会务系统培训手册 培训日常会议活动组织.docx

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会务系统培训手册培训日常会议活动组织

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一、前言

公司自2003年成立至今，已发展成拥有全国几十家分公司的集团公司，全国有几十个地区举办大型公开课，培训人数已有几十万人次，高居全国第一！

公司站在战略的高度上，智慧的制定了三年上市的战略目标，鼓舞人心。

公司三年上市的战略目标完全可以实现，就是需要公司每个部门全力以赴的共同努力才能实现！

随着公司发展的越来越快，开课地区也越来越多，也就要求公司的会务系统必须要高度的统一、规范，以及会务人才的梯队系统培养，这已经成为会务大势所趋必须马上要做的事情，经公司会务人员的共同努力、讨论后，将公司开课以来的一些经验、感悟、想法等汇编成一套比较完善的会务系统，具有系统性、规范性、操作性、实用性等特点，这套会务系统会随着公司的逐渐壮大而逐渐完善，建议可将此套系统作为公司会务的培训教材。

二、目录

1、会务之助教团队文化……………………………………………………………4

2、公司会务组织架构……………………………………………………………5

3、会务岗位任职标准……………………………………………………………6

4、会务工作岗位职责及要求……………………………………………………………7

5、公司会务制度……………………………………………………………9

6、会务场外工作岗位作业指导书………………………………………………………18

7、会务场内工作岗位作业指导书………………………………………………………21

10、会务后勤工作岗位作业指导书………………………………………………………27

11、会务讲师接待工作岗位作业指导书…………………………………………………30

12、会务主持工作岗位作业指导书………………………………………………………33

13、会务常见问题…………………………………………………………………………34

会务之助教团队文化

助教团队组织地位：

聚成大军中的一支召之既来、来之能战、战之能胜的特别铁军

助教团队核心功能定义之一：

优秀员工、管理干部成长的摇篮——聚成“黄埔军校”

助教团队团结信念定义之一：

没有完美的个人、只有完美的团队

助教团队纪律行为准则：

铁的纪律、严的行为、力的执行

助教团队纪律准则：

没有纪律的团队，就是团伙

助教团队使命:

帮助老师教学员的“老师”

助教工作目的:

履行职责,而非当听众

助教工作态度：

对工作结果——负责；对工作过程——负责

助教要求:

世界级的万能助教

助教态度:

没有借口、马上行动

助教要求：

合理的要求是训练，不合理的要求是磨练

助教执行五度：

敏感度、兴奋度、热情度、配合度、速度

助教行为标准：

完美是及格的唯一标准

助教精神：

我是聚成一块砖，哪里需要哪里搬

助教口号：

同心协力，一定胜利!

助教形象：

一滴水，折射出阳光七彩；助教的一切在学员看来都衬出了聚成的文化与使命

助教团队军风：

认真、合作、快、坚守承诺

助教团队荣誉：

自豪、自信、光荣、收获、成长

总公司营运中心组织架构图

会务岗位人员任职标准

会务总监：

◆年龄：

24岁以上；性别：

男女不限；学历：

专科以上；专业：

经济管理类；健康状况：

健康；

◆认同公司企业文化与管理模式；

◆性格：

稳重、热情、态度积极、具有亲和力、办事果断；

◆品德：

良好的个人工作习惯，高度忠诚、高度敬业、品行端正、能屈能伸；

◆有二年以上带领团队工作经验，对会务工作有浓厚的兴趣，对社会公共活动有积极的参与感，优秀的舞台风格，个人才艺和领导执行力强；心理素质良好，个人修养言行至尊，善于调整工作心态；有良好的行业洞察力和职业敏感度及较强的数理分析及统计能力，有独立分析问题及解决问题的能力、团队精神佳。

