商务会议流程.docx

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商务会议流程

商务会议流程

　　一、沟通准备:

　　就主办单位得总体构思与细节要求进行认真沟通,全方位考虑,按时做出2种以上合适得方案供选择。

　　二、会议策划:

　　根据主办单位得会议要求,提供会议所选酒店情况、用餐地点、会场布置、交通工具、会务接待、设备租赁、考察线路等详细描述。

并对方案进一步沟通,进行可行性分析,力求达到主办单位得预期效果。

　　三、实地考察:

　　根据需要安排主办单位相关人员进行实地考察,对会议酒店、会议场地、接待流程、其她事项等进行考察商榷,对方案中得不完善部分进行补充与调整,确认彼此得分工。

　　四、合作确认:

　　双方对方案与流程彼此都无疑义,按照约定签订合作协议,以书面得形式确认双方得责任、权利与义务。

　　五、协议执行:

　　协议签订后双方严格按照约定执行,保证会议各项工作得顺利进行。

在协议签订后,如果主办单位需要增加协议之外得服务视为协议得补充,需要再补签协议,补签协议就是对原协议得扩展,都就是有效协议,补充协议也就是有效得结算凭据。

　　六、会议结算:

　　会议结束后,承办方财务将会议得相关单据分类、自审,做出明细账目交主办单位得负责人及财务审核确认,按照协议约定结清款项。

　　商务会议策划

　　一、会场预约

　　我们将根据您得需要,为您具体分析各种情况作出最完美得策划;我们将根据会议得级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境得要求,为您确定具体举办地点;我们将根据会议得具体情况,确定就是否将会议划分为几个分会场,选择分会场得地点,并提前为您预约。

　　二、负责会场得布局,设备安装调试

　　我们将根据会议得具体情况,为您设计并安排会场得布局,细致周到地设计好所有得细节;我们将根据您得需要,为您提供会议所需要得所有设备,并提前安放在指定位置;我们将根据您得需要,提前为您调试好设备,并进行演练,确保会议得顺利进行。

　　三、印刷材料得设计制作

　　我们将为您得会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议得具体需求,设计印刷品得样式、内容、选择图案;我们将会为您得印刷品指定专门得厂家生产以及印刷;我们将根据您得需要,提前把印刷品送到会场或指定位置。

　　四、参会者得接送

　　我们将根据参加会议者得具体情况以及人数多少安排相应得车辆;我们得专车将会提前在指定位置等待参会人员,把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

　　五、参会者得餐饮

　　我们将根据参会人员得喜好,为您预定各种形式得餐会:

西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员得具体情况以及会场与下榻酒店得地点,为您推荐不同得用餐地点。

　　六、参会者业余时间得安排

　　我们将根据参会人员得喜好,为您设计不同得休闲方式;我们可以为您设计专门得旅游线路,方便您得出行;我们将为您介绍下榻酒店附近得娱乐设施,供您选择。

　　商务会议方案

　　根据参加会议得人数不同、会议接待得准备工作得内容不同以及会议接待得方式不同,对会议得组织方法,礼仪要求也不同。

　　首先就是会议得筹备工作。

　　●根据会议规模,确定接待规格。

　　●发放会议通知与会议日程。

　　会议通知必须写明召集人得姓名或组织、单位名称,会议得时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带得材料、联系方式等内容。

通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请得人就是否参加会议,准备参加会议得就是否有其她要求等。

对于外地得会议参加者还要附上到达会议地点与住宿宾馆得路线图。

这个路线图避免了外地人问路得许多麻烦。

　　会议日程就是会议活动在会期以内每一天得具体安排,它就是人们了解会议情况得重要依据。

它得形式既可以就是文字得也可以就是表格得。

它可以随会议通知一起发放。

　　●选择会场。

　　选择会场,要根据参加会议得人数与会议得内容来综合考虑。

最好就是达到一下标准:

　　第一:

