物业行政人事管理制度手册.docx
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物业行政人事管理制度手册
1.行政人事部组织架构及人员编制
.组织结构
.人员编制
2.管辖范围
3.岗位职责
行政人事经理岗位职责
行政人事主管岗位职责
行政人事助理岗位职责
物资采购员岗位职责
仓库管理员岗位职责
宿舍管理员岗位职责
4.工作规程/制度
行政管理工作规程
公文处理工作规程
印章管理工作规程
保密管理工作规程
档案管理工作规程
固定资产管理工作规程
办公用品管理工作规程
会议制度
员工制服管理工作规程
仓库管理工作规程
宿舍管理制度
员工食堂管理制度
人事管理工作规程
人事招聘、调配、劳动关系解除管理工作规程
培训管理工作规程
5.相关质量记录表格
附件一《发文处理单》
附件二《外来文件清单》
附件三《文件传阅单》
附件四《文件发放登记表》
附件五《用章申请表》
附件六《印章借用审批表》
附件七《档案移交书》
附件八《档案移交案卷目录表》
附件九《卷内目录》
附件十《档案借阅申请表》
附件十一《档案借还登记表》
附件十二《档案鉴定申请表》
附件十三《档案鉴定与销毁目录》
附件十四《资产登记表》
附件十五《资产调拨单》
附件十六《固定资产报废审批表》
附件十七《低值易耗品报废审批表》
附件十八《固定资产赔偿审批表》
附件十九《资产盘点表》
附件二十《资产移交表》
附件二十一《打印/复印登记表》
附件二十二《办公用品领用登记表》
附件二十三《行车记录表》
附件二十四《会议签到表》
附件二十五《入库单》
附件二十六《出库单》
附件二十七《台账》
附件二十八《物品领用登记表》
附件二十九《物品借用登记表》
附件三十《盘点表》
附件三十一《员工招聘登记表》
附件三十二《面谈记录表》
附件三十三《转正审批表》
附件三十四《调动通知书》
附件三十五《交接清单》
附件三十六《员工离职表》
附件三十七《培训（会议）记录表》
附件三十八《培训计划表》
1.行政人事部组织架构及人员编制
组织架构（略）
人员编制：
各项目根据项目的规模和实际情况确定人员编制。
2.管辖范围
行政人事部是项目的行政人事职能部门，在公司领导及客户服务中心的指导下开展工作。
主要负责客户服务中心的行政管理和人力资源管理工作。
包括行政事务、制度建设、后勤保障、对外事务、人员招聘、人员培训、薪酬管理、人员考核等工作。
3.岗位职责
3.1行政人事部经理岗位职责
层级关系：
直接上级：
总物业经理
直接下级：
行政人事副经理、行政人事助理、物资采购员、仓库管理员、宿舍管理员
岗位职责：
贯彻执行总物业经理下达的各项工作指示；
定期向总物业经理提交周、月、年度工作报告及计划；
及时发现管理中的问题，组织协调工作流程的改进，主动协调并有效解决客服中心内的问题。
制订、修订本部门的工作程序和规章制度，经批准后组织施行并监督检查落实情况；
负责客户服务中心各种会议、活动的组织筹备工作；
代表客户服务中心与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系，接待客户服务中心重要来访客人，处理行政人事方面的重要函件；
负责统筹客服中心的资产及档案管理工作；统筹客服中心各类证照的办理；
负责统筹客户服务中心的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境；
组织客户服务中心有关法律事务的处理工作，指导、监督、检查客户服务中心保密工作的执行情况；
负责协调客户服务中心部门间的合作关系，调解工作中发生的问题，定期组织做好办公职能检查；
协助公司建立并维护组织架构，明确各部门职责及各岗位权责及工作关系；
负责规范与完善公司相关管理制度，积极倡导企业文化导向，推动与营造客服中心健康文化氛围；推进集团内部的企业文化建设，增加员工对企业的归属感和忠诚度；
建立、推进、完善符合公司业务需求及发展的培训体系，组织落实培训工作，提高员工的任职技能，促进员工的职业化发展；
建立和培训职业化的人才队伍，培养、选拔及推荐本系统优秀干部；
负责组织员工集体活动及文化生活；
完成上级领导交办的其他工作。
行政人事主管
层级关系：
直接上级：
行政人事经理
直接下级：
无
岗位职责：
贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；
定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；
协助行政人事经理开展后勤、资产管理等工作；
负责办理客户服务中心各类营业证照及年审工作，对各类证照及时进行档案登记；
协助行政人事经理监督、检查本部门各岗位工作任务的执行情况；
完成上级领导交办的其他工作。
行政人事助理
层级关系：
直接上级：
行政人事经理
直接下级：
无
岗位职责：
贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；
定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；
