海悦星级酒店行政管理制度Word格式.docx

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4、私章：

指酒店对外公务活动中刻有酒店法定代表人、财务负责人名字的私人印章。

二、酒店印章统一归口总经办到公安部门指定的公章刻制点刻制，任何酒店部门或个人未经批准不得擅自刻制酒店印章。

各部门因业务需要刻制或更换印章时，须先提出书面申请报总经办审批。

审批同意后，由总经办统一办理。

三、经刻制的印章使用前，总经理秘书须在《印章管理簿》（见附件一）上登记备案，再交由相关使用部门负责人签字领用。

登记备案时，总经理秘书须2、印章的领用

总经办先将印章编入《印章管理簿》（见附件一），再由部门负责人签字领用。

注明印章保管人。

保管人如有变动，总经理秘书还须及时更改记录。

四、印章保管部门及保管人分别为：

1、酒店司章、酒店合同专用章由总经办行政助理保管；

2、部门章由各部门行政秘书保管；

3、酒店财务专用章、票据专用章和法定代表人、财务负责人私章，由财务部分别指定专人按财务印章分管原则保管；

4、印章保管人须将1、印章必须由专人保管，保管人应细心保管，并随时注意保养。

2、印章固定放置于安全处放置固定安全处，。

未经部门负责人批准，印章保管人不得将印章交由他人保管不得随意放置。

五、除财务专用章、票据专用章、法定代表人和财务负责人私章的使用按有关财务印章使用规定执行外，其它印章的使用，印章保管人须建立《印章使用登记表》（见附件二）。

因工作需要盖印时，印章保管人应详细登记盖印日期、盖印用途等，经申请盖印人签名、相关负责人批准后方可盖印。

12、凡以酒店名义对外签署的合同、协议、证明、担保书、财务报表、承诺书等重要公函，须经总经理或常务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章或合同专用章；

