物流管理手册.docx

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物流管理手册

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2010-11-12

目　录

第一章组织定位与职能…………………………………………………3

一、组织定位………………………………………………………3

二、物流部职能……………………………………………………3

第二章组织结构与岗位描述……………………………………………3

一、物流部组织结构………………………………………………3

二、物流部岗位职责描述…………………………………………4

1、物流部经理岗位职责………………………………………4

2、物流部物流专员岗位职责…………………………………4

3、物流部仓管员岗位职责……………………………………4

第三章规章制度…………………………………………………………6

一、仓库管理制度………………………………………………6

二、仓库守则与日常管理规定…………………………………7

三、安全管理制度………………………………………………9

四、库存管理制度………………………………………………9

五、入库管理制度………………………………………………10

六、出库管理制度………………………………………………10

第四章工作流程………………………………………………………12

一、入库工作流程………………………………………………12

二、订单处理流程………………………………………………13

三、出库工作流程………………………………………………14

四、退货工作流程………………………………………………15

第一章组织定位与职能

一、组织定位

物流部门是公司实现商品，包装物，宣传促销品等实物资源向销售终端合理配送的功能性、服务性部门。

二、物流部职能

1、保持物流体系动作的高效率，与公司各部门紧密协作，为顾客提供高效，满意的配送服务。

2、科学合理地进行商品物资的调配、储存、运输，不断降低运营成本，减少货损。

3、组织好商品售后退回工作，协助售后服务工作顺利进行。

第二章组织结构与岗位描述

一、物流部组织结构

二、物流部岗位职责描述

1、物流部经理岗位职责

A、全公司物流管理工作计划与费用预算的制定、审批与实施工作。

B、公司物流系统的设计、调整，协助各办事处及物流商对货物储存、运输、调拨等工作进行管理。

C、保证物流部所属几个部门正常运作的准确无误与高效率，对相关业务信息及时向产品部、客户服务部、财务部与其它部进行反馈。

D、组织对订单的分解、处理工作，办理好客户服务部确认的退换货业务。

E、掌握发货与库存的动态变化，协采购部做好货物采购计划，增强销售客服部门的预见性，以利于及时安排合理销售计划。

F、负责本部门的员工管理与考核工作。

2、物流部物流专员岗位职责

A、树立高度的责任感，忠于职守，廉洁奉公，热爱仓库工作，具有敬业精神。

B、讲求团结协作，与相关人员保持及时、紧密的沟通，完成有关的各项工作任务。

C、熟悉公司业务流程，严格遵守仓库管理的规章制度，严格履行岗位职责，

D、严格执行相关法律、法规和各种规章制度。

E、掌握材料出入情况，负责出入库单据核对、分类、归档。

F、每月与保管员对帐、对物、盘点仓库物资，确保存货记录的真实性、准确性、完整性和及时性。

当遇到帐物不符时，要及时查明原因并向上级汇报。

G、每月结帐后进行库存分析与小结，提交上级领导。

H、当月所有单据、日报表、月报表分别装订成册妥善保存。

I、协助做好物资收发工作及仓库其他管理工作。

J、完成上级领导交办的其他工作。

3、物流部仓管员岗位职责

A、树立高度的责任感，忠于职守，廉洁奉公，热爱仓库工作，具有敬业精神。

B、讲求团结协作，与相关人员保持及时、紧密的沟通，完成有关的各项工作任务。

C、熟悉公司业务流程，严格遵守仓库管理的规章制度，严格履行岗位职责，按要求及时做好物品入库验收、保管保养和出库发放工作。

D、物资收发、记账要有完整凭证，保证库存物资的数量清，标志清和帐、物相符。

E、掌握库存物资的收发动态，发现库存短缺应及时上报，保证库存物资的存储安全，不发生损坏和丢失。

F、按仓库管理要求，保持库容整洁,物资摆放整齐、有序，每月按时做好物资、工具的盘点工作。

G、熟悉仓库设施、工具的保管保养知识及使用方法，确保能有效、正常的使用。

H、严格遵守安全生产规定和保卫保密制度，并定期检查执行情况。

I、树立市场观念，提高服务意识。

掌握物资的性能、用途和替代产品的情况。

第三章规章制度

一、仓库管理制度

第一条：

库房是公司物资供应体系的一个重要组成部分，它的主要任务是：

保管好库存物资，做到数量准确、质量完好、确保安全、收发迅速、服务周到、降低费用。

第二条：

物品验收

仓库管理员对采购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：

票据与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不收

票据上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收。

对购进的过期或在有效期内用不完的商品拒收。

对购进的商品有损坏或开盖的拒收。

验收后，要根据票据上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量金额填写入库单，一式三份，其中一份仓库自留保存、做账用，一份交由财务，一份给采购。

