协同办公OA软件本科设计.docx

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协同办公OA软件本科设计

摘要

协同办公（OA）软件就是采用Internet/Intranet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

我国的OA起源于政府的公文和档案管理。

此时的OA最大的特点就是：

以公文处理、档案管理为核心。

后来，随着企业的介入，OA兼容了物品管理、车辆管理、人事管理等方面的业务，突出强调了业务流程的重要性，并且致力于研究如何提高OA的办公性能。

目前的OA，已经开始和ERP等管理软件集成，增强OA功能。

开始的手动办公，由于过程比较复杂、繁琐，办事效率低下，经常出现信息间断的现象，随着OA的出现，这些问题都慢慢得到解决，但是由于开始的OA管理软件开发简单、应用简单，共享性、协同性、个性化都比较差，因而形成了众多的信息孤岛；再加上各个企业的管理方式不同，导致需求调研以及开发过程都比较繁琐，资源利用率低下，因而形成了一个个的资源孤岛，又由于各个企业的应用模板不相同，收集过程漫长而涣散，因而形成了一个个的应用孤岛。

经过30年的发展，OA办公自动化已经越来越成熟了，其应用范围也越来越广，目前，协同办公系统的构建依赖于企业和政府的管理创新，是推动管理创新和持续发展的技术支撑环境。

神州数码协同管理系统就是基于这一理念建立的，它具有方便性、灵活性、可维护性以及可拓展性等特点，已经被很多企业应用并得到了用户的认可。

关键词：

办公自动化，资源孤岛，应用孤岛

ABSTRACT

Beinconjunctionwithtotransact（OA）softwarebeadoptionInternet/Intranettechnique,take"workflow"asengine,take"knowledgetextfile"ascontainerandtake"informationgate"aswindowway,makeunitinternalpersonnel'sconvenienceofQibusinessfastlyshareinformation,efficientlyisinconjunctionwithawork,changedthehandicraftofcomplicatedandloweffecttotransactawayinthepast,therealizationquickandall-directionsinformationcollected,informationprocessing,providedthebasisofscienceformanagementanddecisionofbusinessenterprise.TheOAofourcountryoriginatesgovernmentalofficialdocumentandfilemanagement.OAthebiggestcharacteristicsatthistimeis:

Withtheofficialdocumenthandle,filemanagementforcore.Getinvolvedalongwiththebusinessenterpriseafterwards,OAandpermittedthebusinessofproductmanagement,vehiclemanagement,andpersonalmanagement...etc.,outstandingtheimportanceoftheprocessforemphasizingbusiness,andconcentrateonstudyinghowtoraisetransactingofOAfunction.CurrentOAhasalreadystartedwaitingtomanageasoftwareintegrationandstrengtheningOAfunctionwithERP.

Startofmovetotransact,becausetheprocessismorecomplicatedandtedious,handleaffairsanefficiencylowly,usuallyappearthephenomenonthattheinformationinterrupteds,alongwiththeOAemergence,theseproblemsallslowlygetsolution,butbecauseofbeginningofOAmanagementthesoftwaredevelopmentissimple,applicationsimple,share,beinconjunctionwithsex,characteristicallworse,asaresultformednumerousinformationisolatedislands;Andthemanagementmethodofeachbusinessenterpriseisdifferent,causeneedinvestigationanddevelopmentprocessallmoretedious,theusingofresourcerateislowly,asaresulttheresourcesisolatedislandthatformeda,againbecauseoftheappliedtemplateofeachbusinessenterprisenotsame,collectprocessendlessbuttheHuanspread,asaresultformedtheappliedisolatedislandofa.

After30yearsofdevelopment,theOAtransactsautomationalreadymoreandmoremature,itsapplicationalsomoreandmorewidely,currently,beinconjunctionwithtotransactsettingupofsystemtorelyonthemanagementofthebusinessenterpriseandthegovernmentcreative,ispushtomanageinnovationandkeeponthetechniqueofdevelopmentpropupenvironment.

Theabsolutebeingstatefiguresisinconjunctionwithtomanagesystembeaccordingtothisprincipleestablishmentof,ithasconvenience,vividandcansupportsexandcanexpandcharacteristicseslikesex,etcandhavealreadybeenappliedbyalotofbusinessenterprisesandgetthecustomer'sapprobation.

