XX酒店物业天下花园管理处客户服务部工作手册DOC 16页.docx

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广州XX酒店物业管理有限公司

天下花园管理处客户服务部工作手册

第一节客户服务部任务和岗位设置

一、任务

客户服务部具有协调、沟通、公关、服务等职能，是管理处对业主/住户服务的执行与反馈并提供多种直接服务的部门。

管理处的主要对业主/住户服务是通过客户服务部的作业程序和服务流程来完成的，它是管理处与业主/住户之间的桥梁，是管理处的窗口。

客户服务部的管理体系、工作程序、资料存档，及其员工的服务意识、职业道德、服务质量、操作技能、应变技巧，乃至仪表、言谈、举止等，对管理处的形象和声誉都会产生影响。

管理处客户服务部的主要服务内容有：

提供小区业主/住户管理咨询服务；

受理业主/住户投诉；

受理业主/住户特约服务；

受理业主/住户室内设施报修；

办理业主/住户迁入、搬离手续；

办理业主室内装修及装修验收的申请手续；

办理业主/住户大件物品放行手续；

办理小区业主/住户证和出入证（临时出入证、施工人员出入证等）；

办理业主/住户临时用电、动火和货梯专用手续；

办理用户破／换门锁申请手续；

办理代派业户资料手续；

巡查区内清洁绿化工作；

业主意见征询调查；

二、岗位设置

客户服务部岗位设置如下：

主任

客服助理

（住宅岗）

负责大厦所在智能化弱电系统的维修保养，并负责用户室内二次装修的初审、监督、验收。

弱电系统的维修保养，并负责用户室内二次装修的初审、监督、验收。

）

客服助理

（前台岗）

客服助理

（清洁绿化岗）

第二节岗位职责和工作要求

一、岗位职责

（一）、客户服务部主任

1、在物业总经理领导下，负责组织、安排客户服务部的各项工作，定期或不定期主持召开客户服务部工作例会；

2、制定客户服务部内部管理制度，监督、检查、指导客户服务部员工工作，定期考核；

3、制定客户服务部员工的培训计划，定期开展业务培训；

4、处理业主/住户投诉，定期收集业主/住户意见建议，反馈至各职能部门，必要时上报公司领导；

5、执行政府部门有关政策、法规及本小区的管理规则，如《管理公约》、《用户手册》、《装修手册》等规定，并督促业主/住户遵守执行；

6、不定期巡视小区内各区域，检查公共设施、设备的使用情况；

7、负责定期与小区清洁、绿化之承包商召开工作例会，提出问题及改进意见，并负责改进工作的落实情况；

8、定期向物业总经理汇报本部门工作情况，跟进完成物业总经理临时安排的其它工作。

（二）、客服助理（前台岗）

1、在客户服务部主任领导下，处理管理处前台文秘、接待与跟进工作；

2、负责业主/住户档案的管理和文件传送工作；

3、办理施工人员及其他外来人员小区临时出入证及业主/住户的小区住户证；

4、处理业主/住户投诉，解答并记录业主/住户提出的问题；

5、受理业主室内设施报修；

6、负责业主/住户的咨询回复；

7、协助上级处理客户服务的其它事项。

（三）、客服助理（住宅岗）

1、负责小区业主/住户的投诉、咨询、回访等项服务工作；

2、负责协助礼宾部、工程部处理突发事件，并及时上报客户服务部主任；

3、受理业主/住户投诉，对服务工作质量进行跟踪回访；

4、检查小区公共设施运行状况及二次装修的监控，并跟踪工程维修单的完成情况；

5、负责抄写入住住户室内生活用水表、直饮水表、煤气表记录；

6、派发信件、通知、缴费单等，并做好相关记录；

7、催收物业管理费；

8、协助上级处理客户服务的其它事项。

（四）、客服助理（清洁、绿化岗）

1、负责小区内清洁卫生、灭四害、绿化等监督管理工作；

2、监管绿化公司、清洁公司是否有按计划落实工作，每月月末对绿化公司及清洁公司的作进行综合评估；

3、在巡查过程中发现有不合格现象或物件损坏的情况，应做好记录并汇总，于每日下午16：

