体系文件编写工作指引模板范例.docx

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体系文件编写工作指引模板范例

※※更改记录※※

版本号

更改部门

更改人

更改内容

更改日期

1.0

品管部

首次发行

2.0

品管部

第一次修订

2.1

品管部

修改、增加部门名称

2.2

品管部

增加绿色环保产品相关文件编号规则

2.3

品管部

修改、增加部门名称

2.4

品管部

格式调整

会签分发部门

网通事业部

■产品一线

董事会

□证券事务部

资材系统

■交货管理部

■产品二线

□内审部

■生产管制部

■产品三线

总经办

■经营管理部

□采购物控部

■产品四线

□流程管理部

□仓储物流部

■产品五线

□制造发展部

制造系统

■SMT部

■定制部

资讯中心

■基础运维处

■生产一部

■大客户部

□系统运维处

■生产二部

■网通研发

□信息安全处

■生产三部

■国际业务部

财务系统

■财务部

■客服处

■成本部

□资金管理部

■维修处

消费事业部

■音频产品部

■商务部

工程系统

■生产工程一部

■MID产品部

■法务部

■生产工程二部

■消费产品部

品质系统

□客户品质

■生产工程三部

■合作管理部

□材料品质部

■中试部

■商务

■产品品质部

■ME工程部

模具塑胶事业部

■模具产品部

■品质系统部

□装备工程部

■塑胶产品部

行政系统

■人力资源部

IE

■IE工程部

□品质部

■行政部

供应链管理系统（SCM）

■SCM一部

□PMC部

技术中心

□材料技术部

□SCM二部

□销售部

□技术规划部

■SCM三部

OEM/EMS事业部

■OEM产品部

■测试认证部

□SCM四部

■EMS产品部

■工业设计部

□SCM五部

■大客户部

□管理考核组

■PMC部

文件会签目的:

1.确定文件的规定符合标准要求

2.确认文件的规定能满足要求

3.确认文件的规定能够执行

4.确认职责明确,工作接口清楚

5.其他需要确认的内容

6.签名表示该部需分发

1目的

为了确保各部门编写的体系类文件符合《质量体系文件控制程序》的要求，并保证文件内容的可行性、实用性、可操作性，及格式的规范性、一致性，特制订本指引。

2适用范围

本程序适用于卓翼科技股份有限公司各部门产生的体系文件。

3职责

3.1公司各部门

负责按照本文件的要求拟制、审核、审批文件。

3.2文控中心

负责文件格式的规定。

4名词解释

程序文件：

是体系管理手册的支撑性文件，用来规定为完成某项体系要求活动的途径。

工作指引：

是以一项相对具体的业务为管理对象，以对业务过程进行管理和控制，以达到期望结果为目的的管理文件。

具体包括工作本身的过程、信息与管理控制过程。

通常包括：

工作活动的目的和范围；做什么和谁来做；何时、何地和如何做；应使用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。