2、年审申报资料、政府主管部门要求填报的统计报表（财务类除外）、一般公函等公文须经分管业务副总经理审批同意并登记备案后方可加盖酒店公章；

3、凡酒店内部部门之间往来公函需盖部门章时，须经相关部门负责人批准后方可盖印。

部门章一律不得用于对外业务。

六3、未经批准，印章保管人不得擅自携带酒店公章外出。

特殊情况须携带外出使用时，携带人须提出书面申请，经总经办审批同意后方可携带。

携带酒店公章外出，须有两名以上公务人员同行

（含公章携带人）。

携带人须对酒店公章的正确使用和安全保管承担

责任。

4、印章不得携带出办公室使用。

七六、1、印章因业务需要或因使用原因须报废时时，使用部门须提出书面申请报总经办审批。

审批后，由总经办统一收回并按政府主管部门有关印章管理规定及时作销毁处理。

第三章 公文管理

一、酒店公文按性质划分为公司公文和部门公文。

1、公司公文指经总经办批准并以酒店名义对酒店内外相关单位或部门签署和发送的酒店红头文件、规范化管理文件、合同（协议）、会议纪要、通知等；

2、部门公文指酒店内部部门之间的往来公文。

部门公文管理按本制度第四章“部门工作联络管理”的有关规定执行。

二、酒店公文按形式划分为纸书公文和电子公文。

1、酒店对外往来公文，酒店与外单位联签的合同（协议）、文件、会议纪要，酒店各部门无法以电子文件形式呈报的公文等，一律以纸书公文形式呈报和传递；

2、酒店规范化管理文件、红头文件（内部传送）、内部会议纪要、通知、审批工作流等，一般通过酒店局域网以电子公文形式呈报和发送。

三、各部门因工作需要撰写公文时，应由部门负责人指定人员拟稿。

拟文须规范、切题、简练、清晰、准确。

拟文完毕，在公文首页附上《文件审批表》（见附件三），经部门负责人签署相关意见后，送交总经理秘书统一呈报。

四、公文修订与审批

（一）纸书公文：

1、内部公文：

总经理秘书收文后，须及时校对、初审公文条款或内容：

1）不需修改时：

加编文号及处理意见，注明公文类别及审核人、审批人——相关部门负责人加签意见——总经理秘书送审核人审核

——总经理秘书送审批人审批。

一般公文须于五个工作日内批复，急件须于两个工作日内批复，加急件应于当天或在呈送部门要求时间内批复。

2）需修改时：

总经理秘书及时返回相关部门修改或重新拟文。

再报按1）款处理。

2、外来公文：

总经理秘书于公文前页加附《文件审批表》后，同“内部公文”1）款处理。

（二）电子公文：

1、不需修改时：

加编文号及处理意见、注明公文类别、审阅人、审核人和审批人——发送至审阅人签署相关意见——转发至审核人

审核——审核人转发至审批人审批。

审批时间同于纸书公文；

2、需修改时：

总经理秘书及时与拟文部门沟通后修改，或返回相关部门修改。

修改完毕再报按1款处理。

五、总经理秘书须在《公文呈批记录表》（见附件四）上做好公文呈批记录。

六、经审批后的公文，由总经理秘书统一发送。

总经办为公文执行督办部门。

1、以电子公文或纸书公文形式呈报的，分别按电子公文或纸书公文形式发送，并根据需要抄送分管业务副总，须抄送集团相关控股公司的公文均以纸书公文形式发送；

2、密级文件均以纸书公文形式发送，并在文件左上方盖上相关密级字样，由总经理秘书直接发送相关收件人；