00前报给予客户服务部主任；

4、监管清洁公司、绿化公司工作人员的仪容、仪表，严格遵守小区各项规章制度；

5、协助上级处理客户服务的其它事项；

6、对样板房的清洁绿化工作进行监管。

二、客户服务部前台人员工作要求

1、前台办公桌面保持整洁，不得摆放个人物品。

办公椅摆放整齐，离开时将办公椅推回办公台内。

2、保持客户区域整洁，并及时补充缺少的免费取阅资料、阅览杂志、插笔等。

3、业主/住户（所有来客）到访时马上起立，面带微笑，主动与业主/住户打招呼。

与业主/住户交谈时应热情友好，仔细倾听，耐心解答。

特殊情况处理后要做书面记录，投诉事项记录在《天下花园业主/住户来访来电登记表》上。

4、前台人员应相互协作，人员外出时要有其他人员补岗，前台不得无人当值。

5、客户服务部前台要保持安静，工作期间不得交头接耳、大声喧哗或打闹嬉戏，当值期间不得吃零食、看报纸或做其他与工作无关的事。

6、电话铃响3声内必须接听，并说：

“您好！

天下花园管理处”。

7、前台人员的形象要求：

（1）、提前5分钟到岗，在工衣统一位置佩戴员工证，精神饱满地投入工作。

（2）、仪容仪表端庄大方，女员工化淡妆，以亲切、自然、整洁的面貌面对客人。

（3）、不得在前台当众化妆、梳头等。

（4）、坐姿端正，不得托腮、趴台或做其他不雅动作。

8、熟练掌握各项管理制度及对客服务程序。

第三节对客户服务程序

一、办理业主收楼的工作

客户服务部负责业主办理收楼手续，以保证业主顺利入住。

办理业主收楼的工作程序主要包括：

办理收楼手续、介绍日常服务、协助用户验收、处理用户资料等。

（一）、确认业主办理收楼手续须带备如下资料：

1、发展商发出《收楼通知书》、《收楼证明》；

2、《广州市房地产买卖合同》原件；

3、本人身份证原件及复印件（如业主未成年请带户口本）；

4、办理入住需交的费用（见附表）；

5、如需委托他人代收楼，请被委托人携带身份证原件和复印件及收楼委托证明（收楼委托证明须经公证才有效）；

6、联名购房的业主，请一起前来办理收楼手续。

.若其中一名业主不能前来,则须出示收楼委托证明（收楼委托证明须以经公证才有效）；

7、未成年业主由法定监护人代办有关收楼手续；

8、如外籍人士，港澳同胞请携带本人护照原件；如委托他人需有中国司法部门委托办理内地公证文书的香港律师楼开出的《委托书》或广州公证处开出的授权委托《公证书》；

9、公司业主的，需《营业执照》、《商业登记证》《法人代表证明》、《法人代表授权委托书》、《董事会记录（授权委托）》、公司印章；

10、凡业主\住户每人需两张免冠小一寸彩照交管理处，以便日后办理业主\住户证。

（二）、发给业主相关资料

1、需业主签收的《临时管理公约》、《业主手册》、《装修指南》、《使用说明书》、《质量保证书》；

2、需业主签订的《区域防火协议书》、《业主收楼确认书》、《入住承诺书》；

3、需要业主填写《业主联络资料登记表》、《业主/住户情况登记表》。

（三）、向业主介绍相关文件

详细解释管理公司各项基本规章制度（包括：

用户室内装修规定、大件物品放行规定、管理费收缴规定、业主证办理规定等）及各种表格（如《物品放行条》、《动用明火申表》等）的使用方法。

（四）、业主须缴纳的费用

1、预缴三个月物业管理服务费；

2、水电周转金；

3、专项物业维修资金；

5、约定的其它费用。

（五）、验收

（1）、客户服务部工作人员与业主到单元验收，将结果记录于《收楼验收表》；

（2）、业主确认水表、电表、气表读数，签收钥匙后，填写《收楼确认书》；

（3）、如果单元须进行返修工程或其它需要，业主须填写《遗留工程申报表》、《钥匙托管承诺书》。

（五）、新业主/住户资料的日常处理程序

客户服务部前台助理初审业主、住户交回的资料和文件，并将资料存档。

具体文件处理方法如下：