场外总监：

◆年龄：

22岁以上；性别：

男女不限；学历：

专科以上；专业：

经济管理类；健康状况：

健康；

◆认同公司企业文化与管理模式；

◆性格：

稳重、热情、态度积极、具有亲和力、办事果断；

◆品德：

良好的个人工作习惯，忠诚、敬业、品行端正、能屈能伸、

◆有一年以上带领团队工作经验，对会务工作感兴趣，心理素质良好，个人修养言行至尊，能吃苦耐劳，善于调整工作心态，执行力强；有良好的行业洞察力和职业敏感度及较强的数理分析及统计能力，有独立分析问题及解决问题的能力、团队精神佳。

场内总监：

◆年龄：

22岁以上；性别：

男女不限；学历：

专科以上；专业：

经济管理类；健康状况：

健康；

◆认同公司企业文化与管理模式；

◆性格：

稳重、热情、态度积极、具有亲和力、办事果断；

◆品德：

良好的个人工作习惯，忠诚、敬业、品行端正、能屈能伸、

◆有一年以上带领团队工作经验，对会务工作感兴趣，心理素质良好，个人修养言行至尊，能吃苦耐劳，善于调整工作心态，执行力强；有独立分析问题及解决问题的能力、团队精神佳。

后勤总监：

◆年龄：

24岁以上；性别：

男女不限；学历：

专科以上；专业：

经济管理类；健康状况：

健康；

◆认同公司企业文化与管理模式；

◆性格：

稳重、热情、态度积极、具有亲和力、办事果断；

◆品德：

良好的个人工作习惯，忠诚、敬业、品行端正、能屈能伸、

◆有一年以上带领团队工作经验，对会务工作感兴趣，心理素质良好，个人修养言行至尊，能吃苦耐劳，心细、善于调整工作心态，执行力强；有良好的行业洞察力和职业敏感度及较强的数理分析及统计能力，有独立分析问题及解决问题的能力、团队精神佳。