第三条：

入库存放

验收后的物品，除直拔的外，一律要进仓库保管

进仓库的货一律按固定的位置存放

摆放要有条理，注意整齐美观，易存取。

凡库存商品，要逐项建立登记卡，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数，卡片固定在物品正前方。

第四条：

保管与抽查

对库存物品要经常检查，防霉、防变质。

将物品的损耗率降到最低。

抽查：

仓库管理员要经常对所管物品进行抽查，检查实物与卡片或记账是否相符，若不相符要及时查对

财务或有关管理人员也要经常对仓库物品进行抽查，检查是否账卡相符、账物相符、账账相符。

第五条：

商品出库

商品出库应根据订单或相关出库单据上所标的名称、数量、规格等出库，并由相关出货仓管员签字方可出库。

所有发货凭证，库管员应妥善保管，不得丢失。

货物的发放力求先进先出，当面点清数量，核对规格名称，并及时登记入帐（手工及电脑帐），做到帐、物相一致，帐、帐相符。

第六条：

盘点

仓库物品要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点

将盘点结果列明细表报财务部审核

盘点期间停止发货。

第七条：

记账

设立账簿和登记账，，账簿要整齐、全面、一目了然

账簿要分类设置，物品要分品种、型号、规格等设立账户

记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账。

审核验收单、出库单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐括弧事才能入账

直拔物品的收到，同其他入库物品一样入账

调出本仓库的物品所用的管理费、手续费、不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用

与仓管员核对实物账，每月与财务对账，保证账物相符、账账相符。

第八条：

建立档案制度

仓库档案应有入库单、出库单和实物账薄

二、仓库守则及日常管理规定

2.1仓库守则

第一条仓库是货物流通的储运基地，全体员工必须自觉遵守现代企业制度要求的各项规章制度和劳动纪律，热爱本职工作，坚守岗位，服从管理，听从安排，努力工作，争做贡献。

第二条端正服务思想，改善服务态度，在工作中要讲文明、讲礼貌、讲团结、讲奉献，不断提高服务质量，积极开展各种物流服务业务，为客户提供完善的优质服务。

第三条牢固树立“安全第一”的思想，切实搞好以防火、防盗为重点的各项安全管理工作。

库内严禁吸烟，谢绝无关人员到仓库进行与仓储业务无关的各种活动，确保工作人员和仓库货物的安全。

第四条仓储管理的具体任务是做好货物的入库、出库工作，控制库存量和库存成本；做好货物保管工作。

仓管员应掌握每种货物的位置、数量，登记仓库实物帐、电子系统帐，经常盘点、清查库存物资，做到帐、物相符。

做到货物收发准确、及时，手续完备。

保持库区整洁，货物摆放整齐有序。

第五条仓储业务人员要经常主动与各部门保持业务联系和信息传递。

第六条仓储主管要在做好统计的基础上，认真做好统计分析，通过对比掌握业务发展变化情况，从中发现问题，研究制定改善经营管理的措施，以达到提高经济效益的目的。

2.2　仓库日常管理规定

第一条为确保货物的安全,应做好各种防患工作。

预防内容包括防火、防盗、防潮、防腐、防霉、防鼠、防虫、防尘、防爆、防漏电。

第二条仓管员应做到四个检查：

（一）上班必须检查仓库门锁有无异常，货物有无丢失。

（二）下班检查是否锁门、断电及不安全隐患。

（三）必须保持仓库通风。

（四）检查易燃、易爆物品是否单独存储、妥善保管。

（五）合理有效地使用仓库面积，货物要分区、分类码放，保证整齐有序。

建立货物的储位图、标识。

第三条货物应保证合理的堆放，不能超高、超宽、超重，仓库内的进出道要畅通。

要求库容整齐，堆码有序，标记鲜明；各库位要设立明显标牌；实施库位管理，各库位需标示编号，使每一项物资均有明确的储放位置。

