档案资料管理制度流程.docx

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档案资料管理制度流程

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX企业标准

档案资料管理制度

起草与发布

本标准由公司工程部提出并归口。

本标准主要起草人：

本标准审核人：

本标准批准人：

本标准于年月日首次发布。

目的

本标准规定了公司形成的各类档案，包括：

工程档案、物资采购档案、商务合同档案、会计档案、电子档案、人事档案、实物档案等的管理标准。

适用范围

适用于公司总部及项目部档案资料的管理。

管理职责

工程部

负责组织对项目部工程档案的形成、整理、移交工作进行检查、盘点。

负责对归档的资料进行编目、录入、贮存。

负责档案室管理，做好档案的借阅和利用工作。

综合部

负责行政公文、函件的收发记录、资料归档管理。

负责公司资质证照的和管理和归档。

负责办公类固定资产资料的管理、整理、移交存档。

负责人事档案的管理、整理、移交存档。

商务部

负责商务资料的管理、整理、移交存档。

负责商务函件的收发记录、资料归档管理。

物资部

负责物资采购资料的管理、整理、移交存档。

负责物资采购函件的收发记录、资料归档管理。

负责公司工程设备、工器具档案资料管理、整理、移交存档。

财务部

负责会计档案的管理和归档。

管理内容

工程档案

4.1.1归档的工程文件宜为原件。

4.1.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程技术规范、标准和规程要求。

4.1.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水等，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.1.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4.1.5工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

4.1.6所有竣工图均应加盖竣工图章。

4.1.6.1竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。

4.1.6.2竣工图章示例如下图：

4.1.6.3竣工图章尺寸为：

50mm×80mm。

4.1.6.4竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

4.1.6.5利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制峻工图。

4.1.6.6不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面（297mm×210mm），图标栏露在外面。

4.1.7工程文件的立卷

4.1.7.1立卷可采用如下方法：

1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件和影像资料等；

2）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

3）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

4）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。

4.1.7.2立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过30mm.

2）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。

4.1.7.3卷内文件的排列

1）文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与记录不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、记录在后的顺序排列。

2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

4.1.7.4案卷的编目

　编制卷内文件页号应符合下列规定：

1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在下角。

3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内代替卷内目录，不必重新编写页码。

4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

4.1.7.5卷内目录的编制应符合下列规定：

1）卷内目录式样宜符合本规范附表的要求。

2）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

4）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5）文件题名：

填写文件标题的全称。

6）日期：

填写文件形成的日期。

7）页次：

填写文件在卷内文件首页之前。

8）卷内目录排列在卷内文件首面之前。

4.1.7.6案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面印刷在卷盒的正表面，同时采用内封面形式。