发展商致业主的收楼通知书---原件存档

购房合同书----复印件存档

业主身份证复印件或代办人身份证复印件----原件存档

（六）、操作流程图

办理业主收楼手续流程图（图1）

（七）、相关记录

《业主联络资料登记表》（表1）

《业主/住户情况登记表》（表2）

《收楼确认书》（表3）

《锁匙托管承诺书》（表4）

《区域防火协议书》（表5）

《入住承诺书》（表6）

《遗留工程申报表》（表7）

《车辆出入证登记表》（表8）

《收楼验收表》（表28）

（八）、客户服务中心业主档案管理规程

客户服务中心业主/住户档案管理规程

1、业主/住户档案的管理工作由客户服务部物业助理（前台）负责。

2、客户服务部物业助理（前台）将当日的业主/住户资料、往来文件按房号归档。

3、小区业主/住户资料按单元一户一档建立，统一存放在业主/住户资料文件柜内。

4、业主/住户档案内存放现有用户资料，产权转让原业主资料另造册存档。

5、每个业主/住户档案的排列顺序为：

按其发生时间排列，如下：

A、业主收楼通知书

B、业主/住户联络资料登记表

C、业主/住户身份档案资料（业主/住户身份证复印件）

D、业主/住户情况登记表

E、单元验收表

F、收楼确认书

G、锁匙托管承诺书

H、区域防火协议书

I、入住承诺书

J、质量反馈表

K、装修申请表、装修各类表、图

L、装修整改通知书

M、管理处发客户函

N、其他资料

6．客户服务部物业助理（前台）每月根据业主的联系途径、联系人等变更情况，及时更新档案内业主资料。

二、办理《天下花园住户证》工作

管理公司对小区实行封闭式管理，规范小区内部管理，管理公司客户服务部为各业主/住户办理小区《住户证》。

（一）、工作程序

1、业主/住户到管理处前台填写《天下花园住户证登记表》，申请人递交持证人小1寸相片2张及身份证复印件1张。

管理处根据《天下花园住户证登记表》办证、发证。

2、《天下花园住户证登记表》身份证复印件贴照片后客户服务部物业助理（前台）存业主档案，。

（二）、相关记录

《天下花园住户证登记表》（参见现用《小区出入证登记表》）

三、办理业主或施工单位物品放行工作

为保障小区业主/住户或施工单位的财产安全。

当业主/住户或施工单位需要搬出物品时，需到管理处前台办理物品放行手续。

（一）、业主/住户物品放行手续的办理程序

1、到管理处前台填写《物品放行条》。

2、出示本人身份证明，管理处前台物业助理进行证实。

3、证实无误开出放行条，通知礼宾部主任进行审批并给予配合。

4、业主个人带出便携物品（个人便携物品指个人单手携带，非手推车装载的物品），一般不需管理处的放行条。

5、业主运有大件物品时，管理处前台物业助理需与业主本人（《广州市房地地买卖合同》合同签订人）核实。

（二）、业主或施工单位物品放行规程

1、施工单位物品放行，经办人需持本人身份证明及公司证明到管理处前台办理。

2、管理处前台审核申请单位，客户服务部主任签批，交保安部审批。

3、《物品放行条》一式三份一份服务中心存档、一份保安部存档、一份交物品出行业主或单位。

如放行物品为伟成公司物品，放行条需有伟成公司综合办公室及财务办相关人员签名后方可放行。

（三）、业主/住户迁出小区时物品的放行

业主/住户迁出小区，需提前3个工作日办理迁出手续，填写《物品物行条》交管理处客户服务部、礼宾部审批后放行。

业主/住户大件物品应从指定小区出入口运出小区，当值礼宾员负责校对业主/住户实际运出物品与《物品放行条》的内容是否相符。

如不相符请业主/住户到管理处前台补办续。

相符则予以放行，当值礼宾员在《物品放行条》“放行条”一栏内签名，并收回《物品放行条》交礼宾部存档存档。

（三）操作流程图

办理业主/住户物品放行工作流程图（图3）

（四）记录

《物品放行条》（参见现用放行条）

四、业主室内装修管理工作

