酒店管理财务酒店财务管理制度及操作程序叶予舜.docx
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酒店管理财务酒店财务管理制度及操作程序叶予舜
凯莱国际酒店管理集团
—财务管理制度及操作程序—
凯莱国际酒店管理集团
凯莱国际酒店管理集团
财务管理制度及操作程序
目录TABLEOFCONTENT
财务–会计Finance-Accounting
银行存款余额调节表
现金长短款
备用金管理制度
折扣
财务预算
固定资产的控制与管理
酒店审计工作
酒店合同签订程序
财务-成本控制Finance–CostControl
库存管理
收货
客房小酒吧
积压存货
菜单价格的制定
酒吧吧台标准库存
食品及酒水成本日报
财务–计算机操作程序Finance–Computer
系统数据备份
电脑系统出现故障时的紧急应对计划
编号REF.NO
GHR-FA-001
GHR-FA-002
GHR-FA-003
GHR-FA-004
GHR-FA-005
GHR-FA-006
GHR-FA-007
GHR-FA-008
GHR-FC-001
GHR-FC-002
GHR-FC-003
GHR-FC-004
GHR-FC-005
GHR-FC-006
GHR-FC-007
GHR-FE-001
GHR-FE-002
财务–行政及其他Finance–General&Administration
审批权限
招待宴请
GHR-FG-001
GHR-FG-002
凯莱国际酒店管理集团
财务管理制度及操作程序
目录TABLEOFCONTENT
差旅费报销
休假及迁居路费
交通费报销
员工在餐厅的签单权
发票
商业交换协议
保险管理
财务总监交接记录
禁止接受礼品、宴请
保险索赔
支付客户佣金程序
保护凯莱国际酒店的品牌
财务报表及报送期限
酒店内部钥匙管理程序
公费电话控制制度
损益会议
休假机票的支付规定
财务会计档案的整理
损坏、遗失酒店财物的赔偿规定
轻逸卡的规定
编号REF.NO
GHR-FG-003
GHR-FG-004
GHR-FG-005
GHR-FG-006
GHR-FG-007
GHR-FG-008
GHR-FG-009
GHR-FG-010
GHR-FG-011
GHR-FG-012
GHR-FG-013
GHR-FG-014
GHR-FG-015
GHR-FG-016
GHR-FG-017
GHR-FG-018
GHR-FG-019
GHR-FG-020
GHR-FG-021
GHR-FG-022
财务–采购及付款Finance–Purchasing&Payable
采购-固定资产
采购-直购
采购-补仓
GHR-FP-001
GHR-FP-002
GHR-FP-003
凯莱国际酒店管理集团
财务管理制度及操作程序
目录TABLEOFCONTENT
采购-零星采购
采购-集团采购
付款程序
零用现金报销
市场调查程序
编号REF.NO
GHR-FP-004
GHR-FP-005
GHR-FP-006
GHR-FP-007
GHR-FP-008
财务–应收及信贷Finance–Receivable&Credits
应收帐款
信贷会议
信贷执行程序
客人预付定金或押金余额处理
财务–前台Finance–FrontOffice
预付押金
现金退款
信用卡提现
外币兑换
未及时收回的帐款
免费房
支票
平均房价的计算
客用安全保险箱
礼券
旅行支票
冲减帐款
宴会或团队会议的结算程序
GHR-FR-001
GHR-FR-002
GHR-FR-003
GHR-FR-004
GHR-FF-001
GHR-FF-002
GHR-FF-003
GHR-FF-004
GHR-FF-005
GHR-FF-006
GHR-FF-007
GHR-FF-008
GHR-FF-009
GHR-FF-010
GHR-FF-011
GHR-FF-012
GHR-FF-013
凯莱国际酒店管理集团
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
银行存款余额调节表
规定和程序编号：
GHR-FA-001
页数：
1/2
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
是指每月月初酒店收到开户行的对帐单后，将上个月的存款和付款金额与酒店
银行存款日记帐逐一核对，编制成“银行存款余额调节表”附上产生差异的相
关附件。
目的