第四条经常按整理、整顿、清扫、清洁、素养的标准整理库容，保证库区清洁卫生。

第五条建立并不断完善仓库保管帐册，定期进行帐目核对和盘点工作，达到帐、物相符。

第六条严格遵守仓库保管工作纪律。

仓库保管工作纪律内容包括以下几项：

（一）严禁在仓库内吸烟、动用明火。

（二）严禁酒后值班。

（三）严禁无关人员进入仓库。

（四）严禁未经上级同意涂改帐目、抽换帐纸。

（五）严禁在仓库内堆放杂物。

（六）严禁在仓库内存放私人物品。

（七）严禁私领私分仓库物品。

（八）严禁在仓库内嬉戏、打闹。

（九）严禁随意动用仓库消防器材。

（十）严禁在仓库内私拉乱接电源、电线。

三、安全管理制度

为确保物资管理的安全性，根据国家、各级政府有关安全生产管理法规、条例要求，结合本公司仓库安全管理实际情况，制定本规定。

第一条无关人员禁止进入仓库，因工作需要入库的外来人员按规定进行证件核实与登记，经核实无误后由仓管业务员陪同方可进入库房。

第二条仓库内存放的物资及设备器材必须保密，不得让无关人员翻阅单据、账本等。

第三条定期对消防栓、灭火器等消防设施进行检查，保持完好有效，并放于明显和便于取用的地点，严禁圈占、埋压和挪用。

第四条消防设施及灭火器周围，消防通道上严禁堆放物品和杂物。

第五条仓库内严禁使用明火。

仓库动火作业，须经本单位领导及消防部门批准并办理“临时动火作业许可证”后方可进行，作业时要采取严格的安全措施。

第六条库区内严禁吸烟，严禁将火种带入库区。

第七条库房内不准使用电炉、电烙铁、电锅、电熨斗等电热器具和电视机、电冰箱等家用电器，库房电器设备周围严禁堆放物品。

第八条下班前应对库区、库房进行检查，确认安全后方可离开，仓管员离开库房时必须关闭电源开关，锁好门窗。

第九条本库仓管人员负责保管好仓库钥匙，不得随意将钥匙交他人使用。

第一十条发现火情隐患，应设法排除，如发现火苗，应立即利用灭火器或其他简易方法将火苗扑灭，扑救无效，应迅速拨打“119”报警，并报告公司领导及有关单位。

第一十一条本库各类人员应熟练掌握消防器材的使用和保养方法，熟悉消防安全知识，做好本岗位的防火工作。

本库人员要定期进行安全检查，将安全隐患消除在萌芽状态，并及时做好有关检查记录。

四、仓库物品管理制度

　第一条：

仓库的仓管人员应严格检查进仓库物品的规格、质量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门的要求，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。

　第二条：

经办理验收手续进仓的物品，必须填制“商品进仓验收单“，仓库据以记账，并送采购部一份用以办理付款手续。

物品经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切质量问题，均由仓库负责处理。

　第三条：

为提高发货效率，加强仓库货物的管理

　第四条：

物品出仓必须严格办理出仓手续，物品出库必须有相关单据，并验明物品的规格，数量，经仓库管理员确认签字后发货。

仓库应及时记账。

　第五条：

仓库管理员必须严格按先办出仓手续后发货的程序进行发货。

严禁白条发货，严禁先出货后补手续。

　第六条：

仓库管理员应定期盘点库存物品，发现多货或缺货，应及时上报相关管理人员，并查明原因，经物流经理及财务签字同意进行账务调整。

　第七条：

为配合采购部门做好采购计划，及时反映库存物品数额，仓库管理人员应每天上报库存报表，上交采购部。

五、入库管理制度

（一）物品采购回来后首先办理入库手续，由采购人员向仓库管理员逐件交接。

库房管理员要根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字（或在入库登记簿上共同签字确认）。

（二）对于在外加工货物应认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种准确无误，质量完好，配套齐全，并在接收单上签字。