会务工作岗位职责及要求

总公司会务总监岗位职责

一、负责保障公司每场课程的顺利进行及圆满结束；

二、负责协助、监督各分公司每场课程的会务工作及会务品质；

三、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系；

四、负责把每周计划及分公司当次课程现场情况上交和汇报给上级领导；

五、负责传达并协助上级领导的指示和工作给各分公司及会务组；

六、负责建立简单、高效、完善合理的会务系统；

七、负责严格执行、完善的会务绩效考核机制；

八、负责协助、监督主持人管理部的工作；

九、负责公司会务助教文化建设及宣导；

十、对总公司营运中心副总负责；

总公司会务副总监岗位职责

一、负责公司论坛活动会务的组织安排；

二、负责协助、监督各分公司每场课程的会务工作及会务品质；

三、负责把每周计划及分公司当次课程现场情况上交和汇报给上级领导；

四、负责协调各分公司会务组及各相关部门的工作关系；

五、负责协助总公司会务总监的工作；

六、负责总公司贵宾的接待工作；

七、负责公司会务助教文化建设及宣导；

八、对总公司会务总监负责；

总公司主持人管理部经理岗位职责

一、负责建立公司主持人培训系统；

二、负责建立公司主持人的选拔培养机制；

三、负责公司主持人的统一组织、调配、管理；

四、负责把每周工作计划上交给总公司会务总监；

五、负责收集公司每场大课主持人的客户意见反馈；

六、负责把每月大课主持人的情况总结按时上交给总公司会务总监；

七、对总公司会务总监负责；

总公司会务专员岗位职责

一、负责对公司会务资料文件归档，进行统一规范管理；

二、负责收集每场课程意见反馈及相关部门及人员对会务工作的建议；

三、负责把每周工作计划上交给总公司会务总监；

四、负责和各个分公司会务组进行日常沟通，并传达总公司的会务工作指示；

五、负责按时收集公司每场课程的会务情况总结；

六、负责公司每场课程前期的讲师跟开课分公司的衔接（联系上课讲师及讲师接待注意事项）工作；

七、对总公司会务总监负责；

分公司会务总监岗位职责

一、负责协调大课会务各岗位之间的工作；

二、负责协调会务各相关部门之间的关系；

三、负责大课及精品小课期间整个会场的监督、监控，保障大课的顺利进行；

四、负责每次大课及精品小课的财务预算、报销及成本的控制工作；

五、负责会务制度及流程的严格执行；

六、负责分公司区域助教文化的建设；

七、负责大课及精品小课会场的选址及会场的接洽工作；

八、负责监督会务组成员的各项工作并进行会务绩效考核；

九、负责在大课及精品小课后的第二天上午10：

00前把每次大课会务总结及每次大课优秀助教名单传真到总部会务部；

十、负责严格监督所在分公司每场研讨会的会务工作，并在研讨会结束后的第一天下午2：

00前把每场研讨会会务情况总结传真到总部会务部；

十一、对总部营运中心会务部总监负责；

场外总监岗位职责

一、负责安排及监督大课及精品小课场外各岗位的工作；

二、负责统一安排课前场外各岗位的培训及训练工作；

三、负责对课程签到现场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情况及时向会务总监汇报；

四、负责及时领取场外所需物品；

五、负责学员参会到场人数的统计，并把统计的人数及参会人员多的公司名单汇报给会务总监；

六、负责协调场外各小组及相关部门的关系；

七、负责严格实施场外会务岗位制度及要求标准；

八、负责保障大课场外会务工作的正常进行；

九、负责监督场外各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。

十、对分公司会务总监负责；

场内总监岗位职责

一、负责安排及监督大课及精品小课场内各岗位的工作；

二、负责统一安排课前场内各岗位的培训及训练工作；

三、负责助教的报名、集合点名、工作安排工作；

四、负责对课程现场实时监控，处理突发事件及客户疑问，对特殊情况及时向会务总监汇报；

五、负责及时领取场内所需物品；

六、负责协调场内各小组及相关部门的关系；

七、负责严格实施场内会务岗位制度及要求标准；

八、负责保障大课场内会务工作的正常进行；

九、负责监督场内各岗位工作，并充分发挥各小组长的能力。

十、对分公司会务总监负责；

后勤总监岗位职责

一、负责每场大课的物资准备，做好每场大课的物资预算需让会务总监签名并按时上交到总部行政部；

二、负责与总部行政部进行大课会务物资的接洽工作；

三、负责按时把每场大课的物资运送到会场，并按流程及相关手续进行物资发放；

四、负责安排后勤各小组岗位人员的具体工作，并监督各小组人员的工作是否按公司要求完成；

五、负责安排学员车辆的引导及消防安全；

六、负责助教交通、用餐、住宿等的安排；

七、负责建立完善合理的后勤系统，让后勤工作更加系统化、流程化、高效化、合理化；

八、负责建立完善合理的大课物资仓库保管流程及系统；

九、负责严格实施后勤会务制度；

十、对分公司会务总监负责；

会务制度

一、公司会务内部制度规定

1、树立强烈的责任意识，工作积极认真，全力以赴，发扬聚成精神。

2、做助教期间，绝对服从上司安排，没有任何借口，有不服从者立即永久取消助教资格。

3、做助教期间不得随意请假，如有特殊情况，需向会务总监请假、批准；未经请假，擅自没来或离开者，一律取消半年的助教资格。

4、迟到1-10分钟，助教每人次乐捐20元，会务组人员每人次乐捐50元；迟到11-30分钟（含11、30分钟）之间，助教每人次乐捐50元，会务组人员每人次乐捐100元；迟到30分钟（不含30分钟）以上，取消当次课程助教资格，会务组人员降级处理，如有特殊情况，需向大家说明。

5、未经允许不得擅自离开工作岗位，特殊情况需找人顶替岗位，不得擅离职守，违反者取消当次课程助教资格。

6、严格按公司规定的助教服装统一着装（上半身着公司T恤或公司规定职业衬衫，下半身着深色裤子，深色皮鞋、袜子），男生发型一律为短发，必须打上啫哩（定型）水，并梳理好发型；女生长发必须扎起来，长发、短发都必须打上啫哩（定型）水，并梳理好发型，同时必须化淡装，否则取消当次课程助教资格或每人次乐捐50元。

