酒店管理系统需求分析文档.docx
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酒店管理系统需求分析文档
酒店管理系统需求分析及规格说明
系统概述
一、系统介绍
酒店管理系统是一套功能强大而又简便实用的管理管理软件，其实现的功能包括客房预定系统、前台接待系统、前台收银系统、帐务系统、管家系统、电话系统、经理系统｀、帐务报表、帮助信息等九大功能模块，实现了餐饮住宿娱乐企业日常营运的全面自动管理，是餐饮住宿娱乐企业进行电脑信息化管理的理想选择。
二、系统目标
酒店管理系统将先进的电脑技术与现代酒店服务管理完美地结合起来,实现了住宿、餐饮、娱乐全新概念的服务和管理方式.本管理系统参照了大量的同类软件，旨在用计算机系统来完成所有能完成的工作,并保持很高的灵活性和易操作性,并使该软件具备以下优点：
1．电脑收银，打印帐单:
快速准确，减少宾客等待时间,并可杜绝收银过程中的舞弊现象.
2。
高效的客房管理：
能有效的提高房率,增加营业收入。
3.提高决策依据:
管理者可以随时了解经营情况,以制定相应的经营方针。
4。
减轻员工的工作负担:
从而使员工把更多的精力放在提高为宾客服务的质量上。
5。
简单、方便地保存和查询历史资料.
６．树立良好的酒店形象。
三、系统功能
1．客房预定系统
散客预定
团体预定
客房预定
预定未到处理
预售查询
预定系统可随时查询30天以内酒店客房预售一览表，及可售房间数，可查询某间客房预定情况。
对常客可使用系统的客历资料预定及陪房,可大大减少资料的输入
2．前台接待系统
散客入住登记
合约入住登记
团体自动入住和手动入住
补填客单
修改客人信息、转房、调房、设置房态、客人留言
预定客房查询
可售客房查询
客人一旦入住酒店，将允许客人先消费（签单）,后付帐（使用一卡通）。
系统还设计了限制消费的功能。
团体入住后除了每个团员有自己的帐外，系统还自动产生该团的主帐号，操作员每一个消费记入成员帐还是记入团体帐，该团成员的房租将自动记入团主帐.
３．前台收银系统
记帐（包括客人在酒店各营业场点的消费）
埋单
限制客人消费
退房
押金加入
查帐（可查总客帐、总收入帐、总消费帐）
转帐
设置跑单
客用保险箱管理
团体埋单及退房
每一个客人从预定房间起系统（一卡通系统）内已自动产生了该客人的帐号，住店的客人享受酒店的短期贷款，可以在酒店绝大部分签单，这将刺激客人的消费心理,增加酒店的收入,记帐功能主要加入酒店暂无连网的那些消费场所和诸如赔偿、日租、特别消费等。
酒店管理者还可根据客人的情况锁住其帐号，以限制其消费。
前台收银系统的埋单又与其他营业场所不同,前台的埋单允许客人一帐多单，分期埋单，分类别埋单,退房时能自动检测:
客人的帐务余额为零;客人帐号的帐项为空;保险箱钥匙以归还,否则系统拒绝退房。
转帐功能也具有万能分帐的功能,既不但可以把几个帐号的消费转入另一帐号，也可把某一帐号特定时期特定几类消费转入另一帐号，转帐帐项将留下记号并且留下记录以方便查核人员核对。
团体埋单与其他埋单相同,而团体退房则采用全自动方式，不必一一输入房号.如果系统检测到某团的成员全部已退房，团主单也随即自动退出.
4．帐务系统
除具有收银系统的功能外，还具有纠错、报表输出等功能，能将损失降至最低
5.管家系统
设置净房、脏房、坏房、及取消坏房
设置SKIP房、ＳLEEＰ房
查询净房表、脏房表、坏房表
房间状态
新入住查询
6.电话系统
自动计费
夜审系统
夜间稽核应该是控制酒店经营的一个核心部分,每天的经营情况都必须经由夜间审核。
本系统提供的功能有：
过房租。
每天一次地将在住客的帐目加上当天的房租费用日营业报表.将当天的收入分类统计.产生客人余额表。
客人明细帐查询。
便于夜审人员核对明细帐。
客人信息查询
动态房态查询
房间明细帐查询
收银员报表
当日入住客人报表
７.客历系统
客人资料手工、自动输入
客人资料查询与修改
黑名单
入住客人自动查询客历
入住客人自动归入客历
客历合并
8.合约系统
可将酒店签约的单位或个人的资料输入电脑，并可随时查询、修改和删除.凡合约单位或个人入住，均可自动填单．系统还可自动打印与合约单位或个人来往的信函信封等.