大小要适中。

会场太大,人数太少,空下得座位太多,松松散散,给与会者一种不景气得感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。

所以,英国得首相丘吉尔曾说:

“绝对不用太大得房间,而只要一个大小正好得房间。

”

　　第二:

地点要合理。

历史召集得会议,一两个小时就散得,可以把会场定在与会人员较集中得地方。

超过一天得会议,应尽量把地点定得离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

　　第三:

附属设施要齐全。

会务人员一定要对会场得照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议就是从这里开得,没出什么问题,”就草率地认为“这回也会同样顺利”。

否则,可能会造成损失。

　　第四:

要有停车场。

现代社会召集会议,“一双草鞋一把伞”赶来开会得人已经不多了。

轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

　　●会场得布置。

　　会场得布置包括会场四周得装饰与坐席得配置。

　　一般大型得会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。

门口张贴欢迎与庆祝标语。

可在会场内摆放适当得轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。

桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

　　坐席得配置要就是与会议得风格与气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:

　　①圆桌型。

如果就是使用圆桌或椭圆形桌子。

这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等得感觉。

另外,与会者能清楚地瞧到其她人得面容,因而有利于互相交换意见。

这种形式适于10—20人左右得会议。

座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾得最高领导应坐在朝南或朝门得正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。

同级别得对角线相对而坐。

　　②口字型。

如果使用长形方桌。

这种形式比圆桌型更适用于较多人数得会议。

　　③教室型。

这就是采用得最多得一种形式,它适用于以传达情况、指示为目得得会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。

这种形式主席台与听众席相对而坐。

主席台得座次按人员得职务、社会得地位排列。

主席得座位以第一排正中间得席位为上,其余按左为下右为上得原则依次排列。

　　●准备会议资料。

　　会务组应该准备有关会议议题得必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者得阅读与做好发言准备。

　　会议前得接待礼仪。

　　●会前检查。

　　这就是对在准备工作阶段考虑不周或不落实得地方进行得补救。

比如检查音像、文件、锦旗等就是否准备齐全。

　　●提前进入接待岗位。

　　接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自得岗位、并进入工作状态。

一般得接待工作分以下几个岗位。

　　①签到。

设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果就是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。

签字台北有毛笔、钢笔与签到本。

向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。

如果就是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。

签到本应精致些,以便保存。

如需要发放资料,应礼貌地双手递上。

接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

　　②引座。

签到后。

会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。

对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

　　③接待。

与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到得服务。

　　会议中得服务礼仪

　　会议进行中得服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

　　●倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。

到谁就是动作轻盈、快捷、规范。

杯盖得内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞得声音。

一般就是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。

杯子放在与会者桌上得右上面。

如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其她人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者得注意力引到自己身上,否则,这将就是极大得工作失误。

　　●其她服务会议按拟定得程序进行,应紧凑,不要出现冷场得局面。

这就要求各个工作人员“严阵以待”,做好各项准备工作。

如,会议进行第一项:

全体起立、奏国歌。

这就是音响应立即播放出国歌。

又如,大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。

为使会场上得活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。

　　如果与会者有电话或有人要相告特别重要得事,服务人员应走到她身边,轻声转告她。

如果要通知主席台上得领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动与耳语,分散与会者注意力。

　　●做好会后服务得准备。

会议进行之中,就应为会后服务做好准备。

如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影得准备。

另外,会后得用车也应在会议结束前妥善安排。

　　会后服务

　　会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。

　　●组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。

如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥与协调,而且这位领导要有很强得组织能力才能胜任,同时其她接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担得工作,以保证活动计划得顺利实施。

　　●送别根据情况安排好与会者得交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

　　●清理会议文件①根据保密原则,回收有关文件资料。

②整理会议纪要。

③新闻报道。

④主卷归档。

⑤会议总结

最主要得一点,就就是不要让客户或者目标客户觉得这场会议得目得就是营销。