周艳(二)项目档案的质量标准与注意事项.ppt

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项目档案管理综合知识与技能项目档案的质量标准与注意事项,兵器工业档案馆周艳2017.03,从了解项目实施过程把握项目档案的完整、准确与有效性标准,项目论证阶段市场调研报告、项目论证报告、厂址选择报告、设备选型报告、技术分析方案,项目立项报批阶段,1项目管理性文件

（1）项目立项申请、项目建议书及报批文件;

（2）可行性研究报告及报批文件;专家评估;（3）环保、劳动安全、职业卫生、消防（预评价文件材料）；（4）项目选址申请及报批文件;征用土地申请、批准文件；建设用地规划许可证及附件、国有土地使用证、国有土地使用权交易文件;建设工程规划许可证及附件、红线图、坐标图、行政区域图，建设工程施工许可证，施工图审查文件；（5）征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书;（6）建设前原始地形、地貌的状况图、照片;（7）项目资金来源（包括投资、集资、贷款）文件;（8）申请资金文件及下达投资计划的通知；（9）项目建设任务责任书、项目实施进度计划；（10）项目免税申请及批复文件（有进口设备的必有）；（11）项目调整及报批文件（内容调整、时间调整：

有调整情况的必有）;（12）概算、预算管理、差价管理文件;（13）合同谈判纪要、合同审查文件、合同书、合同变更、索赔等涉及法律事务的文件。

项目立项报批阶段,2设计基础（勘察）文件

（1）环境预测、调查报告;

（2）工程地质、水文地质勘察报告；地质图，勘察记录，化验，试验报告，重要土、岩样及说明；（3）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录，地形测量和拨地测量成果报告;（4）水文、气象、地震等其它设计基础资料;工程探墓、考古发掘；（5）建设用地钉桩通知单，验线合格文件。

项目立项报批阶段,3设计文件

（1）初步设计及报批文件

（2）技术设计及报批文件（3）施工图设计及审查文件（4）工程设计计算书（5）关键技术试验（6）设计评价、鉴定及审批,项目施工阶段,1施工管理的主要内容在施工前应做好以下准备：

一是编制材料设备进场验收、设计变更和图纸会审等施工各阶段的管理流程和进度计划;二是进行施工组织设计的审批;三是收到施工图纸后组织各相关部门进行图纸会审工作，并结合施工单位和监理提出的会审意见;四是制定对施工单位质量、进度、安全、文明施工、技术资源等管理的相关措施;五是申请领取施工许可证。

项目施工阶段,工程开工后应加强以下项目施工管理：

一是加强旁站监督二是定期召开工地例会三是抓好现场管理四是督促工程部门会同监理公司对原材料的检查验收、抽检送样工作五是加强对设计变更的管理六是检查落实,项目施工阶段,工程进入现场验收阶段后的管理：

一是组织相关部门先进行初验，并报市质监站检查备案；二是组织相关部门会同施工单位进行工程的移交；三是接收竣工工程的技术资料，并做好竣工资料的移交和备案工作；四是竣工收尾工作；五是结算工作；六是质量问题整改；七是回访工作。

实施阶段形成文件材料内容,招投标及招投标文件

（1）招标文件：

招标方案及批复、招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件等;