酒店每天的运作过程中，现金收付量大，而且存取频繁，大部分的现金收付都
是通过银行结算进行的。
为了保证银行存款余额的正确性，以免影响酒店资金的
运转，必须随时注意银行存款的增减情况，定期与开户银行核对存款余额。
规定
1.银行存款余额调节表每月编制一次，按时完成，不得拖延。
2.银行存款余额调节表由总帐编制，需由总会计师审核并交与财务总监审批。
3.确保当月未达帐项（已查明原因需调整的款项）在次月及时入帐调整。
4.对于已签署并发出的支票，但银行尚未支付造成未达帐项，若未达时间超出支
票的有效期，则由应付帐会计及时联系收款人，确认支票是否已作废或有更换
的必要。
5.支票受领人有可能变为不可追溯及过期支票。
此类支票从开出之日起超过六个
月以上查无结果的，写书面报告经财务总监批准后调帐处理。
6.银行存款余额调节表永久保存。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
银行存款余额调节表
规定和程序编号：
GHR-FA-001
页数：
2/2
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
程序
1.向开户行取得对帐单，以便及时逐一核对。
2.用银行存款日记帐与银行对帐单逐项核对，并仔细检查上月未达帐项本月是否
已清，由于财务记帐和凭证传递的时间差异或有可能存在记帐上的错误而产
生：
∙酒店已收，银行未收
∙酒店已付，银行未付
∙银行已收，酒店未收
∙银行已付，酒店未付
3.如出现上述情况，银行存款日记帐与银行对帐单往往会不相一致，须查明原
因，予以调整及作未达帐项。
4.银行余额调节表：
银行对帐单余额酒店银行存款日记帐余额
加：
酒店已收，银行未收加：
银行已收，酒店未收
减：
酒店已付，银行未付减：
银行已付，酒店未付
________________________________________________
调节后的存款余额调节后的存款余额
5.编制完成，经总会计师审核后，连同相关附件（包括对帐单复印件、银行存款
日记帐复印件、逐笔未达帐项明细、试算平衡表复印件）交与财务总监审批。
6.批准后，由总帐会计整理保存。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
现金长短款
规定和程序编号：
GHR-FA-002
页数：
1/1
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
现金长短款是出纳或收款员工作当中，因工作差错或时间的差异发生的一种现
金收支现象。
规定
1.所有现金长款属于酒店资金，任何人不得私自拥有或挪用。
2.每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报
告部门直隶主管。
不允许收银员隐瞒营业收入长款或短款，更不允许私自占有
或填补。
《长短款报告》将会由部门直隶主管签署处理意见，并报财务总监审
批，若查实长款或短款是收银员的过失造成，收银员将要承担经济责任。
3.收入审计对所有现金长短款发生的原因和处理有监督的责任和权力。
收入审计
应核查所有现金长短款原因的真实性，经确认由于工作偶尔疏忽造成短款的，
应提出处理意见，要求相关部门给予员工相应的警告并赔偿短款金额；由于经
常性疏忽大意造成短款的，除赔偿全额外，应给予处分甚至开除处理；若查出
存有犯罪动机而造成短款者，除上述处理外，依据法律承担相应刑事责任。
4.赔偿金额偏大，酒店财务总监有权批准分期赔偿。
程序
1.每日营业收入的长短款，必须立即查明原因，如实填写《长短款报告》，并报
告部门直隶主管。
收款员应当及时将现金投放缴款袋中并投入保险箱，现金长短
款应于当日及时送存总出纳，每天日审汇总现金长短款。
2.收入审计每月应根据每个收款员及营业点统计现金长短款金额，上报财务总监
审核。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
备用金管理
规定和程序编号：
GHR-FA-003
页数：
1/2
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
备用金是指饭店财务部事先预付给各部门，用于各部门周转备用的一笔款项。
目的
备用金用作日常的流动资金，以备各部门使用。
规定
1.任何时候备用金均为酒店财产。
2.备用金应控制在最低限度。
3.备用金按其用途不同分为两种：
∙各部门日常急用备用金
