财务工作手册word版本.docx
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财务工作手册word版本
财务工作手册
<财务部工作手册>
第一部份:
财务部体系结构
第二部份:
财务部人员岗位职责
第三部份:
财务部基础工作标准
第四部分：
预算编制及审批流程
第五部份：
商务操作流程
第六部份:
合同审批流程
第七部份:
费用控制流程
第八部份:
财务部内部管理方案
第九部份:
申请单、报销单填写要求
第十部份:
统一申请单、报销单元格式
第一部份:
体系结构
第二部份:
岗位职责
（1）财务总监（总部）
Ø编制及监察公司财务预算
Ø建立建全公司商务管理制度及会计核算制度
Ø定时向公司提供财务资料并对经营活动进行分析
Ø制订内部控制制度及管理流程，以便管理公司资产
Ø指导、支持并监督各分支机构商务及会计人员依制度行使职权
Ø执行公司资金预算及调配
Ø执行并监督财务部下属（含各分支机构商务及会计人员）如期完成公司下达的临时性任务
Ø协调财务部与公司及各部门之关系
（2）商务中心经理（总部）
Ø依据公司商务管理制度制订商务操作流程并报公司审批后执行
Ø监督总部商务人员严格按商务操作流程办理业务
Ø指导、支持并监督各分支机构商务人员严格按商务操作流程办理业务
Ø执行合同审批流程
Ø监督总部商务人员严格执行合同审批流程
Ø指导、支持并监督各分支机构商务人员依合同审批流程行职权使
Ø依据会计核算经理提供的合并报表编制公司管理报表并报财务总监审核
Ø编制该部门预算并报财务总监审核
Ø执行并监督下属（含各分支机构商务人员）完成财务总监下达的各项临时性任务
Ø协调商务中心与会计核算中心及业务部门之关系
（3）会计核算中心经理（总部）
Ø负责公司全盘会计核算业务及会计帐册的管理
Ø指导并监督会计人员依法处理各项会计业务
Ø指导、支持并监督各分支机构会计人员依法处理各项会计业务
Ø负责审核预算范围内的各类费用报销凭证（含各分支机构及代表处）
Ø负责审核会计人员（含各分支机构）提交的财务资料
Ø依据会计人员提交的财务资料（含各分支机构），编制公司合并报表及说明书，报财务总监审核
Ø定期对会计处理方式、会计凭证帐册、会计档案保管理等进行内部审计，以保证其合理性及合法性
Ø负责税务、工商、审计工作及安排
Ø执行资金预算及调配
Ø编制该部门预算并报财务总监审核
Ø执行并监督下属（含各分支机构）完成财务总监下达的各项临时性任务
Ø协调会计核算部其它部门之关系
（4）合同管理员
Ø严格按商务操作流程办理业务
Ø执行合同审批流程
Ø依合同审批流程对采购合同条款进行审核
Ø依合同审批流程对销售合同条款进行审核
Ø负责应收帐款管理
Ø对合同文档进行归类立档保管
Ø执行财务总监及商务中心经理下达的各项临时性任务
Ø
（5）物控员
Ø严格按商务操作流程办理业务
Ø执行合同审批流程
Ø依公司审批后的采购合同及供货商提供的发货清单办理商品入库手续
Ø依公司审批后的销售合同办理商品出库手续
Ø依出库单及入库单登记商品明细帐
Ø保证业务部门能随时在线查询商品进、销、存情况
Ø定期对仓储商品进行盘点清理，保证帐实相符
Ø执行财务总监及商务中心经理下达的各项临时性任务
（6）资源管理员
Ø执行商务操作流程
Ø执行合同审批流程
Ø负责公司所有客户资源管理
Ø依相关部门提供的资料信息，对客户进行信誉评估
Ø依商务操作流程及合同审批流程，核算业务费用并报财务总监审核
Ø执行财务总监及商务中心商务经理下达的各项临时性任务
（7）会计
Ø负责公司总帐及各类明细帐的记帐及帐单凭证的管理
Ø编制各类财务报表
Ø负责商业发票的领购、使用及保管理
Ø制作各类税务申报表并负责报税
Ø负责并配合完成当地税务、工商、审计工作
Ø执行公司内部控制工作，督促各部门降低物料消耗，提高经济经理效益
Ø执行公司资金预算及调配
Ø执行财务总监及会计经理下达的临时性工作任务
（8）出纳
Ø负责现金及银行资金管理
Ø依实际发生业务登记现金及银行日记
Ø负责各类票据、单证的粘贴
Ø依费用控制流程办理各类费用的报销
Ø配合会计完成当地税务、工商、审计工作