（2）投标文件：

投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件等;（3）评标文件：

开标议程、记录，开标大会签字表，报价表、标底，评标方法、标准、纪律，评标人员签字表，评标记录、报告、定标会议纪要；（4）中标文件：

评标结果公示、中标通知书、未中标的投标书。

实施阶段形成文件材料内容,施工文件-工程建筑与结构施工文件

（1）开工报告、工程技术要求；

（2）施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件；（3）施工预算和审查材料；（4）、技术交底、施工日志、大事记；（5）控制网设置、工程定位测量、基槽开挖线测量材料；（6）施工安全、环保措施；（7）地基钎探记录和钎探平面布点图，验槽、地基处理、桩基施工和试桩记录；,实施阶段形成文件材料内容,施工文件-工程建筑与结构施工文件（8）图纸会审纪要、设计变更、工程洽商记录；（9）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表、出厂证明、复试试验报告；（10）预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录；（11）工程物质选样送审表、进场物质批次汇总表、工程物资进场报验表；（12）土壤（素土、灰土）干密度、击实试验报告；（13）砂浆、混凝土配合比通知单、砂浆（试块）抗压强度试验报告，商品混凝土抗渗试验报告、出厂合格证、复试报告；（14）钢筋接头（焊接）试验报告；,实施阶段形成文件材料内容,施工文件-工程建筑与结构施工文件（15）防水工程试水、楼地面、屋面坡度检查记录；（16）工程定位测量检查记录；（17）隐蔽工程检查记录；（18）沉降观测、结构吊装、现场施工预应力记录，工程竣工测量，新型建筑材料，施工新技术；（19）工程质量事故处理记录；（20）检验批、分项工程质量验收记录；（21）基础、主体工程、幕墙工程、单位工程质量验收记录。

实施阶段形成文件材料内容,施工文件-电气、给排水等各工艺工程施工文件

（1）施工组织设计；

（2）技术交底，施工日志；（3）图纸会审，设计变更，工程洽商；（4）公用设备的产品质量合格证、质量保证书，设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告，设备安装、试运行记录，设备明细表；（5）预检记录；（6）隐蔽工程检查记录；（7）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录；（8）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等智能系统调试记录；（9）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录；,实施阶段形成文件材料内容,施工文件-电气、给排水等各工艺工程施工文件（10）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录；（11）电气照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录；（12）电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告；（13）质量事故处理记录；（14）检验批、分项工程质量验收记录；（15）单位工程质量验收记录。

实施阶段形成文件材料内容,施工文件-室外工程施工文件

（1）室外安装（包括给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件；

（2）室外建筑环境（包括建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件。

实施阶段形成文件材料内容,监理文件-工程监理文件

（1）建设、施工、监理机构及负责人名单；监理单位人员资质证书；

（2）监理大纲，监理规划、细则及批复、监理控制计划等；（3）监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录，监理会议纪要，监理工程师指令、指示，来往函件；（4）监理总结、工程竣工总结、质量评价意见报告。

（5）施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审；（6）施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核；,实施阶段形成文件材料内容,监理文件-工程监理文件（7）开（停、复、返）工令、审批表、许可证、中间验收证明书；（8）工程进度计划、实施、分析统计文件；（9）主要材料及工程投资计划、完成报表；（10）不合格项目通知；（11）施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告及处理意见；（12）各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；（13）预付款、月付款报审与支付；（14）变更价格审查、延长工期、索赔报批文件；,实施阶段形成文件材料内容,监理文件-工程监理文件（15）设计变更、材料、零部件、设备代用审批；（16）单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估；（17）工程竣工决算审核意见书；（18）分包、供货、试验等单位资质材料；（19）有关进度、质量、造价控制的监理通知；（20）工程材料监理检查、复检、实验记录、报告。

实施阶段形成文件材料内容,监理文件-设备采购、监造监理文件

（1）设备采购、制造合同及委托监理合同；

（2）设备采购方案计划，市场调查、考察报告；（3）设计图纸和文件；（4）设备采购招投标文件；（5）设备采购订货合同；（6）设备采购监理工作总结；,实施阶段形成文件材料内容,监理文件-设备采购、监造监理文件（7）设备监造规划；（8）设备制造的生产计划和工艺方案；（9）设备制造的检验计划和检验要求：

（10）分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告；（11）开工/复工报审表、暂停令；（12）检验记录及试验报告；,实施阶段形成文件材料内容,监理文件-设备采购、监造监理文件（13）报验申请表；（14）设计变更文件、会议纪要、来往文件、监理日记、监理月报；（15）监理工程师通知单、监理工作联系单；（16）质量事故处理文件、设备制造索赔文件；（17）设备验收文件、设备交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；（18）设备监造工作总结等等。