KEYWORDS:

OA,ResourcesIsland,ApplicationIsland

前言

本项目来源于神州数码管理系统有限公司产品—DigiFlow，该软件主要是基于IBMLotus产品，根据公司在办公自动化和协作管理领域多年的经验累积所设计的一套协同办公管理系统。

DigiFlow一直不断地在功能和性能上进行完善改进，目前已发展到8.5版本，并且重新进行了全面的UI（UserInterface）设计以及用户安全标示修改，使其界面更加美观，富有人性化，安全性能更加牢靠。

传统的办公方式极大地束缚了人们的创造力和想象力，埋没了人们的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。

用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。

办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目标[1]。

OA对于面向二十一世纪的中国企业的经营和管理比以往任何时候更显重要。

信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA所收集、处理、分析的对象正是“信息”。

中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行OA来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。

推行OA，能给中国企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。

在企业中做IT工作都深受一个共同的难题长期困扰：

企业经营和管理方式不太规范、不太严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。

这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。

推行OA，不仅是管理手段的改善，更重要的是带来管理思想的进步[2]。

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域，是信息化社会的产物,是企业和工作部门的数字神经系统的重要部分,没有一个快速反应的神经系统的协助,任何企业和工作部门将难以获得长期、稳定、快速的发展。

实际上,越来越多的企业和工作部门己经把办公自动化提到日程上来,很多企业和工作部门都在不同的层次上实现了办公自动化[3]。

办公自动化是在70年代中期,发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响的问题,发展起来的一门综合性技术。

它的基本任务是利用先进的计算机及网络技术,使人们可以借助各种设备处理一部分办公业务,提高人们对办公业务的处理效率和质量,达到提高工作效率,方便管理和决策的目的。

办公自动化的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,并且办公自动化体现了多学科的相互交叉、相互渗透性,所以办公自动化的应用是企业管理现代化的标志之一。

办公自动化在70年代末80年代初进入到我国,到现在己有近30年的发展历史,由于我国国民经济和社会发展的快速进步,和其他应用软件一样,办公自动化系统在我国的发展基本上与国际先进水平保持一致,现在己经发展到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，它的基本特点是融信息处理、业务流程和知识管理于一体的应用系统[4,5]。

第三代办公自动化是以知识管理为核心,它以企业网络和信息、系统为基础,帮助企业发现和组织已经获取的信息,定位于拥有专门技能的人,通过协作和企业培训传递这些知识,提供丰富的学习功能与知识共享机制,确保使用者能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习,让整个组织能有效利用知识,建立知识门户和快速响应系统,使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变并因此提高企业的运作效率。

IBM旗下的Lotus软件，其Domino/Notes产品是当今业界实际上的群件标准，它利用自身强大的功能使其在企业、政府等办公自动化方面的应用越来越广，在协作平台市场上占据了绝对优势的领导地位[6]。

Domino/Notes产品的发展主要经历以下几个阶段：

（1）1989年R1－1996年R4.5这个阶段，LotusNotes，作为业界的第一套真正严格意义上的商用C/S（Client/Server，即：

客户机/服务器）软件，使得C/S模式的应用从理论成为现实；同时，也完全建立了Lotus群件技术领导者的地位；

（2）1996年R4.5－2002年R5.4成熟的Lotus群件技术在这个阶段突飞猛进，Lotus不但帮助众多用户实现了电子化的协作，而且使得基于Web的协作技术得到了广泛的应用。

还有非常重要的一点，在这个阶段，Lotus作为一个成熟的协作平台提供商，将自己定位在IBM电子商务e-business大战略中的"mind"，发展了；

（3）2002年10月R6发Lotus6是Lotus发展过程中一个重要的里程碑。

Lotus6全面支持J2EE，这就意味着Lotus软件从一个专有的平台级产品转向了彻底开放的业界标准；

（4）2005年8月发布了R7,：

R7的多数重要改进都是针对Domino7服务器的。

比如，Domino7服务器管理工具现在支持DB2数据库了。

此外，Domino7还提供了与IBMWebSphereApplicationServer和WebSpherePortal更好的集成。

Domino7也更好地结合了Web标准。

（5）目前，domino已经发布到了R8.5，R8.5在R7的基础上做了更多的改进，一是采用了DPAPI加密技术，增强了系统安全性能，二是对Roaming做了修改，实现了WorkspaceRoaming的功能，使得用户能够在不同的客户端上体验一致的WorkspaceUI风格。

总之，LotusNotes/Domino是一个世界领先的企业级通讯、协同工作及Internet/Intranet平台，是目前最为流行的文档结构型数据库系统之一；它具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制；尤其适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。