业主室内装修，从申请装修到验收合格，与管理公司客户服务部、礼宾部、保安部和财务部的工作都有关系。

各部门的职责和办理手续如下：

（一）工作职责

1、客户服务部：

（1）、管理处前台物业助理负责受理业主装修申请。

（2）、检查业主的装修资格及装修申报事项。

（3）、填写《装修申请表》。

（4）、办理《单元施工许可证》，通知用户交纳装修涉及费用。

（5）、批准用户装修加班申请；审批用户使用专用货梯搬运装修材料；批准用户大件物品放行等。

（6）、负责定期巡检装修单位，确保装修按图施工，并符合安全要求；巡检期间，如发现严重的违规装修，及时向工程部、礼宾部及客户服务部主任报告，并提出处理意见。

（7）、负责处理因业主单元室内装修引致其他业主的各类投诉，尽可能的保证装修不滋扰其他业主/住户的正常生活。

2、工程部：

（1）、负责对业主作装修前的设备、设施安全检查；

（2）、负责审批装修图纸、核定装修费用，填写《装修申请表》内的装修收费；

（3）、审批涉及较大工程改动的业主装修项目；

（4）、审批施工单位的临时用电申请，并核定收费；

（5）、与礼宾部共同审批装修单位动火申请；

（6）、装修完毕后，负责对装修单位进行验收或二次验收，直到验收合格；

（7）、验收合格后，在《装修验收申请表》签批意见，交财务部安排退因装修保证金。

3、礼宾部

（1）、负责检查装修单元的灭火器配备和使用情况；

（2）、负责检查检查装修单元施工工人办理《施工临时出入证》情况；

（3）、与工程部共同审批装修单位动火申请。

5、财务部

（1）、根据《装修申请书》向用户收取装修保证金等费用；

（2）、根据《装修验收申请书》于装修验收合格后的十五个工作日内为业主或施工单位办理装修保证金退款手续。

（二）、具体操作过程

1、装修申请的受理及资格的审核：

（1）、管理处前台受理业主单元装修申请。

由管理处前台物业助理审核业主装修资格（包括验证用户身份），经确认为业主，提供《装修申请书》。

（2）、业主按要求填写《装修申请书》，连同一式二份有详细施工说明的装修图纸（平面布置图按1:

100比例），交管理处，并做出遵守装修规定的承诺。

装修图纸内容应至少包括：

照明系统图；天花平面布置图；照明平面布置图；插座平面布置图；弱电系统平面布置图；装修间隔平面图。

（3）、管理处前台向用户简述室内装修的程序及规定，发给业主《装修手册》（一般业主收楼时发给业主并签收）。

2、装修审批：

（1）、客户服务部将《装修申请书》、装修图纸原件交工程部审查。

（3）、工程部进行检查，符合规定的，工程部于三个工作日内批复装修申请，连同《装修申请书》及《单元施工许可证》交客户服务中心。

（4）、客户服务部以管理处名义通知，并通知用户交纳有关装修费用。

3、装修收费及有关手续办理

财务部向用户收取装修保证金、装修管理服务费、装修垃圾清运费、施工人员出入证押金等。

缴费后，客户服务部为相关施工人员办理出入证，并将《单元施工许可证》交给申请人，要求其将证张贴于业主单元门口显目处。

施工现场需配备一定数量的灭火器，业主或施工单位自行解决。

4、装修过程的监管：

（1）、工程部负责监督用户按图施工，保证装修单位在装修过程中不违反《装修管理规定》。

（2）、客户服务部每天对装修单位进行巡检，确保装修不影响其他业主正常生活，不损坏和污染公共设施和公共地方，进行简单装修过程巡查，发现异常通知工程部或礼宾部协助处理。

并将日常巡查情况记录在《装修巡查记录表》上。

（3）、礼宾部负责检查用户室内灭火器的配备和使用情况、施工人员佩戴施工证情况、装修施工是否违反消防安全条例、是否办理非施工时间加班装修申请等。

（4）、工程部、客户服务部和礼宾部在巡查期间发现装修单位初次违反《装修手册》，应及时加以制止并口头警告要求其纠正，同时在《装修单元巡查记录表》上记录口头警告的时间、巡查人，要求装修公司签名确认。