负责控制客户服务中心各项行政费用的开支；
协助组织客户服务中心的团队及文化活动；
在上级的领导下，具体行使本部门的档案管理、人员招聘、客户服务中心内部沟通、文件收发等工作；
贯彻执行员工的思想教育、业务培训、企业文化建设，不断提高员工的思想觉悟和业务水平；
负责审核、办理员工请假、销假手续，汇总、审核各部门的考勤情况，定期制作员工薪酬表；
配合各部门的人员配备、人员结构调整以及人员招聘、后勤组织工作；
负责客户服务中心对内、对外关系的联系、协调工作；
负责客户服务中心人事、文档管理工作，收集各类人员信息建立人才库，为推动客户服务中心物业管理工作的发展出谋献策；
完成上级领导交办的其他工作。
物资采购员
层级关系：
直接上级：
行政人事经理
直接下级：
无
岗位职责：
贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；
定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；
严格执行公司关于物资采购的有关规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；
负责日常零星物资采购，收集采购资料，填写和汇总各部门提交的《物资申请单》或《物资/服务供方（品牌）申请表》，报行政人事经理、总物业经理审批后，方可采购，对手续不齐全的申请物资不予购买，严禁在采购时收取回扣或有违公司财务管理相关规定的行为；
做到所需物资及时购买，及时入库，做好登记和报销手续；
了解各类物资的合理价格及要求，确保物美价廉，努力节约成本开支；
每月对各部门日常维修材料、清洁用具进行集中采购，积极认真的完成采购、供应工作，保证物品质量、价格的合理性；
每季度填写《物资采购统计表》、《采购工作评估表》，并于每季度首月15日前报总物业经理、公司行政人事部、公司财务部备案；
完成上级领导交办的其他工作。
仓库管理员
层级关系：
直接上级：
行政人事经理
直接下级：
无
岗位职责：
贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；
定期向行政人事经理提交周、月、年度工作报告及计划；
严格执行公司仓库管理的规定，勤奋敬业，不断提高业务水平；
负责对经过检验合格的物资按指定位置入库，核实后登记入账；
根据物资的性能、品种、型号、用途、包装等特点以及易燃、易爆、易挥发、易受潮物资的特性和仓库条件，实行分区分类的物资定位管理，仓库内各类物资必须做好标识，所有物资包装标识一律向外；
物资的出库必须凭客户服务中心经理签发的《物资领（借）用单》，项目应清楚，否则应拒绝发放物资；
对于日常借出之用具、器具，入库时应认真检证，确认无损后方可入库，对于不常用的工具、器具要定期维护；
保持仓库环境的温、湿度，并做好清洁工作，配备好必要的灭火器材；
物资出库必须及时登帐，物资要按照先进先出的原则发放；
每月25号需对库存物资进行盘点，并报行政人事经理审核后，报总物业经理审批；
每月28号前统计上月材料使用情况，并将下月所需材料申请表报行政人事经理审核，报总物业经理审批后，交采购员购买；
负责客户服务中心各类资产的管理工作，设立资产分类账本，每月进行核查工作，掌握各类资产的使用状况、技术性能；
负责资产（包括低值易耗品）购置或报废；
熟悉使用公司资产管理软件，根据每月资产核查情况及时予以修改更正；
对样板房物资和地产方委托代管物资进行管理；
完成上级领导交办的其他工作。
宿舍管理员
层级关系：
直接上级：
行政人事经理
直接下级：
无
岗位职责：
贯彻执行行政人事经理下达的各项工作指示；
负责监督做好员工宿舍公共区域的卫生清扫及整理工作；
按规定对住宿人员进行登记，安排床位；
检查工作区域内住宿秩序及安全工作；
保持楼层内各项设施的完好和运行正常；
对住宿人员提供叫早、留言、传呼电话等服务；
处理工作区域内出现的意外情况；
完成上级领导交办的其他工作。
4.工作规程/制度
行政管理工作规程
公文处理工作规程
目的
使公文的形成、办理、立卷、归档和销毁更及时、准确、规范、保密。
适用范围
所有外来及本中心文件。
公文的处理
公文种类：
除外来函外，本中心的公文是中心及所属物业公司在企业管理过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻中心决策、执行上级和主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验，协调内部和对外交往的重要工具，也是中心行使职能的重要手段和依据。
根据实际工作需要，按照公文使用范围和作用主要使用下列文种：
决议：
凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的事项。
决定：
对某些重要事项或重要问题做出安排或处理。
通知：
是“发布行政法规和规章，转发上级机关（部门）、同级机关（部门）和不相隶属机关（部门）的公文批转所属客服中心，要求属下部门办理或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种”。
