档案管理规定.docx

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档案管理规定

档案管理规定

一、目的

为加强和规范公司档案管理，建立健全企业信息档案管理工作，建立起良好的档案运行管理制度提高档案利用效率及品质，有效的保护和利用档案，维护企业的合法权益，特制订本规定。

二、适用范围

本规定适应于公司总部及分公司的所有企业档案管理。

三、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

四、公司的档案管理由各部门档案管理员负责。

五、档案管理员的职责：

保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整，安全保密和使用方便。

1：

行政部负责公司档案管理制度的建立，并对档案的收集、归档、利用、清查等进行统一的管理工作。

2：

行政部负责对各分公司的档案工作进行指导和监督，并于每年3月份对各分公司上年度的档案归档情况进行检查。

3：

行政部档案管理员负责对公司档案室的规划及公司档案的日常管理工作，并指导、监督、检查、协助各相关档案管理人员立卷，做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。

4：

各分公司行政人事部应安排兼职档案管理员负责分公司档案的收集、归档、利用等管理工作，并于每月5日之前向总部提交上月档案目录。

5：

各部门文员负责本部门档案收集、整理，并于每月5日之前向档案管理员提交本部门上月发生档案资料，并自行留存复印件。

6：

集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇集、文件汇集、专题介绍等。

六、档案的收集程序

1、凡是在企业业务活动中形成的有保存价值的资料（各种载体）都应该按规定收集，整理归档。

2：

各档案管理人员每月五日前按已确定的档案收集范围收集本部门上月发生档案，并详细填制《档案交接登记表》（参见附录1）。

3：

档案收集每月一次，交接双方按《档案交接登记表》核对无误后签名，由档案管理员存档立案，集体流程见档案收集流程。

确

定

收

集

范

围

1:

档案管理员向各部门、分公司档案管理

员了解现有档案情况。

2：

档案管理员编制《档案收集目录》（参见附录2）

档案管理员与各门档案管理人员核对《档案收集目

录》。

3：

档案管理员将《档案收集目录》报公司领导审批，

确定收集范围，提交时限。

填

写

交

接

清

单

1：

档案管理员向各部门文员分公司档案管理人员

发放《档案交接登记表》。

2：

各部门文员按已确定的档案收集范围详细填制

《档案交接登记表》。

3：

各部门文员整理好需归档的档案，准别交接。

核

对

交

接

1：

按确定的提交时限，档案管理员与各部门文员

共同核对《档案交接登记表》的内容与档案实物。

2：

交接双方确认后，在《档案交接登记表》上签

字。

交接双方各留一份备查。

存

档

立

卷

1：

档案管理员将收集到的档案按《档案管理规定》

（参见附录3）整理、分类立卷。

2：

档案管理员按档案管理规定放置各类档案。

3：

档案管理员编制《档案索引表》（参见附录4）

并交相关领导备案，分公司的档案管理员必须将

每月档案目录及《档案索引表》报总部档案管理

员处。

4：

归档资料的要求

归档的资料必须准确、真实、完整，原则上应是原件，各单位可根据需要留存复印件。

分公司保存原件，每月5日之前向总公司提供档案索引目录。

对于字迹不清楚、内容不完整、不准确的资料，档案管理员应于指出，并在档案提供单位进行完善后才予以接收。

归档资料的书写部分禁用易褪色书写材料；如铅笔、圆珠笔等。

归档的电子文件应由档案管理员及形成单位对电子文件的有效性和完整性审核，并应有相应的纸质文件一起保存方可归档。

归档的电子文件必须在电子文件上写明该文件的全名、版本号。

并另附纸质说明书，列出所含文件的目录和主要内容。

行政部应对各单位文件档案的形成、积累和归档工作进行监督，对不按规定归档造成文件材料损失的，根据公司奖惩制度酌情予以惩罚。

分

类

1：

档案管理员对收集到的档案根据档案性质、内容，

按《档案分类、代码、期限、密级对照表》（参见附

录5）的分类标准进行分类。

鉴

定

1：

由于档案收集范围是已通过审批的，所以档案管

理员只需按《档案分类、代码、期限、密级对照表》

对档案的保存期限、密级进行鉴定。

2：

对已过保存期限的档案，档案管理员应严格按《档

案清查流程》（参见附录6）进行处理。

立

卷

1：

档案管理员在经过分类的基础上，遵循其形成规

律，将档案组合成保管单位，即立卷。

2：

档案管理员对案卷内的每一份档案进行编号。

3：

如有档案销毁，必须重新对案卷进行整理。

存

放

保

管

1：

档案管理员按档案库使用分配排列摆放案

卷。

2：

档案管理员按《档案管理规定》保管档案。

编

目

1：

档案管理员及时制作档案盒标签。

2：

档案管理员填制《档案索引表》。

3：

如有档案销毁，必须及时调整《档案索引表》。

七、档案分类

1：

公司档案分类设置为一级类目、二级类目、三级类目、小类和流水号。

a:

一级类目即公司总部、各分公司。

b:

二级类目分为三大类：

行政管理类、经营管理类、其他类。

c:

三级类目即行政管理类、经营管理类、其他类的下一级类目。

行政管理类一般分为:

企业基础资料、内部文件、外来文件；经营管理类一般分为：

合同管理、市场文件、质量控制文件、采购管理、工程技术文件；其他类一般分为：

董事会/股东会文件、荣誉证照、牌匾及经营管理过程中所发生的不同于其他类目的资料。

2：

档案编号办法：

档案编号形式为一级类目—二级类目—三级类目—小类/流水号。

一份文件的分类代码按（档案分类、代码、期限、密级对照表）分类。

3：

档案保管期限：

档案保管期限分为永久（20年以上）、长期（10年-20年）、短期（10年以下）三种。

4：

档案密级：

本企业档案密级分为绝密、机密、秘密。

凡泄露后会给企业造成特别重大的损失的档案列为绝密级；泄露后会给企业造成较大损失的档案列为机密级；不属于绝密级和机密级，但泄露会使企业遭受损失的档案列为秘密级。

八、档案立卷

1：

在归档的资料中，应将每个梦资料的正版与附件请示与批复、转发文件与原稿、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开，档案管理员对案卷内的每一份档案进行编号。

2：

卷内资料应区别不同情况排列，密不可分的资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后，正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，其他文件资料依其形成的规律或特点按时间顺序或内容重要程度排列。

