word邮件合并方法.docx

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word邮件合并方法

妙用Word邮件合并打印成绩通知单

　笔者的学校一直使用CSC校长办公系统，其运算功能十分强大，不到一分钟就可将一千多学生的成绩汇总、排名，尤其是排名功能，可以排出每个学生的总分及各科成绩在班上和全年级的名次。

不足的是，它的打印功能不太强大，学生的成绩通知单只能打印成一行，因此很长，必须用8K纸，这样就只能用针式打印机打印。

打完一个学生的成绩后就要强行换纸，也就是每页纸只能打一个学生的成绩。

每次要花费近2000张纸，整个打印过程要花20多个小时，中途还不能断电或死机。

针对这种情况，笔者想出了个好办法。

首先将CSC校长办公系统的数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。

　　第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。

使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。

为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。

调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。

最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”（图1）。

　　第二步，进行邮件合并。

打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。

选择“工具—邮件合并”，出现对话框。

合并分三步进行：

⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”；

⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”；

　　⒊“合并”→“编辑主文档”。

　　合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。

　第三步，在成绩通知单表格中调入数据。

在表格中，点击“插入合并域”（图2），在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。

　　点击工具栏上的“《ABC》”图标，可以查看到实际调入的数据。

将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。

分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word域”—“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳（图3）。

第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。

　　第四步，合并所有数据并生成新Word文档。

前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。

点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。

这是一个标准的Word文档，将它保存为“成绩单_高二文科.doc”，用激光打印机打印，五六分钟就完成了。

　　邮件合并功能其实就是Word文档与Excel等数据库建立关联，相互取长补短。

应用邮件合并功能可以做的事还很多，如打印标签、打印信封、打印考号、打印证件等。

巧用邮件合并功能从重复劳动中解脱

在实际工作中，经常会遇到这种情况：

需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。

比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。

如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。

当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，那就更显得水平太低了。

　　有没有什么办法来减少重复工作，提高效率呢？

答案是肯定的，你可以使用Word提供的邮件合并功能。

别着急，邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：

一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。

然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。

合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。

真有这么神奇吗？

接下来我就以打印齐鲁大学2003年录取通知书为例，看一下WordXP中邮件合并功能是如何使用的。

　　1.运行WordXP新建一个文档，执行“工具”——“信函与邮件”——“邮件合并向导”。

在出现的“邮件合并”窗口中选择文档类型为“信函”，如图1所示，然后单击“下一步”。

　　2.在“选择开始文档”窗口中，如果使用已有的文件，那就选择“从现有文档开始”然后选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中“使用当前文档”前的复选框，然后单击“下一步”进入第三步操作。

　　3.在“选择收件人”窗口中选中“键入新列表”前的复选框，然后点击“创建”按钮编辑数据源。

在弹出的“新建地址列表”窗口中，点击“自定义”按钮，为数据源创建合适的项目。

因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等，所以在“自定义地址列表”窗口中可以通过使用“添加”和“删除”按钮将数据源的项目改成“姓名”、“系”、“专业”、“日期”这四个适合要求的域名，如图2所示。

确定后返回前一窗口，输入被录取的学生的信息，如图3所示。

输入完毕后，保存并关闭数据源，然后单击“下一步”，进入主文档的编辑。

　　4.在第四步“撰写信函”中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就通过点击“其他项目”按钮，激活“插入合并域”窗口，并选择其中合适的项目，点击“插入”按钮，将其插入文档，如图4所示。

和其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。

　　5.文件编辑完后，单击“下一步”进入第五步“预览信函”。

这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的数据取代，如图5所示。

你可以使用“预览信函”窗口中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改数据源。

　　6.现在就单击“下一步”进入最后一步的操作“完成合并”，点击“编辑个人信函”，在弹出的“合并到新文档”窗口中选择“全部”，如图6所示，刚才编辑的所有文件就变成由与录取人数相同的页码组成的一个Word文档，执行“文件”——“打印预览”命令看看，如图7所示，效果不错吧。