常用“会议通知”、“任免通知”等。
通报：
通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表彰先进、批评后进等用“通报”。
报告：
向上级机关（部门）汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关（部门）的询问等。
请示：
请求上级机关（部门）对某些重要工作做出指示、答复和批准事项时用“请示”。
批复：
批准或答复下属单位（部门）请示的事项。
函：
与不相隶属机关（部门）或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用“函”。
会议纪要：
记载或传达会议主要精神和决定事项。
公文格式
严格参照由物业管理中心下发的《AA物业有限公司地区分公司公文发文标准格式》及集团恒地司办字［2007］第005号公文标准格式执行。
发文办理
公文起草的基本要求
重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明；
拟搞人必须要按公文的文种格式行文，用钢笔书写或打印，不得用圆珠笔或红笔书写；
文稿在呈送领导审批签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。
公文的审批签发程序
行文稿先由行文部门经理审核签名，再送行政人事助理核稿，不属急件，一般不得直接将文稿呈送中心领导；如需会签的，送会签部门审稿，然后由行政人事助理将符合要求的文稿送中心有关领导签发。
“请示”、“报告”和对外行文由中心总物业经理签发，一般例行事务性公文，由部门经理签发，最后安排打印。
正式发文需填写《发文处理单》，签发人同意签发后方可用印、分发及登记。
公文正式印制前，行政部（行政人事部）应当进行复核，重点是：
审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
收文办理
一切外来公函，统一由行政人事助理签收、登记并根据实际需要及时分送（各部门应签收），同时，应填写《文件发放登记表》；
根据公文性质和内容，由行政人事助理提出处理意见，送领导阅示，或根据需要交有关业务部门办理，并附《文件传阅单》；
凡需业务部门经办的公文，由行政人事助理负责催办，并将落实结果报告主管领导。
承办公文是指接受办理下级单位请示的公文和其它需要批复的公文，以及转发翻印的公文等。
承办请示的公文，凡属本中心权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限一般不得超过一周，重要事项和重要问题的请示，可直接送领导审阅后批复，时限不得超过三天。
承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。
公文归档
公文办理完毕后，应当及时整理、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他机关保存复印件或其他形式的公文副本。
本单位负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。
拟制、修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
公文的整理与销毁
公文由行政人事部统一收发、审核、用印、归档和销毁。
行政人事部应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
密级文件应当在办公室阅办，不准带离，不准擅自传阅或复印。
复制上级单位的秘密公文，须经上级领导批准或授权。
翻印件应当注明翻印单位名称、翻印日期和份数；公文复印件作为正式公文使用时，应该加盖复印单位证明章。
复制公文应当与正式公文同样管理。
公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
公文销毁应按公司规定进行。
引用文件和相关质量记录
《发文处理单》
《外来文件清单》
《文件传阅单》
《文件发放登记表》
印章管理工作规程
目的
加强、规范印章的管理，维护印章的法定权威及使用效用。
范围
本制度适合于中心印章管理及设有部门印章的各部门印章管理。
职责
行政人事部是印章管理的职能部门，负责监督本规定的实施。
印章的启用与停用、销毁
印章启用（包括旧印章换用新印章）。
由中心或启用印章部门提出书面申请，行政人事部审核，按公司规定审批后申报、刻制、启用。
印章停用。
由中心或拟停用印章部门提出书面申请，行政人事部审核，按公司规定审批后执行。
印章销毁。
按公司规定执行。
印章保管
中心印章：
行政人事部印章管理员管理。
部门印章：
由部门经理指定专人管理。
印章应存放于安全牢固并加锁的专门的桌、箱、柜中，使用后应及时收存锁好。
印章使用审批规定
中心印章的使用，由中心总经理负责审批，部门印章的使用，由部门经理负责审批。
使用各级印章须先填写行政人事部制定的《用章申请表》，呈报负责审批的领导签字同意后，方可到印章管理员处加盖印章。