3：

柜内案卷按分类、卷号顺序排列。

九、档案编目

1：

档案管理员需及时填制《档案索引表》如有档案销毁必须及时调整《档案索引表》。

索引表填写内容：

档案编号、档案名称、编制日期、编制单位（或编制人）\载体、份数、密级、保存期限、存放位置，提供单位人员、档案状态、备注。

十、档案保管

1：

档案不得随意摆放，必须存放于文件资料柜，并做好防盗、防潮、防火等保护措施。

2：

电子文件载体应直立放置，做到防尘、防变形、防磁化。

3：

对于年限已久的电子档案应刻录到光盘中永久保存。

4：

经营管理类电子文件一式两份，其中一份作为保存件，不外借。

准确掌握档案保存、利用、更新、有效性等状况，做到帐、物相符。

对有损坏的档案及时进行修补；对到期的档案应每年年底汇总，并进行鉴定。

鉴定工作由行政部主任、档案相关单位制定人员、档案管理员组成的鉴定小组负责。

档案鉴定工作由行政部组织进行。

十一、档案使用

1、使用档案要填写《档案使用登记表》（参见附录7）报相关领导审批获得批准后，使用人签名既可使用档案。

2、档案使用方式分为：

查阅、复制、复印、外借。

查阅：

使用人只能在档案室内查看、摘抄，档案原件当时归还。

复制：

专指（电子档案），使用人及时进行复制，档案原件立即归还。

复印：

专指（纸质档案），使用人及时进行复印，档案原件立即归还。

外借：

使用人将档案原件借出使用。

填写借阅登记表

档案管理员按档案使用人提供的信息填写《档案使用登记表》

填写内容为：

档案编号、档案名称、载体、使用方式、使用目的、使用天数。

审批

各部门领导有权使用本部门档案

员工使用本部门档案须经本部门负责人批准

员工跨部门使用档案须经双方部门领导批准

绝密文件一律需经总裁/总经理审批方可借阅

使用

获得批准后，使用人在《档案使用登记表》上签名，既可使用档案

使用方式分四种即查阅、复印、复制、外借

查阅，使用人只能在档案室内查看、摘抄

复印，使用人及时进行复印，原件立即归还

复制，使用人及时进行复制，原件立即归还

外借，使用人将档案借出使用

归还

查阅档案，当时归还

复制件、复印件、须于批准的使用天数内归还续用须办理续借手续，若用于报政府部门备案的，经相关领导批准，不用归还，

外借档案，须于批准的使用天数内归还，续用须办理续借手续

档案管理员应当面核查使用人归还的档案，如有损坏、遗失等情况，及时请示相关领导，无误，则在档案使用登记表上注明

档案归库

档案管理员及时将归还的档案放回原位置

3、档案使用时间：

查阅档案必须当时归还，复制件、复印件须于批准的使用天数类归还；续用须办理续借手续。

若用于报政府部门备案的，不用归还。

外借档案必须在批准时间内归还；续用须办理续借手续，出差前必须归还所借的档案，特殊情情况由总经理审批。

4：

任何人使用档案，必须遵守保密规定，必须严加爱护。

损坏、遗失档案者根据公司奖惩制度酌情处理。

5：

本企业档案只供内部使用。

十二、档案保密规定

1：

禁止出卖档案、资料，对出卖档案、资料的直接责任者报公安机关依法

进行处理，使用者须做好保密措施，杜绝泄密和其他事故的发生。

附录1档案交接登记表

案卷目录号

案卷目录提名或组织机构名称

所属年度

移交（接收）日期

移交（接收）原因

案卷数量

备注

小计

其中

永久

长期

短期

附录2档案收集目录

年度

公司/部门

保管卷号

保管期限

起止日期

卷内张数

案

卷

标

题

顺

序

号

文件日期

文件源编号

文件

作者

内容摘要

张次

附录3档案管理规定

主题：

公司档案管理规定/制度

类型：

管理制度

由：

总公司/行政中心

致：

发文部门：

总公司/行政中心

发文编号

执行日期：

目的

为加强管理公司档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和使用档案为公司发展服务。

依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律、法规，制定公司档案管理制度。

适用范围

总公司各中心、分公司各成员。

规章制度

公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、归档范围

公司归档内容包括但不限于公司章程、工商信息、客户信息、会议记录、会议决议、委托证明、协议文件、合同文本、财务档案、人事档案、工程档案、项目方案、各类通知等具有参考价值的文件资料。

二、归档管理

1、公司档案工作坚持集中统一管理、分级负责保管的原则，由行政中心负责公司主体档案的管理工作，并对其他职能部门的档案管理工作进行督促和指导。

2、各部门职能范围内的管理文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理（例如财务、人事等部门），交由部门负责人审阅后归档；公司主体文件或统一要求的文件资料的收集由行政中心负责整理存档。

3、若一项工作由多个部门参与办理，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交行政中心备案。

公司会议文件由行政中心负责收集。

三、归档要求

1、归档的文件资料应按自然形成。

归档文件资料总数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、每一份文件资料的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件均不得分开存放，需存电子档的文件应备份两份以上归档。

3、档案文件资料需区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

4、案卷封面，应逐项按规定用碳素墨水钢笔或黑色签字笔书写（严禁使用圆珠笔或蓝色钢笔或签字笔书写），字迹要工整、清晰。

5、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，均须依据公司统一要求按标准规范进行分类，档案须设有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录，方便查询。