案卷封面的式样宜符合附表的要求。

2）案卷封面的内容应包括：

档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

4）案卷题名应简明、准确地提示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

5）编制单位应填写案卷内文件的形式单位或主要责任者。

6）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

　　永久是指工程档案需永久保存。

　　长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。

　　短期是指工程档案保存20年以下。

　　同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

4.1.7.7案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

4.1.7.8案卷装订

1）案卷可采用装订与不装订两种形式。

文字材料必须装订。

既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。

2）装订时必须剔除金属物。

3）案卷装具一般采用卷盒形式。

4）卷盒的外表尺寸为310mm×220mm,厚度为30mm。

5）内封面采用牛皮纸板封面。

6）卷盒及内封面应采用无酸纸制作。

7）案卷脊背的内容包括档号、案卷题名。

4.1.8工程竣工文件的归档

4.1.8.1在工程竣工验收前，将形成的有关工程档案报建设单位归档。

4.1.8.2工程档案资料至少编制三套，两套（其中一套为正版原件）移交给业主单位，一套报送公司档案室归档。

4.1.8.3移交档案时，应编制移交清单，双方签字（盖章）后方可交接。

文书档案

归档原则

凡本公司各部门、单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料均需归档。

如会议文件、工作总结、统计报表、收文、发文等。

由各部门兼职档案员负责整理，并按规定向档案室移交。

归档要求

凡属归档范围的文件材料，文件形成单位的兼职档案员均应作初步的分类整理，并保证文件材料的齐全、系统和完整。

归档的文件材料必须是碳素、蓝黑墨水书写的原件或打印件。

凡不符合归档要求的，档案人员有权拒收，并督促其完善后再归档。

归档时间

办理完毕的文件材料，要求于次年二月底前移交给公司档案室。

归档手续

归档时，移交人要填写“档案资料移交清单”，接收人详细清点，认真核对，准确无误后在移交清单上签字。

归档范围及保管期限

凡本单位形成的、具有查考利用价值的文书档案材料，均应按规定归档。

详见“文书档案归档范围及保管期限表”。

会计档案

归档原则

会计档案是指会计凭证、会计账薄、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映我公司经济业务的重要史料的证据，具有十分重要的经济价值的和证据作用。

公司所形成的会计档案，应由财务部门负责整理、保管。

电子档案

各单位、部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案室移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体（移动硬盘和光盘）上。

归档电子文件以部门或项目为单位整理。

电子档案编号规则

文书类电子档案：

“年度—盘号（小流水）”方式进行编号；工程类电子档案；工程代码—盘号（小流水）

人事档案

收集范围

在人事管理工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

考核、考察、鉴定材料。

学历、学位及相关材料，专业技术职称评定相关材料，创造发明科研成果相关材料。

党团组织建设工作中形成的有关材料。

表彰奖励材料

处分材料（包括复查材料，免于处分的处理意见）。

录用、聘用、转业、工资、等材料。

干部任免、调动材料。

录用定级、辞职辞退、退休材料。

健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料。

个人劳动合同。

档案借阅

借阅档案时，必须填写“文件借阅登记表”，注明借阅单位及期限。

外来单位借阅档案时，应持单位介绍信，写明借阅范围及用途，经公司领导批准，方可借阅。

借阅的档案不得私自拆、散、涂改、转借、复制、违者严肃处理，需摘录、复印时，应经档案员同意后方可进行。

重要的证件，一律不准借出档案室。

若有特殊情况，则应经公司领导批准后，方可借阅。

档案库房管理

库房内严禁存放易燃易爆品及食物，严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防光、防虫、防磁、防污染工作。

