医疗美容整形医院管理制度.docx
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医疗美容整形医院管理制度
保定聚星医疗美容门诊部（有限合伙）
管理制度
第二章公司印章使用审批度................................................................................................1
第三章合同签订审批制度....................................................................................................5
第一篇行政管理制度
会议管理制度
一、公司办公会议分为董事长/总经理办公会、管理层例会、部门工作会和全体员工会议。
二、不定期召开全体员工会议，由总经理（或指定公司其他领导）主持，全体人员参加。
主要内容是对近期的重点工作进行总结，对工作中存在的困难进行研究，找出解决方案；对公司制度、相关规定进行培训等。
三、管理层例会于每个自然周一下午17:
30于二楼会议室。
四、行政部门作好各类工作的会议记录，并整理存档。
重要决议事项形成会议纪要，印发有关部门或人员。
行政部门人员对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。
第二章公司印章使用审批制度
一、总则
公司印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。
为了保证公司印章的合法性、可靠性和严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本管理制度。
二、公司印章的刻制
（一）公司印章的刻制均须报总经理审批。
（二）公司印章由行政部门开具公司办理刻章文件统一到指定的公安机关办理刻章手续，印章的形体、规格按国家有关规定执行。
（三）公司各部门的专用章，由各部门根据工作需要自行决定其形体、规格。
形成决议后，报行政部门备案。
需和其它部门对接使用的图章，应在起用前，以文字通告形式传达相关部门，并在通告中附加图章签盖后的戳记。
（四）未经公司总经理批准，任何单位和个人不得擅自刻制本部门的印章。
三、公司印章的启用
（一）新印章要做好戳记，并统一在行政部门留样保存，以便备查。
（二）新印章启用前应由行政部门下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。
四、公司印章的使用范围
公司的印章主要包括公司公章、合同专用章、发票专用章、财务专用章、法人章及公司部门专业章。
公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。
（一）公司公章的使用范围主要为：
1、公司对外签发的文件。
2、公司与相关企业联合签发的文件。
3、由公司出具的证明及有关材料。
4、公司对外提供的财务报告。
5、公司章程、协议。
6、员工的任免聘用。
7、其他公司上报政府及有关部门的文件。
（二）公司合同专用章的使用范围主要为：
1、公司对外投资、合资、合作协议。
2、公司各类经济合同等。
3、公司与员工有关的各类合同等。
（三）公司法人章，主要用于需加盖私章的合同、财务及报表、领导层的人事任免等各类文件。
（四）财务专用章，主要用于货币结算等相关业务。
（五）公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。
五、公司印章的管理职责
（一）公司董事长和总经理
负责公司印章的使用审批工作。
（二）行政部门
行政部门负责公章的保管、使用台账的登记及使用过程的监督工作。
（三）各部门部门经理
负责各职能部门专用章的审批工作。
六、公司印章的管理、使用及保管
（一）印章的管理
1、公司印章由行政部门专人负责管理。
印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。
如因事离开岗位需移交他人的，可由行政部门主管指定专人代替，但必须办理移交手续，并填写印章移交登记表。
（见《印章管理移交单》
2、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。
人员由财务部负责。
动用法人章，一定要经总经理同意方可使用。
（二）印章的使用
1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序，按照印章的使用范围，经审批后方可用章。
2、印章的使用设立使用登记台帐，严格审批和登记制度。
3、公司法人章、财务专用章、公章由总经理本人签字后方可使用。
如总经理不方便签字，可将填写至需总经理审批的《印章使用申请表》以照片形式发送给总经理，待总经理授权或审批后，方可使用。
并在总经理方便签字时，补签《印章使用申请表》
5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。