印章管理员必须认真检查用印文书审批手续，审批程序完成后才能用印。
不得在空白纸张、凭证、空白介绍信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按公司规定权限审批。
如因工作需要将印章带出室外使用，应事先填写《印章借用审批表》报批，获准后由印章管理人员和经办人共同携带出外使用。
出现急需用印的文书，在有审批权的领导未能及时签字的情况下，须由印章管理员和用印申请人共同在场，电话请示有权审批的领导，经同意后方可盖章。
审批权人返回后的1个工作日以内完成补签手续。
责任
印章管理人员严禁违规使用印章。
凡违规使用印章的，中心一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它形式的任何纠纷，均由违规使用印章的人员承担。
同时中心将视其情节轻重，给予相应的行政或经济处罚，触犯法律的移送司法机关处理。
引用文件和相关质量记录
《用章申请表》
《印章借用审批表》
保密管理工作规程
目的
加强中心对保密工作的规范，严谨，确保中心保密工作落实到中心每一个员工。
适用范围
中心及所属各部门。
保密员的设立
中心行政人事部设保密员（由行政人事助理兼任）1人，负责中心秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作，各部相应确定兼职保密员1人。
保密事项
与中心有关的调查案件、检举揭发材料。
中心各级须保密的办公会议记录。
财务会计凭证、会计报表、统计报表、员工工资表等。
本中心质量体系有关文件资料。
秘密文件、资料的管理
所有秘密文件未经制发机关批准或授权不得擅自翻印，如需复制，须按规定申请审批。
收发秘密文件资料，由行政人事部保密员负责；有关调查材料，检举揭发材料由行政人事部或部门专人负责；凡署名中心领导亲启件，由领导拆封；秘密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等环节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件、资料放在不安全的地方。
.3秘密文件、资料必须放入保密柜内，由保密员管理，个人不得保存；定期清查退，如发现丢失，要及时报告并追查处理。
通讯保密规定
各部门由专人管理的办公设备，非本机使用人员未经许可不得擅自使用。
电脑工作人员要严守保密制度，避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或丢失。
任何个人都不准在通信、通话中涉及本中心在商业竞争中的重要信息；个人不得偷看中心秘密文件和打听中心秘密性的会议内容。
泄密的处理
凡发生遗失中心秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向行政人事部保密员和中心领导报告，并及时采取补救措施；发生窃密案件，还应及时向当地公安部门报告。
档案管理工作规程
目的
使中心的档案管理规范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
适用范围
客户服务中心所有档案及对业主档案的管理。
职责
行政人事部是客服中心档案管理的主管部门，需设立中心统一档案客服中心，每三个月组织各部门档案员进行档案互检，每半年组织各部门档案员档案资料移交工作。
行政人事部负责中心行政档案、人事档案、中心证照、中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件；中心内部重大活动、事件记录；物业管理相关政策、法规等等的管理工作。
管家部负责业户档案资料、物业资料、出租房屋资料、车辆资料、收费资料、业主委员会资料等的管理工作。
工程部负责工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等技术档案及工程图纸等的管理工作。
保安部负责治安、消防、保卫、安全、秩序等相关资料的管理工作。
社区文化部负责社区文化资料的管理工作。
档案管理范围
行政档案资料
人事管理相关材料。
客户服务中心人员设置、招聘、培训、定岗定编、调配、变迁文件、人事劳资文件、技术职称等文件。
中心证照及其他相关资料。
中心对外往来的各类公文、中心内部重要文件等。
中心内部重大活动、事件记录。
包括但不限于奖状、奖旗、奖杯、证书、纪念品。
物业管理相关政策、法规等。
业户档案资料。
主要有入住通知书、住户家庭情况登记表、房屋交接单、住户入住合约、身份证明材料以及装修申请表等。
8物业资料。
物业经营管理资料。
各客户服务中心经营发展文件、小区管理文件、小区建设文件、委外、合作文件。
出租房屋资料。
车辆资料。
收费资料。
业主委员会资料。
工程技术档案。
包括工程设计、施工资料、维修、保养计划、外委工作记录等。
工程图纸资料。
可分为：
建筑施工图、结构施工图、给排水施工图、供配电施工图、消防施工图、空调系统图、智能化系统图等。
治安资料。
消防资料。
保卫、安全、秩序资料。
社区文化资料。
其他资料。
档案资料的移交和归档要求
移交前资料管理
