行政部门职能.docx

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行政部门职能

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

1、组织结构图

2.1人力资源部门职能

主管工作职责：

制定人力资源规划，对公司组织结构进行科学分析，优化组合；制定人力资源管理体系，进行人事管理、招聘、培训、绩效考核、薪酬管理；合理调整各职能部门的人员及岗位配制，确保人力资源合理满足各项工作岗位需要；组织实施企业文化建设。

2.2行政部门职能：

2.2.1公司对行政事务的综合协调文件、保险（工商、劳动年审）等事务办理；

2.2.2办公文具、用品的采购、登记、保管、调拨；

2.2.3办公环境及设备设施的改善、维护等事项管理；

深圳市其昌铝业有限公司制定：

审核：

批准：

2.2.4外部文件的收发、登记、编号、行政文件的存档及保管；

2.2.5会议场所安排准备，通知、记录、会议记录存档；

2.2.6通讯设备及电话总机管理，车辆管理、维护、客户接待；

2.2.7对执行制度违反纪律行为进行处罚；

2.2.8总经理安排的其它事务办理。

2.3主管工作职责：

2.3.1公司对行政事务的综合协调文件、保险（工商、劳动年审）等事务办理；

2.3.2办公环境及设备设施的改善、维护等事项管理；

2.3.3外部文件的收发、登记、编号、行政文件的存档及保管；

2.3.4会议场所安排准备，通知、记录、会议记录存档；

2.3.5对执行制度违反纪律行为进行处罚；

2.3.6总经理安排的其它事务办理。

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

2.4行政文员工作职责：

2.4.1接听、转接公司外线电话、处理客户的各类询问；

2.4.2接待来访客户；

2.4.3各类行政文件的编辑与传达；

2.4.4发布通知、信件、商函和报刊的收发；

2.4.5办公文具申购、发放、登记；

2.4.6员工、经销商通讯录的管理；

2.4.7公司设备、物品的使用和维护、公司办公环境的管理等；

2.4.8公司领导交办的其他事项。

2.5司机工作职责：

2.5.1接送公司领导；

2.5.2协助采购部进行物品采购；

2.5.3协助财务部外出办理业务；

2.5.4公司部分产品送货；

2.5.5保持车辆内外清洁，符合5S要求并对车辆定期申请维护、保养；

2.5.6公司领导安排的其它事务。

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

1、销售部主管岗位职责

1.1.接市场部经理下达的项目工作；

1.2.实施制定销售目标；

1.3.协调与管理专营店的工作及技术咨询；

1.4.监督销售专营店的业务规范。

2、销售部主管岗位职责

2.1根据公司年度工作目标和经营政策制定年销售目标；

2.2分析销售动态，存在问题，市场竞争发展状况；

2.3协调销售部各专营店组织关系，向销售人员、专营店贯彻公司政策实施；

2.4经常保持同客户的亲密联系，并与客户建立长期稳定的协作关系；

2.5掌握产品价格政策实施情况；

2.6掌握其他公司销售情况和保持价格水平，分析竞争态势；

2.7掌握客户拖欠款情况，分析原因负责客户拖欠款催收工作；

2.8处理产品在安装现场出现的问题，并与客户沟通改进措施。

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

财务部组织架构图

1、财务部职能

1.1财务管理与会计制度的研究，设计及改进建议的提出；

1.2预算制度的研究、设计及推行；

1.3财务制度的拟定、检查及修订；

1.4本单位工作目标的拟订、执行及控制　；

1.5本单位年度预算的拟编、执行及控制；

1.6年度预算的汇编、控制及执行结果的分析报告；

1.7总分公司资金的筹划与调度；

1.8现金、证券、票据等的出纳保管和转移；

1.9对外投资的管理；

1.10各单位收支款项的审核；

1.11会计凭证的编制、审核与保管；

1.12会计帐册的登记、处理和保管；

1.13税务会计事项的处理；

1.14成本的计算及分析；

1.15财务、会计报表的编制与分析；

1.16结算与决算报告的编制；

1.17总、分公司帐项的核查；

1.18总、分公司存货的盘查；

1.19本单位财物的经管；

1.20其他有关财务、会计事项的办理；

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

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共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