3、以纸书公文形式发送的公文，文件发送人须在《文件发放登记簿》（见附件五）上登记，发送时由收件人签收；

4、以电子公文形式发送的公文，按审批意见传送至各相关部门执行，同时发送内部通启知会相关人员。

发送后，由总经理秘书打印两份交予档案室档案管理员，一份存档备查，一份在酒店公告栏予以公布。

七、公文的分类、立卷、归档、保管、更新和销毁工作按酒店

《文件档案管理制度》执行。

第四章 部门工作联络管理

一、如酒店制度中未作特别规定时，部门之间的工作联络与公文传递一般通过各部门行政秘书执行。

二、部门之间往来工作联系时，毋须总经办审批决策的事宜，一般通过酒店内部局域网以《内部通启》形式往来联络。

1、《内部通启》按酒店确定的统一格式（见附件六）传送，并须经部门负责人签名；

2、除工作联络外，任何员工不得利用酒店内部局域网发送与工作无关的信息。

三、需其它部门协作进行的工作，相关部门可填写《部门工作联系函》（见附件七），经部门负责人签认后送交需要协作部门。

1、协作部门负责人同意发函部门请求协作意见或要求时，须签署协作意见，协作部门按部门负责人签署意见办理；

2、协作部门无法满足发函部门协作要求或有异议时，协作部门部门负责人可通过电话方式与发函部门负责人沟通并取得一致意见后再签署协作意见，协作部门按部门负责人签署意见办理。

第五章 档案管理

一、酒店档案资料目录详见酒店《文件档案管理制度》。

二、酒店档案资料根据其重要程度分为普通、秘密、机密、绝密等四类，其中，密级文档的机要管理按酒店《文件档案管理制度》执行。

三、酒店档案管理的主要责任部门：

1、财务会计报表及会计帐簿、记帐凭证、成本核算、资产管理等档案由财务部专管；

2、人事档案由人力资源部专管；

3、安全保卫、消防安全管理档案由安全生产部专管；

4、营业部门营业管理数据记录及统计分析资料分别由各营业部门专管；

5、酒店共用设备（施）的技术档案分别由工程部和电脑部专管：

6、其它档案资料，如酒店设立与变更资料、发展规划、年度计划（总结）、重大会议决议（纪要）、项目方案、合同（协议）及诉讼资料、工程建设资料、机电设备图纸资料、营销档案、采购档案、统计分析资料以及外单位公函、政府主管部门有关批文等均由总经办档案室统一管理。

四、部门专管资料，如无特别要求，由各部门行政秘书保管；

其它档案资料由酒店档案室档案管理员保管。

五、酒店文档平时由各部门行政秘书按时间顺序、重要程度分类建册保管。

除酒店下发的文件资料和由部门专管（不需移交）的资料外：

1、每年三月份，各部门行政秘书须向总经办档案室移交上年度文档资料；

2、涉及工程、营销方面的文档资料则在项目（或方案）完成后两个月内一次性移交；

3、移交时，各部门行政秘书须填写《文档资料移交表》（见附件八）后方可办理交接手续。

总经办主任负责监交。

六、文档的分类、立卷、归档、保管、更新和销毁工作按酒店

七、档案资料的查（借）阅：

1、酒店总经理、副总经理需查阅文档时，可向档案室档案管理员办理登记手续后直接调阅；

2、员工查阅文档，普通文档在办理登记手续后可查阅或借阅；

密级以上文档的查阅、借阅或复制按酒店《文件档案管理制度》执行。

员工查（借）阅文档时，须确保档案的安全与秘密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借、损毁或遗失；

