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秘书资格证考试

2005年5月  劳动和社会保障部 

国家职业资格全国统一鉴定  

职  业：

秘书 

等  级：

国家职业资格三级 

卷册二：

案例分析

          工作实务    

注意事项：

1、请按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号、身份证号和所在地区。

         2、请仔细阅读各种题目的回答要求，并在规定的位置填写您的答案。

        3、请保持卷面整洁，不要在试卷上作任何与答题无关的记号，也不得在标封区填写无关的内容。

第一部分案例分析

（第一、二题，每题30分，共60分）

说明：

第一、二两题均为先观看一段录像，然后按要求答题。

考试开始，即播放第一题录像；考试开始后30分钟，播放第二题录像。

每题录像均连续播放两遍。

一、请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（共找出至少15处）。

（录像略）

二、请看录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（共找出至少15处）。

（录像略）

第二部分工作实务

（第一、二、三题，第一、二题各15分，第三题20分，共50分）

背景说明：

你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、（15分）

电子邮件

收件人：

gaoye@

抄送：

主题：

起草公文

高叶：

你好。

请你根据上午的公司会议精神和下面所给的材料，代表公司向各下属部门发文，宣布对这起事故的处理意见（依据《员工管理条例》，给予除名处理）。

行政经理苏明

××年×月×日

附：

（材料）

我公司原棉花仓库的保管员夏明，出生于××年×月×日，现年×岁。

夏明在××年×月×日晚于仓库值班之时，违反管理规定，在库房内吸烟并将烟头扔在地上。

21时左右，他擅自离开仓库，外出购买食品。

半小时以后，当他回到仓库时，仓库已被滚滚浓烟吞没。

夏明不知所措，没有及时打电话报火警，直到值班的总负责人发现才紧急报警。

经消防队员的奋力扑救，大火终于被扑灭。

此次事故造成的直接经济损失约×万元。

　　　　　　（考生可根据试题内容自定日期）

二、（15分）

便条

高叶：

前几日，前台秘书发现在公共接待区有一无人认领的可疑提包，造成前台工作人员的一场虚惊。

通过这次事件，我认为应加强对员工进行紧急情况的预防措施和对措施的教育。

我拟在本周五对公司全体员工进行一次专题培训，请你就预防紧急情况的措施和应对方法拟出相应的建议。

谢谢

行政经理苏明

××年×月×日

三、（20分）

便条

高叶：

我公司近日将与HNG公司举行技术贸易洽谈，王玲已为些次洽谈准备好了待签合同文本，共18页，用黄色信纸打印而成，并使用订书器简单装订，封面以白色复印纸打印。

这种做法是否正确？

请你向我说明准备待签文本的要求。

另外，下周一双方将要举行签字仪式，请将你对签字时座次安排的考虑意见一并向我说明。

谢谢。

行政经济苏明

××年×月×日

答案

通报

各部门：

我公司棉花仓库保管员夏明因严重违反劳动纪律，在值班时违反规定在库房内吸烟，引发了火灾，给公司造成了直接经济损失×余万元，严重损害了企业形象。

此次事故纯属人为因素所致，其性质严重、影响恶劣。

依据公司《员工管理条例》的规定，决定对夏明除名。

希望公司其他员工从此次事故中汲取教训，引以为戒，避免此类事件再度发生。

宏远公司

××年×月×日（考生自定）

二、格式：

简答题

参考答案：

关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：

1、紧急情况的预防措施

紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。

每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。

预防紧急情况的措施有：

（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；

（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；

（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；

（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；

（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；

（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。

2、紧急情况的应对措施

（1）可疑不明物品等的威胁。

如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。

（2）火灾和人员伤害或疾病。

如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。

如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。

三、格式：

简答题

参考答案：

1．王玲的做法不正确。

（2分）

2．待签文本的准备要求是：

（本项内容共11分。

）

（1）依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由我方负责待签文本的准备。

（1分）

（2）与HNG公司协商并指定专人，共同负责合同的校对、定稿、印刷、装订、盖火漆印等。

（2分）

（3）按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均提供一份待签的合同文本。

必要时，还可再向各方提供一份副本。

（2分）

（4）合同应用精美的白纸印制而成（王玲却用了黄色信纸），按大八开的规格装订成册（王玲却用装订器简单装订），并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面（王玲却用了白色复印纸）。