2、会计主管岗位职责

2.1在财务部经理的领导下，具体负责公司会计部门的管理工作；

2.2负责领导所属的出纳员、记帐员、会计员按时、按要求记帐收款，如实反映和监督企业的各项经济活动和财务收支情况，保证各项经济业务合情、合理、合法；

2.3负责指导、监督、检查和考核本组员工的工作，及时处理工作中发生的问题，保证会计工作核算的顺利进行；

2.4按时编制月、季、年度会计报表，做到数字真实、计算准确、内容完整、说明清楚、报送及时；

2.5根据会计制度，定期汇总会计凭证，并与科目明细帐核对相符；

2.6负责公司管理费用的核算，认真审核收支原始凭证。

财务处理符合制度规定，帐目清楚、数字准确、结算及时；

2.7负责专用款项的明细核算，正确反映各项专用基金运用和结余情况以及专项工程的支出情况；

2.8负责每月预提和待摊费用的核算；

2.9负责公司各部门费用报销的业务手续；

2.10负责公司税金帐户的登记和税款的缴纳；

2.11按每月工资表、水电耗用表、燃料耗用表等费用项目编制部门费用分摊表；

2.12对公司的会计凭证、帐簿、报表、财务计划和重要经济合同等会计资料定

职务说明书

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CH-WI-HR-001

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企管部

版本：

A0

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共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

期收集、审查、装订成册、登记编号；

2.13定期组织对公司固定资产和流动资金的清查、核实工作，确保财产的准确性，加强对固定资产和流动资金的管理，提高资金利用率；

2.14严格按财务管理制度的要求，认真做好记帐凭证的稽核。

组织会计统计报表的编审工作，保证财务结算的正确、及时和真实，为领导提供可靠的经营管理资料；

2.15及时掌握流动资金使用和周转情况，定期向财务部经理汇报工作；

2.16督导所负责岗位的工作情况，并对工作完成效果负直接责任；

3、出纳会计岗位职责

3.1根据公司经济业务的需要，及时办理款项的收取、付出及转帐事宜；

3.2整理原始单据并按会计制度归类粘贴，填制收、付款凭证，交会计主管编制记帐凭证；

3.3按有关规定及时登记银行存款、现金日记帐，并随时结出余额，每日至少要核对一次余额，做到日清月结；

3.4按要求管理并按规定使用现金、空白支票、财务专用章；

3.5管理并按规定使用普通发票，定期向税务部门领用，呈报使用情况表；

3.6根据总经理审批后的工资表及时支付职工工资和收取职工应交的款项；

3.7按要求复核各种收付款凭证，不接收不合法的原始凭证；

3.8协助会计主管搞好财产清查，及时完成总经理或财务部负责人交办的各种临时性事务。

职务说明书

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CH-WI-HR-001

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企管部

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A0

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生效日期：

2004.9.1

4、会计的主要工作职责

4.1按照国家会计制度的规定记帐、复帐、报帐，做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐；

4.2按照经济核算的原则，定期检查、分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化建议，当好公司参谋；

4.3妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料；

4.5完成总经理或主管副总经理交付的其他工作。

5、成本会计工作职责

5.1根据会计制度的要求，结合本公司的实际情况，完成成本核算工作；

5.2建立健全原始记录和计量工作；

5.3健全定额管理，加强对生产费用的事前审核、控制；

5.4正确划分各种费用界限；

职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

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企管部版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

1、绘图部职能

1.1向客户及各代理商介绍产品的基本性能和构造，并提供技术上的咨询和帮助。

1.2为客户及各代理商绘制比较细致的产品效果图（CAD三维图），门窗立面分割图、平面布置图。

1.3在能力范围之内为工厂提供生产加工图，向安装人员提供安装施工大详图和理论上的支持帮助.