四、档案借阅

1、公司档案仅限于公司内部人员借阅，公司总经理、分公司总经理、行政中心主任借阅档案可直接通过档案管理者办理借阅手续；因工作需要，公司其他人员借阅须经主管领导批准，借阅人员均需填写《档案借阅登记单》备档，公司级特殊档案借阅需经公司总经理审批后借阅并在档案室内阅览；部门级档案由部门负责人审批借阅。

2、档案借阅的最长期限为两周。

对借出档案，档案管理者要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报档案部门负责人或公司总经理处理。

3、借阅人必须严格保密，不准泄露档案资料内容，如发现遗失须及时汇报，追究责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经上级领导批准。

5、档案管理人、借阅人均须爱护档案，保持整洁，不准在档案资料中写字、划线或作记号等。

6、借阅资料人不准转借他人，必须专人专用。

7、借阅完毕须按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理者另行办理续借手续。

五、保存年限公司档案分为永久和定期保存两种。

定期按文件资料的保存价值分为10年；5年以下。

1、定期保存：

10年期保存：

预算、决算书类；项目计划资料；其他经核定须保存10年的文书。

5年以下期保存：

期满或解除之合约或核定保存5年以下的文件资料。

2、永久保存：

公司章程、合同文本、董事会及股东会议记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、公司规章制度、其他经核定须永久保存的文书等。

六、档案保密

1、档案管理部门是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供使用工作。

2、档案室或档案橱未经档案管理者允许严禁入内或使用。

3、档案管理者应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动、准确、迅速地为使用者提供档案资料。

七、档案销毁

1、每年保管期限已满的档案由档案管理者编制纸质和电子的档案销毁备忘录。

2、对过期或无使用价值的档案资料，档案管理者须提出书面申请销毁，部门级档案由部门负责人审批销毁；公司级档案由公司行政中心负责人审批销毁；公司特殊档案须由公司总经理审批销毁并不得少于三人以上监销人员在场（监销人须由负责人指定专人监督销毁并签字确认）。

3、档案销毁目录和批准手续文件须存档备查。

4、公司任何个人或部门未经允许不得销毁公司档案资料。

5、经批准销毁的公司档案，档案管理者须认真核对，将档案销毁审批备忘录与销毁档案名录做好登记归档，登记表永久保存。

附录4档案索引表

部门：

序号

档案号

档案名称

建档日期

档案名称

存储位置

保管期限

附录5档案分类代码、期限、密级对照表

类别

期限

密级

一级类目

二级类目

三级类目

小类

流水号

永久

长期

短期

绝密

机密

秘密

附录6档案清查流程

清理

档案管理员根据《档案管理规定》，每6个月对档案库进行一次清理，对破损的档案进行修复，对已到保管期限的档案进行登记

档案管理员每年年底将当年已到保管期限的档案汇总，列出清单报行政部主任，并将档案整理，集中，待鉴定

档案鉴定

鉴定工作由行政部组织进行，由行政部主管、档案相关部门指定人员、档案管理员组成鉴定小组

档案鉴定小组根据档案是否任有使用价值判定档案应销毁或应延长保存期限，并填写《档案鉴定报告表》

档案管理员依据《档案鉴定报告表》，填制《档案销毁登记表》

审批

档案管理员将《档案销毁登记表》、《档案鉴定报告》一并报总经理审批

处理

档案销毁工作由行政部指派1-2人与档案管理人员一起进行，行政部主任坚销

参与档案销毁人员在档案销毁登记表上签名

档案销毁登记表由档案室长期保存

档案员及时整理档案案卷，调整《档案索引表》

附录7档案使用登记表

使用者填写

使用者

使用单位

联系电话

证件名称及编号

申请日期

事由

使用方式

电子（）纸质（）特殊载体（）

借阅（）查阅（）复制（）复印页数（）

档号

题名

档案员填写

归还情况

完好缺损缺页页更换其他

归还日期

档案管理员

使用效果

审批情况

审核人

审核时间

审核意见