项目竣工验收阶段,1土建工程单项验收文件-竣工图

（1）综合竣工图；

（2）总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）；（3）竖向布置图；（4）室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图；（5）电气（包括电力、电讯、电视系统等）综合图；（6）设计总说明书；（7）室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、消防、照明、水景、道路、绿化；（8）专业竣工图；,项目竣工验收阶段,1土建工程单项验收文件-竣工图（9）建筑竣工图；（10）结构竣工图；（11）装修（装饰）工程竣工图；（12）电气工程（包括智能化工程）竣工图；（13）给排水工程（包括消防工程）竣工图；（15）采暖通风空调工程竣工图；（16）燃气工程竣工图。

项目竣工验收阶段,1土建工程单项验收文件-工程竣工验收文件

（1）工程竣工总结；

（2）工程概算表；（3）竣工验收记录；（4）单项（单位）工程质量验收记录；（5）工程质量保修书；（6）竣工验收报告；批复文件；（7）竣工验收备案表等（包括环保、劳动安全、职业卫生、消防、财务决算审计、档案等各种专项验收认可文件）。

项目竣工验收阶段,2设备验收预验收开箱验收终验收,项目竣工验收阶段,2设备验收

（1）外购设备仪器（标准设备仪器）

（2）自制设备仪器（非标设备）（3）计算机管理系统软硬件（4）特种设备（包括公用工程设备）,项目竣工验收阶段,四种设备共性的文件材料：

（1）调研报告、技术考察报告或者经济技术可行分析文件；

（2）招投标的相关文件：

（3）合同，包括合同的附件、技术协议、补充协议等。

（4）装箱单、出厂合格证；设备出厂（几何）精度检验单；图样、设备操作手册、使用维护手册、说明书；开箱验收记录等。

（5）安装基础图、电气接线图、安装工艺规程，安装调试记录、设备进厂精度检验单、工艺设备的试件加工图、加工精度检测记录、安装验收存在的问题及处理意见、验收报告等。

项目竣工验收阶段,四种设备特殊的文件材料：

非标设备：

设计任务书、有关问题的请示与批复、方案论证、设计方案文件、评审文件、计算文件、设计图样、设计技术总结、研制总结、关键件工艺规程、工艺说明书、外购件合格证和使用说明、工艺总结、技术鉴定结论、评价文件等。

项目竣工验收阶段,计算机管理系统软硬件：

软硬件质量证明代理授权书、软件许可协议、原产地证明企业法人营业执照正或副本（复印件）。

计算机、交换机、服务器、工作站等装箱单、三包凭证、用户手册、使用说明、安装说明、使用指南等,项目竣工验收阶段,特种设备包括：

1.特种设备设计文件、说明书、制造单位的资质证明（制造许可证、营业执照、设计单位批准书、商标注册证及质量认证文件）；2.由生产厂所在地、使用地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验测试结果、鉴定结论；3.产品成品件、外购件合格证及使用说明书、安装技术文件；产品质量合格证；4.压力管道元件的合格证及使用说明；5.安装使用说明；6.锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明；设备金属材料证明、制造焊接质量技术证明、出厂质量检验合格证；7.反应容器和贮运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检验、检测、试验报告、合格证、质量证明等,项目竣工验收阶段,3“三同时”地方审核验收建设单位在完成了项目的全部建设内容后，要检查“三同时”执行情况，并向地方环保、消防、职业安全和劳动卫生部门申请办理验收手续，取得验收批复文件，保证环保、消防职业安全和劳动卫生满足“三同时”规定的要求。

