
项目经办人
合同管理员
对方签约单位
主持人
公司参加谈判人员
对方签约单位参加谈判人员
谈判时间
谈判地点
谈判情况记录
谈判结论
记录整理人
整理时间
公司所有参加谈判人员签名〔2人（含）以上〕
备注
（本表“谈判情况记录”栏中应当载明谈判双方对合同双方主要权利义务、合同价款、付款条件、付款进度、付款时间、违约责任等合同主要内容的协商意见。
）
合同审批表
合同编号：
年月日编号：
HNZY/GL-SJ-01/02.0
项目名称
签订部门
项目经办人
合同管理员
合同金额（注明币种、计量单位、金额）
对方签约单位
合同签订部门负责人审核意见
部门负责人（或部门签章）：
财务管理部
审核意见
审核人：
部门负责人（或部门签章）：
法律与改革部
审核意见
审核人：
部门负责人（或部门签章）：
安全保卫部审核意见
审核人：
部门负责人（或部门签章）：
技术中心审核意见
审核人：
部门负责人（或部门签章）：
审计部审核意见
审核人：
部门负责人（或部门签章）：
合同签订部门分管领导审批意见
分管领导：
总经理审批意见
总经理:
备注
1、合同金额500万元（含）以上的合同须由总经理审批，按照经总经理审批后的价格或国家局发布的价格文件签订的合同除外。
2、工程合同中的安全（消防）、卫生、环境保护和劳动保护内容，须由安全保卫部审核。
3、科技项目合同中的知识产权归属和科技经费的结算条款，须由技术中心审核。
合同专用章借用登记审批表
年月日
借用部门
借用部门指定借用人姓名
借用合同专用章名称
借用时间
年月日至年月日
借用用途：
指定借用人：
借用部门负责人意见：
借用部门负责人：
审计部负责人审批意见：
审计部负责人：
收回合同专用章人（签名）：
归还合同专用章人（签名）：
合同专用章归还日期：
年月日
合同审核要点
1合同的形式
1.1合同一律采用书面形式。
1.2合同文本应为原件，不受理复印件和传真件。
特殊情况经审计部部门负责人批准后方可受理传真件，审计部最终留存的合同文本和用于财务结算的合同文本须为原件。
1.3合同文本的数量一般至少一式四份原件，公司合同签订部门、审计部、财务管理部各一份，对方签约单位一份。
科技项目合同至少一式伍份，技术中心留存一份科技项目合同原件。
如对方签约单位要求的合同文本数量多于一份的，则合同文本的数量应等量增加。
2合同的内容
2.1总体要求:
基本条款齐全，不得随意缺省。
2.2基本条款包括：
2.2.1当事人的名称或者姓名和住所
2.2.2标的
2.2.3数量
2.2.4质量
2.2.5价款或者报酬
2.2.6履行期限、地点和方式
2.2.7违约责任
2.2.8解决争议的方法
2.2.9签约日期和地点
2.3合同管理员、项目经办人和合同签订部门没有超越其工作范围和工作权限签订合同。
2.4双方具备签约的可行性，有履行的能力和条件。
合同条款具备可操作性。
2.5签订合同的程序符合规定，履行了规定的审批流程，符合不相容职务相分离的原则。
2.6合同的内容合法，不得损害国家、集体或者第三人利益，不得损害社会公共利益。
2.7遵循公平公正、诚实信用原则，权利、义务具体明确。
2.8合同的文字表述清楚准确，前后条文不得自相矛盾。
2.9对于合同对方签约单位提供的格式合同，必须逐字逐句认真审查，删除或修改侵害公司权利的条款。
2.10按照法律、行政法规规定，合同须经相关行政主管部门审批的，应履行相应的审批手续。
2.11附条件或附期限的合同，只有在满足附加条款要求的情况下，合同才能生效。
2.12对于一些重大的合同、涉及到不熟悉领域的合同应咨询法律顾问和相关方面专家的意见，以便充分完善合同条款，防止在合同中存在法律方面和技术方面的问题。
2.13不能为合同提供保证的单位有：
2.13.1国家机关;
2.13.2学校、幼儿园、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体;
2.13.3未被书面授权的企业法人的分支机构、职能部门。
2.14不能为合同提供抵押担保的财产有：
2.14.1土地所有权;
2.14.2耕地、宅基地、自留地、自留山等集体所有的土地使用权;
2.14.3幼儿园、学校、医院等以公益为目的的事业单位、社会团体的教育设施，医疗卫生设施和其他社会公益设施;
2.14.4所有权、使用权不明或有争议的财产;
2.14.5依法被查封、扣押、监管的财产;
2.14.6依法不得抵押的财产。
2.15对方签约单位主体资格：
2.15.1对方签约单位的名称或姓名不得使用简称。
2.15.2对方签约单位的名称与其法人营业执照、公章（合同章）的名称一致。
2.15.3写明对方签约单位的法定住所或地址、电话、账号和开户银行。
2.15.4履约单位与签订合同单位名称完全一致。
2.15.5审核授权代理资格：
2.15.5.1是否取得合法真实、有效的授权人书面委托证明书。
2.15.5.2是否超越授权范围。
2.15.5.3是否超越授权时限。
2.15.6查看对方企业法人营业执照:
2.15.6.1是否具备法人资格（没有被授权的分公司不具备签订合同资格）。
2.15.6.2是否依法设立，合法经营，营业执照是否年检。
2.15.6.3合同标的是否在营业执照规定的经营范围之内。
2.15.6.4对方签约单位是否具备经营本合同业务的法律和行政手续。
2.15.7对重要合同的对方签约单位应进行实地考察、了解：
2.15.7.1企业的概貌和环境。
2.15.7.2生产条件。
2.15.7.3管理制度、管理水平。
2.15.7.4企业信誉，经营业绩。
2.16标的
2.16.1对方签约单位有无对合同标的的所有权、处置权。
涉及不动产的受让，应到不动产登记管理机关查验该不动产的权属登记情况及设定担保情况。
2.16.2合同标的的名称是否准确、规范。
2.16.3标的的规格、型号、品牌、等级、颜色、特征、包装物、生产商是否明确。
2.16.4标的为非法律、法规禁止或限制流通物。
2.17数量
2.17.1数量明确。
如果是以套、件等为单位计量，必须写明每套或每件的具体组成。
2.17.2定型包装的物品，必须写明每件包装内的具体数量。
2.17.3计量单位不得缺省。
2.18质量
2.18.1写明质量执行什么标准。
例如：
国家、行业、部门、企业标准等。
2.18.2执行特殊标准的必须详尽描述。
例如：
尺寸、指标、材质、工艺等。
2.18.3特别关注新的、不熟悉的、不常见的技术要求和质量标准。
样品（包括质量说明）应由签订合同双方共同封
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