查阅完后，须及时归还档案室。

归档时，档案管理员须当面核对签收。

3、集团关联公司查阅文档，只可查阅不可借阅。

普通文档须经总经办主任批准，密级以上文档须经总经理批准。

八、对已过保管期限确无留档必要的文档，总经办须作出鉴定，于每年末报总经办审批同意后予以销毁。

销毁文档时，档案管理员

应填制销毁清单，总经办主任负责监督销毁。

第六章 会议管理

一、酒店会议的召集原则：

精简、高效、节俭。

二、会议种类和召集部门：

1、酒店会议酒店：

包括董事会、总经理室办公会议、酒店周例会、部门联席会议、酒店年度（或半年）总结会、全体员工大会、工程（采购）项目招标会等，由总经办召集，总经理或其委托人主持；

2、专项会议：

包括工程计划会、项目论证会、业务研讨或总结会（如营销会议），经总经办批准后，由主要业务部门召集并主持；

3、部门工作会议：

营业部门每日召开日工作例会。

职能部门和后勤部门每周召开一至两次工作早会，不定期召开工作总结或布置会议，由各部门指定负责人召集并主持；

4、其它临时会议，视会议具体内容而定。

三、会议室管理：

1、酒店会议室分为中心会议室、办公会议室。

1）酒店董事会议、常务会议、总经理室办公会议、酒店周例会、部门联席会议、专项会议或与会人数超过20人的部门会议可使用酒店办公会议室；

2）酒店年度（或半年）总结会、全体员工大会可使用酒店中心会议室；

3）部门日工作例会和其它临时会议，一般不安排酒店会议室。

2、总经办须对会议室管理建立《会议室使用登记（预订）簿》

（见附件九），登记会议室使用情况，负责会议期间的接待和服务工作。

酒店办公会议以茶水接待，客人会议或酒店重大会议以水果和茶水等接待；

3、会议使用部门须在会议室使用前一至二天，由会议召集人电话告知总经办。

总经办根据会议性质和会议室预订情况作出合理安排：

1）总经办主任根据会议室预订先后顺序和“小会服从大会、低一级会议服从高一级会议、一般会议服从紧急会议”的原则安排会议室；

2）会议室使用紧张时，总经办可通知中餐部利用中餐客房作为临时会议场所以满足会议需要。

四、会议召开前，会议召集部门须做好相关准备工作：

1、会议的时间、地点、议题、议程、主持人、记录人、出席人员、列席人员、会议所需文件资料及设备等；

2、会议召集部门指定专人根据会议要求及时以电子文件、纸书文件形式发送会议通知，对于出席会议的主要人员，须通过电话方式确认其能否如期出席，并作出相应安排；

3、会议召集部门根据经确定后的会议场所，及时布置会场、会议所需文件资料及调试灯光音响设备等。

五、会议召开前，会议召集部门负责会议考勤，必要时应做好与会人员的签到登记工作。

六、会议召集部门须指定人员做好会议记录，记录方式主要为笔录，必要时可录音、录像，会后整理会议记录，形成会议纪要，经会议主持人审核确认后发送给相关人员。

对于重要会议，记录人

应整理会议内容后交与会人员签名确认，并妥善保存好原始记录，必要时，总经办还可要求记录人将原始记录交予档案室存档。

七、除部门工作例会和其它临时会议外，与会人员须遵守如下会议纪律：

1、与会人员应在会前了解或知悉会议议题，熟悉有关资料，做好在会上提供意见或建议的准备；

2、与会人员应严格遵守会议时间，准时出席；

3、会议主持人应提前到场，如会议主持人因故未能按时到会时，应委托他人组织与会人员就会议议题先行交流讨论；

4、除副总经理以上人员外，与会人员须将手机、寻呼机等个人通讯设备置于震动状态并不得在会场内接听电话，对必须接听的来电，须外出接听，通话完毕即时返回会场；

5、会议发言均须使用普通话；

6、会议发言应符合会议议题，简明扼要；

7、与会人员不可交头接耳，做与会议无关的事情；

8、与会人员应爱护会议场所内的会议设施和设备；

9、主持人应把握会议进程和会议氛围，并在会议预定时间内对会议作出总结。

第七章 办公设备管理

一、电话使用管理

1、酒店电话为方便工作所设，员工通话时应注意礼节，内容应简明扼要，长话短说。

每月话费须控制在核定范围内，如无正当理由造成费用超支时，超额部分由电话使用人承担；

2、员工因工作需要拨打长途电话，经部门负责人同意后，可使用开通长途的部门负责人电话予以通话。

部门之间的联络则使用内线电话；

3、员工上班时间内通私人电话一般不得超过五分钟；

4、除汽车部查询车辆违章外（每月声讯费限额由财务部视情况确定），禁止任何员工拨打声讯电话。

发生声讯费用，当事人明确的，处当事人所发生声讯费5~10倍罚款；

当事人不明确的，声讯费由电话使用人承担；

5、员工办公台面电话由员工个人保管，如发生故障须及时联系工程部维修。

二、复印机、传真机使用管理

1、酒店复印机、传真机由指定人员负责管理，其他员工未经允许不得自行使用；

2、员工需复印资料时，须填写《复印文件登记表》（见附件十），详细填写复印时间、内容和张数，由指定人员核对无误后予以复印；

3、指定人员接收传真件后，须填写《传真接收登记表》（见附件十一），及时通知收件人或收件部门领取；

需发送的传真件，由发送部门员工填写《传真发送登记表》

（见附件十二），经部门负责人签字同意后，交指定人员发送（外单位人员发送的国际国内传真件须收取相关费用）；

4、每月末，指定人员应对复印、传真件的收发情况进行统计，经总经办主任审核后交予财务部核算；

5、禁止复印、传真酒店酒店机密资料和非公务资料（因业务特殊需要，经部门负责人核准方可复印、传真）。

三、办公电脑的管理按酒店《电脑系统管理制度》的有关规定执行。

第八章 来信来访接待管理

一、来信接待

1、凡酒店外来函件，前台接待员须按函件上收件人姓名、收件部门分发；

2、发送给酒店的企事业单位来函，总经理秘书拆阅后，根据函件内容转发相关部门或人员受理；

3、政府主管部门来函，转交总经办主任处理。

二、来访接待

1、职能部门办公区（F2层）设前台接待员，客人来访由酒店前台接待员接待；

后勤部门办公区（G1层）不设前台接待员，接待工作由各相关部门自行办理；

2、职能部门办公区外来人员来访时，前台接待员应热情、礼貌问明客人身份、单位、受访人、是否预约，请来访人在《来访登记簿》（见附件十三）上登记后，将其引至接待室以茶水接待，并电话通知相关部门或人员接访。

