西安复印机租赁租赁服务外包方案.docx

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西安复印机租赁租赁服务外包方案

敬呈：

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文

件

外

包

解

决

方

案

单位名称：

西安佳图工贸有限公司

地址：

西安市碑林区李家村万达1栋2单元

电话：

8785021587855163

第一部分前言………………………………………………………………………3

第二部分公司简介…………………………………………………………………4

第三部分外包服务介绍…………………………………………………………5-6

第四部分成本分析核算

1.自购分析……………………………………………………………7

2.外包分析……………………………………………………………8

第五部分服务条款……………………………………………………………9-10

第六部分结束语…………………………………………………………………11

一前言

根据协议，佳图将为XXXX公司提供一整套办公设备管理服务，从基础设施服务到全面的打印复印设备生命周期管理。

这些服务是佳图终端用户工作场所产品组合的一部分，包括设备应用组合、网络管理、打印管理等文件输出服务。

XXXX公司将利用佳图的标准文件输出管理流程与广泛的技术支持。

通过将文件外包给佳图，XXXX公司能够更加专注核心业务流程，将全省的文件管理输出服务标准化，并实现成本的降低，提高工作效率。

　　西安佳图公司将帮助高新物业公司降低办公成本，并让办公开支更加灵活，同时推进文件外包创新以支持我们的业务增长。

通过提供量身定制的文件管理外包服务不仅可以帮助客户节约文档管理费用、减少纸张浪费，有效节约成本，而且是提高效率、提升企业市场竞争力的有效举措，同时也是高新物业这样负责任的企业建设低碳企业、履行社会责任的重要体现

二公司简介

西安佳图工贸有限公司是陕西一流的办公信息系统整体外包服务商。

公司以人为本，以数码科技为先导，提倡环保、绿色办公，竭诚向广大客户提供现代化、高效、低成本一站式西安复印机租赁解决方案。

I

作为一家专业办公信息系统服务商，佳图始终走在办公科技的最前沿。

企业以销售和服务全球著名品牌—利盟、震旦（AURORA）、佳能（CANON）、索尼、柯尼卡美能达、惠普（HP）、OKI等多家办公设备系列产品作为载体，其经营内容涵盖办公设备的售前、售中、售后服务、办公信息系统的整体服务外包及办公网络工程等现代化办公服务。

目前公司拥有高端的计算机主板检测仪，精密的显示器电路焊接设备，及目前行业领先的各种检测设备。

同时公司拥有一支专业化服务团队。

公司具有完善的客户服务体系，始终贯穿于售前、售中、售后全过程，不断提升佳图的服务品质，让客户时刻都享受到最贴心最省心最放心的一流服务。

佳图拥有最全面和最专业的数码产品和服务，一直以来都在同行业和客户中树立良好信誉，我们融入了多年的服务经验和成熟的西安复印机租赁解决方案。

在售后服务系统上，我们配备了强大的技术队伍和快捷的服务方式，同时完善的客户档案管理系统时刻关注着用户设备使用情况，让用户真正享受到更专业更优秀的售后服务

　　世纪佳图，一惯秉承“为更多用户，提供物超所值的办公外包服务”的经营宗旨，在综合评估经营成本、深入了解用户使用需求的基础上，针对不同用户需要，精心推出一系列复印机、打印机使用方案，帮助客户提高办公效率，节省更多办公成本。

真正实现绿色环保的办公环境。

　　目前佳图服务的部分客户有：

陕西省检察院、陕西省工商局、陕西省通信管理局、陕西省国资委、国家摩检中心、陕西电力公司、西安远东公司、西安庆安集团、中铁一局集团公司、陕西医药控股集团、陕汽集团、比亚迪汽车有限公司、西安利君集团、西安交大一附院、海南航空西安基地、紫薇地产等。

三外包服务介绍

文件管理外包服务是我公司倡导的新型业务模式，外包服务给客户带来明显的节约，并同时带来高效、环保、健康；因此，文件管理外包服务在美国，日本等发达国家已经比较普及。

据国际外包协会统计，2008年世界500强中已经有85%采用了文件外包或部分外包。

在国内南方广州，深圳，北京等发达城市文件外包模式以节约，高效，环保，健康等优势深受广大企事业单位普遍采用

节约：

1） 根据高德纳咨询公司（artner）全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司和互联网数据中心（IDC）的研究，在同等印量的情况下，文件管理外包服务可使耗材、零件、维保、设备、人工等文件处理成本降低约10-30%。