项目竣工验收阶段,4竣工决算审计：

项目竣工验收前，必须按照国家和上级主管部门关于固定资产投资项目竣工决算审计的有关规定，对项目竣工决算的真实、合法、效益等进行审计监督。

项目竣工决算审计的内容一般包括两个部分：

工程审计和财务审计，形成工程决算报告、审计报告和审计批复。

项目竣工验收阶段,5档案验收：

建设项目完成后，由档案归口管理部门组织验收组对建设项目档案的管理体制、项目档案的形成、积累、整理、归档工作情况，竣工图的编制情况及质量，案卷质量及保管条件等方面进行全面审查。

形成档案验收报告及批复。

项目竣工验收阶段,6工程项目竣工验收：

当项目完成了以上五项单位验收程序，整体符合竣工验收条件时，建设单位应及时编制项目竣工验收总结报告，向上级主管部门提出验收申请，上级主管部门组织建设单位填报固定资产投资项目竣工验收申请表，上级主管部门根据申请表的审查结果，组织项目的总体竣工验收，形成验收总结及验收批复文件。

二、项目档案专项验收的方法及应该注意的问题,项目档案专项验收的方法,1认真听汇报2仔细看现场3严格审查档案,项目档案专项验收的方法,

（1）查制度，看项目档案管理体制一是检查是否建立健全了项目档案管理的各项规章制度二是检查是否成立了项目档案领导小组三是检查是否将项目档案管理纳入项目管理之中四是检查是否制定了项目档案归档计划和要求,项目档案专项验收的方法,

（2）查批复，看项目建设内容一要了解项目批复总投资和各单项投资额度；二要了解项目建设内容；三要对照新增及改造设备明细表，认真核对项目设备归档的台（套）数。

项目档案专项验收的方法,（3）查目录，看项目档案归档情况一是查项目档案总目录；二是查项目档案案卷目录；三是查项目档案卷内文件目录。

项目档案专项验收的方法,（4）查案卷，看项目档案整理及案卷质量情况,抽查数量掌握标准,项目方案论证阶段：

全部检查项目报批阶段：

全部检查项目的设计阶段：

全部检查项目设计、施工安装、监理招投标文件：

全部检查设备招投标文件：

抽查项目合同：

全部检查设备采购合同：

抽查项目监理文件：

全部检查,抽查数量掌握标准,项目施工阶段：

抽查抽查重点：

施工组织设计、施工方案、开工报告、图纸会审记录、施工日志、设计变更、工程洽商记录、隐蔽工程记录、重要的施工物资的试验汇总表、出厂证明、复试试验报告、工程物质进场报验表、防水工程试水记录、检验批质量、分项工程质量验收记录、单项（单位）工程质量验收记录等。

竣工图少：

全部检查，竣工图多：

抽查抽查重点：

竣工图目录、建筑竣工图、结构竣工图、某一个专业（如给排水竣工图）。

竣工图审查的重点：

项目设计变更的修改是否齐全，更改标注是否规范；竣工图的更改额度是否超过35%以上，如有超过，是否重新绘制了竣工图；竣工图章是否符合要求，签署是否齐全（全部签字）、准确（不是一个人代签）。

各单项验收文件：

全部检查。

设备档案-抽查数量掌握标准,设备台（套）数少：

全部检查设备台（套）数多：

抽查抽查重点：

大型关重设备、进口设备、非标设备、特种设备。

标准设备：

重点检查合同、技术协议、随机文件、开箱验收报告、设备调试记录和验收报告等；非标设备：

重点检查合同、技术协议、设计方案、使用维护说明书、研制总结、设备验收规范、验收测试表、调试/安装表、设计/安装图纸、合格证、开箱验收单等；进口设备：

重点检查海关出入关文件材料、随机文件及开箱验收文件；特种设备：

重点检查质量检验报告等。

验收中应该注意的问题,1对设备档案的归档范围的要求不符合科工计2015931号文件的要求。

存在一个误区：

过去对于设备档案的归档范围有一个限定2档案验收意见中提出的存在问题专指性不强3如发现问题很多，一定要留下有验收专家签字的书面整改意见4验收时，一定要严谨、严肃、严格,谢谢！