∙前台外币兑换备用金
4.备用金必须妥善保管、专人负责，不得与私人款项相混淆，不得私用、挪用或
借给他人使用。
必须定期清点自己的备用金，备用金必须保持酒店发给本人所
使用的正确数额，不能多，也不能少。
5.财务收入审计同总出纳应不定期抽查各收银点及部门的备用金，如发现长短
款，应立即上交入帐或补齐，有任何过失或欺骗行为将给予处罚，严重者给予
开除处理并承担相应的刑事责任。
6.备用金要保存在指定的安全保险柜内。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
备用金管理
规定和程序编号：
GHR-FA-003
页数：
2/2
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
程序
1.备用金申请：
备用金申请部门填写《备用金申请表》，经部门总监或经理签字
后，报财务总监和总经理批准，饭店财务部预先按批准的金额支付给所需部
门。
2.备用金报销：
各部门在实际支用后，根据财务部指定的报销时间，凭零用现金
支出传票经财务部核实后，按定额补足报帐部门的备用金。
3.备用金盘点：
每天下班前，备用金保管人员应清点现金，做到日清月结。
4.备用金抽查：
收入审计同总出纳应每月不定期抽查各收银点及部门的备用金。
5.备用金报告：
收入审计每月要及时更新备用金档案，每月核对签收一次，并作
出备用金清点报表交财务总监审核。
6.备用金退还：
部门不需要此备用金时，需将预先核定发放的备用金如数退还。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
折扣
规定和程序编号：
GHR-FA-004
页数：
1/2
准备：
运作副总裁、财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
折扣是指酒店在原价的基础上给予消费者一定比例的减让。
目的
1.作为一种促销经营手段，吸引和鼓励更多的客人来酒店消费。
2.给予酒店管理人员的一种审批权限。
3.客人对酒店提供的食品或服务不满意而在价格上给予某些折让，从而对客人满
意程度的补偿，维护酒店的声誉。
规定
1.为确保酒店收入的实现，酒店应制定折扣权限标准，并报集团审批。
2.住房折扣权限以门市价为基础。
3.客人持打折卡消费，打折时在帐单上印上卡号，并由客人签字。
打折卡过期无
效。
4.折扣应作为营业收入的抵减项目入帐。
5.无论酒店推出的住房折扣、餐饮折扣、洗衣折扣、娱乐健身等其他折扣，都应
提前通知相关部门及前厅部，以便及时输入电脑，在给予客人优惠的同时，能
够正确入帐。
6.除酒店促销打折以外的非正常折扣，必须清楚写明原因，否则财务总监或总经
理有权拒签。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
折扣
规定和程序编号：
GHR-FA-004
页数：
2/2
准备：
运作副总裁、财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
7.若需给予特殊折扣签免，如酒店精品屋、客人自理餐费、电话费等，必须上报
总经理批准。
8.酒店根据各自拟定的享有不同折扣权限的员工，应严格执行折扣权限的规定。
9.酒店员工禁止冒用酒店给予客人的折扣谋利，禁止服务员、收银员带有酒店折
扣卡。
10.酒店有规定的特殊商品，如香烟、海鲜、特别促销活动等不能打折。
11.长住客在酒店内消费应在前台统一打折，避免在餐厅打完折，在前台重复打
折。
12.收入审计每天审核并统计打折情况。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
财务预算
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
1/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
财务预算是由各部门的预算汇总而成的。
预算的编制通常用数字和文字两部分组成，
预算所反映的是对未来一定预算期内经营活动的财务状况和经营成果，以及现金收支
等价值指标的估计数。
目的
为整个酒店及酒店各部门明确经营目标和任务，作为控制财务活动的依据，及评价考
核酒店及其各部门经理人工作业绩的标准。
规定
1.预算编制为一年一次，预算期间与会计年度一致，预算报表虽以年度为主但也
细化至每个月份，便于经营成果跟预算相比较。