档案资料在移交前由中心档案资料员负责存档管理。
中心必须设置档案的固定存放处，并将档案资料分类存放入不同的档案袋（盒）内，中心档案资料员对应归档资料的完整、完好负责。
4.存放的档案资料根据自己的使用频率和密级性，把档案资料分类存放，并可定期（暂定半年一次）向物业分公司档案室进行一次移交。
对于自己保存的档案资料，按类别和年限两级分类分柜存放。
移交
根据需要，客户服务中心定期将以下资料移交至物业分公司统一管理（移交相关表格请参见《档案移交书》、《档案移交案卷目录表》、《卷内目录》），实物档案、声像档案、资料类档案等其他资料由中心档案管理员负责自行统一管理：
工作计划、国家与当地有关的法律法规、以中心及职能部门等名义发出或制定的文件以及与中心职能有密切关系或由中心承担有关责任并需要执行的重要文件等档案资料。
重大、突发事件的处理资料。
主要包括楼宇、交通、治安、公共配套设备设施等方面及自然灾害的突发重大事件的经过和处理过程记录及相关材料。
合同档案、管理监察档案、资产档案资料等。
主要包括中心所签订的合同资料，监察职能部门对中心进行检查的书面及取证材料以及中心固定资产相关材料。
资料归档前各客户服务中心档案资料管理员须按类整理好，并填写档案资料移交表，履行移交手续。
移交时，物业分公司和各客户服务中心档案资料管理员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接双方在移交清单上签字，并加盖部门公章。
移交清单一式两份，物业分公司和各客户服务中心交接人各留存一份。
对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案资料，没有档案室签字确认，行政人事部门不得办理调离手续。
归档要求
要求及时、准确、规范地进行归档。
归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；归档案卷应进行分类、排列，并加盖档号章、装盒、编制档案目录。
幅面一般采用标准A4型（297mmx210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。
非A4图幅图纸可以通过粘贴及折叠方式，横向按手风琴式折叠成A4规格，竖向按顺时针方向向内折，图纸应采用国家标准图幅，图表栏露在外面。
文件书写和载体材料应能耐久保存，如使用碳素墨水或蓝黑墨水的钢笔、签字笔等，不能使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔和圆珠笔，字迹应清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
归档的文件原则上一律为原件（除归档范围表中列明为复印件外），要尽量追加原件，必要时复印件并加盖红章注明原件存放处，凡有原件的文件，不能以复印件归档。
热敏传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处。
归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
声像类、实物类档案资料要清晰完整、符合集团档案中心规定的归档规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等文字信息，电子文件应有相应的纸质文件材料一并保存。
档案资料的借阅
档案资料借阅事项规定
借阅的档案资料必须按时归还，并及时办理清户手续。
借出的档案资料一般不超过7天，超过7天需办理续借手续，未办理延期手续且借出档案超过15天者，对相关责任人进行失职问责处理，在借阅期间造成重要资料丢失者，对相关责任人进行失职问责并报上级领导部门处理。
借阅者不经允许不得随便摘抄、拍照、复制档案资料，凡经允许摘抄、复制的档案资料必须由档案资料管理人员进行审查和核对。
借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得在档案资料上涂改、划线、圈点等，并保证如期归还。
实物档案一般不外借，声像档案资料应以复印件提供利用。
借阅审批权限
证照、各种重要决定、决议、纪要、合同、协议、上级批示、中层以上人员人事档案、重大突发事件处理相关记录、管理监察类档案等由客户服务中心物业总经理审批。
业户档案的使用和借阅须由客户服务中心物业总经理审批，超过三十份业户档案外传、复印需同时经物业分公司总经理审批。
一般人事档案资料由行政人事部经理审批。
三十份以下（不含三十份）设备资产档案、工程档案、设备档案由部门主管审批，超过三十份需部门经理审批。
十份以下（不含十份）实物档案、声像档案由部门主管审批，三十份以下（不含三十份）需部门经理审批，超过三十份需同时经中心物业总经理审批。
一般客户服务资料、业主委员会资料、社区文化资料、物业经营资料、工程维修资料、设备运行资料、治安工作资料、消防工作、绿化与保洁资料等由保管部门主管审批。
档案资料密级确定及管理
各客户服务中心档
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