装修单位若屡次不听劝告，管理部将向用户发出《装修监管整改通知单》，对情节严重者，通知业主。

如违规现象仍然存在，其他用户投诉不断，客户服务部将会同保安部在征得业主同意情况下，对装修单位停电或清场，直至装修单位承认错误，保证遵守装修规定，方可让其重新进场施工。

（5）、装修过程中用户须动火作业的，应到管理处申请，经工程部、礼宾部审批后方可动火。

动火时须接受工程部、礼宾部监督指导。

施工单位需有动火负责人在现场监管。

（6）、装修过程中用户需临时用电的，应到管理处申请，经工程部审核定价、财务部收费后，由工程部提供临时用电。

5、施工项目更改

业主室内装修，如施工项目变更，需提前七个工作日到管理处提出申请，填写《施工项目更改申请表》，待管理处做出相关批示后再行改动。

6、装修验收

业主室内装修完毕后于七个工作日到管理处办理验收手续，并填写《装修验收申请表》，提交一式两份竣工图纸、装修保证金收据复印件。

客户服务部将《装修验收申请表》和竣工图纸交工程部，工程部于七个工作日内联系客户服务服务部到业主单元验收，验收结果填写在《单元装修工程验收书》内。

若验收不合格，管理处发《装修验收整改通知书》给业主，要求在限期内整改。

如验收合格，管理处向业主发出《单元装修工程验收书》验收合格通知；财务部于七个工作日内把装修保证金退还用户。

业主到管理处办理装修押金及施工出入证的退证退款手续。

（三）、装修申请、装修验收流程图（图4、图5）

（三）记录

《单元装修申请表》（表8）

《单元施工许可证》（表9）

《装修验收申请表》（表10）

《施工项目更改申请表》（表11）

《装修巡查记录表》（表12）

《整改通知单》（表13）

《临时动火作业申请表》（表14）

《动火许可证》（表15）

《单元装修工程验收书》（表16）

《装修验收整改书》（表17）

《装修承诺书》（表29）

五、办理施工临时出入证工作程序

（一）确认办证人身份

施工单位工作人员提出办证要求时（原则上办施工证要施工单位负责人或业主/住户代办），首先确认该单位施工申请是否已获批准，是否已交纳应交的费用如：

装修保证金、垃圾清运费等，确认无误后，便可办理施工单位工作人员出入证手续。

（非业主请单元内装修施工人员只要核实其身份即可）

（二）办理施工临时出入证手续

1．申请人填写《施工人员出入证办证表》，附施工人员身份证复印件相片两张，每个施工证须缴纳押金50元、工本费10元。

2．凡装修工程在一天内完工的，办理《施工临时出入证》（白色无需相片）。

3．装修工程在两天以上的，办理《施工人员出入证》（红黄色，正副本）。

（三）办证后资料处理

管理处前台物业助理将填好的《施工人员出入证办证表》和身份证复印件及相片存所属业主/施工单位档案，备查。

（四）办理施工证退证手续

1．业主/住户或施工单位负责人提交施工证原件、施工证押金收据原件办理退押金手续，管理处前台验收施工证是否完整，若损坏则不予退款。

2．通知财务部退款；通知礼宾部施工出入证作废。

（五）记录

《施工人员出入证办证表》（参见已用表格）

六、办理业主/施工单位临时用电、动火和使用专用货梯申请工作程序

业主/施工单位在施工作业需用公共电源或动火时，需到管理处前台办理申请手续，得到批准后，方可作业；业主/施工单位搬运大件物品时，应到管理处前台申请使用专用货梯。

（一）、办理临时用电申请手续

1、业主/施工单位临时用电手续

（1）、业主/施工单位填写《临时用电申请表》，由工程部审核、定价，管理处前台通知经办人签名、加盖公章后，转财务部缴纳临时用电费。

（2）、管理处前台将《临时用电申请表》复印三份。

原件交用户，复印件财务部、工程部、用户档案各存一份。

（3）、工程部按用户要求在指定时间内提供临时用电。

（二）、办理临时动火申请手续

