Word文档技巧doc 19页.docx
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Word文档技巧doc19页
Word文档技巧（doc19页）
Word格式化文档技巧
不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。
但除了内容之外，形式也是很重要的。
尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。
而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。
2.1格式化字符技巧
字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。
简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮
来实现、设置字体字号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮
来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。
但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。
如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。
使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。
2.1.1随意地选择字号
选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的
下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。
字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。
字号的单位为磅，用毫米换算的方法为：
1毫米=2.83磅；磅与号的换算单位是：
1磅=1/72英寸，1英寸=21.4毫米。
在Word中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、…七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、…48、72等。
中文字号中，“数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。
1磅有多大呢？
2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号字。
在Word环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。
事实上，Word中最大字体可达“1638磅”！
说到“磅”值，在这里就有必要说说中文Word中汉字字体的计量问题。
中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为1~1638，也就是说最大的字号可以是1638，约58厘米见方，最小的字号为1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。
一般A4纸可容纳的最大字的磅值为630左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。
中文Word对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号……七号、八号”等；另外一种则是以国际上通用的“磅”为计量单位，如“5、5．5、6…48、72”等。
“字号”与“磅”的对应关系见表2-1所示。
表2-1“字号”与“磅”的对应关系
字号
初号
小初
一号
小一
二号
小二
三号
小三
四号
小四
五号
小五
六号
小六
七号
八号
磅
42
36
26
24
22
18
16
15
14
12
10.5
9
7.5
6.5
5.5
5
一般用户都认为中文Word中的字体，有“初号、小初、一号……七号、八号”和“5、5．5、6…48、72”等，“大”与“小”共16种之多。
其实不然，Word文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于1和1638之间”。
而且，我们在工具栏上的字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。
因此，从理论上讲，Word中字体的“大”与“小”共有（1638＋1637=3275）种之多。
A4幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为630左右。
“自定义”（55．87cm×55．87cm）幅面的纸张，也包不住大于1181磅的字。
因此，在使用Word时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意“大”、“小”，而不必埋怨Word中无“特大”字了。
其实在任何一个版本的Word中都能随意设定字号，且操作简单。
其操作方法是：
（1）将需设定字号的文字选中后。
（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。
（3）在列表框中选中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如300），然后按回车即可。
用上述方法设定的字号，只能在1至1638之间。
即用Word打印（显示）的方块汉字，其边长最小为0．35毫米，最大可达57．78厘米。
此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5”。
2.1.2选择字形效果
有时候为了强调和突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。
也可以将效果同时使用，
在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。
否则表示取消使用字形效果。
：
表示使用粗体效果。
：
表示使用斜体效果。
：
给所选加下划线，可以在其下拉列表中选择不同的线型。
：
给所选字符加边框。
：
表示所选字符带底纹效果。
大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。