（本点计6分，其中说出正确做法3分，指出王玲错误3分）

3．关于座次安排，可以这样考虑：

（本项内容共7分。

）

（1）应请HNG公司的代表在签字桌右侧（或面向门的一侧）就座，我方代表则应同时就座于签字桌左侧（或背门一侧）。

（2分）

（2）双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。

（1分）

（3）双方其他随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。

也可依照职位的高低，依次自左至右（HNG方）或是自右至左（我方）列成一行，站立于己方签字人的身后。

（2分）

（4）当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。

（1分）

（5）原则上，双方随员人数应大体上相当。

（1分）

2006年5月  劳动和社会保障部

国家职业资格全国统一鉴定 

第二部分  工作实务

背景说明：

你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

一、（15分）

根据下面提供的材料写一份格式规范的意向书。

   某省对外贸易办公室（甲方）与深圳×××贸易有限公司（乙方），经双方协商同意，确定技术经济合作关系。

主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。

合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。

合作程序为由双发商定在适当时间，组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目、方式、内容、步骤。

   甲、乙双方的义务是甲方负责提供其资源、项目、资料和项目的落实。

乙方负责提供合作开发项目的技术资料，组织有关技术力量，以及协调开发合作项目的有关关系。

协助或代理甲方的产品出口，合作项目产品的出口，甲方所需或双方合作项目所需设备、技术的引进。

双方确定具体的联络人员，进行经常的联络工作。

此意向书一式四份，各执两份。

二、（15分）

便 条

高叶：

   我要于下月底率领公司一批业务骨干去英国访问。

请你向我说明你将如何为我做好这次团队出访的准备工作。

   谢谢。

                                             行政经理：

苏明

                                            ××年××月××日

得分

评分人

三、（20分）

便  条

高叶：

公司准备采购一批办公设备，希望借机与某些供应商建立长期合作关系，目前正要对供应商进行筛选。

请你介绍一下选择办公设备和易耗品供应商时须考虑的因素，以备忘录的形式发给我。

                                      经理

                                   ××年××月××日

答案

一、格式：

意向书，内容参阅本书第37页第三部分　工作实务题答题范例　第6题

二、格式：

简答题，内容为旧版教材P397

参考答案：

团队出访的准备工作主要有：

1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。

2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作

（1）拟定出访方案；

（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；

（3）为团队所有成员办理各种出国手续；

（4）编制旅程表；

（5）召开全体出访人员预备会。

主要内容有：

A、强调此行的目的、要求；

B、介绍并说明准备工作的进展情况；

C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；

D、提醒携带的人个必备品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）

E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；

F、领队及所有成员的自我介绍；

G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。

（6）与邀请单位联系使其有所准备；

（7）指定专人负责做好订房和订票工作；

（8）做好文件资料及必备衣物的准备；

（9）采用恰当方式准备好出访经费。

三、格式：

备忘录，本题内容为四级内容考题

参考答案：

备忘录

　　发给：

行政经理　　苏　明

　　发自：

秘书　　高叶

　　日期：

2006年5月20日

主题：

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

内容：

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：

初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：

占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求

⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间

⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

2006年11月 劳动和社会保障部

国家职业资格全国统一鉴定

 第二部分  工作实务

背景说明：

你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的几项工任务。

一、（15分）

便 条

高叶：

公司最近新聘一些新产品研发人员，考虑到公司场地有限，新聘人员将采用新的工作模式，他们将成为公司的项目签约职工。

请为这些新产品开发人员设计两种不同的工作模式，并介绍一下这两种工作模式的优势。

谢谢！

                                             行政经理  苏明

                                             ××年×月×日

二、（15分）

备忘录

至：

秘书高叶

自：

行政经理苏明

主题：

公司准备将今年的公司年会办成远程电话会议，无决定由你起草此次会议筹备方案的初稿，为稳妥起见，请你先将远程会议筹备方案与一般会议的特点予以整理，并从网上发给我。

此外，请就如何检查会议筹备工作提出几点建议。

                                     行政经理  苏明

                                     ××年×月×日

三、根据下文提供的材料，拟写一份公文（20分）

   要求：

1、文种使用正确：

2、标题规范；3、正文内容前后有序

事由：

北京市公安局交通管理局准备对108国道部分路段采取交通管理措施

序号：

二00四年第16号

正文主要内容：

108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行：

108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上信马由缰运机动车通行。