它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化的最佳开发环境。

第1章

需求分析与系统整体设计

1.1系统整体设计

系统总体（如图1-1所示）上包含以下几个功能：

（1）系统门户提供图片新闻、企业新闻、行业动态、通知公告等信息的发布，可以自定义在线调查题目进行企业内部在线调查，快速进入邮件系统、专栏及其他应用模块，同时可以查看个人消息、待办事宜以及个人申请单状态；

（2）个人办公包括工作日历、工作交办、领导日程安排、出差申请、工薪查询以及个人语言的设定，可以有效协助员工进行日常办公；

（3）企业文化包括信息发布、企业论坛、网上调查管理三个模块。

信息发布主要是帮助员工了解企业内外的各种动态，企业论坛是为了提供给员工一个更为广泛的交流平台，网上调查可以及时的帮助企业了解员工的想法；

（4）公文管理提供发文管理、收文管理、签报管理、督办管理、公文归档，为公司第一时间发布各种发文、上行文、下行文、平行文、请示、公报等信息，达到信息的快速传递；

（5）行政办公包括办公用品管理、车辆管理、工作计划总结、会议管理、图书管理、文档管理、名片申请、用印申请；对于公共资源的使用，可以进行费用的管理，将使用资源的费用计入使用人的部门，实现企业对费用的控制。

例如申请任何一件办公用品都会将费用计入部门的办公用品费用中，还可以进行个人费用额度的控制；

（6）IT管理包括IT帐号权限申请、IT事件处理，帮助新进入公司的员工进行各种系统帐号的申请以及帮助管理员对系统人员IT事件维护；

（7）知识档案包括知识管理、企业档案管理、ISO体系文档管理，可以对各种文档形成有效的归类与整理，方便日后的查阅与参考；

（8）系统管理提供组织管理、流程配置、权限管理、配置管理以及应用管理，可以帮助管理员对系统进行有效的维护以及协助开发人员进行开发工作。

图1-1系统总体展示

本人所负责的模块为企业档案管理系统，下面将针对这个子系统进行详细的需求描述。

1.2企业档案管理系统需求分析

1.2.1业务描述

企业档案是指在企业的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录,企业档案工作的基本任务就是认真贯彻《档案法》和有关企业档案工作的政策、法规和标准，科学地管理企业档案，积极地开发企业档案信息资源，及时、准确地提供企业档案，为企业的现实工作和长远发展服务，为党和国家的各项工作服务。

由于行业特点和企业活动性质的不同，决定了不同种类的企业档案各有其特殊性，其特殊性对于企业档案的管理具有重要的规定作用。

企业档案基本工作原则：

统一领导，分级管理，维护企业档案的完整与安全，便于企业和社会对企业档案的有效利用。

企业档案一级类目的设置：

一级类目是分类的第一个层次——企业档案的基本大类。

《工业企业档案分类试行规则》规定，工业企业档案的分类设置十个一级类目：

党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

十大类的设置不是绝对的，可以根据实际情况进行调整。

[7]

企业档案整理方式：

以卷为保管单位对归档文件进行整理的方式称为按卷整理，以件为保管单位对归档文件进行整理的方式称为按件整理。

按卷整理是对归档文件材料整理的传统方式，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料的有机联系，便于保管和利用。

按件整理是采用与传统立卷方法完全不同的思路，从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件的许多环节进行了调整或简化，与传统的立卷方法相比，减少了繁琐、复杂的组卷过程。

按件整理归档文件是目前国家正在推行的一种较为简便的归档文件整理方式[8,9]。

1.2.2基本功能需求

企业档案管理基本功能图如图1-2所示。

图1-2企业档案管理基本功能图

（1）档案归档申请有两种归档方式，一种是与收发文、签报的结合（这一部分的功能是在公文模块中实现的），在收发文和签报的归档环节点击“归档”按钮进行归档，系统自动将收发文、签报的附件和相关信息带到档案文档中来，然后进行编目和编号；另一种方式是直接输入方式，用户输入档案名称，手动填写档案的详细内容和上传附件。

一份新的档案要成功的添加到档案库里必须通过企业档案归档的审批流程。

（2）档案借阅由于不同档案的机密层次不同，如果公司内部个人想借阅某类档案，则必须提交该类档案的借阅申请。

（3）档案修改企业档案是在长期的经营活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录，经常会发生变更，档案修改就是用来修改在这些变化中需要重新修正并保存的东西。