未经确认，前台接待员不得允许来访人自行进入办公区域；

3、后勤部门办公区外来人员来访时，接访人员应热情、礼貌待客，在问明受访人、是否预约后，将其引至相关部门接待。

未有受访人陪同，不得允许来访人自行进入厨房、食堂、更衣室等区域；

4、拜访总经理、副总经理的客人，前台接待员须通知总经理秘书，后者询问受访人后，根据其指示予以安排。

三、客人投诉接待

1、各营业场所消费客人的投诉分别按酒店相关营业管理制度办

理；

2、办公区来人（函）投诉时，前台接待员须将投诉客人引至接待室以茶水相待

——通知总经办主任——总经办主任填写《投诉记录处理表》（见附件十四）——调查核实后提出处理意见——总经办审批。

审批后，按审批意见处理。

处理完毕后，将处理结果反馈给投诉人。

第九章 办公环境管理

一、清洁卫生管理

1、办公环境指酒店职能部门、营业部门、后勤部门办公区域的环境；

2、后勤部负责全部办公区域内的清洁、室内绿化和消杀除“四害”等工作；

3、员工负责个人办公台面的整洁卫生，办公台面文具、资料应摆放整齐，离开座位时，应将座椅推进办公桌下方；

4、酒店总经理、副总经理及部门负责人的独立办公室和会议室、洽谈室、茶水间、洗手间等区域为可吸烟区，公共办公区域禁止吸

烟；

5、任何员工不得在上班时间内在公共办公场所吃零食。

二、安全管理

1、员工应维护酒店办公区域的安全，不得携带危险物品、豢养动物进入办公区域；

2、除茶水间可使用微波炉外，禁止在任何地方使用电炉煮食；

3、员工下班时须将个人使用的电源关闭，最后下班的员工须关闭本部门及公共区域照明，并锁好大门。

三、办公秩序管理

1、员工在上班时间应着装整齐。

配有工装的应着工装；

不得穿背心、短裤、牛仔裤、波鞋、松糕鞋、拖鞋（含女式拖凉鞋）等；

衣物应挂于衣柜或指定存放地点，不得搭挂于椅背上；

2、员工上班时间不得在工作岗位上办私事或做与工作无关的事情，不得在办公区域内高声喧哗；

3、员工在阅览室阅读报刊时，不得剪裁、抽取内中资料，阅后应放回原处。

禁止将报刊取走或带入公共办公区域；

4、员工上班过程中应正确佩带工牌、工卡；

5、除正常工作交接外，员工不得无故窜岗、闲聊、喧哗等，影响他人工作，因公外出时须填写《员工外出登记表》（见附件十五）方可外出。

因故不能填写《员工外出登记表》时，应向部门负责人电话告知；

6、员工行为规范须符合《员工手册》相关规定。

四、总经办负责酒店门禁系统、红外线报警系统、空调系统、照明系统、通讯等系统的维护保养工作。

须维修、养护时，按酒店《维修管理制度》执行。

第十章 出差管理

一、酒店员工因公出差，须填写《员工出差审批表》（见附件十六），经部门负责人签字同意后，上报总经办审批。

二、经审批同意出差的员工，其出差费用按以下标准执行：

1、副总经理级（含副总经理、总工程师）以上人员出差，实行实报实销制，包括路费、交通费、住宿费等。

2、副总经理级以下人员出差，实行包干制。

按照“划分驻地，区别职级，定额控制，凭据报销，节余归己，超支自理”的原则办理。

1）员工到省外出差，可乘坐飞机或其他交通工具，费用实报实销。

住宿费和市内交通费按级别予以费用包干：

（1）总经理助理、总经办主任，各部门总监、行政经理，按每人350元/天包干；

（2）行政助理、办公助理，各部门助理总监、经理、营业经理，按每人250元/天包干；

（3）高级主管、高级技工、经理助理，按每人150元/天包干；

（4）上述岗位职级以下的员工，按每人80元/天包干。

2）员工在省内（不含深圳市）出差，当天不能往返的，除往返车费外，按省外费用标准包干；

当天可以往返的，除往返车费外，每人按50元/天标准报销误餐费；

3）员工在深圳市内出差，除培训学习必须住宿外，原则上不为员工承担误餐费、住宿费和出租车费用；

未派公车的，往返车费实报实销；

4）员工因公外出培训或学习的，费用按主办单位通知的收费标准执行；

主办单位未规定收费标准的，除往返路费、学习培训费外，其它费用按当地费用标准或前述酒店出差费用标准执行；

3、员工出差期间，因工作需要宴请或送礼时，其交际应酬费用，需报总经理批准后方可开销。

三、经总经办批准，员工出差期间可就近探亲或处理个人事宜。

探亲或处理个人事宜一天以上的作事假处理，相应费用由个人承担。

四、除本章第三条规定外，省外出差的员工须按审批的时间、地点往返。

出差中途因其它原因不能及时返回，应电话请示部门负责人，返回后及时补办请假手续。

五、出差员工须如实报销出差费用，如发现谎报，将给予当事人应报费用两倍以上的罚款，并视具体情节作书面警告或即时解聘处理。

六、员工出差期间有责任搜集当地与酒店业务相关的信息。

七、员工出差返回后，必要时，视出差目的将出差情况以书面或口头形式向总经办汇报。

第十一章 附则

一、本制度的修改、解释权属总经办。

二、本制度经总经办批准后生效，自公布之日起执行。

校对人：

罗烨 审核人：

郑子超 批准人：

卢培

深圳z海悦酒店酒店有限酒店二○○二年十二月十三日

附件一：

表格编号：

HG-01-K-002-01

z海悦酒店印章管理表

序号

印章种类

起用日期

部门

领取人

部门负责人

领取日期

保管人

备注

制表人签名：

附件二：

HG-01-K-002-02

z海悦酒店印章使用登记表

部门：

盖印日期

盖印公文内容（名称）

申请盖印人

盖印审批人

第20页，共45页