Ø执行公司内部控制工作，督促各部门降低物料消耗，提高经济经理效益
Ø执行公司资金预算及调配
Ø执行财务总监及会计经理下达的临时性工作任务
第三部分:
财务部财务基础工作标准
财务部对财务基础工作的规范及要求，重点如下：
（1）健全财务部充实财务人员
a）配备业务素质相适应的财务人员
b）财务工作交接用续要符合制度规定的要求
（2）执行会计核算工作
a）应当建帐的公司应依法建帐
b）原始凭证的格式、内容、填制方法、审核程序等，都要符合会计制度的要求
c）记帐凭证的内容、填制方法、所附原始凭证、更正错误的方法等都要符合会计制度的要求，经有审批权限人员签章，字足迹清楚，装订整齐
d）总帐、明细帐、日记帐的设置、启用、登记、结帐、错误更正方法都符合会计制度的规定,记帐及时,文字规范,设有必要的备查帐簿
e）帐证、帐帐、帐实相符（即帐簿与单证、总帐与明细帐、账面数与实物数都相符）,现金和银行存款日记帐按日逐笔顺序登记,结出余额,银行存款帐与银行对账单（即月结单）及时核对,调整无误
f）对外报送的财务报告数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚,报送及时,并经财务总裁或指定授权人审阅并签章
g）会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计数据,按照当地政府规定定期整理归档,妥善保管,调阅和销毁均符合规定手续
（3）强化内部控制制度
a）建立并执行内部牵制制度和稽查制度
b）建立并执行原始记录,定额管理,计量验收,财产清查制度
c）建立并执行财务收支审批制度
第四部份:
预算编制及审批流程
目的：
预算编制是就是制订公司的经营目标，预算管理就是围绕公司的经营目标，将各项计划指标进行具体的量化、分解和落实，通过执行预算管理来保证公司经营目标的实现，最终实现股东利益的最大化
原则
按年度编制预算，按季度进行预算调整，总部各部门及各分、支机构必须严格按照预算格式、内容编制预算，不能随意修改预算格式、内容，如确实需要修改，必须事先征得财务总监同意，预算一经审批，必须严格执行，并将作为各部门、各分支机构业绩考核的的最重要依据
流程
由财务部提供统一的预算格式，总部各部门负责人为该部门预算编制责任人，各分支机构负责人及财务人员为预算编制责任人，本年度最后一个月（12月份）为预算编制时间，总部各部门、各分支机构开始着手编制下一年度预算，总部财务部应与12月初前将预算格式发放到各部门及各分支机构，各部门及各分支机构预算编制责任人，应于本年度终了前最后一天向财务总监提交下年度预算，财务总监负责汇总预算，并根据实际经营情况及对经营环境的评估，向公司总经理提出预算调整建议，依总经理的意见调整预算，报董事会或公司管理委员会审批，财务部负责监督预算执行
第五部份:
商务操作流程
第六部份:
合同审批流程
1.在与客户签定销售合同前,需填写合同预审表,连同草拟之有关合同递交给分公司总经理审核。
2.合同预审表内容包括:
-
a）客户名称
b）服务内容
c）合同金额
d）收入及成本
e）佣金计算方法
f）客户代理费内容
3.预审表内容必须与合同相同,如销售合同与公司价目表之有关价格有所不符合,分公司总经理审核后,要由业务线总经理进行最后审批。
4.所有销售合同如涉及客户代理费,如客户代理费低于合约总额之5%由分公司总经理签批。
如在合约总额之5%至10%之内由业务线总经理审核,运营总裁作最后批准。
如超过10%需运营总裁直接掌握处理。
5.财务部需查核预审表内容与合同是否相同,是否依照流程给有关人仕批核妥当后,才可以在合同盖章。
第七部份:
费用控制流程
公司实行通过编制预算来达到收入与支出的控制。
而公司的所有支出则分为四个主要科目：
直接成本，行政支出，人事费用，资本支出。
直接成本
直接成本是指所有与收入有关的费用支出，包括营业税、应付给电信的专线租赁费用、带宽费用、机房的租赁费及与之相关的支出、网络维护，销售佣金提成，外包费用及市场费用。
销售税金
营业税是指在中国大陆与台湾地区（香港不存在营业税一说），销售员依据当地相关的职能机关所制定标准，在开具发票后所产生的赋税。