7、当天课程在中午结束时，需整队集合检讨、反省、总结；当天课程结束时，要积极清理现场废弃物品，同时需整队集合检讨、反省、总结，不得擅自离开；如有突发情况，马上进行调整，并检讨、反省、总结。

8、守门者要严格坚守只认牌不认人原则，没有严格坚守者，一律永久取消守门助教的助教资格；连带责任者，降级处理。

9、助教及非助教人员不得以任何借口为客户领取座位牌，一经发现立既永久取消教及听课资格，并通报批评。

10、会务组人员不以身作则，带头违反会务制度规定者，立即降级或开除处理。

11、公司所有会务、助教团队必须统一思想、统一文化，建立可传承的助教文化，语言（礼貌用语、及处理问题的方法）、动作、笑容、形象（服装、发型等）必须高度的统一。

二、《聚成公司大课会务规范须知》

1、会场总监在课程举办期间（星期五~星期日）有权力要求分公司总经理级以上人员配合会务工作，但严禁徇私舞弊行为，一经发现当即取消总指挥资格；

2、每次大课规定助教人数40人以内（含会务总监及三位职能总监）；

3、凡举办课程所在地本部目前所属各分公司累计业务小组数（有设组长）在三十个以内者，每小组每次大课派出人员不得少于三位；小组总数在三十个以上，各小组派出人员不得少于两位；所有人员经会务部门审核，凡被选定为助教者，各部门负责人须全力支持其工作；

4、各业务部门组长、主管、经理、总监及分公司总经理，日常对于大课会务工作的支持力度，将列入个人晋升及每月评估的重要考核标准；

5、凡公司内部人员（未购学习卡者）需要以学员身份参加大课学习者：

a、内部成员参会须在确保客户参课席位满足情况下方可批准；

b、总公司人员先由各部门现有负责人拟定名单，并签字确认，于大课前3天（仅限于公司内部人员业务相关课程，如销售、服务等）内申报总公司营运中心会务部，经批准方可参加；

c、分公司人员在五人以内由分公司片区总经理核定名单并签字批准，再由分公司会务总监审核同意后方可办理入场手续，办理时间为第一天早上9：

30，申请人数五人以上，须申报总公司营运部，经核定批准方可参加；

d、分公司外派人员听课标准按《分公司外派人员听课规范》执行；

e、凡是公司批准参会人员在非会务总监允许下不得占坐嘉宾位；

6、助教人员不得以任何借口为客户领取座位牌，一经发现以开除论处，并通报批评；其他非助教人员，严格按正常手续办理；

7、总公司及各分公司总监级以上人员凭有效入场牌方可自由进入会场，入场牌限个人使用，不得转借他人，一经发现，永久性取消参会资格，入场后应积极配合会务工作，服务学员；

8、各会场守门人员须严格把关，坚决实行认牌不认人政策，如出现问题，责任由当事助教承担，并追究现场助教领导相关责任；

三、《关于会务工作规范的补充规定》

1、总公司、分公司的代经理、经理、总监、副总、总经理及总经理以上人员，参与助教工作时，必须遵守会务制度规定，服从上级的安排，如有违反会务制度规定或不服从上级安排者，一律永久取消会务助教资格，并全公司通报批评。

2、总公司、分公司的全部人员，任何人都不得在开课现场无故干涉、影响会务工作，如有违反者，当地当次课程的会务总监有权对当事人予以适当的处罚，有不服变本加厉者，上报总公司营运中心，由总公司营运中心解决、处理并予以全公司通报批评。

3、凡公司所有内部人员（本人未购学习卡者）需要以学员身份参加大课学习者：

a、内部成员参会须在确保客户参课席位满足情况下方可批准；b、分公司人员在5人以内（含5人）由分公司片区总经理须在开课前2天核定名单并签字批准，再由分公司会务总监审核同意后方可办理入场手续，办理时间为第一天早上9：