但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。
花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：
加粗——“Ctrl＋B”——含义：
B=Bold粗体
斜体——“Ctrl＋I”——含义：
I=Italic斜体
下划线——“Ctrl＋U”——含义：
U=Underline下划线
2.1.3调整字符的宽与高
设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如图2.1所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。
图2.1【字体】对话框
使用菜单命令也可以设置简单中字符格式，但方法与使用工具栏设置雷同，下面介绍调整字符的宽与高。
在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如图2.2所示的字符的缩放效果。
图2.2字符的缩放效果
操作步骤是：
（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。
（2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如图2.3所示。
图2.3选择缩放的比例
（3）最后单击【确定】按钮即可。
选择越大于100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。
如选择100%，则表示没有缩放。
2.1.4调整字符的间距
调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用1~2个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。
就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。
同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。
操作方法是：
（1）选中要调整字符间距的整段文字。
如图2.4所示。
图2.4选中要调整字符间距的整段文字
（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如图2.5所示。
一般为0.1磅到2磅之间，少于0.1磅可能不发生作用。
在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。
图2.5在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值
（3）最后单击【确定】按钮。
结果如图2.6所示。
图2.6调整字符的间距的效果
另外，Word还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。
方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。
在打开如图2.7所示的对话框中，输入需要的宽度。
单击【确定】按钮。
如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。
图2.7调整字符宽度
2.1.5更改英文大小写字母
可以使用多种方法来更改英文大小写字母。
1．使用菜单方法更改大小写
（1）单击【格式】|【更改大小写】命令。
（2）打开如图2.8所示的对话框。
图2.8【更改大小写】对话框
（3）选择要更改字母的切换项目，如单击【切换大小写】单选按钮，则将所选内容中所有大写字母都改为小写或进行相反转换。
如单击【词首字母大写】单选按钮，则将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。
如选择【大写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为大写字母。
如选择【小写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为小写字母等等。
2．使用快捷键更改英文大小写
反复使用下述的快捷键，可以在应用或取消大小写字母之间进行切换。
（1）快捷键Ctrl+Shift+K：
设置为小型大写字母，如，ActiveWindow
（2）快捷键Ctrl+Shift+A：
设置为全部大写字母，如，ActiveWindow
（3）快捷键Shift+F3：
在全部大写字母、全部小写字母及第一个字符大写3种状态间切换。
3．使用对话框设置英文的大小写
（1）单击【格式】|【字体】命令，打开【字体】对话框。
（2）选择【字体】选项卡。
（3）在【效果】选项组中有两个复选框可以选择，即【小型大写字母】和【全部大写字母】两复选框，如图2.9所示。
图2.9使用对话框设置英文的大小写
2.1.6设置文档的度量单位
Word中的度量单位有厘米、毫米、磅（1厘米约等于28．35磅）、英寸和十二点活字（1个十二点活字等于12磅）五种。
如要使用不同的度量单位，可以按照下面方法设置：
（1）单击【工具】|【选项】命令。
（2）选择【常规】选项卡。
（3）在【度量单位】下拉列表中选定需要的一种度量单位。
如图2.10所示。
图2.10度量单位
【度量单位】列表框的下面还有一个【使用字符单位】复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符”；即在选择“格式”菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中的“缩进和间距”选项卡上的“缩进”以“字符”来度量，“段前”、“段后”以“行”来度量。
2.2格式化段落技巧
段落指的是以按Enter键为结束的内容。
因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。
一般情况下，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。
如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word就会增加该行的行距。
如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。
排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。
而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。