（三）物品进库根据入库凭证，现场交接接收，必须按所购物品条款内容、物品质量标准，对物品进行检查验收，并做好入库登记。

（四）物品验收合格后，应及时入库。

（五）物品入库，要按照不同的品种、规格、功能和要求，分类、分别放入货架的相应位置储存，在储存时注意做好防霉，防潮处理，保证货物的安全。

（六）物品数量准确、价格不串。

做到帐、标牌、货物相符合。

发生问题不能随意的更改，应查明原因，是否有漏入库，多入库。

（七）货物要轻拿轻放．严禁挤压、碰撞，倒置，要做到妥善保存，其中贵重物品应入公司内小仓库保存，以防盗窃。

（八）做好防火、防盗、防潮工作，严禁与我公司无关的人员进入仓库。

（九）仓库保持通风，保持库室内整洁，由于仓库的容量有限，货物的摆放应整齐紧凑，作到无遮掩，标牌要醒目，便于识别辨认。

六、出库管理制度

（一）货物出库应遵循“先进先出、推陈储新”的原则出库。

（二）货物出库应有出库单作为依据，出库单上应包括日期、货物入库时的批号、品名、规格型号、数量、仓管员签字等。

（三）仓库保管员严格执行凭出库单发货，无单不发货，内容填写不全不发货，名称不准不发货。

一律凭有关人员签字的“出库单”由相关人员办理出库手续，方可出库

（四）出库产品当面点验清楚，仔细核对出库单上的数量、规格、品种与要出库实物是否有出入。

（五）　产品不可以不经保管员直接出库，如特殊情况急用，必须经相关领导批准。

（六）　库管人员发货完毕后，在发货单上签字，将货交给复核员复核。

复核员应按发货清单逐一核对品种、批号，对实物及包装进行质量检查和数量、项目的核对。

复核项目应包括：

品名、剂型、规格、数量、生产厂商、批号、生产日期、有效期、发货日期等项目，核对完毕后应填写出库复核记录。

（七）出库复核与检查中，复核员如发现以下问题应停止发货，并按规定及时报告处理：

1、商品包装内有异常响动和液体渗漏；

2、外包装出现破损、封口不牢、衬垫不实、封条严重损坏等现象；

3、包装标识模糊不清或脱落；

4、商品已超出有效期。

下列商品不得出库：

1、过期失效、霉烂变质、虫蛀、鼠咬及淘汰药品；

2、内包装破损的商品；

3、瓶签（标签）脱落、污染、模糊不清的品种；

4、怀疑有质量变化，未经质量管理部门的明确质量状况的品种；

5、有退货通知的商品。

检查包装的完好性，凡包装破损未经修复加固的一律不准出库，无论是否仓库原因导致的破损，均应修复。

标志应清楚、完好。

（八）经过核对确认所出货物无误后，方可允许放行出库。

（九）出库后及时清理现场，校对物、卡，结清帐目，做到帐、卡、物相符。

第四章工作流程

一　入库工作流程

1、流程图

采购

物流

财务

采购员

收货员

保管员

账务员

2、流程图说明

（1）、采购回的货物由收货员进行收货，收货员需对采购货物进行检查，检查实物与采购单据是否相符。

（2）、收货员检查完货物，需入库的开入库单（入库单有三联：

一联库房留底做账用，一联反给采购员，一联给财务）

（3）、货物开入库单后，方可由保管员保管。

（4）、货物入库后要入账，手工账，电脑账，系统账要保持一至。

（5）、账物财务会不定时抽查。

二　订单处理工作流程

1、流程图

客服

物流

客服人员

订单处理员

配货员

2流程说明

（1）核对客服下的订单是否有货，如没有及时和客服沟通。

（2）根据地址分类（北京地区及外地普通快递发汇通快递，其余发星晨急便快递）

（3）打印订单及面单，订单和面单要相匹配。

把打印好的订单给配货员。

三　出库工作流程

1、流程图

物流

快递

订单处理员

配货员

快递员

2、流程图说明

（1）从订单处理员那里拿到订单，根据订单详情配货

（2）配好货按订单包货。

　（3）核对货包的对不，如不对查明原因，如对通知快递发货。

四　退货工作流程

1、流程图

快递

物流

售后

退货处理员

售后

3、流程图说明

（1）退回的货先到库房进行拆货，并在拆货的时候检查货是否完好，如有破损归为残品。

（2）核对退回货物数量是否对，货物是否是残品。

（3）核对完办入库手续，并做入库账。

（4）通知售后退回的订单，以方便回访。