2） 通过部署文件管理解决方案，实施鼓励双面打印、多合一打印等节约纸张的措施，并辅以相应的管理制度,从而使客户在工作习惯改变极小的情况下,减少不当使用和不自觉浪费。

3）避免未来的重复投资企业通常情况下购置的文件设备以打印机为主，功能单一，当未来对功能的需求提升，比如对纸张文件进行电子化管理，就需要再购置大量的扫描设备，形成重复投资。

佳图文件管理外包服务的优化:

作为专业的方案设计者,佳图在进行整合设计优化时，通常会研究客户未来一段时间的需求变化,并提前进行准备以避免未来的重复投资。

举例来说,通常会为客户选择便于升级的设备；或在设备成本增加很小的情况下，增加扫描或复印功能，以备后期的需求

高效：

1） 输出成本在“按需打印、按张付费”的模式下变得透明可控，通过应用软件，协助客户精确控制输出成本。

2） 通过设备优化、专业运营维护等服务，大幅提高客户的设备使用效率

3）文件管理外包服务的实施，帮助陕西移动将成本清晰量化，化固定资产管理为费用管理，有效帮助陕西移动轻资产运行。

健康：

1） 通过设备的整合优化部署，采用文件管理外包服务可以大幅减少打印机、复印机、传真机等文件输出设备的数量，从而减少设备有害气体排放对人体的影响。

2） 在文件管理外包服务中，通常将文件输出设备集中部署于离员工有一定距离的打印专区，从而进一步减少对人体的负面影响。

环保：

1） 文件管理外包服务可大幅压缩打印复印量，降低纸张消耗，从而保护森林资源和水资源。

以大型企业年印量800万印，采用文件管理外包服务后印量压缩20%计算，五年内共可减少印量800万印。

以每棵8米×0.16米的较大原木可生产A4纸11,500张计算，可避免砍伐约700棵大树，并因减少纸张消耗而增进对水资源的保护。

2） 印量降低可同时减少碳粉等打印耗材消耗，从而减少碳排放。

3） 使用过的打印耗材等固体废弃物得到专业回收。

根据行业经验，办公室中每10万张印量大约产生71公斤固体废弃物，按年印量800万印计算，每年可避免约5.7吨的硒鼓、碳粉盒、包装物等废弃物被随意处置。

打印外包服务模式

外包是指外包公司提供给企业内部打印、复印的服务，主要有以下2种形式：

1、企业已购买机器，耗材与维修服务由外包公司提供，外包公司按印量收费。

这适合已买有大量打印设备的大型企业。

2、企业不需购买机器，外包公司提供机器、耗材及维修服务，这适合打印复印量特别大的企业或单位，例如：

保险、银行、电信、邮政、政府、物流、大型工厂、大型写字楼等等。

合作伙伴

四成本分析核算

1.自购分析

例：

黑白数码复印机：

贵单位现使用理光2000SP复印机，按现在市场购置价为15000.00元，根据同类机型30万印张核算，具体核算如下：

项目成本

说　　　明

复印单张成本

主机折旧成本

总共可复印30万张

15000/300000=0.0500元/张

碳粉成本

每支碳粉约350元，可印6,000张

350/6000=0.0583元/张

载体成本

每印50000张，就需要换约480元

480/50000=0.0096元/张

硒鼓成本

每印50000张，需换，市价约780元

780/50000=0.0156元/张

刮板成本

每印50000张，需换，市价约240元

240/50000=0.0048元/张

定影组件成本

每印100000张，需换，市价约1,400元

1400/100000=0.0140元/张

其他零配件成本

按印量100000张算，需1,200元

1200/100000=0.0120元/张

单张硬件成本合计

0.1643元/张

维修保养费

约500元每年

自购分析：

以用户年复印量为100000张，则每年复印的费用支出为0.1643元/张*100000张=16，430元

外包分析：

每年复印的费用支出为0.12元/张*100000页*12个月=12，000元

16，430元（自购成本）-12,000元（外包成本）=4，430元

最保守估计：

每年为用户节省4，430元（约27%的办公费用）

