应付帐款.docx
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应付帐款
目录
目录1
财务会计—应付帐款2
三、应付帐款2
1综述2
1.1西泠现行业务概览2
1.2重整后业务概览2
2主要业务流程3
2.1供应商主数据定义:
3
2.2预付款处理5
2.3发票处理9
2.4付款处理12
3相关的组织构架15
3.1应付帐款主数据15
4与其他模块的集成19
5报表需求19
6未来可能的改进20
6.1改善报表需求：
20
6.2系统自动生成供应商付款请求20
6.3与资金模块的集成20
财务会计—应付帐款
三、应付帐款
1综述
1.1西泠现行业务概览
1.1.1供应商按地区分别进行分类，一个供应商可能对应于多个统驭科目（即一个供应商可能建多个总帐科目）
1.1.2发票输入与支付货款与计划协调部（相当于采购部门）不能共享
1.1.3帐龄分析不能准确区分货款已到期或未到期。
目前是通过自编的程序从金蜘蛛财务软件中导出，它的帐龄总是以最新的时间段为它的帐龄，没有进行滚动分析。
（如一笔3年前的100万元帐款，若上月发生100元，则它的余款帐龄就是一个月）
1.2重整后业务概览
1.2.1未来的应付帐子系统将包括以下主要流程:
A:
供应商主数据定义
B:
预付款请求处理
C:
发票处理
D:
付款处理等.
有关流程的现状及重组后流程的描述在以下的章节中分析.
1.2.2未来的应付帐子系统与其它子系统是紧密集成的，与采购有关的供应商发票由采购模块导入应付帐子系统。
在途和暂估会计作业月末由系统自动评估，下月初系统自动冲回。
2主要业务流程
2.1供应商主数据定义:
2.1.1西泠现行业务概览与需求综述
现阶段供应商数据在计划协调部和财务部分别进行维护，其中计划协调部以手工管理为主。
财务部在金蜘蛛财务软件的总帐中进行维护。
两者数据不能共享。
每个供应商作为一个二级分类帐，编入会计科目。
其它应付款所涉及受款单位作为二级或三级科目，编入会计科目，并没有建立受款单位主数据。
需求综述：
1.对供应商能集中维护，数据能共享；
2.1.2重整后业务概览
未来系统将建立集中的供应商主数据，由采购部门决定供应商编码，并维护与采购部门相关的主数据。
财务部门仅维护与帐务控制有关数据。
在未来的系统中，对关联企业建立帐户组，并维护相关的数据。
从而在月末生成关联企业余额清单。
2.1.3
处理流程
2.2预付款处理
2.2.1西泠现行业务概览与需求综述
对于需要预付款的客户，财务部将预付款直接录入预付帐款科目，在收到发票以后将预付款用手工调整方式直接与应付帐款对冲。
需求综述：
1.在收到发票以后,系统能根据该客户的预付款情况将预付款
与应付帐款对冲。
2.2.2重整后业务概览
预付款和供应商、受款方挂钩。
为采购订单所支付的预付款在预付款传票中输入相应采购订单号，以方便预付款与发票间清帐。
预付款请求部门输入预付款请求，由财务部门审核预付款请求，审核通过后，下达预付款请求。
2.2.3
处理流程
2.3发票处理
2.3.1西泠现行业务概览及需求综述
现阶段，当计划协调部收到供应商发票时，会与仓库入库单核对，在核对无误的情况下，计划协调部根据发票以及财务部每月制定的资金预算来安排每月付款计划给财务批准后付款。
需求综述：
1．未来系统处理流程和现在一样。
2.3.2重整后业务概览
未来的系统是一个集成系统，它提供一套完整控制方法。
方法如下：
采购部门接到供应商发票后，匹配采购订单、收货记录、供应商发票决定是否下达供应商发票。
一旦下达供应商发票，采购部门将供应商发票递交财务部，由财务部审核后将供应商发票输入系统。
付款条件（包括折扣，付款期等）存放在发票上。
财务部门根据资金情况及付款条件安排付款额。
2.3.3处理流程
2.4付款处理
2.4.1西泠现行业务概览及需求综述
付款采用手工付款方法，付款方式有：
支票、现金、汇票、信用证、电汇、银行承兑汇票。
需求综述：
1、在输入发票时系统能判断有无预付款；
2、打印每月付款额占整个应付款的比例（即对某一供应商本月付款额占上月月末余额的比例）；
3、在付款时能够选定某一笔特定的未清项进行付款。
2.4.2解决方法
采购部门在递交发票时，在备注中注明清那笔预付款，财务部门审核发票时，以此为依据，通过SAPR/3系统提供的清款功能手工清预付款。
采购部门可以查询预付款资料。
信用证存款将通过专设科目管理。
2.4.3处理流程
3相关的组织构架