　　值得一提的是，你可以在第三步中直接调用Excel文件、数据库文件、Word表格中的数据……作为数据源，这无疑将会大大提高我们的工作效率，现在你不会再为做大量重复劳动而心烦了吧。

第十三课　其它功能

第一节　邮件合并功能

　　邮件合并功能使用“邮件合并”功能，可以使用同样格式的文档发送批量的信件。

首先把信件发送的地址单独建立一个数据文件，设置好要发送的信件的样子，把开始的称呼等有变化的地方先空出来；然后打开“工具”菜单，单击“邮件合并”命令，打开“邮件合并帮助器”对话框，共有三步要走：

第一步，创建主文档：

单击“创建”按钮，从打开的菜单中选择“套用信函”命令，弹出一个对话框，选择活动窗口或再新建一个主文档，这里邮件主文档已经建立好了，单击“活动窗口”按钮（如图１）。

图１

　　单击“获取数据”按钮，从弹出的菜单中选择“打开数据源”命令，从弹出的对话框中选择以前建立好的地址簿，单击“打开”按钮，将其作为数据源引入进来。

　　单击“编辑主文档”按钮，回到主文档的编辑状态，现在界面中就多了一个“邮件合并”工具栏，把光标定位在要插入名称的地方，单击工具栏上的“插入合并域”按钮（如图2），从下拉菜单中选择“姓名”项，然后单击“查看合并数据”按钮，我们看现在的内容就符合要求了，单击“合并至新文档”按钮，Word自动新建一个文档存放我们建立好的信件，就可以把它打印出来了。

图2

　　使用邮件合并功能合并为不同类型的文档：

使用邮件合并功能不仅可以建立信函，还可以直接建立信封，邮件标签、分类等；单击“邮件合并帮助器”对话框的“创建”按钮，从弹出的菜单中选择相应的命令就可以了；如果想取消主文档的设置，就从这个菜单中选择“还原为普通WORD文档”命令。

　　在Word中发送电子邮件方法很简单，打开“文件”菜单，选择“发送”项，单击“邮件收件人（以附件形式）”命令（如图3），就会出现新邮件的编辑窗口（如图4），填好相应的条目，就可以发送电子邮件了。

　　　图3

图4

　　合并为电子邮件：

在主文档中单击“邮件合并”工具栏上的“合并选项”按钮，可以打开“合并选项”对话框，从“合并到”下拉列表框中选择“电子邮件”，单击“设置”按钮，打开“合并设置”对话框，从“含邮件/传真地址的数据域”下拉列表框中选择电子邮件地址所在的域，单击“确定”按钮，回到“合并”对话框，单击“合并”按钮，就可以使用Outlook把当前的文档作为电子邮件发送出去了。

使用邮件合并功能用到的数据源是有一定的格式的，对于非数据库的数据源，要求第一行是域名行，在这一行中显示的是插入到主文档的域显示出来的样子，也可以看作是表格的标题行；数据库的数据源Word会自动取其字段名为域名。

邮件合并的数据源可以是MicrosoftWord表格、Excel工作表、Access数据库、Dbase数据库等等。

　　在“邮件合并帮助器”中单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”或“使用通讯簿”都可以使用建立好的通讯数据（如图５）。

图５

　　选择“建立数据源”命令，可以打开“创建数据源”对话框，在“域名行中的域名”列表中显示出了系统默认的一些域名，我们可以选择列表中用不到的将其删除，也可以在“域名”输入框中输入要添加的域名，单击“添加域名”按钮将其添加到域名列表中；单击“确定”按钮确定域名的设置，会弹出“另存为”对话框，要求将数据源保存为单独的一个文件，输入文件名称，选择保存的文件类型，将数据源文件保存好，就可以开始编辑数据源文件了；编辑完成后切换到主文档中就可以同前面的一样进行合并了（如图６）。