2.外包分析

具体外包细则如下黑白复合一体机（不含纸张）：

类别

机器配置

合同期

每月免费

复印张数

基本月租

超量

每张收费

日常办公

（适用于20人以内）

16-20张/分钟

A3-A5复印打印

扫描

五年

3000张

360元

0.1元

三年

3000张

420元

0.1元

二年

3000张

550元

0.1元

日常办公

（适用于用量比较大的部门，50人以内）

25-35张/分钟

A3-A5双面复印

双面打印

网络打印扫描

500页纸盒*2

五年

8000张

880元

0.08元

三年

8000张

960元

0.09元

二年

8000张

1050元

0.10元

生产型复印机

（适用于大量文件处理部门）

40-50张/分钟

A3-A5双面复印双

面打印网络打印

扫描500页纸盒*2（大容量纸盒）

五年

20000张

2000元

0.08元

三年

20000张

2400元

0.09元

二年

20000张

2800元

0.10元

外包分析：

假设用户年复印量为100000张，则每年复印的费用支出为0.12元/张×100000张=12000元

六服务条款

一、公司服务公约

1、严格遵守有关服务政策及承诺，为顾客提供三高优质服务。

2、公平、公正、公开、亲切地对待每一位顾客。

3、严格按标准收费，决不高价、加价欺骗顾客。

4、坚决杜绝向顾客索取额外钱财物、要吃要喝要玩或其他谋私行为。

5、不该换的零配件坚决不换（以技术手册规定为准）。

6、决不扣留顾客应得的配套零件或促销品。

二、公司服务承诺

1、完善服务保障

复印机一旦发生故障，市区内2小时上门服务（免费），市区外24小时上门（收往返交通费），省内地用户一12内上门（进驻服务30分钟）。

送修机器2小时内处理，4工作小时恢复（缺件除外）。

2、定期保养

每月为市区保内顾客复印机做一次免费保养。

各个区、县都有固定的服务商，每个月会定期上门做保养、维修。

我们公司每年都会定期给各区、县的服务商做培训。

3、免费送货上门（仅限市区内）

4、定期培训班

1）每月最后一周星期五下午，在佳图公司免费举办用户操作培训班。

2）不定期为复印机数量较多的用户上门举办培训班（免费）。

5、100%纯正部品

1）佳图的所销耗材和零部件100%为纯正原厂生产，假一罚十。

2）佳图推荐和销售的机器配件均为优质合格产品,可确保复印机正常使用和延长寿命。

6、健全的客户档案系统

1）客户档案、设备档案齐全，数据采集、更新及时，每次服务活动均详细记录在案，可随时查询、分析以合理决策。

2）向顾客递交一份设备使用维修报告书，向客户报告设备有关情况，并作出合理化建议。

7、完善的服务质量监督体系

1）新机安装后，24日内进行电话或上门回访。

2）每次服务后，12小时内电话跟踪调查服务质量。

3）每次服务完成后，服务人员必须把工作报告交给顾客审核签字认可。

4）佳图销售公司业务人员拜访客户时，随时了解服务状况并及时反馈。

5）投诉渠道公开多径，投诉受理后24小时回复。

8、享有公平、公正、公开的价格优惠及参加联谊活动等优惠。

9、新购机保内客户的保修卡资料及时返回厂家。

受厂家售后体系支持保护，正常使用下所损坏的部件（鼓、载体、碳粉等耗材及易损件除外）由佳图负责向厂家索赔，免费更换。

10、续保客户享受大型年度保养一次（免大修费）。

三、佳图服务三高要求

●高速度：

立即接电、立即响应、守时守约、立即修理、迅速提供零件。

●高技术：

一次完全修好、认真严谨可以信赖、明白易懂地向顾客说明。

●高感受：

仪表整洁、文明礼貌、态度好、诚实亲切、勤奋积极、顾客第一为顾客着想、诚实亲切、恪守承诺。

七结束语

西安佳图工贸有限公司真诚地希望贵单位的各位领导能感受到我们的诚意与决心，希望西安佳图十多年的经验及强有力的服务保障带给您们物超所值的喜悦。

同时希望通过优质的产品将我们紧紧联系在一起，同发展，共进步！