3.1应付帐款主数据
3.1.1帐户组
供应商帐户组：
通过建立供应商帐户组来控制科目编号，科目设置的编号区间，以及科目的屏幕格式。
我们为西泠家电初步定义以下两个帐户组:
帐户组
描述
号码范围
号码范围
VERT
一般供应商
01
1-99999
CPD
一次性供应商
02
100000-199999
REL
关联企业
03
200000-299999
其他企业
04
300000-399999
3.1.2屏幕控制
帐户组确定供应商记录中所有可能的字段的字段状态。
系统管理器确定屏幕上的字段状态，有以下4种字段状态：
1．字段准备用于输入（可选输入字段）
2．字段必须填充（必须输入字段）
3．字段仅被显示（只显示字段）
4．字段被禁止显示（隐藏字段）
我们为西泠家电初步定义以下屏幕控制:
注释:
---“O”为可选输入字段
----“R”为必须输入字段
----“S”为（隐藏字段）
（1）一般数据
屏幕格式/组
一般供应商
一次性供应商
地址
R
S
名称1
R
R
标题
O
S
查询
R
R
名称2
O
O
名称3
O
S
名称4
O
S
邮政编码,城市
R
S
街道
O
S
位置
O
S
地区
O
S
邮箱的邮编
O
S
通讯
O
S
传真,电传,电话
O
S
电报
O
S
电话箱
O
S
数据行
O
S
语言
R
R
控制
O
S
客户
O
S
组
O
S
税码1
O
S
财务地址
O
S
行业
O
S
增值税登记号
O
S
权限
O
S
支付业务
O
S
银行细节
O
S
备选付款人科目
O
S
凭证上的付款人
O
S
DME细节
O
S
指令码
O
S
（2）公司代码数据
屏幕格式/组
一般供应商
一次性供应商
科目管理
O
S
统驭科目
R
R
计划组
O
S
以前科目号
O
O
排序码
O
O
总部
O
S
权限
O
O
分公司标识
O
O
收付业务
O
S
支付期间
O
O
汇票支付期间
O
O
支付冻结
O
O
支付方式
O
O
可替换付款人科目
O
S
和客户清帐
O
S
汇票限额
O
O
标记收付历史
O
S
容差组
O
S
开户行
O
S
信函
O
O
摧款数据
O
S
本地处理
O
S
在供应商的帐户
O
S
会计职员
O
O
供应商的用户
O
S
科目备注
O
O
3.1.3供应商主记录
供应商主记录中的数据控制如何对供应商业务数据进行记帐和处理。
另外，可将所有供应商数据存贮在供应商主记录中。
这样公司的会计部门和计划协调部门都可使用供应商的主记录数据。
SAPR/3中，主记录允许公用存取，其优点是只须输入数据一次。
通过集中管理主记录数据，避免可能出现有矛盾的数据。
例如，如果供应商地址已变更，您仅需一次输入该变更，那么会计部门和收购部门将可访问最新数据。
供应商主记录中的数据分三个层次：
A．一般数据
该数据适用于每个公司代码和您的公司中的每个采购组织。
例如一般数据包括供应商名称、地址、语言和电话号码。
（这部分数据今后由计划协调部维护）
2.公司代码数据
该数据是适用于个别公司代码的专门数据，例如，公司代码数据包括统驭帐户号和支付条件。
（这部分数据今后由财务部维护）
（1）我们为西泠家电初步定义以下总分类帐统驭科目：
A．预付帐款
B．应付票据
C．应付帐款
D．其他应付款
（2）支付期间
支付期间是通过指定现金折扣的期间和支付期间来决定总的支付期间。
支付期间的类型将按照支付的条件来定义。
3.采购组织数据
该数据是适用于公司采购组织的专门数据，诸如报价、采购定单、发票核对以及库存控制。
需要通过MM物资管理的应用程序来输入这种数据并打印采购订单。
（这部分数据今后由计划协调部维护）
4与其他模块的集成
应付款在系统与采购，总帐，资金管理有数据交换。
数据集成图如下：
5报表需求
●供应商、受款方余额明细表
●预付款报表
●帐龄分析表
●询证函
●每月付款比例清单
●关联企业债权债务清单
6未来可能的改进
6.1改善报表需求：
第一阶段，由系统产生如下报表的数据，再由财务部将有关数据填入相关报表。
（1）询证函
（2）每月付款比例清单
（3）关联企业债权债务清单
第二阶段，由系统自动生成以上报表
6.2系统自动生成供应商付款请求
根据相关的付款条件及收付基准日期,让系统自动生成对供应商的付款请求.
6.3与资金模块的集成
在实施了资金管理模块以后,可以根据资金计划来安排对供应商的付款计划.
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