如使用样式可以省少排版的工作量。
2.2.1让段落首行缩进
首行缩进是Word提供的一种特殊的样式——正文（首行缩进两字），也就是在段落的首行缩进两个字符。
在Word中文版中，使用了一种字符测量单位。
这样，可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。
这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。
如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。
一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。
在如图2.11所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。
图2.11设定“首行缩进”
如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动套用格式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。
如图2.12所示。
如果选用首行缩进功能，则可以选择图2.10的“使用字符单位”复选框。
这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。
图2.12选中“段落开头空格采用首行缩进”复选框
2.2.2设置首字下沉
在不少报刊上都可以见到【首字下沉】的效果。
所以在排版的时候难免要给文档设置首字下沉。
所谓【首字下沉】，就是指文章或者段落的第一个字或前几个字使用比文章的其他字的字号要大，或者不同的字体。
这样可以突出段落，更能吸引读者的注意。
设置首字下沉的操作步骤是：
（1）用鼠标选择文章第一段的第一个字，也就是要做“首字下沉”的文字，
（2）单击【格式】|【首字下沉】命令。
打开如图2.13所示的【首字下沉】对话框。
（3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】、【下沉】和【悬挂】3个框。
一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。
通常下沉行数不要太多，大概2~5间就适合了。
否则使文字太突出，反而影响文章的美观。
图2.13【首字下沉】对话框
在【字体】、【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】，【下沉行数】为【3】行，在【距正文】微调框中输入下沉的字符与段落正文的间距量。
最后，单击【确定】按钮。
如果觉得效果不是很好，可以再重复上面的操作步骤，直到满意为止。
最后得到如图2.14所示的首字下沉效果图。
图2.14首字下沉的效果
2.2.3页面垂直对齐方式
设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。
设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】【版式】命令或标签。
在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如图2.15所示。
图2.15选择垂直对齐方式
如图2.16所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。
图2.16段落垂直对齐方式的各种效果
2.2.4设置文本对齐方式
在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。
文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。
如图2.17所示分别是“底端对齐”、“居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。
图2.17文本对齐的常用三种方式
设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】|【中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图2.18所示。
图2.18设置文本对齐方式
2.2.5控制段落的自动分页
排版的时候，Word一般会自动按照用户所设置页面的大小自动进行分页，以美化文档的视觉效果、简化用户的操作，不过系统自动分页的结果并不一定就符合用户的要求，这时我们就需要手工对文档的分页状况加以调整。
其实Word的分页功能十分强大，它不仅允许用户手工对文档进行分页，并且还允许用户调整自动分页的有关属性，如，用户可以利用分页选项避免文档中出现“孤行”、避免在段落内部、表格行中或段落之间进行分页等，可满足用户的任何要求。
尽管Word会根据页面大小及有关段落的设置自动对文档进行分页，但我们仍然可以对Word自动分页时的有关禁忌规则进行适当的修改，以达到控制Word的自动分页状态的目的。
调整Word自动分页属性的具体操作步骤如下：
（1）选定需调整分页状态的段落。
（2）单击【格式】|【段落】命令。
（3）从【段落】对话框中选择【换行和分页】选项卡，如图2.19所示。
图2.19【换行和分页】选项卡
（4）在【分页】选项组中，可以设置自动分页的属性，主要有以下几项：
【孤行控制】：
防止段落单独出现在一页顶部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。
如图2.20左图所示，当一个段落跨页时，而在下一页只有1行时，就会自动让下一页段落占有2行，而在上一页中多留一行空白；又如图2.20右图所示，当一个段落在前一页仅占有一行时，会自动把这一行强制分到下一页中去，即不让该段落出现“孤行”。
图2.20孤行控制
【与下段同页】：
防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段放在同一个页面上。
如图2.21所示是选中与清除【与下段同页】复选框前后的效果。
在一些标题之间，就会较多出现这种情况，如果标题可以在前一页排放，而后面的正文无法与标题在同一页时，就会自动将标题强制排在下一页中去。
图2.21【与下段同页】的效果
【段前分页】：
在所选段落前强制分页。
不管该段落在上一页中是否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】，则一律把该段强制排到下一页中去，如图2.22所示。
【段中不分页】：
防止将该段打印到两个不同的页面上。
一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。