库房内消防器材要定期检查，经常保持完好。

保持库房清洁卫生和通风良好。

非本室工作人员严禁进入库房和私人会客，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等。

工作人员对新增加和借出的档案要进行必要的加工整理和清点核对，及时入库。

工作人员工作变动时，要由档案主管负责监督、交接双方认真清点核对，及时办理交接手续。

档案归档范围及保管期限表

序号

文件材料归档范围

文件产生

部门

文件主管

部门

归档

日期

保管

期限

备注

一、固定资产档案

1.1

工程机械及工器具

1.1.1

工程机械及工器具台帐、调配单

物资部

物资部

1年移交一次

长期

1.1.2

工程机械随机文件：

设备图册和说明书、设备合格证、装箱单和配件目录、设备安装规程等

物资部

物资部

即归

长期

1.2

办公类固定资产（含车辆）

1.2.1

办公类固定资产（含车辆）管理台帐、调配单

综合部

综合部

1年移交一次

长期

1.2.2

随机文件：

说明书、发票（复印件）、保修卡、登记证等

综合部

综合部

即归

长期

二、工程档案

2.1

工程前期文件

2.1.1

招标文件、招标文件评审、投标工作计划、投标书、投标书评审

商务部

商务部

一年移交

一次

长期

2.1.2

中标通知书、合同（正本）

商务部

商务部

即归

永久

扫描后归档

2.1.3

施工组织总设计

工程部

工程部

工程竣工后一个半月

长期

2.1.4

工程总开工报告

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2

施工过程文件

2.2.1

工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.2

施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施文件，施工工艺文件

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.4

建筑材料试验报告

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.5

设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.6

施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.7

土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.8

施工日记、大事记

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.9

隐蔽工程验收记录

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.10

各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.11

系统调试、整定记录

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.12

绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.13

材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.14

操作、联动试验

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.15

电气装置交接记录

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.16

中间交工验收记录、工程质量评定

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.17

工程质量检查、评定

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.2.18

交工验收记录证明

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.3

设备、材料采购出厂质量合格证明、送货单

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4

工程后期文件

2.4.1

电力质量监督中心站质量监督检查报告

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.2

工程竣工验收申请表（原件）

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.3

并网验收报告、项目竣工验收报告（原件）、工程审计报告

项目部

项目部

即归

永久

扫描后归档

2.4.4

业主方管理性文件

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.5

工程竣工图（蓝图）、二次设计图纸

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.6

设备图

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.7

竣工资料移交签证书（原件）

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

永久

2.4.8

工程技术总结、工程总结、工程大事记

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

2.4.9

工程现场图片（项目全景、精品工艺、领导视察、重要节点、有关设计变更、签证的隐蔽工程）

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

无压缩文件

2.4.10

获得市、省、部级荣誉证书、标牌、锦旗

项目部

项目部

即归

长期

2.4.11

竣工资料电子版

项目部

项目部

工程竣工后一个半月

长期

三、文书及其它档案

3.1

综合部

3.1.1

公司重要会议文件材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.2

公司工作计划、总结

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.3

年度公司大事记

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.4

新增、修订、修改的公司企业管理制度（手签版原件）

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.5

各基层单位上报的年度工作总结

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.6

文秘、机要、保密工作材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.7

企业管理创新获奖材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.8

公司收、发文

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.9

公司与外单位签订的合同、协议、协议书等文件材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.10

公司内部出版物

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.11

公司上报的各种材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.12

人事档案：

员工简历、转正评价、劳动合同、辞职（退）记录，身份证、学历证复印件，彩色照片等

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.13

公司职工花名册

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.14

公司人员分布表（月度）

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.15

公司各类职业（执业）资格、职称登记表

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.16

公司人员职业（执业）资格资格职称证书

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.17

劳动争议处理材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.18

各类劳动工资养老保险资料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.1.19

企业资质证照、荣誉证书（实物）

综合部

综合部

即归

永久

3.1.20

企业资质、年审申报材料

综合部

综合部

1年移交一次

永久

3.2

市场部

3.2.1

工程投标一览表

市场部

市场部

1年移交一次

10年

3.3

商务部

3.3.1

分包合同一览表

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.3.2

总包合同一览表

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.3.3

总包合同决算书

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.3.4

分包合同决算书

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.3.5

分包合同、报价书、合同评审记录

3.3.6

总分包类商务往来文件及收发文记录

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.3.7

分包商一览表

商务部

商务部

1年移交一次

永久

3.4

财务部

3.4.1

会计凭证

财务部

财务部

即归

永久

3.4.2

会计报表

财务部

财务部

即归

永久

3.4.3

会计账簿

财务部

财务部

即归

永久

3.4.4

审计报告

财务部

财务部

即归

永久

3.5

工程部

3.5.1

工程周报

工程部

工程部

1年移交一次

10年

3.5.2

重大工程质量安全事故调查报告

工程部

工程部

即归

永久

3.5.3

工程巡检报告

工程部

工程部

1年移交一次

10年

3.5.4

顾客及竣工工程项目一览表

工程部

工程部

1年移交一次

永久

3.5.5

工程质量情况评价表（即工程回访记录）

工程部

工程部

1年移交一次

永久

3.5.5

工程类往来文件及收发文记录

3.6

物资部

3.6.1

物资采购年度合同一览表

物资部

物资部

1年移交一次

永久

3.6.2

物资采购招投标文件、报价书、合同、合同评审记录

物资部

物资部

1年移交一次

永久

3.6.3

采购类往来文件及收发文记录

物资部

物资部

1年移交一次

永久

3.6.4

供货商一览表

物资部

物资部

1年移交一次

永久

档案资料移交清单

序号

文件编号

文件名称

数量

备注

移交人：

移交部门负责人：

接收人：

移交日期：

案卷外、内封面格式

档号

案卷题名

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

卷盒、卷夹封面（卷外封面）310×220

卷内封面297×210

案卷脊背格式

D

保管期限50

档号20

50

案卷题名20

310

115

D=20、30、40、50mm

尺寸单位统一：

mm

卷内目录

档号

序号

文件

编号

责任者

文件题名

日期

页数

备注

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2017-8-23发布2017-8-23实施