若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导、总经理签批后，方可带出。
印章外借期间，借用人只可将印章用于申请事由，对印章的使用后果承担一切责任。
6、以公司名义签定的合同、协议等，经律师审核后，公司分管领导、总经理批准后方可盖章。
（对加盖印章的材料，多页材料须加盖骑缝章，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要齐年盖月，字迹端正，图形清晰。
）
7、任何印章不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖印章。
用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。
8、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必须持有效证件材料，经公司总经理审批后，方可盖章。
七、公司印章的停用
（一）有下列情况，印章须停用：
1、公司名称变动。
2、印章使用损坏。
3、印章遗失或被窃，声明作废。
（二）印章停用时须经总经理和董事长批准，及时将停用印章送行政部门封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。
第六章合同签订审批制度
一、目的
为规范公司操作流程，严格防控公司风险，特制定本制度。
二、合同审核及签署流程
三、
详见《合同审核及签署流程图》《合同（协议）签订用章审批表》
第七章值班管理制度
为进一步加强对值班工作的领导和管理，进一步规范值班人员行为，确保值班工作的有效进行，特制定本规定。
一、值班人员为公司前台、售后部人员。
二、值班人员的主要职责
1、负责接听、记录电话，接待来访人员；
2、负责解答投诉、咨询的一般性问题；
3、负责处理突发事件；
4、预防火灾、盗窃及其他突发事项；
5、负责其他临时交办的工作。
三、值班人员应提前做好值班准备工作，不得迟到、早退；严禁擅自不值班或值班脱岗，擅自不值班或值班脱岗的按旷工处理，扣除当月每日工资的双倍作为处罚，若给公司造成重大损失者，应从重论处。
四、当日确有事不能值班者A须提前和他人B自行调换，并向负责人报备，当日值班责任仍由该值班者A承担，故该值班者A须提前和他人B充分沟通，严防当日无人值班。
五、值班人员应严格遵守公司规定，禁止无关人员进入公司。
六、值班人员要认真受理和解答来电、来访所反映的问题，不得敷衍推诿。
在受理来电、来访过程中要热情、周到、耐心、细致，使用规范用语，克服急躁情绪，杜绝过激言语。
七、对来电、来访人员提出的问题，要及时解答；不能当时解答的问题，要及时查询或与相关人员沟通后再做答复；对反映的疑难问题要详细做好记录，经整理后转交有关部门，并抄送行政部门。
八、遇有突发事件和重要事项时，须详细记录事件发生的时间、地点、事件概况，在第一时间按程序报告领导并及时处理，不得延误和疏漏。
九、值班人员必须严格遵守各项规章制度，不得擅离职守，不得占用值班电话拨打私人电话，不做与值班工作无关的事项。
十、值班人员要保持值班室环境整洁，物品摆放整齐。
十一、部门负责人检查本班次值班人员的到岗情况。
十二、值班表由各部门负责人在每月月末下发次月值班表。
第八章办公环境、安全管理规定
一、维护办公职场的卫生。
各部门应主动做好办公场所的清洁,使用过的纸张、废物不得随意乱扔。
每位员工有义务清理并保持办公区域的干净整洁,井然有序。
二、
三、公司员工看到公司内地上有污渍应立即处理干净，确保公司卫生、整洁。
四、
五、值日人员在规定的时间内清理办公职场卫生，处理垃圾。
六、
七、安全管理主要针对防盗、防火灾、防失泄密等事故。
八、
九、安全管理以部门为单位，重要资料（如电子版文档、纸质版文档等）、设施设备、贵重物品等请各部门员工妥善保管，如因疏忽导致的资料、物品丢失、损坏或泄密的，由当事人负直接责任，公司将视其情况给予处罚。
十、
十一、注意用电安全。
每位员工每天上班时打开电脑前要先检查电线、插座是否良好。
如发现不符合规范的，应及时通知行政部门人员更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉等。
下班时要关闭电脑、显示屏等办公设备。
确保关闭无误后再离开席位。
十二、
十三、各部门办公区域负责人每天早上来公司后应立即检查并打开办公区域空调、复印机、饮水机、等设备的电源。
下班离开公司前检查关闭其电源。
十四、
十五、靠近窗户的员工要随时根据工作环境开关窗户，下班时关好窗户方可离开。
十六、
十七、禁止携带易燃易爆危险物品进入办公场地。
十八、
第九章电话及邮件管理规定
第一节电话管理
一、本公司的电话，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工打私人电话。
二、
三、员工打电话时尽量简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。
四、