由于营业税是不论是否已经收到了客户方的结算金额，只要开具了发票就需及时缴纳的，因此，要求销售员必须在已经收到付款后才开具发票，以免增加流动资金的负担。
而且，财务部门必须将每一笔营业额与其实际产生的业务支出一一对应。
机房租赁及相关费用
机房费用的增加亦属技术发展部门的审核范围。
合同讨论需经公司律师或法律顾问确认并经运营总裁或其指定代表人审批。
财务部门则按照合同中指定条款支付款项。
各业务线和单独分公司有责任依据预算控制机房的相关费用支出，如用电、设备维修等。
财务部门有义务在月末费用超出预算时提醒各业务线和单独分公司，并提出相应建议，使以后月份的开支得以更加合理。
付款审批需经由各业务线和单独分公司批准。
网络维护费用
用于网络维护的支出主要指当地工程师和维护人员的薪资及福利。
支付此类费用需遵循后面章节中所示的工资支付规定。
销售佣金提成
销售佣金提成按每个销售员所达成的每笔销售额计提，该销售额应不低于集团总部所共同核定的最低服务价格。
财务部门有责任保留该提成款项,作为日后发放之用。
运营总裁决定销售佣金提成比例，应视市场形势及销售业绩的协调性，及各业务线和单独分公司是否在提成额度保留范围内分配给销售员的销售佣金。
财务部门应在该项保留额度及实际发放中超出预算标准时向运营总裁予以提醒。
佣金计算需符合既定的销售佣金计算方法,并在发放前需由财务部核对,总经理审批。
如佣金发放金额高于既定之计算方法,发放前必须由运营总裁审核及行政总裁批准。
客户代理费用
一切客户代理费用,需要在签销售合同前核实其计算方法及付款方式,并由运营总裁作最终核准。
财务部应于付款时认真查实其金额跟已审批的内容相符合,并且需收到对方正式发票后才能予以付款。
市场推广费用
各业务线和单独分公司在每一季度时需对年初给出的关于市场推广及广告媒体投入的预算案作出回顾。
即便如此，所有的用于市场推广的费用亦需事前向运营总裁提出报批。
财务部门有责任提醒运营总裁审批的费用是否超出预算。
且必须于获得批复后方予以付款。
日常行政费用支出
行政费用包括办公室租赁及其相关产生的费用、差旅费、公关招待、通信费及其它办公开支。
鉴于此前已经提及，公司采用编制预算控制成本，因此财务部门有责任当各项支出有可能超出预算时提醒各部门/各分公司---即使支出申请已获上级核准。
办公室租赁及相关费用，其它办公开支
办公楼的租赁需由运营总裁审核和行政总裁签字批准。
租赁协议需经法律部门审阅。
财务部门根据签定的租约条款付款。
对于如用电、设备维修、邮费、保险、印刷、文具用品购置，当地的交通费用等办公费用的管理，应属总部行政主管（总部各部门主管的费用申请）和地方总经理或其指定的代表人（各分公司人员的费用申请）的审批职责范围，并应以所制定的预算案为准则。
财务部门有义务在月末某类费用超出预算时提醒行政主管，或地方总经理，并提出建议使之后月内的开支得以规范化。
每笔费用的支出均需经签核后方予以支付。
为帮助行政主管和地方总经理行使其管理权，现制定统一格式的《费用支出申请表》和《费用报销单》。
要求费用申请人在实际费用发生之填写以上的申请表并经签字审核。
差旅费
员工出差须事先向上级（至少上一级）主管报批。
部门内的/分公司内的出差事项需经总部的部门级主管/地方总经理认可。
总部的部门级主管和地方总经理的出差申请需经运营总裁确认批准。
出差人员应事先填写《出差申请表》，其中包括出差目的、出差地、逗留日期以及审核程序。
员工出差必须事先得到签字同意（详见后附《出差申请表》标准表式）。
员工出差返回后，须在3日内填写《差旅费报销单》报销出差费用。
（详见后附《差旅费报销单》标准表式）。
财务部门只予报销经审批的差旅费用；详细级别及权限参照公司制定的《员工手册》。
公关应酬费
公关应酬费需向上级（至少上一级）主管报批。
然而，但凡超（等）于RMB3000元的应酬费用，则需向上二级主管报批。
总部各部门/各地分公司内部所发生的应酬费由总部各部门主管/地方总经理审批；总部部门主管/地方总经理所发生的应酬费则由运营总裁审批（除非其获有特权）。
报销人于应酬费发生后3天内填写《应酬费报销单》，其中需填写所宴请的客人的公司名称及客人的职务、请客缘由、发生总额及审批栏目。