图６

第三节　文档的切换

　　主文档和数据源文档的切换：

实际在进行邮件合并时经常会临时对通讯地址进行一些改动，也就是要编辑数据源，这时就要切换到数据源文件中，我们可以从任务栏中切换主文档和数据源，在主文档的“邮件合并”工具栏上单击“编辑数据源”按钮（如图７），出现编辑窗口，单击“查看数据源”按钮可以切换到数据源文档中，同样，如果数据源是Word文档，在数据源文档中单击“数据库”工具栏上的“邮件合并主文档”按钮可以切换回主文档中。

图７

　　主文档的建立和引用：

作为邮件合并使用的主文档，可以在使用合并之前建立好，也可以在使用这个功能再进行建立，在一个空文档中打开“合并文档帮助器”，单击“创建”按钮，选取要创建的主文档类型，在弹出的对话框中选择“新建主文档”按钮，就可以建立一个新文档作为邮件合并的主文档；单击“编辑”按钮，选择刚才建立的文档，就可以编辑了。

　　直接合并到打印机：

在设置好了主文档的合并域之后，在主文档中直接单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮，就可以把合并后的结果输出到打印机上；效果同先合并到新文档再把新文档打印出来是完全相同的。

第四节　域的简介

　　域在Word中很有用，使用它可以实现数据的自动更新和文档自动化，还可以制作一些特殊的效果，如前面我们插入的一个可以自动更新的日期就是域。

　　打开“插入”菜单，单击“域”命令，就可以打开“域”对话框，前面曾经用这种方法插入了一个日期，现在用它来插入文档的字数：

从“类别”列表中选择“文档信息”，从“域名”列表中选择“NumChars”，下面的提示显示是“文档字符数”，单击“确定”按钮，文档中就插入了这个统计文档字符数的域（如图８）。

图８

　　其实域可以表示的东西还有很多，像我们在表格部分中用的公式也是一个域，等等。

2.使用邮件合并功能

　　当我们在大批量制作请柬或者给许多客户发相同内容的信件时，需要在文档中输入收件方的名字，地址等信息，可是我已经有了一份用Excel制作的通讯录，如果再输入一遍的话，那工作量会变得很大。

不过要是使用Word的邮件合并功能，那我们只需要设计一份信件或请柬，就可以自动的把我们的客户名称添加上，并制作成一个文档。

您一定想知道这样的好事吧！

　　首先我们要用Excel或者Access制作一份客户通信录。

如果你是用Excel制作的话，请按下图所示的格式建立，在表格的第一行的单元格里分别填上客户资料的各个项目。

从第二行开始，在各单元格输入客户资料。

　　下面是我们制作好的一个请柬，现在需要做的就是填上客户的名称，本例中的客户资料是用Excel制作的。

　　打开“工具”菜单，单击“邮件合并”项。

在对话窗中单击“创建”按钮，从菜单中选择“套用信函”；

　　这时Word给出提示，询问“套用信函”是应用在当前编辑的文件中还是重新建立文件，这里单击“活动窗口”。

　　接下来，单击“获取数据”按钮，选择“打开数据源”，

　　在对话窗中找到前面那个用Excel制作的客户资料文件，并打开它，然后屏幕上出现提示（右上图），单击“确定”即可。

屏幕上又会出现“找不到合并域”的提示，

　　单击“编辑主文档”，立刻返回到Word的编辑状态。

　　现在可以看到在Word窗口的工具栏上添加了一个新的工具栏“邮件合并”。

　　现在将光标移动到需要插入客户资料的位置，打开“工具栏”中的“插入合并域”，在选单中列出了Excel表中的各资料项目的名称，这里就单击“公司名称”。

　　这时在光标处就出现了“《公司名称》”的域（右上图）　　[域相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。

最常用的域有PAGE域（在添加页码时插入）和DATE域（在单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令并且选中“自动更新”复选框时插入）]　。

　　插入完数据后，单击工具栏中的“邮件合并”

按钮，屏幕上出现“合并”窗口，

　　在“合并到”的栏目中显示的是“新建文档”，通常就使用默认的选项，这样可以查看操作的结果，单击“合并”按钮。

Word会建立一个新文件，并为每一位客户制作了同一份请柬，每一个请柬的抬头都写上了该客户公司的名称，我们这就可以一下子把它们都打印出来！