BEC商务信件的写作格式及模板Word格式.docx
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对于日期的书写大家一定要小心。
比如20XX年X月X日，我们写成20XX/04/10，英国人通常为10/4/20XX或者10/04/20XX，美式英语为4/10/20XX或者04/10/20XX。
所以在写正是信函时最好写成10thApril20XX（英式英语）或者April10，20XX（美式英语）。
另外在很多信件中日期的位置并不是一成不变。
它既可以出现在写信人地址的下面（信的右端），也可以出现在收信人地址的上面（信的左端），还可以出现在收信人地址的下面（信的左端）。
这信就属于最后一种。
称呼语（salutation）
在信的正文开头总要有一个称呼，通常都是用Dear开头。
在英式英语中称呼语后面可以不加标点符号或加逗号（美式英语有时加冒号），但是如果你使用都好就要在结束语后面也加上逗号，如果不是用逗号则结束语也不加逗号。
在英语中称呼名字与中国人正好相反。
中国人姓在前名在后，英国人是名前姓后。
英语中一般有四种对人的称谓，即：
Mr./Ms./Mrs./Miss,我们在称呼时通常用对方的姓。
比如：
JamesBrown，其中James是名（givenname/Christianname/firstname），Brown是姓（surname/familyname/lastname）。
如果是男士（通常可以从名字看出来），我们可以说：
DearMr.Brown布朗先生（未婚或已婚都可以）。
如果是女士，我们可以说DearMrs.Brown布朗夫人（已婚），DearMissBrown布朗小姐（未婚），DearMs.Brown布朗女士（未婚或已婚都可以）。
如果不知道对方姓名，我们可以这样写：
DearSirorMadam，DearSir或者DearMadam。
如果收信人是一家公司，这时你则应该以DearSirs作为这封信的称呼。
未婚已婚未婚或已婚都可以
知道对方姓名男士DearMr.Brown
女士DearMissBrownDearMrs.BrownDearMs.Brown
不知道对方姓名DearSir
DearMadam
信的主题（subject或者regarding加上冒号，regarding经常被缩写为re：
）
信的主题说明这封信主要说明的是什么内容。
有时也可以不写subject或re:
而直接用大写字母写明主题或者用消协字母加横线。
上面这封信可以有以下几种写法：
1.每个单词的首字母大写：
Re：
NewProductAdvertisementBooking
2.每个单词的字母大写，但是不用加横线：
SUBJECT：
NEWPRODUCTADVERTISEMENTBOOKING.
3.如果不用Re或者subject可以直接写为：
NEWPRODUCTADVERTISEMENTBOOKING或者NewProductAdvertisementBooking。
以上三种大家可以任选。
信的正文（Body）
1.信的首段：
（introductoryparagraph）
通常正是信函的第一阶段会表明写信的原因、目的或者根据什么来写这封信。
2.信的主段（mainparagraph）
信的主要内容通常放在此段，此段根据内容的多少可以另分为数段。
3.结束段（concludingparagraph）
在新的结束段，通常会根据情况表达感谢或盼望对方回信等。
结束语（complimentaryending）
结束于根据称呼语的不同而不同。
如果知道收信人的姓名，比如：
DearMr.Brown,DearMrs.Brown,DearMissBrown和DearMs.Brown,其结束语是Yourssincerely（美式英语是Sincerelyyours或Sincerely）。
如果不知道姓名我们通常用DearsirorMadam，DearSir或者DearMadam，其结为语是Yoursfaithfully（美式英语是Faithfullyyours或Faithfully）。
这里大家一定注意结束语Yourssincerely的写法。
Yours中的字母y应该大写，并且Yours中的s不能省略。
综上所述，称呼语语结束语的对应关系如下：
不知道收信人是谁DearSir
DearSirorMadam
DearSirsYoursfaithfully
知道收信人是谁DearMr.Brown
DearMrs.Brown
DearMissBrown
DearMsBrownYourssincerely或Yourtruly
如果收信人与写信人的关系亲密DearTom
DearRoseBestwishes
Withkindregards/Bestregards
Yours
Love（非正式书信，亲密的朋友或家人）
签名（signature）
即写这封信的人用钢笔亲自写签名的全名。
打印机打出的名字（typedsignature）
通常在用钢笔签名的下方再打出写信者得名字，这是为了防止读信的人看不清手签的名字。
职位或称谓（position/title）
内附（enclosures，缩写为Enc.）
它表明此信还寄出去了何种文件或物品。
了解了上述内容后，请大家再看一下上面这封信的整体布局。
一般的正式信函主要有两种常见的写作模式，即全齐头式和缩进式。
上面这封信就是全齐头式。
它的特点是;
信中的每一行字，包括日期、信内地址、称呼、征文、结束语和签名等从左边顶格写起。
缩进式的特点是：
正文每段第一行向右缩进5格，结束语位于中间偏右。
目前大部分商务信函采用的是全齐头式。
BEC商务信件的写作常用句型
1.Initiateameeting
发起会议
IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA。
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
Isuggestwehaveacalltonightat9:
30pm（ChinaTime）withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen。
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空?