工作指引是对程序文件的进一步分解、细化。

5工作内容

5.1体系类文件的拟制、审核、批准要求见体系文件控制程序。

5.2体系文件的编写格式

5.2.1程序文件、工作指引的书写模板见附录A

5.2.2其他文件（产线作业指导书、表格、记录等）可根据编写部门需要确定格式，参照记录控制程序。

5.3编写内容要求

5.3.1编制的程序文件和工作指引应与公司体系管理手册及其它体系文件内容上协调一致。

次级体系文件应服从上一级体系文件，不得与上一级文件相抵触，同级体系文件之间不

冲突。

5.3.2以PDCA（计划、实施、检查、改进）的模式，按活动的逻辑顺序描述开展该项活动的各环节。

规定出各环节应做的事、实施者、什么时间进行、在何处实施、具体实施办法、所采用的材料与设备、如何进行控制、引用的文件、应保留的记录等，以及例外特殊情况的处理方式。

5.3.3涉及到其它部门的工作流程，文件编写人应组织有关部门对文件的内容进行讨论，对工作流程达成一致意见。

5.3.4文字描述要求：

5.3.4.1用语要求规范，措辞准确，不允许使用会引起误解的语言。

5.3.4.2不允许使用有两个以上含义、或含义不唯一确定的词语，避免引起歧义。

5.3.4.3不允许使用没有量化标准的词语（如：

尽快、马上等形容词、副词）。

5.3.5书写正文时，应将内容分成若干层次进行叙述，并采用“条.款.项”方式为分个层次编号。

例如：

3.2.1；

3．2．1

5.3.5.1每条.款.项只包含一个内容，条与条之间、款与款之间、项与项之间包含内容必须是相对独立，相互之间具有因果关系或逻辑关系。

款是对条的进一步细化分解，项是对款的进一步细化分解；

5.3.5.2“项”后均可继续分解子项，以“圆点+子项码”表示，如：

“2.2.3.1”。

5.4绘制工作流程图的规范

5.4.1建立工作流程的原则

5.4.1.1涉及到两个及两个以上部门，工作流程复杂，需要一起协调、共同解决、分担完成的工作事项，需建立工作流程图。

5.4.1.2在一个部门内开展完成的工作，需要部门内多个组别/岗位协作完成，工作流程复杂的，也需建立工作流程图。

5.4.2流程图的模式

5.4.2.1流程图模式有两种，分别见附录B和附录C；

5.4.2.2流程图的备注说明栏可以用简洁的文字进行说明和要点标注。

5.4.2.3常用流程图的基本符号及说明

符号的画法

符号的名称或定义

符号的意义

首尾符号

一个工作流程的开始或终结。

过程

在工作流程中作为部门之间工作关系的一个环节点，表示由部门处理的工作事件。

可以分解成若干个子级工作流程。

判断与决策

对工作环节、过程进行审核、把关、审批和判断的过程。

连线符号

表示流程流向的连接符号。

转向符号

从流程的某一部分转出/向流程另一部分转入，应成对出现。

注释符号

对流程的某一部分进行进一步的解释以便于理解。

5.5文件编号规定

5.5.1程序文件、工作指引文件编号规则

□□□□XX（需要时可增加位数）

顺序号

属性代码

部门代号

绿色环保产品相关文件编号规则：

□□GP□□XX（需要时可增加位数）

顺序号

属性代码

部门代号

GP：

绿色环保产品

5.5.2部门代号对应关系表

□测试部

TE

□信息部

MIS

□开发部

RD

□开发平台

DT

□人力资源

HR

□企业管理部

CM

□工业设计部

IE

□行政后勤

ALD

□国际业务部

ISD

□技术规划处

TP

□制造发展

MD

□国内业务部

HSD

□资材部

LD

□产品部

SM

□商务部

BC

□OEM部

OEM

□销售部

SD

□审计部

AD

□品保部

QC

□生产部

PD

□财务部

FD

□工程部

EN

□项目部

ID

□RMA部

RMA

□SMT部

SMT

□供应商资源开发部

SR

□供应链质量管理部

SCM

□模具塑胶

MP

□总经办

GMO

□IE

IE

□董事会

DA

□EMS

EMS

5.5.3文件属性代号对应关系表

属性

代号

质量手册

QM

程序文件

QP

工作指引

WI

表格

BD

5.5.4其它的三级文件文件编号规则可参照《设计与工艺文件管理规范》执行。

5.5.5文件编号统一由各处文员根据规定的属性代码对应表编制，拟文人员在文件定稿前应向本处文员索取文件顺序号。

5.5.6文件升级时，文件编号不变。

若文件要作废，其编号随之作废，不再使用在其它文件上。

5.6文件的版本要求

5.6.1文件版本变化应及时注明，分别由1.0、2.0、3.0等表示，初次发行时文件版本为1.0，每次变更应将版本号以每0.1的形式递增，此种变更为小变更；五次小变更需要进行大变更，应将版本号以1.0的形式递增（例如：

1.5升级2.0）。

对于受控表格版本号的变更也应遵循此原则。

5.7排版规范：

5.7.1在书写文件时，若引用其它文件中的条文，应写明引用文件的名称、编号与条文号；若带附录时，附页的代码应与文件中所述的代码相一致。

5.7.2文件条文中的表格一般应作为附页，并与条文的内容相呼应。

5.7.3文件条文中的“注”应尽量不用或少用。

“注”只能用来对文件中的某些规定作必要的简短解释和说明。

不得以“注”的方式去规定或改变文件的要求。

5.8程序文件和工作指引会签流程：

5.8.1程序文件会签流程：

部门经理级或以上拟制→拟制上级预审（文件内容）→部门文员预审（格式）→体系工程师初审（内容和格式）→返回部门文员给其它部门会签→管理者代表或拟制上级审核→总经理或授权人员审批→交由文件中心受控下发

