发挥合约经理在项目合约管理中的作用.docx

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发挥合约经理在项目合约管理中的作用

当好合约经理

发挥合约经理在项目合约管理中的作用

工程项目施工管理以合同为最高行为准则，围绕合同的规定展开各项活动。

合同履行管理是实现合同目标的重要管理过程，是合同管理工作的关键。

项目合约经理受公司的委托，协助受派项目的项目经理负责项目合同履行方面各项具体工作，是合同履行管理的主要责任人之一。

项目合约经理的积极作用应充分体现在合同履行管理的全过程中。

项目合约经理要充分发挥他的积极作用，必须具备一定的政治素质和业务水平，以适应该管理岗位的工作需要，一般应包括：

1、具有高度的法律意识、合同意识和风险意识，能够熟练掌握和运用与施工管理业务相关的法律、法规、工程建设强制性标准和行业管理的各项规定，依据法律法规履行合同、管理项目、控制风险，保护企业的合法利益。

2、能够熟练掌握和贯彻执行企业合同管理相关的各项规章、制度、及时向企业主管部门反馈执行情况。

3、熟悉施工工艺和施工技术，具有丰富的施工项目合约管理经验，能够熟练掌握合同文件，全面理解、正确解释合同条款，有较高的业务水平和经济理论水平，有较强的文字组织和语言表达能力。

4、具有较强的责任心、事业心和敬业精神，思维敏捷，精力充沛，能够执着地、创造性的展开工作。

5、具有丰富的社会实践经验，有较强的判断能力，决策能力和有效的沟通能力。

工程项目中标并签订施工合同后，合约部在合同总体分析的基础上会经营、技术等相关部门以会议的形式向项目经理、项目合约经理、项目技术负责人等项目经理部门主要成员进行书面的合同交底，移交合同文本（副本）和投标报价的相关资料。

项目合约经理应认真接受交底，做好交底记录。

项目合约经理接受合同交底后，应认真研究合同文件，结合总体分析和合同交底等相关资料，对合同文件进行详细分析，制作合同事件表，把合同规定的内容落实到合同事件上，找出合同履行中应注意的事项、可能出现的问题，制定应对措施，组织编制《项目合同履行策划书》，并对项目经理部的管理人员和其他相关人员分别进行必要的合同交底，分解合同管理目标，落实合同管理责任，把合同的责任分解到具体施工部位、工序、工种和岗位上。

项目合约经理应针对合同履行管理工作分别制定总体计划，分段计划和短期计划，定期进行检查、纠编，对项目合同履行的全过程实施系统的动态管理和控制。

精细管理，是项目合约经理实施合同履行管理、展开各项具体工作的基本要求。

项目合约经理应带领项目经理部成员认真学习合同文件，熟练掌握合同的各项规定，“天天念合同经”，切实做好以下几个方面的工作。

一、合同各方权力，义务履行情况的管理

项目合约经理应根据项目合同及其实施的具体特点，以施工合同（总包合同为主合同，其它合同为从合同）为核心，建立合同结构图，对于项目实施相关的合同进行统一管理。

合同结构图中应包括施工合同、分包合同、业主指定分包的分包合同。

分别分析，整理从合同对主合同（施工合同）的影响，合同各方主体在相应合同履行中的权利、义务和违约责任，以及享有权利，履行义务承担违约责任的各种条件、时效和程序，绘制便于管理的责、权、利关系图。

在合同履行的全过程中，项目合约经理应协助项目经理代表企业全面履行合同约定的各项义务，充分利用合同约定的各项权利，督促合同对方全面履行合同义务，依法（包括合同的规定）处理（或通过企业）合同履行中的各类事件（包括风险事件，索赔事件以及其他的突发事件或异常事件），控制并实现合同约定的各项目标。

二合同履行的风险管理

施工合同履行的“特”、“长”、“多”、“广”的特点，决定了施工合同履行的高风险。

项目合约经理对合同履行风险应当有充分的认识，能够正确的识别和合理地分类合同履行存在的风险因素，预测、分析、评价、处理、控制风险事件，减少风险可能给企业带来的损失。

