人事档案管理制度.docx

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人事档案管理制度

xx新能源集团人事档案管理制度

人力资源中心

2010年09月

目录

第一章总则3

第二章权责3

第三章归档、检查和核对3

第四章转递管理5

第五章利用管理6

第六章保密规定及保存期限7

第七章附则7

第八章附件7

第一章总则

第一条为维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏，便于相关人事档案材料的借阅和使用，将企业人事档案管理工作制度化、规范化，现结合集团公司的实际情况，特制定本人事档案管理办法。

第二条本管理办法适用于集团各职能部门和各事业部的所有员工。

第二章权责

第三条集团人力资源中心人事专员负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

第四条人力资源中心副总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

第三章归档、检查和核对

第五条档案管理内容

1.员工入职档案：

（1）个人简历

（2）人员情况登记表

（3）身份证复印件

（4）学历证书复印件或其他相关证书

（5）一寸照片

（6）劳动合同及招收转入职工备案登记表[转正后转出]

（7）体检报告

（8）养老保险人员情况登记表[转正后转出]

（9）派遣函、上岗任职通知书

（10）员工调动通知

（11）笔试面试测评报告

（12）原单位解除劳动合同证明

（13）转正相关材料

（14）离职申请

（15）员工交接承诺书

（16）员工交接单

（17）员工离岗保密协议

（18）员工离职审批表

（19）离职面谈记录表

（20）其它有必要纳入档案的资料

应届毕业生的同时应增加：

（1）就业推荐表；

（2）学习成绩单；（3）就业协议书。

2.员工培训档案：

（1）培训通知；

（2）培训签到表；

（3）培训总结报告（或考评结果）；

（4）派出培训审批表；

（5）外出培训反馈表（证书原件）。

3.员工个人档案

（1）员工人事档案包括员工履历类、自传类、鉴定考核类、学历和评聘专业技术职务材料、政治历史情况的审查材料、党团类材料、奖励材料、处分材料、工资待遇、录用任免、岗位异动等材料等。

（2）日常使用的档案资料：

学历学位、资格证书复印件材料、员工聘任、奖励的文件及复印件（如员工个人已领取公司相关奖励，则其证书原件必须存放于人事档案内）。

4.绩效管理档案：

将员工绩效考核相关的档案资料按月归整。

5.员工离岗档案：

员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，退休、死亡等情形。

6.解除（终止）劳动关系

（1）辞职申请书（自动离职）或解除（终止）劳动关系协议书及经济补偿金发放表复印件；

（2）劳动合同；

（3）解除（终止）劳动关系证明书。

7.退休

（1）退休审批表复印件；

（2）退休养老金核定表复印件；

（3）退休人员登记表。

第六条归档的程序如下：

1.首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

2.按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

3.在目录上补登材料名称及有关内容。

4.将新材料放入档案。

第七条检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。

第八条在下列情况下，也要进行检查核对：

1.突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

2.对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

3.发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

第九条人事档案统计的工作内容包括以下几点：

1.人事档案的数量

2.人事档案材料收集补充情况

3.档案整理情况

4.档案保管情况

5.档案利用情况

6.人事档案工作人员情况。

第四章转递管理

第一十条档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下：

1.取出应转走的档案。

2.在档案底账上注销。

3.填写《人事档案转出记录表》。

4.按发文要求包装、密封。

5.在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

6.收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

第五章利用管理

第一十一条人事档案的利用方式：

1.档案查阅：

设立档案查阅资料室以供利用查阅。

相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。

档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。

2.档案的借出使用：

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。

3.出具证明材料：

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。

出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。

第一十二条人事档案利用的手续：

1.查阅手续包括以下内容：

首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况；其次，查阅部门负责人签字；最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

2.外借手续：

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似；其次，借档人员（部门）盖章，负责人签字；再次，人事档案部门对其进行审核、批准。

然后，进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字；最后，归还时，及时在外借登记上注销。

3.出具证明材料的手续单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

首先，由有关人员（部门）提出申请，说明要求出具证明材料的理由；其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料；最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

第六章保密规定及保存期限

第一十三条公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

第一十四条公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起2年后方可销毁。

第七章附则

第一十五条本规定自下发之日起执行，今后若国家法律法规变更将作相应的调整。

第一十六条本规定由集团人力资源中心负责解释。

第八章附件

附件一人事档案管理系列表

档案编号：

部门名称：

填表日期：

年月日

姓名

性别

民族

基

本

情

况

出生日期

身份证号码

政治面貌

婚姻状况

□已婚□未婚

毕业学校

学历

专业

户口所在地

籍贯

城镇户口

□是□否

地址

邮编

备注

雇

用

情

况

所属部门

担任职务

加盟公司时间

转正时间

合同到期时间

续签时间

是否已调档

□是□否

聘用形式

如未调档，档案所在地

备注

档

案

情

况

文件名称

情况

文件名称

情况

个人简历

求职人员登记表

应聘人员面试结果表

身份证复印件

学历证书复印件

劳动合同书

员工报到派遣单

员工转正审批表

员工职务变更审批表

员工工资变更审批表

员工续签合同申报审批表

备注

填表人：

审核人：

人事档案查询、借阅申请表

档案编号：

填表日期：

年月日

档案名称

查询（借阅）时限

-

查询事由

申请人所在单位

申请人签章

部门领导意见

签名：

年月日

人事专员意见

签名：

年月日

附件三人事档案外借登记表

档案编号

档案

名称

借出时间

借出时限

借出人单位

外借人签章

核销日期

核销签章

附件四人事档案转出记录表

填表人：

填表日期：

年月日

档案编号

档案名称

转出事由

转出时限

转入单位

提转人签章

附件五人事档案清单

档案编号：

填表日期：

年月日

姓名

性别

部门

序号

档案存放项目

主要内容

存入日期

备注：