5.8.2工作指引会签流程：

拟制→部门文员审核（格式）→拟制上级审核→部门文员送相关部门会签→部门经理级或以上审批→交由文件中心受控下发

6引用文件和记录表式

QCQP01《质量体系文件控制程序》

RDWI01《设计与工艺文件管理规范》

7附录

附录A《程序文件、工作指引模版》、附录B《流程图模板1》、附录C《流程图模板2》

附录A《程序文件，工作指引模版》

※※更改记录※※

版本号

更改部门

更改人

更改内容

更改日期

1.0

品管部

陈龙

首次发行

2003/05/19

2.0

品管部

徐小青

第一次修订

2004/01/01

2.1

品管部

周彩云

修改、增加部门名称

2005/11/02

2.2

品管部

周彩云

增加绿色环保产品相关文件编号规则

2006/03/22

2.3

品管部

毛桂花

修改、增加部门名称

2008/05/14

2.4

品管部

龙小娟

格式调整

2011/04/06

拟制

审核

批准

由

日期

会签分发部门

网通事业部

■产品一线

董事会

□证券事务部

资材系统

□交货管理部

□产品二线

□内审部

□生产管制部

□产品三线

总经办

□经营管理部

□采购物控部

□产品四线

□流程管理部

□仓储物流部

□产品五线

□制造发展部

制造系统

□SMT部

□定制部

资讯中心

□基础运维处

□生产一部

□大客户部

□系统运维处

□生产二部

□网通研发

□信息安全处

□生产三部

□国际业务部

财务系统

□财务部

□客服处

□成本部

□资金管理部

□维修处

消费事业部

□音频事业部

□商务部

工程系统

□生产工程一部

□MID产品部

□法务部

□生产工程二部

□消费产品部

品质系统

□客户品质

□生产工程三部

□合作管理部

□材料品质部

□中试部

□商务

□产品品质部

□ME工程部

模具塑胶事业部

□模具产品部

□品质系统部

□装备工程部

□塑胶产品部

行政系统

□人力资源部

IE

□IE工程部

□品质部

□行政部

供应链管理系统（SCM）

□SCM一部

□PMC部

技术中心

□材料技术部

□SCM二部

□销售部

□技术规划部

□SCM三部

OEM/EMS事业部

□OEM产品部

□测试认证部

□SCM四部

□EMS产品部

□工业设计部

□SCM五部

□大客户部

□管理考核组

□PMC部

文件会签目的:

1.确定文件的规定符合标准要求

2.确认文件的规定能满足要求

3.确认文件的规定能够执行

4.确认职责明确,工作接口清楚

5.其他需要确认的内容

6.签名表示该部需分发

1目的

必写项（为何建立程序或程序的用途）

如：

为了……特制定本程序

2适用范围

必写项

3职责

必写项（规定负责实施该程序/流程的部门或人员及其责任和权限。

）

如：

55部（人员）负责……

3职责

必写项

（对程序运作过程具体内容的描述，一步步地列出开展此项活动的细节，保持合理的编写顺序。

明确输入、转换的各环节和输出的内容；其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，与其他活动接口处的协调措施；明确每个环节转换过程中各项因素5W1H（做什么？

谁来做？

为什么做？

什么时间和地点做？

怎么做？

）及所要达到的要求，所需形成的记录和报告及其相应的签发手续。

注明需要注意的任何例外或特殊情况。

）

4名词解释

（选写项，若没有写无）

（本程序中涉及到的并需说明的术语、概念、专有名词，可以缺省。

若省略，填无。

）

（选写项，若没有写无）

（本程序中涉及到的并需说明的术语、概念、专有名词，可以缺省。

若省略，填无。

）

（选写项，若没有写无）

（本程序中涉及到的并需说明的术语、概念、专有名词，可以缺省。

若省略，填无。

）

5工作程序

必写项

（对程序运作过程具体内容的描述，一步步地列出开展此项活动的细节，保持合理的编写顺序。

明确输入、转换的各环节和输出的内容；其中物资、人员、信息和环境等方面应具备的条件，

与其他活动接口处的协调措施；明确每个环节转换过程中各项因素5W1H（做什么？

谁来做？

为什么做？

什么时间和地点做？

怎么做？

）及所要达到的要求，所需形成的记录和报告及其相应的签发手续。

注明需要注意的任何例外或特殊情况。

）

6引用文件和记录表式

（选写项，若没有写无）

（明确使用该程序时所产生的记录表式和所引用程序文件、标准，写明其编号和名称，记录表式附后）

7附录

（选写项，若没有写无）

附录B《流程图模板1》

附录C《流程图模板2》