1预测风险事件

通过调查相关资料，利用以往的经验（必要时向专家求教）对影响工程施工和正常履约的风险因素分别按项目系统要素、项目的管理过程和管理要素、风险对目标的影响、以及合同文件本身存在的风险对风险因素进行预测、整理、归类、形成供分析、评价、处理的若干风险事件。

2分析评价风险事件

对风险事件进行分析评价，测定风险量。

风险量的测定取决于风险可能发生的概率和一旦发生对工期和成本的影响程度。

其测定方法包括预测技术、统计、总体研究、灾害分析、财务分析等。

3处理风险事件

处理风险是风险管理的重要环节，是风险管理成功与否的关键所在。

在合同履行过程中，要不断的收集和分析各种信息和动态，捕捉风险的前奏信号，以便更好的准备和采取有效的风险对策，通过风险控制、风险转移和风险自留等方法，合理、有效地处理风险，减少和挽回风险造成的损失。

三合同履行中的工程变更管理

工程项目实施过程中，工程变更是不可避免的，经常发生的。

工程变更是合同变更的表现形式。

项目合约经理应清楚的了解工程变更的类型及其申报审批程序，结合项目投标报价的情况（包括策略、失误和机会），与项目经理和技术管理人员共同研究制定工程变更管理计划，通过工程变更计划的实施，实现投标报价的策略（如不平衡报价），减少和挽回投标报价中失误可能造成的损失，寻找新技术、新材料、新工艺应用可能带来赢利的机会，采用主动申请变更的方式，降低成本、增加收益。

在工程变更管理中，项目合约经理应熟练掌握工程变更合同价款调整的原则和确定变更合同价款的程序，工程变更确认后，及时向业主（或通过监理）提交变更申请和费用增加、工期延长以及其他影响的报告，办理、完善确认手续。

四、合同履行中的签证管理

项目合约经理在合同履行的签证管理环节中应注意签证的及时性，签证文件的规范性、有效性，以及签证文件积累的管理。

项目合约进经理应组织项目人员学习、贯彻执行局合同管理办法关于签证管理制度、要求，明确项目经理部签证管理的流程；规范签证文件的格式，审查报送业主的或签发给分包商的签证文件的内容，力求文字表述能够准确反映权利、义务关系，以便于工程结算工作。

向业主报送的签证文件，由签证人及时填写签证文件，经项目合约经理审核、项目经理确认后报送业主审批，避免签证的技术与经济分离或签证效力不足的状况。

报送时，要有业主签收的记录，同时备份备查，便于及时向业主提出索要确认意见的催告。

对分包商的签证要有时间、时限要求，办理时应有项目经理部安排工作的管理人员签发，经项目合约经理审核、项目经理签字确认后，方为有效，一试两分，其中一分留存项目资料员处统一分类、管理，避免乱安排、乱签证的现象。

五、合同履行中的索赔管理

“中标靠低价，盈利靠索赔”，这已经是施工行业公认的游戏规则。

作为项目合约经理，必须对索赔的补偿性、索赔的成立要件、索赔的证据以及索赔的程序有清醒的认识，要重视索赔、敢于索赔、善于索赔。

“索赔”的关键在于“索”。

施工合同履行中，明显的或潜在的索赔机会很多且经常出现，但这并意味着我们就能够获得相应的费用补偿或工期补偿。

1、如果不能够及时主动地提出索赔申请，业主不会主动给予任何补偿；

2、如果提出的索赔依据不充分，业主也不会同意其索赔要求；

3、如果提出的索赔费用计算方法不符合规定，业主又会大幅度扣减索赔费用。

因此，在索赔管理工作中，能否及时、全面地发现潜在的索赔机会，及时得到应得费用补偿和工期补偿，与项目经理、项目合约经理的经验、素责和业务水平存在着密切地关系。

索赔管理应贯穿于合同履行的全过程，它是合同履行管理的关键。

项目合约经理要认真分析合同文件和合同履行环境，整理出可构成索赔的因素、索赔机会和索赔成立的条件，汇总、分类，预测索赔事件，研究索赔策略，制定索赔计划，用计划指导索赔工作。