五、当电话铃响时，在不超过第三声响铃时接听电话。
六、
七、接听电话时，应面带微笑，谦虚真诚，说话应稍慢而清晰。
对方在电话中讲述时要留心听，并记下要点。
未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话筒。
八、
九、对不指名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要的告诉接听人。
十、
十一、暂时离座时,同部门或邻座同事应主动接听来电并作好电话记录。
十二、
十三、所有员工应训练自己的听辨能力，当老客户打来电话时，应能立即使用合适的称谓问候对方。
十四、
十五、若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人电话。
公司员工禁止使用固定电话和传真机拨打私人长途电话和各种声讯台。
十六、
十七、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通电话。
十八、
十九、如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回电话，并说明回电话的准确时间。
二十、
二十一、正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。
二十二、
二十三、接听客户的投诉和抱怨电话切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉然后再通过相关人员解决问题。
二十四、
第二节邮件及信件管理
第三节
一、公司收发的邮件主要有保单、车辆手续、信件等。
二、
三、对于重要的,保密的,紧急的文件可用顺丰速运,对于不紧急的邮件则用挂号或普通包裹寄发。
四、
五、寄往相同地址的邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的费用。
六、
七、公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据,切勿在公司邮件中加入私人邮件。
八、
九、对于重要的信件，在转送至收信人前保留电子版备份，以备查询。
十、
第十章采购管理制度
第一节办公用品采购管理制度
一、目的
二、
为加强办公用品管理，规范办公用品的申购、保管、领取、使用、交接程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定本制度。
三、办公用品的分类
四、
办公用品分为低值易耗品、固定资产和需临时购置的办公用品三类。
低值易耗品主要指：
签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、文件夹、文件架、记事本、打印纸、档案袋、纸杯、墨粉等价值较低、易损耗的日常用品。
固定资产主要指：
办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、投影仪、相机、空调等单位价值较高的物品。
需临时购置的办公用品主要指：
具有一定使用寿命、价值较低、不备库存的办公用品，如计算器、U盘、订书器、剪刀、书写板、水壶、工牌、劳保用品、清洁用品等物品。
五、部门职责
六、
行政部门负责办公用品的归口管理；财务管理部负责固定资产的计价、账册管理工作；公司各部门应按制度执行办公用品的申购、领取、使用、交接规定。
七、办公用品的管理
八、
1．申购
2．
1低值易耗品申购
2
各部门编制《办公用品申请表》于每月3日前交行政部门，各部门上报本月需购买的办公用品→行政部门主管确认、制表→总经理批准→行政部门采购（临时采购物品由各部门垫资，之后按报销流程执行）。
3固定资产申购
4
申购部门填写《办公用品申购单》→部门负责人确认→总经理批准→行政部门采购→财务管理部计入固定资产。
固定资产的购买中须注意，同款产品须对比至少三家以上供应商提供的产品价格，保证最优性价比和使用质量。
5需临时购置的办公用品申购
6
申购部门填写《办公用品申购单》→部门负责人确认→总经理批准→行政部门采购。
各部门不得私自采购办公用品，否则不予以报销。
财务专用办公用品经行政部门批准后，可以由财务人员在批准额度内自行购买，并报行政部门备案登记。
3．保管
4．
1备用办公用品由行政部门负责保管；
2
3行政部门需每月4日前盘点库存，查对台账与实物，保证账实相符；
4
5办公用品采购入库后，行政部门负责登记入账；
6
7对出现故障的办公设施，如打印机、空调、投影仪等，各部门需及时报行政部门，行政部门负责办公设施的报修工作。
8
5．领取
6．
领取人填写《办公用品领用表》→行政部门负责发放；
7．使用
8．
1实行“谁使用、谁负责”的原则，各部门应对所使用的办公用品进行维护和保养，如因人为原因使办公用品遭到损坏、丢失的，应照价赔偿；
2
3厉行节约，杜绝浪费，各部门需合理使用办公用品,不得囤积,不得随意丢弃，努力降低消耗和办公费用；
4
5办公用品不得据为己有，挪为私用。
6
9．交接
10．
