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3．6凭证性文书材料。

包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

3．7证件性文书资料。

包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

3．8汇报性文书资料。

包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

3．9劳资人力资源资料。

包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

3．10声像制品资料。

包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

3．11题赠性资料。

包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

3．12技术性资料。

包括各类工程图纸、竣工资料等。

4．0档案管理的基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

5．0档案的收集

就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。

其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

5．1立卷归档的范围：

凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

5．2立卷归档的时间

5．2．1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

5．2．2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

5．3立卷归档的要求

5．3．1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

5．3．2移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

5．3．3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

5．3．4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

5．3．5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

5．3．6立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

5．3．7立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

5．3．8立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。

5．3．9立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

5．3．10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

5．3．11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

5．3．12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

6．0档案的借阅

6．1档案主要供本企业利用，一般不外借。

如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

6．2各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。

如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

6．3档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

6．4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。

复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。

复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。

如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

6．5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。

档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。

档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。

6．6档案一般不得借出档案室。

如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。

如延长借阅时间，须办理续借手续。

逾期不还者，档案管理员要及时催还。

6．7借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

7．0档案保密要求

7．1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

7．2档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

7．3有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。

有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

7．4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上领导批准。

7．5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

7．6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

7．7档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

7．8企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。

档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

8．0超期档案的销毁

8．1对超过保存期限档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

8．2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

8．3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

9．0档案的保管

档案保管工作应做到四不：

不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱），不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全性，对破损档案应及时修补。

文件资料管理流程图

表2

文件归档登记表

文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

归档存放处

保密等级

保管期限

说明：

归档时间

送交人

接收人

修改变更记录象

修改日期

更改单号

存档变更记录

表3

受控文件清单

文件

编号

发行

日期