30；申请人数5人以上，须在开课前2天申报总公司营运部，经核定批准方可参加，在开课前1天或开课当天申请无效；c、分公司外派人员听课标准按《分公司外派人员听课规范》执行；d、学习顾问不能代替客户签到，如有客户特别要求者，需出具客户的委托证明（需加盖公章并签字）方可办理入场手续，其他方式一律无效，不能办理入场手续。

如有违反者，发现一律开除并全公司通报批评。

4、每次大课期间,分公司总经理只限批准参加大课的5个以内（含5个）名额，无权批准参加精品班的名额。

分公司总经理不得滥用听课批准权，如所派听课人员行为造成会务阻碍，影响会务工作，立即取消该分公司总经理审批权。

5、分公司送大课赠票给5位（不含5位）嘉宾以上需上报到总公司营运中心审核批准,在批准名额范围内,嘉宾的学习资料（当次课程讲议、资料袋、笔、学员牌）、水等费用由总公司承担；如分公司擅自将批准名额外的嘉宾请到大课现场，所超出名额按每人次800元人民币算，所超出名额费用全部由所在分公司承担，由总公司财务执行。

6、超出学习卡规定次数的客户，在有续卡意向的情况下，可由分公司总经理担保办理听课入场手续，其他人担保无效；如后续没有续卡，所超出次数费用按每人次800元人民币全部由分公司总经理承担，由总公司会务部、客户部、财务部监督执行。

7、总公司及各分公司总监级以上人员凭有效参会牌方可自由进入会场，参会牌只限本人使用，不得转借他人，一经发现，永久性取消参会资格，并当场收回参会牌；参会牌只限大课使用，精品班课程使用无效；入场后应积极配合会务工作，服务学员。

9、分公司会务组人员（包括：

大课、精品班）的调动、任命与罢免权归属总公司营运中心会务部。

四、《关于公司会务物资规范管理的通知》

为了更好的适应公司快速发展需要，更有效的规范公司会务物资使用，经总公司营运中心、财务中心、行政部研究决定，各分公司会务组必须严格按照以下流程及制度规定执行！

一、会务物资规范管理的流程制度规定：

1、分公司会务组必须在每个月底25日之前做好下个月度的会务物资预算（分公司大课会务用品申请表），并传真给总公司行政部；每周一必须做好会务费用预算，于每周一下午六点前交到分公司财务部复核后给分公司总经理签字确认，分公司总经理签字确认后由分公司财务部传到总公司财务部审核；

2、分公司会务月度物资预算由总公司会务部、财务中心审核完后，由总公司行政部进行会务物资的筹备工作，筹备完后，统一由总公司财务部仓管发放会务物资到各分公司；

3、分公司会务组接到会务物资后，必须进行数量的清点查收工作（如有问题应及时反馈到总公司财务部仓管），清点无误后，方可由会务组后勤总监按要求及规定发放使用；

4、正常的会务大课物资消耗以“大课签到人数”为准，公司手提袋、学员讲义、公司圆珠笔均为签到学员每人一份，根据公司会务规定大课助教每人一份课程讲义，如有特殊嘉宾需要学员资料，必须要有分公司会务总监签字才可领取，每一份物资的去向必须要有详细的清单，同时要分公司会务总监签字确认，并于课程结束后的第一个工作日下午六点把《大课会务消耗用品报表》交到分公司财务部；会务物资实际的领取数量跟实际的使用数量及库存之间的差额部分必须要有注明详细的去向及有会务总监签字确认方可，如没有注明详细的去向及会务总监的签字确认，则所有差额部分的费用由分公司会务总监、后勤总监、场外总监共同承担；