如图2.23所示，当一段文本在一页中排不下时，自动把整个文本强制排到下一页中去。
按照不同的需要设置对文件进行分页，可以满足了用户特殊的要求。
图2.22【段前分页】的效果图2.23【段中不分页】的效果
2.2.6给段落硬分页
Word的自动分页功能并不能完全满足用户对文档进行编排的需要，如，一篇包含有正文和附言的文档，其正文和附言之间一般都需分页打印，自动分页功能对此就无能为力，这时我们只能通过手工在文档中插入一个分页符的办法来加以解决。
在文档中插入分页符的操作步骤如下：
（1）单击需要重新分页的位置。
（2）单击【插入】|【分隔符】命令。
（3）选择【分页符】选项。
如图2.24所示。
图2.24插入分页符
（4）单击【确定】按钮。
此时，Word会根据分页符对文档进行分页，其中在页面视图方式、打印预览方式和在打印出来的文稿中，分页符后面的内容将出现在下一页上。
在普通视图方式下，文档仍然是连续显示，但通过显示专门的【分页符】来反映页面的分布情况（自动分页符在屏幕上显示为一条贯穿页面的虚线、人工分页符在屏幕上显示为标有【分页符】字样的虚线），从而满足了用户对文档进行编排的需要。
@当页面中填满文字或图形时，Word会插入一个【自动】分页符（也称软分页符），并另起新页。
要在指定位置强制分页，可以插入【人工】分页符（也称硬分页符）。
@在页面视图、打印预览以及在打印出的文档中，分页符后的文本出现在新页中。
在普通视图中，自动分页符显示为横穿页面的单点划线；人工分页符则显示为标有【分页符】字样的单点划线。
2.2.7取消后台重新分页功能
通常用户对Word文档进行某些修改之后，Word立即会将修改结果放映出来，其中就包括立即对文档重新进行分页显示，这是通过Word的后台自动分页功能来实现的。
在页面视图方式下本功能有助于用户随时了解页面的变化情况，但在普通视图方式下，由于屏幕并不直接显示页面的变化情况，且Word在打印预览及打印时会再次重新分页，本功能除了影响系统速度之外，基本上没有什么直接作用，故用户可取消Word的后台重新分页功能以加快运行系统速度，取消具体操作步骤如下：
（1）单击【视图】|【普通视图】命令，切换至普通视图方式。
（2）单击【工具】|【选项】命令。
（3）从【选项】对话框中单击【常规】选项卡。
（4）取消【后台重新分页】复选框的选择，如图2.25所示。
图2.25取消【后台重新分页】复选框
（5）单击【确定】按钮。
此后，用户在页面视图方式下进行工作时，Word就不会再在后台重新分页，可在一定程度上提高系统性能。
注意：
此复选框仅对普通视图方式有效，而对页面视图方式无效（即，页面视图方式下后台重新分页此功能无法取消，这是由于页面视图方式本身的特点所决定的）。
2.2.8控制字符的断行
对于在Word文档中设置正文的缩进和对齐方式，也许巳掌握得很好，但有时会出现两个特定的单词之间发生断行的情况，为了让这些单词总是在同一行上，可以通过学习和实践找到一些控制断行的方法,可以改变断行的位置，修改缩排和对齐时，用起来十分得心应手：
默认情况下，Word在空格或连字符处根据需要断行，若要防止断行，必须插入非间断空格或非间断连字符。
要插入非间断连字符，按Ctr+Shift+-（连字符）；要插入非间断空格，按Ctrl+Shift+空格，根据需要，也可以使用“可选的连字符”指定一个单词的断开位置,这对于行末长单词是有用的；如果转行功能把长单词移到下行，在前一行的最后就会有明显的空隙。
但有时需要进行多次转行，在转行后，单词长度小于右版心，则连字符出现（“可选的连字符”，则保持隐藏，除非这个单词超过右版心）。
连字符出现在上一行行尾，同时连字符后的部分转到下一行按，Ctrl+-（连字符）即插入一个可选的连字符，最后，可以用Shift+回车键插入一个断行符而不开始新段落行。
2.3设置制表位技巧
制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处。
多次单击水平标尺左端的按钮，直至出现所需制表位类型，然后单击标尺，即可设置制表位。
文档默认的制表位是2个字符，如要更改默认的制表位的间距，可以在【制表位】对话框的【默认制表位】微调框中输入所需制表位间距。
2.3.1设置制表位的对齐方式
使用制表位能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。
也可在制表符前自动插入特定字符，如，句号或划线。
设置制表位的对齐方式的方法是选定要在其中设置制表位的段落。
也可以先选定制表符，再输入文本，单击水平标尺最左端的制表符
（单击它可以切换各种制表符）处，如图2.26所示。
直到出现所需制表符类型，即左
、右
、居中
、小数点
或竖线
对齐方式制表位。
图2.26各种制表位的对齐方式
在水平标尺上单击要插入制表位的位置。
按下Tab键，这时就会出现一个制表符，然后输入文字，就会按照所设置制表位对齐所输入的文字了。
设置完第1行之后，必须在第2行相同的位置重新设置相同的制表位，然后按Tab键，才有与第1行相同的效果。
2.3.2设置制表位前导符
设置制表位的前导符的方法是，单击【格式】|【制表位】命令。
打开如图2.27所示的对话框。
在【制表位位置】文本框中，输入新制表符的位置，然后单击【设置】按钮，也可在列表框中选择要为其添加前导符的已有制表位。
图2.27【制表位】对话框
在【对齐方式】选项组中，选择在制表位输入文本的对齐方式，这里的设置意义与上面的设置制表位的对齐方式形式相同。
在【前导符】选项组中，选择所需前导符选项，单击【确定】按钮后，5种前导符的类型如图2.28所示。
图2.28设置制表位的前导符及其效果
如要删除或移动制表位，方法很简单，先选定包含要删除或移动的制表位的段落，将制表位标记向下拖离水平标尺即可删除该制表位，然后在水平标尺上左右拖动制表位标记即可移动该制表位。
2.3.3手动给目录添加制表符
在文档的目录中有时还需要手动添加一些在标题外的目录选项，或者要对已经生成好了的目录进行修改。
这时可以用制表符手动进行生成目录，如要把下面图2.29中前面无制表符的目录改成有制表符的目录格式。
其操作步骤如下：
图2.29部分无制表符的目录
（1）把光标移到“输入文档16”的“16”前面。
（2）单击【格式】菜单，在下拉菜单中选取【制表位】选项，弹出【制表位】对话框。
（3）在【制表位位置】输入框中输入制表位的字符数，如输入39字符，或者是16.88字符，这个字符数要看当前文档所定的版心来决定。
（4）单击【设置】按钮，把制表位字符设置好。
（5）在【对齐方式】下面的选项中选中【右对齐】的复选框。
（6）在【前导符】下面的
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