1.4在能力范围之内按要求为香港、各专卖店照单绘制简单的门窗外观图及相应的节点图。

1.5及时同公司各部门沟通、协商工作方面存在的岐义。

1.6未尽详细之处按需增加。

2、绘图部主管职责

2.1准确、保质、保量完成上级领导安排的工作，正确、完整、及时向下属传达上级领导的指示;合理安排本部门的日常工作。

2.2门图纸、图面尽量做到清晰、简明、符合设计、施工、存档的要求。

2.3为本部门新员工进行产品结构的培训，向公司领导提供合理化的见意（好的见解和主张）；及时了解下属的想法，激发部门人员的潜能；团结关心同事日常生活。

2.4本部门技术知料保管和维护;保守公司技术秘密，防止技术知料外泄。

职务说明书

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CH-WI-HR-001

制定：

企管部

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A0

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共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

2.5未尽详细之处按需增加。

3、绘图员工作职责

3.1树立为客户服务的思想，认真做好本职工作。

3.2在主管的领导下，负责各种图纸的绘制工作。

3.3服从工作需要，听从指挥，遵纪守法，按章办事，加强责任心和事业心，不断提高专业技能。

3.4努力提高绘图质量，力求科学性和艺术性的完美统一。

3.5所绘制的图，要认真仔细了解用户的要求与稿件图样后方可接稿，绘图要做到认真、细致、清晰。

绘好的图纸经主管校对合格后方可交稿。

急用稿件，要按时完成，以确保下单需要。

3.6爱护绘图工具，节约使用绘图材料。

3.7及时做好绘图登记工作。

3.8要及时完成领导交给的其它工作。

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A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

1、采购部组织结构图

2、采购部门职能：

2.1把企业所需的物料按计划买回来，以使企业得以正常运行；

2.2通过各种途径降低采购成本；

2.3不断开发优秀的新供应源及开发新物料；

2.4对现有供应商进行管理；

2.5处理跟供应商有关的绝大部分问题；

3、采购部主管岗位职责:

3.1负责采购部日常管理工作,保证部门正常运作,协调处理有关的例外问题.

3.2负责主要、关键原材料的采购.

3.3组织制定采购部发展规划,采购策略.

3.4制定采购业务工作计划及业务目标,监控计划的执行情况,落实各项业务改进措施.

3.5根据物料需求计划及库存情况,制定采购计划.

3.6按计划完成公司生产物料的采购任务.

3.7组织进行供应商评审、认证工作.

3.8建立供应商档案及资料.

3.9了解采购相关信息,掌握所采购物料市场的供求关系及价格走势.

3.10根据采购合同与供应商协商并整理付款.

3.11协调采购部与组织内其他部门之间的关系.

4、采购员岗位职责:

4.1放订单,采购一般物料

4.2查访厂商.

4.3催料、跟踪交期.

4.4处理付款操作中的问题.

4.5收集、整理、归类采购部文件、单据及报表.

4.6收集价格情报及替代品资料.

4.7采购费用申请与报支。

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生效日期：

2004.9.1

1、营销中心职能

1.1贯彻执行公司经营目标，制定市场发展、销售及服务计划并实施.

1.2公司《其昌公司关于分公司的管理规定》、《其昌公司自营店管理规定》具体实施对分公司，公司自营店的管理和财务监督.

1.3根据《其昌公司关于代理经销商的管理规定》和与代理商的经营协议，对代理经销商的销售行为和有关专利权的活动进行帮助、指导、监督和管理.

1.4根据公司发展战略统一协调全国范围的宣传、广告、展会及促销活动.

1.5做好合同评审、下单跟单、送货发货等方面的售前和售中服务.

1.6做好公司售后服务工作，并对经销商的售后服务进行检查和督促.