9.经理系统`
修改客房定价
增加、删除、修改各级密码
修改特别客单
设置系统参数
内部银行系统（即IC卡功能）
数据整理
自我诊断
数据备份
10．总经理系统
住店客单查询
查询客房状态
查询可售情况
客房占用统计
帐务查询
万能查询
报表输出
１1.密码管理系统
12.报表系统
（1）.客房占用表
（2）.转房改租表
（3）。
预定未到表
（4）.客房取消表
（5）.房租分析表
（６）.经营统计表
（７）．可售情况表
（8）．房间状况表
（9）.坏房报告表
（１０）。
日租统计表
（11）．合约销售表
1３.帐务报表
（１）.收入报表（前台收入明细表、现付收入明细表）
（2）.消费报表
（3）。
顾客帐务（住客帐务、离店客人帐务和跑单帐务）
（４）．交班报表
（５）.信用卡报表
（6）．街帐报表
（7）．应收报表
（8）。
催帐报表
（９）。
转帐报表
（10）。
借贷总表
（11）．联网消费
（12）。
酒店总表
四、数据流图设计及分析
1。
系统各模块分析、DFD图和数据字典
总流程图
图2．系统总流程图
表1:
系统总流程数据字典
数据流名：
登记
组成:
｛客户信息}＋｛房间信息｝＋｛押金}＋时间
数据 项：
客户信息
备 注：
个人或团队
组 成：
身份证号+姓名+性别+年龄＋民族+出生日期＋家庭住址
＋VIＰ+人数+单位＋单位地址+电话+手机＋BＰ机号码
+E—ＭAIＬ地址+照片
组 织:
身份证号
数据项:
客房信息
组 成：
房号+类型＋单价+状态
组织:
房号
数 据 项：
状态
取值:
空房可用
空房待修
预订占用
正在占用
数据项:
押金
组 成:
预订金+入住押金+入住租金
取 值：
现金
信用卡
转帐支票
挂帐
免费
数据 项：
时间
组 成：
预订时间+入住时间+预计离店时间+住宿时间
数据流名：
离店凭据
备 注：
指客人办理手续后,所持有的酒店开出的票据
组 成：
住店发票+停车场收据＋其它票据
.２第二层流程图
图 3。
第二层流程图
表2:
流程图数据字典
数据处理名：
前台加工
简述:
在酒店中直接与客人发生关系的活动，为客人提供的一切服务,包 括
客人进入酒店前的预订,预订后的入住,消费，以及离店前的手续
办理。
组 成：
预订+接待+取消预订＋离店
数据处理名：
后台加工
简 述:
在酒店中不直接与客人发生关系的活动,包括间接为客人提供的服
务，以及酒店的内部管理体系,主要是库房管理,IC卡管理,总理
查询等。
组 成:
数据备份+经理查询
数据处理名：
停车场加工
简 述:
为酒店内外客人提供停车的系统.
数 据 库１:
所有在前台与客人有关的信息库。
组 成：
历史客人信息表＋房间占用信息表+IC卡管理表
数据库2:
组 成：
酒店日常消耗品库存管理表+日现金帐目表
数据库３：
说 明：
停车场建立的有关车辆进出停车场的时间及费用信息表.
３ 前台子系统：
图４。
前台系统示意图
备注按照客人从住店、离店的过程将系统划分为预订、接待、取消预订和离店四个处理过程．客人通过预订，也可直接到酒店登记住宿。
客人预订后,也可能取消预订。
客人分为个人与团体两类。
个人预订
图5.个人预订ＤFD图
表3:
个人预订数据字典
数据处理名：
房间查询
简述:
根据客人的预订要求,查询客房预订信息表,确定是否有空房
输 入:
客户信息,来源:
外部实体“客人”
输 出：
[1］ 无客房,去处：
外部实体“客人”
[２］有客房,预订登记表,去处:
“客人信息”
数据流名称:
预订登记表
简 述：
在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息
组 成:
身份证号+姓名＋性别+年龄+民族+国籍+家庭住址+ＶＩＰ+电话
数据处理名:
订房
简述:
根据客人的预订要求，确定客人订什么房，哪类房，多少间房，是否
确定具体房间.
输 入:
订金收据,来源:
收银
输 出：
预订证明表,去处：
外部实体“客人＂
数据流名称：
预订证明表
简 述:
在订房、收银后所填的表,用于记载客人订房的信息和证明
组 成:
身份证号+姓名+性别+家庭住址+电话+押金+房间数量、类别+时间
客人来店预订,服务员查询“客房预订信息表”，无空房则返回客人。
有客房则登记,并核对“客人黑名单”（进行消费而未付帐的客人名单）及“挂帐表”,无误后收取预订押金并记入“预订金入帐表＂。
进行订房,将预订信息记入“客人预订信息表",修改“客房预订信息表”的客房状态,给客人预订证明表。
预订完成.