特此通告。

为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取交通管理措施。

发布时间是二00四年九月二十三日。

参考答案：

（15分）

1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。

2、采用在家工作模式的优势有：

（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。

（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。

（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。

（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。

（5）工作人员也能减少交通费用。

3、采用定期合同制工作模式的优势有：

（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。

（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。

（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。

（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。

（5）所聘用人员工作有动力，效率高。

评分标准：

1、本题满分15分。

2、在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。

3、工作模式的选择正确给2分。

4、在家办公模式的优势每点1分，共5分。

5、定期合同制工作模式的优势中

（2）（3）（4）每点2分，

（1）（5）每点1分，共8分。

6、考生答题内容若与标准答案有出入，只要内容接近可以参考每点分值酌情给分。

二、参考答案：

（15分）

1、远程会议筹备方案特点

（1）远程会议具有节省时间和金钱、能够与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、而且交流更加直接、简短的优点。

（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：

会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。

（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。

（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。

2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：

（1）听取会议筹备人员的汇报

1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。

2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。

3）选择合适的汇报时间。

4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。

因此，汇报之后要抓紧催办和落实。

（2）会前现场检查

1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。

远程会议要提前下发材料。

2）注意气味。

一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。

因此，要对所有工作人员提出要求。

3）设立入场登记台。

为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。

张贴会场平面示意图。

4）佩带徽章、名牌。

为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。

5）准备接待休息室。

应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。

此外，还应备有急救箱。

6）安排接待、服务人员。

配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。

7）远程会议要加强对设备的检查。

评分标准：

1、本题满分15分。

2、在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。

3、第一大点的每小点1分，共4分。

4、第二大点的第一小点为4分。

第二小点为7分，答出其中5点即满分。

三、参考答案：

（20分）

北京市公安局公安交通管理局

关于对108国道部分路段采取交通管理措施的

通　　告

二○○四年第16号

为了保障108国道的交通安全畅通，根据《中华人民共和国道路交通安全法》的有关规定，决定从2004年9月29日起，对108国道部分路段（辛庄路口至贾史路口）采取以下交通管理措施：

一、108国道进京方向（贾史路口至辛庄路口）昼夜禁止20吨（含）以上货运机动车通行；

二、108国道出京方向（辛庄路口至贾史路口）昼夜禁止5吨（含）以上货运机动车通行。

特此通告。

　　　　　　北京市公安局公安交通管理局

　　　　　　　二○○四年九月二十三日

评分标准：

1、本题满分20分。

2、在叙述中出现错字、别字，每字可扣除1分，但最多扣除3分。

3、标题：

4分，发文机关1分；介词1分；事由1分；文种1分；

4、发文序号：

2分

5、正文：

12分，发文缘由4分；通告事项6分，必须分条写，若没有分项，正文部分扣6分；尾语2分。

6、落款：

2分，发文机关、日期各1分。

发文机关须写全称，日期须用汉字书写，否则扣1分。

写错、缺项均扣分。

位置颠倒或将发文机关与日期平行写扣2分。

2007年5月劳动和社会保障部

国家职业资格全国统一鉴定

 二、操作题（第3题~第4题，每题15分，第5题20分，共50分）

3、背景：

天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作，本次大会预计将有数十个国外公司前来洽谈。

除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外，会议还将有如下活动：

迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴、组织观看音乐或地方戏剧、组织来宾浏览地方名胜景区、参观经济开发区。

便条

高叶：

这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下资料：

1、拟定商务活动的礼宾次序方案；

2、提供参加会议活动的着装建议；

3、提供会议应急方案主要内容。

请你尽快把这三种资料准备好，于本月10日之前交给我。

谢谢！

行政经理××

××年×月×日

4

便条

高叶：

公司定于2006年12月25日举行公司年会暨总结表彰会，会期两天。

为了把这次会议开好，我正在拟写这次会议的筹备方案，想请你就会议筹备方案的内容和筹备机构的人员分工给我一些建议，这次会议初步准备分成宣传策划组、会务组和秘书组来准备，请你帮我将三个组的分工制成表格。

