会展策划实务--第四章 (1).ppt

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第四章会展相关活动策划,会展策划实务,会展相关活动的类型,第一节,会展策划实务,一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,会展相关活动是指在会展活动期间，为营造会展现场气氛、吸引参展企业和观众或丰富会展功能而举办的各种活动。

这些活动和会展融为一体，成为整个会展的重要组成部分。

一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,

（一）会议会议是会展活动中最常见的相关活动，现代会展越来越重视展览和会议的结合。

重视“以会带展，以展带会”。

在展览期间，往往会同期举行各种与展览相关的会议，邀请一些权威人士，如相关领域的专家、学者、企业和政府官员参加。

展览同期的会议活动可以实现交流行业信息、传播新技术、介绍新项目、提倡新理念和新思维的效果。

一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,

（一）会议,一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,

（二）表演各种表演是会展期间十分常见的活动，根据表演活动的实际策划、形式的不同，可分为以下几类：

一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,（三）比赛展览使某个行业的相关企业齐集一堂，众多的观众形成大量的人群聚集，在此期间举办一些比赛活动效果显著，不但可以活跃会场气氛而且吸引潜在观众。

一、会展相关活动的概念及内容,会展策划实务,（四）其他相关活动在会展期间，还会结合会展需要，更好为会展提供服务举办一些其他相关活动。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,

（一）丰富展会的信息功能会展现场是市场和行业信息的重要集散地，很多观众参观会展主要是为了收集各种有用的信息，举办会展相关活动能极大地丰富会展的信息功能。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,

（二）扩展会展的展示功能会展活动是企业产品的重要展示平台，许多参展企业精心设计展位、精挑细选展品，主要目的是为了在会展上充分展示企业和产品的良好形象，树立和强化品牌。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,（三）强化会展的发布功能在会展活动中，行业人士空前聚集，信息传播很快，在此发布新技术、新信息、新产品影响更大，会展因此也成为许多企业发布新产品的一个重要场所。

有些会展专门组织新产品发布会、技术推介会等，有时与表演和比赛等活动结合起来举办，以此来强化会展的发布功能。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,（四）延伸会展的贸易功能企业参展的主要目的是与客户达成贸易，而专业观众参观的主要目的则是为了寻找合适的供应商，因此会展活动也是个重要的贸易平台。

会展相关活动能延伸会展的贸易功能，如产品订货会、产品推介会、项目招标活动等等。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,（五）提升会展档次、扩大会展影响现代会展活动中，行业信息高度集中，因此我们可以将会展活动看成是一个丰富的商业平台。

如果能够策划出精彩、恰当的会展活动，就能够进一步扩大会展的影响，还能极大地提升会展的档次。

二、会展相关活动策划的作用,会展策划实务,（五）活跃会展现场气氛，吸引更多的潜在参展企业和潜在观众一些富于观赏性的相关活动以及一些大众参与性较强的相关活动能极大地调动现场观众的积极性，使会展现场气氛活跃，为参展企业创造良好现场氛围。

策划得当、组织完善、丰富多彩的活动对会展观众有很大的吸引力，有些相关活动，如行业会议、项目招标、技术交流会等对吸引企业参展也有较大的帮助。

会议的策划,第二节,会展策划实务,会议的策划,会展策划实务,展览期间的会议是会展相关活动的重要组成部分，它能给参展商和观众带来新思维与新视野，丰富了展会的信息、发布、贸易等功能。

有些会议从策划内容、程序上有相同之处，因此本节针对论坛与发布会的策划作详细讲解。

一、论坛的策划,会展策划实务,

（一）确定论坛主题,一、论坛的策划,会展策划实务,

（二）确定论坛议题议题是主题的具体化，没有具体的议题，光有主题，任何会议无法展开讨论。

因此，主题应当统帅议题，但主题以要通过议题具体化。

议题应当紧紧围绕主题，具体表现主题的思想内涵，并具有明确的针对性和可讨论性。

一、论坛的策划,会展策划实务,（三）确定论坛参与对象论坛的参加对象包括会议主讲人和听众两部分。

论坛的主题和议题确定以后，要确定邀请一些对该主题和议题有深入研究的人士作为会议的主讲人，并及时向他们发出邀请。

要确定听众的来源和范围，听众参与的资格和入场的方式，会议现场可以容纳的听众数量等。

一、论坛的策划,会展策划实务,（三）确定论坛参与对象,一、论坛的策划,会展策划实务,（四）论坛形式1.封闭式：

主持人、主讲人发言、不允许提问2.半开放式：

主持人、主讲人发言、允许提问3.开放式：

主持人、无主讲人、自由讨论,一、论坛的策划,会展策划实务,（五）论坛规模1.效果因素论坛的规模应与论坛的预期效果相适应，根据论坛主题与议题内容确定参加人员与人数，保证论坛规模能够起到论坛的预期效果。