二、望各分公司及分公司会务组严格按照以上流程制度执行！

五、《关于分公司大课外派人员听课规范》

各分公司：

为了提高分公司外派人员的听课效率，总公司特制定外派人员听课范围及听课资格标准（所听课程要对外派人员本职岗位有直接的辅导性作用），例如：

适合学习顾问的课程：

《客户服务》《打造你的巅峰团队》《销售问题解答》

《提高客户满意度》《电话行销》《面对面顾问式销售》

《高效时间管理》《性格分析魅力行销》《高级商务礼仪》

《企业收款催债策略》《人生发展与职业生涯规划》

适合经理级别的课程：

除包含学习顾问的课程外还可参加

《销售经理训练营》《总裁领导与管理》《企业团队执行力》

《博士家长培训》《品牌核心竞争力》《魅力女性精英班》

《中国式管理总裁特训》《卓越企业卓越领导力》

《销售团队管理》《中国式管理—组织行为学》

《营销管理与市场策略》《孙子兵法与企业管理》

外派人员听课资格标准：

学习顾问助理、学习顾问：

业绩2万/月，曾经做过三次大课助教；

经理级（含代总监、代经理）：

业绩（团队）8万/月，做过三次大课助教。

六、《分公司职员课程申请表1、2》

分公司职员课程申请表1

请结合您的岗位、所在部门及企业发展需求，在下列2006年度公司大课中请认真、负责、科学选择针对自身现有岗位工作性质的适合课程。

听课人数5人以内（含5人）用此申请表。

日期

主讲人

课程名称

申请人

姓名

分公司名称

申请听课的原因及理由

分公司会务总监签字：

年月日

分公司总经理审批意见：

年月日

分公司会务组、分客户中心各存1份

分公司职员课程申请表2

请结合您的岗位、所在部门及企业发展需求，在下列2006年度公司大课中请认真、负责、科学选择针对自身现有岗位工作性质的适合课程。

听课人数超出5人以上（不含5人）用此申请表。

分公司传真:

日期

主讲人

课程名称

申请人

姓名

分公司名称

申请听课的原因及理由

分公司总经理签名：

年月日

总公司营运中心负责人审批意见并签名：

年月日

会务部、客户中心及申请部门各存1份

总公司传真

七、《大课费用报销标准》

为了使大课报销更加清晰明确，加快公司大课费用支付速度，特制定以下标准（06-10月暂试行，如有异议请及时与总部财务部沟通）如下：

一、助教费用标准

1、住宿标准：

大课期间助教住宿标准：

30元/天﹡人。

2、助教用餐标准：

（元/人/天）

大课期间助教早餐5元/人、中餐10元/人。

3、助教交通费用标准：

（元/人）

大课期间从星期五——星期日共三天，三天补助交通15元/人。

特殊情况需打的，要注明具体情况，由总公司营运部副总签字。

二、会务费用标准

1、学员用水标准：

（两天）

●春、秋、冬等季节用水数量=人数×2+200支

夏季用水数量=人数×6+400支

●表中水的型号为355ml，每瓶水单价为0.4元（特殊情况需总部审批）

●例如：

（春季用水）

人数

两天水数

单价

合计

200人

600支

0.375-0.47

225-282

300人

800支

0.375-0.47

300-376

400人

1000支

0.375-0.47

375-470

500人

1200支

0.375-0.47

450-564

2、讲师水果标准：

大课期间两天共100元

3、演出费用标准：

歌唱类：

100元/曲小品、杂技类400元/个

4、主持费用标准：

大课期间100元/天200元/2天

5、DJ费用标准：

大课期间每人补助50元/天

6、特殊签到台通讯费用标准：

大课期间：

补助50元/次、一次两天。

7、杂费：

根据实际需求，按以下标准实施，以不超过标准为限，特殊情况需另审批。

三、讲师费用标准

1、讲师招待费用标准：

1．1讲师招待费用标准：

李践老师招待费用按公司协议自理（已包括在课酬中）。

1．2讲师招待费用包括其随从一名讲师助理的费用。

1．3表中每天住宿标准和用餐标准实行总体平衡的原则。

2、讲师其他费用：

一般情况讲师报销范围外其他费用自理，特殊情况，向总公司财务及董事长申请报批。

※以上所有报销单原则上必须持有正规发票（含当地行政性收费收据），并附有酒店结算清单、饭店结算清单、商场购物清单，否则公司将不予报销（特殊情况除外）。

※本标准经公司董事会批准后于下发之日起实施试行，各下属公司（部门）严格执行，超出费用