（见后附《应酬费报销单》之标准表式）。
财务部门只在经批核后方予以报销应酬费用。
员工应酬费用的级别及权限参见公司《员工手册》。
当所发生的应酬费已超出所定预算,财务部应通知总经理及运营总裁,并由其批核后,才可以给予报销。
通讯费
员工通讯费须遵循公司所制订的《员工手册》。
财务部门应审核不同级别员工所予以报销的通讯费用。
如费用超出级别所规定的范畴，均不予报销，除非其获得运营总裁的特批的权限。
人员费用
人员费用指公司员工的薪资及法定的福利费用。
人事管理部门应建立及保管每位员工的独立档案，员工档案内容包括员工受雇日期，年龄、职位、薪资级别、部门、职责权限等。
设定员工薪资需遵循公司所制订或认可的薪资范围。
级别A1和A2的职员薪资应由集团总部个别设定。
任何新增员工或人员调动需向人事部门报批。
人事管理部门应先核实该项申请是否符合人员编制及薪资级别再向运营总裁审核及行政总裁批准确认才能执
任何员工的聘用、解雇及薪资调整均须立即通报人事部门。
每项加班费用须经审定。
每月工资明细由人事管理部门负责制作，其中应扣除公积金、法定福利费、个人所得税，及注明员工是否使用了无薪假期。
财务部门人员有义务在每月工资发放前核对其计算的准确性。
相关制作及核定工作须有会签手续。
支付员工工资应通过银行转帐；尽量避免采用现金形式发放。
资本支出
所有流程必须满足下列标准：
金额（港币或具体）
报价/投标
确认
<50,000
需要至少1家报价
不需要
50,001–200,000
要求3家报价
技术部及财务部
>200,000
要求多家投标
技术部及财务部
财务部门必须确认已经获得正式批准/认可后，方可付款。
与网络技术无关的资本支出主要指办公室装修，办公室家具，办公室设备，办公室电脑设备以及为客户购买的可收回货款的设备。
新办公室装修的预算，包括所有必需的家具，办公室设备和办公室电脑器材都必须由人力资源/行政总监或者当地总经理报运营总裁审核及行政总裁批准。
财务部门只对经过批准的并且在预算范围内的资金付款。
所有家具，办公室设备和办公室电脑设备的购买都必须由人力资源/行政总监确定。
人力资源/行政总监必须尽量使采购金额低于预算范围。
财务部门仅支付经人力资源/行政总监确认的批准款项。
当地总经理可以决定代替客户购买一些设备但必须实现确定该比支付是保证可以收回的
第八部份:
财务部门内部控制制度
现金收付流程
✧现金收入
应建立起及时开具发票制度以确保服务能够尽早得以确认实施。
对所有已确认的客户如果可能应尽早将款项收到。
需指定专人负责如收取递送支票事宜。
专人应准备专用的支票登记簿以记录每笔收入与支出。
所有的支票收入须交至财务部门登记用途。
解缴支票不能与登记人员为同一人，并且此项工作为日常财务工作的基本要求。
银行每天收支的变动应与专用“支票登记薄”相符。
所有收入应在银行开具专用帐号中入帐。
财务部门每月须对应收帐款债务人作出明细分析表，并发出报告给各业务线和单独分公司及客户服务部对所有过期支付客户进行跟进。
终止服务必须明确确认，并严格执行对已终止服务不支付费用的政策。
✧现金支付
所有款项支付统一于一个帐户。
财务控制应建立起专用支票登记簿用于保管和开具合法有效的支票，且存根必须留存。
指定专业人员负责支票管理及开具，另指定一人负责记录收付。
开出一张支票前必须具备相应的档案，例如供应商的发票，或定单和正式授权，并经过审核确认。
（正确流程请参照“财务控制费用”流程）
所有上述资料必须标明“支付支票号”的日期。
所有支票必须经过2人以上的签认。
所有支票不能用速递方式寄送。
所有支票应按规定划线限制。
任何有退票可能的支票必须严格检查，不得收入。
检查厂商提前付款的折扣。
所有直接支付的款项必须提前一个月预先申请支付。
✧银行调整
银行调整应由不负责记录现金和银行平衡表的专人每月完成。
所有调整项目必须在下月度进行清零，否则需专列一份原因说明。
✧资金预测
通过每月的资金预测来保证财务部拨款能够按需求及时到位。
制作“10日资金运用表”用于对照每月资金预测，已保障所有可预测重大款项的支付按照原定计划，并能够对意外重大支付项目支出作出迅速补救。