员工因离职或工作变动等特殊原因需进行办公用品交接时，应严格遵守交接程序，严禁私自交接。
移交人填写《交接物品清单》→行政部门审核→接交人负责确认→存档
第十二章钥匙管理
一、公司所有备用钥匙由行政部门统筹管理、复制。
二、
三、各部门办公区钥匙由各部门专人负责。
如负责人请假需做好钥匙的转交并登记。
四、
五、如因公需要使用备用钥匙，须向办公室说明使用目的并做登记，用完后应立即归还。
六、
七、钥匙保管人应遵守下列要求，否则所受损失由保管人承担责任，并视情节轻重论处或依法查办。
八、
1．离职时应将钥匙交行政部门并做好登记。
2．
3．钥匙遗失时，应立即向行政部门报备。
4．
5．未经行政部门同意不得复制。
6．
7．不得随意借予外人使用。
8．
第十三章档案管理规定
一、目的
为规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
二、档案的分类
档案分为行政档案、经营管理档案、项目专题档案、合同档案、人力资源管理档案、财务档案、电子档案七类。
1、行政档案是指行政事务、政府机关及有关单位收发文、公司的原始会议纪要及决定、公司的历史沿革（反映本公司重要活动的简报、网络新闻及文件）资料、后勤资料、外事工作等。
2、经营管理档案是指经营决策、计划工作、物资管理、企业管理制度及方案等。
3、项目专题档案是指公司所涉及项目按类别及事项的资料档案。
4、合同档案是指公司合同（协议）、大宗物资采购合同（协议）、建设工程合同（协议）、其他合同（协议）等。
5、人力资源管理档案是指员工招聘资料、录用资料、员工异动情况资料、离职资料、员工福利、教育培训资料、与人力资源管理工作相关的文件等。
6、财务档案是指会计原始凭证、会计账簿、财务报告、发票及涉税资料、书面证明材料、财务分析报告等。
7、电子档案是指证照档案、有价值的照片材料、光盘、录像片等。
三、部门职责
1、财务管理部负责财务档案的整理与存档，其他档案由行政部门统筹管理，各部门的档案资料均交由行政部门统一收集管理。
各部门应按制度执行档案的交接、归档、借阅规定。
2、行政部门负责其它档案的管理工作，每年对档案管理工作进行一次检查验收。
四、档案的管理
1、交接
各部门需要归档的文件每月25日定期移交一次并填写《文件交接清单》→移交人签字→行政部门主管确认→接交人签字→行政部门归档。
①各部门对重要文件可留复印件，原件交综合管理部统一保存。
②业务活动中涉及金融财税方面的资料和公司对外签订的涉及到收付款的合同，应保留至少两份原件，行政部门保存一份，财务管理部保存一份。
特殊情况只有一份原件时，由财务管理部保存原件，行政部门将复印件归档备案。
2、归档
行政部门要根据档案分类，编制分类目录；根据分类编制目录，完善检索工具，填写《电子档案明细表》）以便于查找。
3、借阅
①借阅档案资料，必须履行登记、签收手续，经行政部门负责人批准。
阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。
需要借出档案的，须填写《资料借阅审批表》→详细注明借出事由→经资料涉及的部门负责人审批→总经理批准。
②重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的须填写《资料借阅审批表》→总经理批准
第十四章保安管理制度
第一条为了加强保安队伍的管理工作，保障本公司的正常工作秩序，当好企业卫士，确保公司人员、财产、治安、消防安全，特制定本制度。
第二条认真做好保安管理工作，自觉服从上级管理人员的工作安排，主动提供配合，做好交接班记录。
第三条保安人员代表本公司执行相关规章制度，公司其它部门员工应配合保安人员工作。
第四条公司保安勤务应每日公司下班时间到岗，翌日上班时间离岗。
第五条夜间维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序、治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然，严格遵守公司的各项规章制度。
第六条日常行为规范
1、爱护公司公共财产、不随意破坏、挪为私用；
2、及时清理、整理个人工作用具，保持工作环境的干净整洁；
3、办公桌上不放与工作无关的用品；
4、未经同意不得翻看他人文件、资料或他人个人物品。
第七条工作纪律
根据《保安服务管理条例》等有关规定和对公司及员工人身财产安全负责的原则，保安员严格禁止下列行为：
1、限制他人人身自由、搜查他人身体或者侮辱、殴打他人；
2、扣押、没收他人证件、财物；
3、阻碍依法执行公务；
4、参与追索债务、采用暴力或者以暴力相威胁的手段处置纠纷；
5、删改或者扩散监控影像资料、报警记录；
6、侵犯个人隐私或者泄露公司商业秘密。
第八条火警事件处理
1、保安人员应熟记办公楼内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材的地点，以免临急慌乱，定期对消防水管进行检查登记，如有发现有失效的应立即通知行政部门。
对重要的电灯、门窗等有缺损时，应及时上报主管部门处理。