行政经理××

××年×月×日

5、以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文。

请根据其内容拟写一份复函

市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函

市人事局：

根据市委组织部，市人事局《关于2001年市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的通知》精神，我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、审查。

经研究，拟录用高校硕士毕业生4人。

当否，请审批。

附件：

录用审批材料

××市卫生局                

二〇〇一年三月二十日

2008年5月国家职业秘书三级试题秘书资格考试

秘书三级操作技能试卷

一、操作题

1、

便条

高叶：

公司目前需要编制下一年度采购预算，请你介绍编制采购预算的一般程序。

总经理

××年×月×日

2、

备忘录

至：

秘书高叶

自：

行政经理苏明

主题：

新产品展销订货会安全检查

公司定于2008年2月8日在×市会议中心举行新产品展销订货会，由于公司相关人员没有到现场进行必要的安全检查，现市消防局有关部门责令停展整顿。

现在要求你接手这项工作，并请就检查的主要内容和主要内容和原则形成备忘录，在今天下班前交到我的办公室。

行政经理××

××年×月×日

3、根据下文提供的材料，请代京诚公司拟写一份公文。

要求：

1、按照公文正式格式撰写

2、确定发文范围，正确使用文种。

3、可适当填加内容使之完整

【材料】

1、根据《实施工作目标督查考核暂行办法》，经检查考核和认真评选，培训中心、企划部、销售部、第四分公司被评为2007年度业绩突出部门。

2、为总结工作经验，表彰自身建设，公司决定评选2007年度政绩突出部门。

3、经公司董事办公会议，对上述4个部门予以通报表彰，并分别奖励3万元

4、主送单位是各分公司，中心、部

5、附件是4个部门的先进事迹。

6、发文时间为2008年1月20日

08年11月国家职业秘书三级试题秘书资格考试

秘书三级操作技能试卷

一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）

1.请看案例分析素材_秘书三级-01A-01录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，应至少找出10处正误点）。

2.请看案例分析素材_秘书三级-02B-03录像，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续听两遍，应至少找出15处）。

二、操作题（第3题20分，第4题～第5题，每题15分，共50分）

3.

便条

高叶：

公司新来一位档案员，请你今天下午两点在公司小会议室向她介绍一下开展档案利用工作的方式和利用工作的要求，并将介绍提纲送我过目。

行政经理××

××年×月×日

4.

便条

高叶：

公司最近准备更新办公设备与用品，请你说明不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤，以供我参考。

谢谢！

行政经理××

××年×月×日

5.

便条

高叶:

为了配合我公司股票的上市工作，公司定于下月初举办一次新闻发布会。

请你向我说明此次新闻发布会准备工作的要点。

一、案例分析（第1题20分，第2题30分，共50分）

1.参考答案：

1.着装符合职业要求。

（√）2.能提前到会场做准备。

（√）3.会前要求调节会议室温度，注意通风。

（√）

4.热情招呼开会人员礼让递水，沟通得当。

（√）5.能提醒领导准点开会。

（√）

6.能事先通知与会人员开会的主题，做好准备。

（√）7.问卷没有综合，没有给每人一份。

（×）

8.对会议的评估基本到位。

（√）9.会议结束前注意收集对会议的反映意见。

（√）

10.对于会后暂留人员能做妥善安置。

（√）11.会前资料准备不足。

（×）

12.对会议服务人员环境培训没有到位。

（×）13.能控制会议经费的使用。

（√）

14.能马上收拾会议室。

（√）15.能请领导在会议记录上签字。

（√）

评分标准：

1．本题满分为20分

2．每答对1点给2分，答对10点即得满分。

3．如考生答案与参考答案有出入，只要阐述合理，即可给分。

4．本题要求只作正误点说明，不作更正性的分析。

2.参考答案：

1、着装规范。

（√）2、阳光直射电脑屏幕。

（×）3、办公桌整洁，文件分类清楚。

（√）

4、简报报头缺少期号。

（×）5、简报日期数字写法错误。

（×）6、会使用图表进行简单描述。

（√）

7、档案管理规范，分类清