2.酒店的各个部门都要参与预算的编制，财务部门负责审核汇总。
3.做好市场预测是编制预算的首要前提。
4.为了保证预算工作能够按时完成，由总经理负责提出酒店在预算期内的经营目标和对
各部门工作的要求；协调和审查各部门所编制的预算；解决各方面在编制预算中出现
的问题；批准最终的预算；经常检查预算的执行情况，促使各部门协调一致，更好地
完成预算所规定的目标和任务。
5.预算报告内容包括：
∙预算分析说明
∙财务收支预算
∙资本性支出预算
∙人工成本预算
∙维修保养、能源费用预算
∙资金预算
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
财务预算
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
2/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
编制程序
1.进行市场调研，收集有关资料，并进行分类归集及评价。
2.召开预算编制会议，明确预算编制的原则、指导思想及总体经营目标。
3.以各部门为基础，编制部门预算草案及说明。
4.财务部汇总各部门预算草案及说明，进行初审。
5.财务部根据初审结果，若不符合要求直接同部门协调，提请修订；若符合要求或部门
拒绝修订提交总经理、财务总监进行复议审批；
6.财务总监根据修订、调整的各部门预算，进行全酒店的综合平衡，编制整个酒店的财
务预算。
7.经各部门经理与财务总监和总经理的商议讨论而后确定、落实全酒店预算方案。
8.呈报集团总部和业主审批。
9.批准后，酒店下达给各部门，各部门将以预算指标为依据，采取措施，相互配合，更
好地完成酒店制定的预算目标。
编制方法
需参考酒店前一至三年的经营情况及统计数据，分析其中的差异原因，考虑全国及当
地区经济发展状况，预计酒店今后的发展趋势，为编制预算提供依据。
一、财务预算分析说明：
（1）总体情况说明：
包括本单位区域市场地位、竞争情况、提出收入预算的理由及
增长情况等营业收入总体情况及原因说明；经营毛利情况及分析说明；净利情
况及分析说明；其他必要事项说明；
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
财务预算
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
3/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
（2）各部门预算情况说明：
包括收入预算详细说明、各单项成本费用说明及其他；
（3）能源消耗预算情况说明；
（4）人工预算情况说明；
（5）非经营费用预算说明；
（6）资本性支出、经营用具采购和特殊维修费用预算说明；
（7）主要税收政策及其他影响净利润的事项说明。
二、财务收支预算
（1）根据酒店市场的发展趋势、价格水平、市场占有率及各酒店的竞争状况，制订
科学的全年客房价格体系和季节性价格和计划，在此基础上进行客房营业收
入、出租率、客源比例及房价预算的编制。
（2）制定餐饮营业收入预算，要结合酒店出租率、客人人数及消费水平并考虑结合
各种促销手段。
针对早、中、晚餐的座位周转率、人均消费水平、具体的季节
性餐饮促销计划（如食品节）、不同餐厅不同时间、自身特色等因素进行汇总
编制。
（3）其他营业部门收入根据各自的经营活动作出预测，加以归集。
（4）营业成本费用预算是在完成制定营业收入预算的基础上进行的。
根据各部门的
消耗和支出，通过营业成本、人力费用与其他费用的科目汇集而成。
（5）管理费用的预算编制是酒店管理部门发生的费用及一些应分摊到各经营部门的
费用。
有些固定费用的发生额可以按相应的公式计算。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
财务预算
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
4/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
（6）酒店营业利润的编制是在收入预算和成本费用预算的基础上编制而成的。
全年
的利润要达到什么标准，则需要董事会决策层和集团总部的决议而定。
三、资本性支出预算
（1）特殊维修项目投资预算：
包括新建项目、改扩建项目、零星工程改造等；
（2）固定资产购置预算；
四、人工成本预算