http:
//ingonThuOct30.Sametime。
十月三十号（周四），老时间，开会。
LetsmakeameetingnextMondayat5:
30PMSLCtime。
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXproject。
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
2.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions
咨询信息/反馈/建议
Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknows。
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule。
谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon。
期待您的反馈建议!
Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?
你对计划方面有什么想法?
下一步我们应该怎么做?
Whatdoyouthinkaboutthis?
这个你怎么想?
Feelfreetogiveyourcomments。
请随意提出您的建议。
Anyquestion,pleasedonthesitatetoletmeknow。
有任何问题，欢迎和我们联系。
Anyquestion,pleaseletmeknow。
Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions。
Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!
欢迎您的评论和建议!
Pleaseletmeknowwhatyouthink?
Doyouhaveanyideaaboutthis?
对于这个您有什么建议吗?
Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheusersbehavior。
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue。
如果可以，我希望你能负责这件事情。
3.Givefeedback
意见反馈
Pleaseseecommentsbelow。
请看下面的评论。
Myanswersareinbluebelow。
我的回答已标蓝。
Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference。
我就文档添加了一些备注，仅供参考。
4.Attachment
附件
Ienclosetheevaluationreportforyourreference。
我附加了评估报告供您阅读。
Pleasechecktheattachedfilefortodaysmeetingnotes。
今天的会议记录在附件里查收。
Theattachmentisthedesigndocument,pleasereviewit。
设计文档在附件里，请评阅。
Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes。
其他个人特征方面的信息请见附件。
5.Pointlisting
列表
Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:
1…….2……。
今天我们要完成的任务：
1…….2……。
Someknownissuesinthisrelease:
声明中涉及的一些问题：
OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:
我们阅读了最新的供应链管理政策，做出如下考虑：
Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:
以下是对你们团队的一些问题：
Thecurrentstatusisasfollowing:
1……2……
目前数据如下：
1……2……
Someitemsneedyourattention:
以下方面需提请注意：
6.Raisequestion
提出问题
IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:
…
就ABC协议，我有以下几个问题：
……
7.Proposal
提议
Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…
关于平台启动的下一步计划，我有一个提议……
Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture。
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
AchievoteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue…
Achievo团队建议应对突出问题采用A办法。
8.Thanksnote
感谢信
Thankyousomuchforthecooperation。
感谢你的合作!
Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject。
对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanksforyourattention!
谢谢关心!
Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated。
我们对您的协助表示感谢。
Reallyappreciateyourhelp!
非常感谢您的帮助!
9.Apology
道歉
Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP。
很抱歉现在才进行询问，但是我们需要尽快核实执行信息。
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