1.7保证销售货款的回笼，做好全国市场的核算.

1.8对市场发展趋势进行分析，制定长远产品发展战略.

1.9开辟发展全国市场对加盟代理商进行最终评价和审批.

1.10制定产品销售价格政策，检查各分公司、经销商的执行情况.

1.11为分公司、自营店、经销商提供技术指导和服务.

1.12开展组织对全国经销业务人员、安装人员及售后服务人员技术培训工作.

2、岗位职责

2.1公司产品零售报价，要求做到精确无误。

对于工程报价则要进行询价、预算、核实，最后计算出工程价。

不清楚的价格及时向上级反应，尽快解决问题。

2.2合同的拟订：

根据报价、客户质料和工程资料拟定零售合同或工程合同。

2.3空白经销商合同编号和打印。

2.4下加补单（内容包括：

缺配件、换小物件、改门窗、维修所需物件、安装队备用物品等）。

2.5订单编号：

国内各经销商的订单传回公司，统一编流水号给总经理审核后传工厂。

2.6根据近日要出货的产品，与工厂沟通按时出货，并催问进度。

每天在5点前

部门职务说明书

文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

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A0

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共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

写好第二天的出货通知，并传回工厂。

下班前做好第二天施工安排，先和经销商联系让他们一定要与业主或主托人约好施工时间，然后将施工通知单直接交安装队队长或托人代交安装队队长。

2.7随时掌握工厂送货信息，作为第二天施工依据。

2.8与安装队队长沟通，了解前日的施工情况，并分析结果为第二天继续施工做参考，差配件或需要改的下加补单传工厂。

已经完工好的工程通知经销商收款。

2.9对业主投诉作好记录并拿出处理办法并实施，a正在施工的要立即处理，b属于保修的需要什么配件等做好加补单传工厂等拿到配件立即处理。

C属于维修的作好报价、下单再派安装工人去处理。

2.10未完工程的梳理工作，未按时出货（包括加补单）要进一步作好安排，以上都属于品质异常处理的范畴。

2.11服务部安装队的报销工作。

3、营销中心文员岗位职责

3.1责营销部的文字处理，复印等工作。

3.2负责营销部的订单、出货单、合同书的保管及归档管理。

3.3做好客户档案的管理，并对全国各经销商的客户档案管理工作进行监督和指导。

3.4负责安装部工具入库及出库核对工作，进出库工具必须手续完整。

3.5负责接听投诉电话并制表填写有关事项，再转给调度处理，并对处理情况进行跟踪、外理结果登记归档。

3.6完成上级交办的其它工作。

4、安装队长岗位职责

4.1负责安装队的日常管理和全面工作。

4.2依照《施工通知书》的内容安排施工。

随时掌握每天各工地的施工情况，遇

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文件编号：

CH-WI-HR-001

制定：

企管部

版本：

A0

页码范围：

共2页.2OF2

生效日期：

2004.9.1

到问题及时处理，并填写施工记录。

4.3保证50%的时间在施工现场，并解决施工现场发生的问题。

4.4随机对工程进行监督、检查、验收。

对不合格的要坚决返工，做到合格为止。

4.5及时处理客户投诉：

a现场了解投诉问题，提出解决方案。

b配合调度做好物料准备。

c根据准备情况派人员解决。

4.6对安装队的工具和材料准备进行组织和管理。

4.7负责每天市区内安装工人的车费和其他零星费用的报销的审核，并申请外地施工费用。

4.8每天汇报前日的施工情况，与调度沟通根据施工状况作出相应处理。

4.9负责全国各代理商、分公司安装人员的培训工作。

4.10完成上级交办的临时性工作。

5、安装工职责

5.1遵守纪律，服从安排。

5.2执行《安装守则》按《安装规范》施工，保证安装质量，并作好施工记录。

5.3随时记录和向上级反映施工中出现的问题，为公司采取措施，提拱详实的资料。

5.4不断学习提高自身技术水平。