1、申请动火业主/施工单位填写《临时动火作业申请表》，注明动火的具体部位、动火起止时间和安全措施。

2．将《临时动火作业申请表》交工程部审批后，再由礼宾部审批，盖齐印章后复印两份，工程部、用户各一份；原件由礼宾部存档。

3．管理处发给用户《动火许可证》，按动火作业起止时间派专人在动火现场进行监管。

（三）办理专用货梯使用申请手续

1．办理专用货梯使用手续

业主/施工单位填写《专用电梯使用申请表》，客户服务部主任审批。

《申请表》复印两份，一份交礼宾部安排用梯时间，一份管理处前台存档；原件用户做开梯凭证。

2．货梯使用规定

（1）使用要求

A．不得超载（1000kg以上）或运送危险物品、超长物（2米以上）；

B．运送液体货物需用容器装好以防泄漏；

C．粉状货物需用密封袋装好以防外泄；

D．货物若为尖锐物应垫好，避免刮花电梯。

（2）搬出大件物品，须办理大件物品放行手续。

（3）验收

电梯使用完后，由客户服务部物业助理验收。

若业主/施工单位在使用电梯过程中损坏电梯，需视损坏程度作出相应的赔偿（具体价格由工程部确定）。

（四）记录

《临时用电申请表》（表18）

《临时动火作业申请表》（表14）

《动火许可证》（表15）

《专用货梯使用申请表》（表19）

七、办理业主/住户室内设施报修工作程序

业主/住户室内设施损坏，可致电或到管理处前台报修。

前台或客户服务部通过出《工程维修单》或《有偿服务单》向工程部提出维修申请，工程部技工按单上内容作业。

（一）工作程序

1、用户报修时提供：

单元房号、联系人姓名、电话、预约服务时间、维修内容（如业主/住户自备材料，报修时须向管理处前台说明）。

管理处前台将相关内容登记出单。

2、工程部按《工程维修单》上的维修内容及报修时间到业主/住户单元进行维修。

有偿维修，如需由管理处出材料的，工程部维修人员须向客服部报维修耗用材料价格，由客服部向用户确认同意支付材料费用，再维修。

3、维修完成后，维修人员在工程维修单上签名，记录完成时间、维修结果；业主/住户在维修单上签字确认，加注对维修过程、状况等的意见。

4、维修人员将用户签字的维修单自留一联存底外，其余交前台分类存档。

（二）操作流程图

用户办理室内设施报修工作流程图（图10）

（三）记录

《工程维修单》（见附件）

《有偿服务工作登记表》（表26）

八、办理业主/住户破/换门锁申请工作程序

为维护小区业主/住户的财产安全，业主/住户破／换门锁需要到管理处前台办理相关申请手续，管理处礼宾部、客户服务部到场见证，工程部操作。

（一）、处理原则

1、未能出示有效身份证明者管理处坚决不受理破锁申请。

2、原则上破锁申请经办人应为购房合同主体（业主），如不是业主，应电话征得业主同意，并应查看该业主档案中有否破锁申请经办人的资料记录。

3、客户服务部、礼宾部、工程部三方到场方可进行破/换锁。

（二）、操作流程图

办理用户破／换门锁申请工作流程图（图11）

（四）、相关记录

《大门破锁／换锁／维修门锁申请书》（表20）

九、办理代派业主资料工作程序

客户服务部办理为业主有偿（或无偿）派发资料的申请手续。

（一）、工作程序

1、派发资料种类：

报纸、信件、杂志、书籍等。

2、资料内容：

仅限于业主实名资料。

3、主要由客户服务部负责上门送达：

（二）、相关记录

《代派业主资料登记表》（表21）

十、有偿服务工作程序

为了更好的为业主/住户提供贴心式服务，管理处提供了各项便民式服务工作。

（一）、有偿服务管理要求：

1、前台接到业主/住户的有偿服务信息时，要问清服务时间、地点、工作项目等，对已定出报价及时告之业主/住户；对未能定出且需要现场定价的，通知相关部门安排人员定出。

2、有偿服务工作提供的过程中，客服助理应到现场进行巡查，做好监