（4）档案销毁企业在长期的运营过程中，经常会出现一些废弃、内容残缺的档案，对于这些档案，常常需要定期进行销毁。

档案销毁就是用来处理这些废弃、内容残缺不完整的档案。

1.2.3查询功能

档案管理的每个模块都具有查询功能，可以将检索结果导出成Excel文件，本系统提供两种查询方式：

（1）条件组合查询可对起始时间、结束时间、申请人、申请部门等任意组合进行查询，做到精确查询。

（2）模糊查询可在查询框中输入任意文字进行查询，查询结果会显示包含此文字的所有文档。

1.2.4统计功能

在系统中，所有的视图显示都提供了数据导出功能（可以导出当前页面数据和该视图所有数据）。

（1）档案归档对于已经申请结束的文档，在已完成视图中可导出所有数据统计已经归档的文档。

（2）档案借阅对于已经申请结束的文档，在已完成视图中可导出所有数据统计已经借阅出去的文档。

（3）档案修改对于已经申请结束的文档，在已完成视图中可导出所有数据统计已经修改出去的文档。

（4）档案销毁对于已经申请结束的文档，在已完成视图中可导出所有数据统计已经销毁的文档。

1.2.5日志功能

对已归档的档案，可以设置是否启用阅读日志和编制日志，如果启用了，如果当用户阅读或者进行编辑时，系统会自动进行日志记录。

系统会自动记录档案的修改、借阅、销毁、鉴定、删除、打印、下载等日志。

1.2.6三防功能

档案的office格式的附件采用三防控制，可以限制档案的拷贝、打印和下载。

1.3系统架构设计

系统的开发采用B/S结构，用户通过浏览器来访问系统并进行有关的操作。

系统以IBM产品Domino/Notes为开发平台，采用神州数码成熟的工作流引擎来协助开发，前台与后台的交互是通过调用后台的代理来完成的。

开发过程中，为了提高访问效率，减少刷新页面对用户造成时间上的影响，采用Ajax技术进行前台和后台的异步交互。

系统的架构图如图1-3所示。

图1-3系统架构图

1.4本章小结

本章概述了系统的整体需求分析以及架构设计，重点介绍了档案管理系统的功能需求，对档案管理的各个子模块进行了详细的需求描述。

第2章系统详细设计

2.1档案管理数据库设计

企业档案管理模块一共需要建立4个数据库：

（1）档案管理归档流程审批库用于归档流程的审批；

（2）档案管理借阅申请库用于档案借阅、查看流程的审批；

（3）档案管理修改申请库用于档案修改流程的审批

（4）档案管理销毁申请库用于档案销毁流程的审批

2.2档案归档申请设计

归档是指办理完毕并且具有保存价值的文件经系统整理交由档案室或档案馆保存的过程。

系统归档的操作可以通过两种方式完成：

一种是在归档来源中进行；一种是在企业档案管理中通过归档申请进行。

档案归档流程设计如图2-1所示。

在归档来源中进行是指在例如发文、收文、签报等模块的审批过程中，其流程本身就有一个环节是归档操作，通过该操作能够发起归档申请流程。

如果不通过发文、收文、签报等应用模块的专门归档操作接口进行归档，也可以通过点击导航菜单的档案归档申请，进入归档操作界面，发起档案归档流程。

两种方式发起的归档申请流程都是相同的。

区别之处在于：

通过应用中的归档接口进行的归档操作，归档申请单上的归档来源信息部分能够根据当前应用的内容自动填写，这部分是通过在代理InitFlowInfoAgent（流程信息初始化，产品标准）加入子方法来完成的；通过企业档案管理中的归档申请功能发起，则需要手动选择档案来源，并填写归档来源信息。

图2-1档案归档流程图设计

2.3.1审批流程

档案归档需要经过流程审批：

（1）在流程审批的各个环节提交后，都会向下一环节的审批人发送消息，此消息显示在【代办任务】中，当前处理人会在系统首页的待办任务中看到这些消息，通过消息的链接可以打开要处理的文档。

（2）在流程审批的各个环节提交后，都会向流程的申请人发送消息，此消息显示在【我的申请单】中，申请人会在系统首页的我的申请人中看到这些消息，通过消息的链接可以打开发起的文档。

（3）在流程审批结束后，会向流程的申请人发送一条消息，此消息显示在【个人消息】中，申请人会在系统首页的个人消息中看到这些消息，通过消息的链接可以查看申请单的审批情况。

2.3.2表单设计

图2-2档案归档申请单

档案归档申请单包括档案归档申请信息、档案文件明细、附件等三部分内容。

如图2-2所示：

档案归档申请部分主要包括申请人、申请部门、申请日期、档案名称等信息内容，其中申请人和申请部门是从服务器的组织信息中获取的，申请日期是自动加载的，档案名称是手动填写需要被归档