收入流程
具有收入性质的服务项目，应有相应的连号服务登记表用于记录提供服务项目。
此表式应抄送一份给技术部门以利于提供技术支持，另需报财务部门一份以核对相应的收入。
服务登记表应妥善保管。
财务部门应常规性地对服务收入进行全面核对。
服务年限较长，业务重要的项目应作为特别管理服务项目。
原则上不接受客户延期支付帐款。
销售价格应按规定价格报价，任何折扣以及特殊价格的确定均应事先经过必须的审核程序。
及时的开票制度以确保提供的服务能够尽早得到确认及货款。
按先后顺序开具发票。
每月进行核对，如有遗漏/混乱发票应进行查核。
空白发票应妥善保管。
核对发票时应注意其与合同、服务登记表和技术部门的确认表相符。
包括价格、
折扣、税及其它相应细节，所有环节均需有确认章或责任人会签。
销售业务每日明细帐将在每一笔业务发生时进行记录和更新，用于和销售收入总帐相核对。
对客户需求应作好记录及查实情况。
对于任何情况不明确的需求应定期作全面考查与评估。
除经特批才接受客户延迟付款。
对此类客户同样必须经过特定审批要求。
对延迟付款以及过期不付款的客户应在规定程序基础上进行索帐。
对于经过追讨仍无法得到的款项必须有文件证实，并由相关法律部门决定应采取何种方式。
只允许经查实原因及已经上一级领导层确认过的坏帐情况存在。
每年年末须进行财务结帐工作。
尤其需注意那些已经提供服务但是尚未开列发票的业务。
工资支付程序
人事管理部门负责建立起每位员工的独立档案，包括员工入职日期、年龄、职务及应享受的福利、薪资水平、所处部门、级别及职责职权。
员工薪资的确定应遵循公司制订的《员工手册》中关于薪资方面的相关规定。
任何新增员工或人员调动需向人事管理部门报批。
人事管理部门应先核实该项申请是否符合人员编制及薪资级别再报运营总裁审核和行政总裁批准。
任何员工的聘用、解雇及薪资调整均须立即通报人事管理部门。
每项加班费用须经审定。
每月工资明细由人事管理部门负责制作，其中应扣除公积金、法定福利费、个人所得税，及注明员工是否使用了无薪假期。
财务部门人员有义务在每月工资发放前核对其计算的准确性。
相关制作及核定工作须有会签手续。
支付员工工资应通过银行转帐；尽量避免采用现金形式发放。
人事管理部门应严格执行人员编制，以避免有向已退职员工支付薪水的事件。
应时常对比员工档案中所注明薪资与实发薪资明细。
应时常对比员工实发薪资与预算中所规定薪资水平相符；及薪资变动是否经过核准。
第九部份:
申请单、报销单填写要求
1.分公司经理或总公司职能部门主管本人报销,本人签字；分公司总经理或总公司职能部门经理以上审批。
2.分公司总经理报销,本人签字相关业务线副总裁审批。
3.业务线副总裁或职能部门经理以上本人报销,本人签字运营总裁审批。
4.CFO或COO本人报销,本人签字行政总裁审批。
《资本支出申请单》
✧填清申请人、日期、部门。
✧正确填写设备名称（如购置多种设备，应附设备清单）。
✧如分期付款应准确填写此批设备的合同全额、此次付款的百分比及金额。
✧准确填写申请金额，金额不得涂改。
《出差申请单》《差旅费报销单》
✧异地出差应填此表
✧填清出差人姓名、日期、部门。
✧填写前往地点、异地停留天数和出差目的。
✧报销时,分别填写每天住宿费，住宿标准参照《员工手册》。
✧按票面值分别填写出差期间发生的异地交通费。
✧如发生招待费用应注明被招待单位、职位、姓名（用称呼代替也行）。
✧准确填写报销金额，金额不得涂改
《员工暂借款单》
✧填清借款人、日期、部门。
✧借款理由（除出差外，原则上公司不向职工提供借款）
✧准确填写申请金额，金额不得涂改。
《应酬费申请单》《应酬费报销单》
✧发生馈赠礼品、招待餐费填写此表
✧填清经办人姓名、日期、部门。
✧逐一填写被招待方单位、职务、姓名。
✧准确填写申请或报销金额，金额不得涂改。
《费用申请单》《费用报销单》
✧填清经办人姓名、日期、部门。
✧清晰填写付款内容。
✧准确填写申请或报销金额，金额不得涂改。
✧交通费应按票面逐笔填写《交通费用登记表》
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