2、发现火灾应立即赶到失火现场查看，若发生火苗应即以灭火器将火源熄灭，若已使用灭火器仍然无法将火势扑灭时立即向119火警台报案，且通知相关领导至现场，保安仍然坚守岗位，指挥员工及来宾向安全地区疏散，保持高度警戒，严防小偷趁机窃取公司财务。
火势熄灭后应清查人员及物品所害情形，并保持完整现场，以供警方处理。
第十五条打劫被盗事件处理
1、保安值班要高度戒备，加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，及时发现可疑人和事，并进行妥善处理，保安当值班期间发现可疑情况或发现纠纷事件应及时与相关领导联系。
2、对于正在发生的刑事案件或可疑情况应及时制止并对可疑人员进行查问，情节严重的可直接拨打110并上报公司领导。
第十六条不良分子前来滋事处理
1、保安人员不得与不良分子对打。
2、关闭大门和所有出入口，勿使不良分子进入寻讯滋事。
3、通知后勤人员和公司领导前来支援处理。
4、认清来着容貌、特征、人数、有无携带枪支、刀具、坐车种类以及车牌号码、滋事原因等，作为警方侦查处理的依据。
5、将状况报告公司领导并随时保持联络，若下班以后应立即通知派出所并电话联络相关领导。
第十七条纠纷事件处理
1、对纠纷事件，保安员应稳定事态的发展，并对当事人双方进行劝阻，以制止事态的扩大。
2、发生打斗，应迅速予以制止，将当事人交由公司领导处理为原则，如当事人不听制止时，可与值班保安或公司的其他人员合力制止。
3、打斗现场若有其他员工围观时，为防止围观者鼓噪起哄或使现场复杂化，应将肇事者带离现场再行处理。
4、事态有愈超严重态势，应立即请派出所协助处理。
5、注意立场要保持公正，千万不可偏袒打斗当事人任何一方或加入战局，丧失理智。
6、若为下班时间，应即刻电话通知公司相关领导；有安全之虑时，即刻拨打110协助。
第十八条意外事故
1、员工急病，即刻通知办公室或救护员，及时派人送医院治疗。
2、请救护车随带医生。
3、及时报备领导。
第十九条保安员职责
⑴维持公司办公场所内外区域的正常工作秩序。
⑵维护公司内部治安秩序，消除隐患于萌芽状态，防患于未然。
⑶加强对重点部位的治安防范，加强防盗活动，及时发现可疑人和事，并进行妥善处理。
⑷监督员工遵守安全守则，规章制度。
⑸加强防火活动，及进发现火灾隐患苗头，并消除之。
⑹对违反治安条例的行为，查清事实，收集证据向公司或公安机关报告。
⑺配合领导做好下班后值班工作，检查公司办公场所安全状况及宿舍留宿情况。
⑻支持、协助相关单位门卫履行工作职责。
⑼妥善保管配发的安保器械，不得丢失和擅自使用。
⑽做好工作交接，正确记录当班值班日志和案件笔录，及时提出相关工作报告。
⑾安保人员应做到：
①服从领导，听从指挥，加强组织纪律性，遇事及时请示、报告。
②坚守岗位，恪尽职守。
③明辨是非，保持警惕，遇到复杂问题，多思多想，对周边情况仔细观察。
④遵守制度，坚持原则，机智灵活，注意工作方式方法。
⑤仪态端正，着装整洁，精神饱满，态度和气，言语文明，处事公平合理。
⑥工作效率高，达到“四快一圆满”，即发现快、反应快、到位快、展开快、完成任务圆满。
3、行为准则
⑴个人仪表
①值班人员须着装整洁大方。
②站姿正确，坐姿端正。
⑵礼貌服务
①岗位值班人员回答或询问客户时，需使用文明用语。
②热诚对待客户，耐心解释有关要求及规章制度。
③执勤中应严守岗位，不得擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、听收录音机、睡觉等失职事情。
④平时应谨言慎行，执行职务时态度和蔼严正，不亢不卑。
⑤当值工作期间不准饮酒。
4、安全保卫制度
⑴治安安全管理
①严格按照公司的规定，定时开关大门。
4.巡查制度
夜间：
由值班保安员负责巡查，监督公司内部治安、消防及生产安全，发现违规行为及时制止并记录上报有关领导按章处罚，最大限度地避免安全事故隐患；值班保安每日巡查安全保卫责任范围至少三次，并做好巡查记录，以确保公司安全。
5、消防安全管理
⑴认真执行消防法规，由安全主管负责安排人员每月定期检查督促各部门防火安全措施的落实，消除火险隐患。
⑵检查办公及宿舍用电、用水状况，发现违规行为及时制止并记录上报有关部门按章处罚。
⑶应熟记公司内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、围墙等有缺损时，应即上报办公室处理。
⑷密切注意、熟练操作消防控制器，及时处理火警、故障信号，并做好记录。
⑸通过监视器密切监视出入公司人员情况，发现可疑问及时通知附近有关人员注意和处理，并记录在案。
⑹当班人员不得无故私自离岗，针对天气突发情况要关好门窗等。
5、紧急事件之处理原则
⑴发现窃盗时，以收回失窃物为首要，并应立即呈请处理。
⑵保安人员应熟练安全装备的使用，了解配置地点。
紧急事发生时应镇静，以最有效方法使灾害减少至最低限度，不可慌张误事，视情况按下列程序处置：
①判断情况若尚可解决消除时，速采取行动，并报告上级。
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