（2）团队预订
图6.团队预订DＦD图
表4:
团队预订数据字典
数据处理名:
房间查询
简 述:
根据客人的预订要求,查询客房预订信息表，确定是否有空房
输 入:
客户信息,来源：
外部实体“客人”
输 出:
[１]无客房，去处:
外部实体“客人"
［2]有客房，预订登记表，去处：
“客人信息"
数据流名称:
预订登记表
简 述:
在房间查询有房时所填的表，用于记载客人信息
组 成:
团队ID号+团队名称+领队人+领队手机+团队开户行+帐号＋地址＋联系
电话+人数+人员名单＋房间数量
数据处理名:
订房
简 述:
根据客人的预订要求,确定客人订什么房，哪类房,多少间房,是否
确定具体房间。
输 入:
订金收据,来源:
收银
输 出:
预订证明表,去处:
外部实体“客人”
数据流名称：
预订证明表
简 述：
在订房、收银后所填的表，用于记载客人订房的信息和证明
组 成:
团队ID号＋团队名称＋地址+联系电话＋人数+进店日期+离店日期+房间
数量+押金.
团体预订与个人预订基本一样，只是将团队预订信息记入“团体预订信息表”。
（３）取消预订
图7.取消预订DFD图
表5：
取消预订数据字典
数据处理名：
预订查询
简 述：
核对客人的“预订证明表”。
输 入：
预订证明表，来源：
外部实体“客人＂
输 出:
预订收据，去处:
退款处理
客人要取消预订，只需将“预订证明表”和“预订收据”交给服务员,经核对后退款并修改“客房预订信息表”及“团队或个人预订信息表".
（４）接待团体（未预订的客人）
图8。
接待团体DFD图
表６:
接待团体数据字典
数据处理名：
空房查询
简 述:
根据客人的住房要求，查询“目前房间占用信息表"，确定是否有空房
输 入:
客户信息，来源:
外部实体“客人”
输 出:
［1]无客房，去处:
外部实体“客人”
[2］ 有客房，住房登记表,去处:
“客人查询"
数据流名称:
住房登记表
简 述：
在房间查询有空房时所填的表,用于记载客人信息
组 成：
身份证号+姓名+性别+年龄+民族+国籍+家庭住址＋电话+单位
数据处理名：
客人查询
简 述:
根据客人的住房登记表,从“客人黑名单”、“挂帐单位”等多个表中
查询核对。
输入:
住房登记表,来源：
查询空房
输 出:
交款,去处:
收银处理
数据流名称：
押金收据
简 述:
在收银后所开出的证明,用于记载客人住房时交的押金
组成:
身份证号+姓名+押金金额+房间数量、类别+入住时间+离开时间
（５） 接待个人（未预订的客人）
图9。
接待个人DFD图
接待的客人是个人时,过程基本与接待团队相同,首先通过“目前房间占用信息表”查询目前有无空房，有则填“住房登记表"，根据客人的信息核对“客人黑名单”、“挂帐个人”等多个表,确认后收取住房押金,将客人的有关信息记入“历史客人信息表”并用写卡机将客人的ＩＤ写入ＩC卡。
（6）接待团体（已预订）
图10.接待预订团体ＤＦD图
表7：
接待预订团体数据字典
数据处理名：
查询验证预订表
简 述:
核对客人的预订表是否与数据库中的相符
输 入:
预订证明表,来源:
外部实体“客人”
输 出：
登记表,去处:
查询客房
接待团队（已预定）的过程与接待未预订的相似,只是开始要验证“预订表"，同时不必进行客人查询而可直接入住。
将预订金转为住房押金。
（7）接待个人（已预订）
图１1．接待预订个人DFD图
接待个人（已预定）的过程与接待未预订的相似，只是开始要验证“预订表”，同时不必进行客人查询而可直接入住.将预订金转为住房押金.
（８）离店
表8:
离店收银数据字典
数据处理名：
退房
简述：
在客人离店的时候,核实房间的物件等，同时更改“客房占用信息表”
输 入：
有客人ID的IC卡,来源:
外部实体“客人”
输 出:
［1］有问题,去处：
外部实体“客人”
[２]无问题，退房凭证,去处:
收银
数据流名称:
退房凭证
简 述：
在房间核实无误后开给客人的允许结帐凭证
组成：
身份证号+姓名+性别+IC卡ID号＋客房核实结果
数据处理名：
收银
简述:
根据客人的消费进行收取费用、退还押金.调用IC卡管理子模块使该
卡号作废。
将客人信息记入数据库备查。
输 入：
退房凭证,来源：
退房
输 出:
离店发票,去处：
外部实体“客人”
客人可保留IＣ卡,以后如再到该酒店,经修改IC卡仍可使用。
4 后台子系统：
图13．后台系统DFＤ图
后台不与客人发生直接的接触，主要支持经理查询、库房管理、数据的备份以及财务上的管理。
５ 数据备份
图1４。
数据备份DFD图
五、用户需求分析
随着人民生活水平的提高,餐饮,住宿，娱乐业在服务行业中占有越来越重要的地位。
要使在当前酒店行业日趋激烈的竞争中脱颖而出，必须努力发展自己的特色。
在管理方面也要有自己的管理特色,避免传统管理方法的失误，使得酒店的信誉以及各个管理方面都能够出现零失误,以及能够给管理者和普通的营业员带来操作上的方便，对整个酒店各个方面的业务带来快捷,方便，高效的服务,使用户能够对这个软件感到满意，那么才是管理软件的成功之处。
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