人员太少，无法适应信息沟通的需要，且不利于论坛收益，可盲目追求规模，人员杂乱，又会降低论坛效果。

一、论坛的策划,会展策划实务,（五）论坛规模2.效率因素会议人数越少，会议所花组织与准备时间越少，效率越高。

反之，会议人数越多，会议所花组织与准备时间也越长，如是半开放式或开放式论坛，则与会者发言人数多，意见不好集中，效率也越低。

一、论坛的策划,会展策划实务,（五）论坛规模3.场地因素一般来说，规模决定场地。

由于场地的限制，应要对听众数量有所限制。

4.成本因素论坛规模与会议成本二者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。

一、论坛的策划,会展策划实务,（六）论坛的时间、地点1.论坛时间论坛时间包括一是时机，即什么时候召开最为合适；二是会期，即论坛时间的长短。

一、论坛的策划,会展策划实务,（六）论坛的时间、地点2.论坛地点会中会的地点尽量安排在会展同座展馆内，这样更有利于展览和会议的相互促进，如果展会的同一座展馆内空间不够，则要尽量安排在离展会比较近的地方。

还要考虑会场环境及周边环境、场地大小适中，会场设备、通信设施、服务水平、费用。

一、论坛的策划,会展策划实务,（七）论坛议程、日程议程是指针对议题所展开活动的程序；日程是指每天的会议活动按单位时间的具体落实安排。

议程的编制应提前进行，议程一旦确定，就不应再变。

会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇变化，可相应调整，一般以简短文字或表格形式表现出来。

一、论坛的策划,会展策划实务,（八）论坛预算,一、论坛的策划,会展策划实务,（九）发放邀请函（十）收集演讲资料（十一）论坛准备（十二）论坛召开（十三）会后总结,二、产品发布会或推荐会的策划,会展策划实务,产品发布会或推荐会是会展活动中由参展商组织的最为常见的一种相关活动。

主要目的是借助会展活动的平台，由参展企业向专业观众和其他参与者介绍本企业产品。

二、产品发布会或推荐会的策划,会展策划实务,表演、比赛与其他相关活动策划,第三节,会展策划实务,一、表演的策划,会展策划实务,

（一）策划原则,一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程1.确定表演目的无论是办展机构组织表演还是参展单位组织的表演，都有其具体目的。

如是为了提升会展的档次、体现文化底蕴、扩大展会影响；展示企业的产品和企业形象；吸引潜在客户；活跃现场气氛等。

一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程2.表演时间、地点对于那些与展览题材有关的表演，在时间上，一般是安排在展会期间举行；在地点上，一般是安排在展会现场。

如果该表演是由办展机构牵头、由某一参展企业主办的，就可以将它安排在相应参展企业的展位上或其附近演出；如果该表演是办展机构为整个展会服务而组织的，就应该安排在展会的公共场所举行。

一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程3.表演形式与规模表演的形式指展会中表演活动具体采用的形式，如歌舞、语言节目、杂技表演等。

表演的规模指表演活动的持续时间长短、占地面积、演员人数及观赏人数等。

一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程4.确定节目确定具体的节目内容和形式。

应选择观众喜闻乐见、易于接受的节目，尽量通俗易懂，便于观赏。

一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程5.确定表演嘉宾表演嘉宾主要包含两部分人员：

一是普通演员，二是重要节目表演者。

如果安排知名度较高、收到大众欢迎的明星担任，会收到非常好的效果。

一、表演的策划,会展策划实务,

（二）策划流程6.财务预算根据表演活动的形式、规模和具体节目，以及所邀请的嘉宾，进行预算，并申请相应款项。

7.具体安排确定表演的具体流程、详细时间表、所需场地设施等。

8.现场准备提前进行场地的布置和相关准备工作。

二、比赛的策划,会展策划实务,在展会期间，组织各种比赛是一项比较引人注目的活动。

展会期间的比赛活动可以分为很多种，其中关于展会参展展品的比赛最为常见。

这种比赛通常称为“评奖”。

比赛的策划重点包括：

二、比赛的策划,会展策划实务,1.成立专家评审团比赛事先成立一个专家评审团，负责有关比赛的评比工作。

在邀请专家组成专家评审团时，评审团的成员要有一定的代表性，并要向所有的参赛者公开，这样评出的比赛结果才更有说服力。

二、比赛的策划,会展策划实务,2.制定比赛范围和比赛规则比赛事先制定比赛范围和比赛规则，拟订一个评奖方法，并将其向所有参赛对象公开，由参展对象自行决定是否参与比赛。

一般来说，展会中针对参展商所举办的比赛最后评比都是只评好不评坏，参展企业因此参与比赛的积极性比较高。

二、比赛的策划,会展策划实务,3.制定评比结果揭晓时间组织比赛时，要事先让比赛的所有参加者知道比赛评比结果的揭晓时间。

比赛评比的揭晓时间一般会安排在会展结束的前一天，这会让比赛充满悬念，并让比赛所有参与者都有所期待，使他们对展会准备与展出活动更加投入，会展的整体展出效果因此也会更好。

二、比赛的策划,会展策划实务,4.策划颁奖仪式在比赛评奖结果揭晓时，一般需要组织公开的颁奖仪式，这样会使得该项比赛更加正式和有影响力。

三、其他相关活动的策划,会展策划实务,展会期间，除举行上述的会议、表演或比赛之外，还可根据展会内容、客户需要及地方特色等策划组织一些其他相关活动。

无论是哪种相关活动，都会有风险因素存在，因此在策划时一定不要忽略细节，必要时可聘请专家来执行策划。