（1）工资总额预算：
包括基本工资、岗位工资、绩效工资、工龄工资、特殊津贴、
加班费、考勤扣款、年终奖及其他工资性支出；
（2）员工餐预算；
（3）劳动保险费用预算，包括养老保险、工伤保险、医疗保险、失业保险及其他按
国家劳动保障部门规定上缴的费用；
（4）员工福利预算。
人工预算应当严格按照本单位每个岗位设置情况、人员配置情
况和工资标准情况进行预计。
五、维修保养、能源费用预算
指各单位设备设施维修保养、年检等各项支出。
主要包括以下几项：
（1）车辆；
（2）供、配电系统；（3）供、排水系统；（4）空调；
（5）锅炉、供气、供热；（6）电梯、消防；（7）其他。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
财务预算
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
5/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
六、资金预算
指根据年度财务预算、资本性支出预算、经营用具预算等综合编制的资金筹措和运用
预算。
主要内容包括：
（1）现金预算，反映年度现金流入、流出、筹措方面的预算；
（2）资金用款计划；
（3）年度预计现金流量表。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
固定资产的控制与管理
规定和程序编号：
GHR-FA-005
页数：
1/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
定义
固定资产是指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过
一个会计年度的有形资产，价值在1,000.00元以上。
包括房屋建筑物、机器设
备、运输设备、办公设备、客房家具、经营设备。
酒店开业大批购进的瓷器、玻璃器皿、客房用品等使用寿命超过一个会计年度的
经营用品可以组合计入本科目。
经营过程中补充的瓷器、玻璃器皿、客房用品等
经营用品作为低值易耗品，按存货形式进行核算和管理。
固定资产折旧是指固定资产在使用过程中由于损耗而逐渐地、部分地转移到成本
费用中去的那部分以货币表现的价值。
此费用作为非经营费用，不影响经营毛利
的增减。
目的
为了有效地对酒店的固定资产进行科学管理、明确责任、正确核算、合理使用，
使各酒店建立统一的管理模式，业主的资产得到安全利用。
规定
1.固定资产的档案管理
1.1酒店全部固定资产的帐务管理和计提折旧等工作，由财务部的会计部负责。
会计部应指定一名固定资产核算员负责固定资产明细帐的管理。
1.2固定资产管理员应建立固定资产登记簿，记录固定资产的编号、名称、型
号规格、出厂序号、购建日期、数量、单价、总值金额、付款凭证号、折
旧年限、产地、使用部门、使用状况、设备放置地点、技术资料存放地点
等信息。
1.3有关固定资产档案资料中应具备：
经批准的采购申请单和资本性支出审批申
报表、购买合同、合法的发票复印件、由使用部门签收的收货记录，以及固
定资产内部转移单、固定资产报废清理单等资料。
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
固定资产的控制与管理
规定和程序编号：
GHR-FA-006
页数：
2/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
批准：
行政副总裁
日期：
2008-10-1
传达致：
各酒店
生效日期：
2009-1-1
2.使用部门对固定资产的管理职责
2.1各部门应指定一名固定资产管理员负责本部门固定资产的管理工作。
2.2酒店固定资产的实物管理按哪个部门使用，就由哪个部门管理的原则进行
分工。
但对公用类设备的管理，则由相关技术部门负责，例如：
房屋、建
筑物、各种管道由工程部管理；消防系统由保安部管理；电脑设备由财务
部的电脑部管理；汽车由前厅部的车队管理。
2.3使用部门经理和资产管理员工作变动时，应对负责的固定资产进行交接，并
由财务部资产核算员进行监督交接。
3.固定资产分类、编号及折旧年限
其它装置
0506-xxx-x
5年
10%
财务规定和程序
凯莱国际酒店管理集团
题目：
固定资产的控制与管理
规定和程序编号：
GHR-FA-006
页数：
4/5
准备：
财务副总裁
日期：
2008-8-1
升级会员 