项目合约经理在索赔管理中应做到：

1、研究合同，寻找索赔机会。

研究合同是对施工合同完整、全

面、详细的分析，切实了解合同约定的自己和对方的权利、义务，预测合同风险，分析进行合同变更和索赔的可能性，寻找明显或隐含的索赔基础（因素）和依据，采取最有效的合同管理策略和索赔策略。

在整个合同履行过程中都要随时结合施工现场的实际情况，结合法律法规进行分析研究，以全面履行合同，尽量避免承担违约风险，同时不要漏掉我们应得的任何利益，及时合理的提出索赔。

2、加强合约履行管理，捕捉索赔机会。

在合同履行合同中，项目合约经理应随时掌握合同履行动态，捕捉已经显现和将要出现的索赔机会，把握机会，及时索赔。

常见的索赔机会有：

（1）业主行为潜在着索赔机会

（2）业主代表的行为潜在着索赔机会

（3）设计变更潜在着索赔机会

（4）合同文件的缺陷潜在着索赔机会

（5）施工条件与施工工艺的变化潜在着索赔机会

（6）国家政策、法规的变化潜在着索赔机会

（7）市场变化潜在着索赔机会

（8）不可抗力潜在着索赔机会

（9）不可预见因潜在着索赔机会

（10）分包商违约潜在着索赔机会

（11）供应商违约潜在着索赔机会

3、收集、积累原始材料，保证索赔证据的完整性。

在合同履行中，项目合约经理应注意所有原始资料的收集、整理和保管，以便在索赔事件发生时能及时提供齐备的资料证明

4、运用科学的索赔方法，提高索赔成功率。

项目合约经理应熟悉索赔业务，注意索赔策略和方法，严格按照合同规定的要求和程序提出索赔，编报索赔报告，合理运用索赔技巧，实现索赔目标。

索赔报告一般应符合以下要求：

（1）保证索赔事件的真实性

（2）责任必须分析清楚、准确

（3）强调索赔事件的突发性

（4）文字简洁、用词委婉，计算准确

索赔谈判是索赔的关键，要据理力争，要有耐心，反复向对方摆事实、讲道理，适当利用公关方法，力争索赔成功。

我方不能按合同规定履行责任和义务，也将给合同对方带来向我方索赔的机会。

因此，索赔管理还应包括预防和处理业主、分包商、供应商、租赁方等合同对方向我方的索赔，分析对方可能索赔的因素，通过计划管理，合理履行合同义务，有效控制索赔事件的发生，避免减少经济损失。

六、合同履行中的沟通管理

1、项目经理部内部关系的沟通

项目合约经理应对项目经理部全体管理人员进行合约管理相关知识的宣传、教育工作，提高全员的法律意识、风险意识、履行意识和索赔意识，使大家紧紧围绕合同的规定，按《合同履行策划书》的计划展开各项工作，落实各项预防、控制和处理措施。

保持与各管理人员之间经常性沟通，及时了解合同履行状态，调动项目管理人员参与合约管理的积极性，充分发挥集体智慧的作用，共同研究、分析现状可能引发的各种风险、潜在的索赔机会，调整工作计划和应对措施，合理处理风险、实施索赔，使合同履行的全过程始终处于受控状态。

2、与主管部门的沟通

项目合约经理应带领项目成员贯彻落实局有关合同管理的各项规章制度，定期向合约部门填报各种合同管理台帐、报表，真实反映项目经理部的合同履行状态、企业规章制度和经营策略的执行情况，请示重大异常履约事件的处理，执行上级业务部门的指导行意见、建议和要求，按照局合同管理的总体要求全面履行合同。

3、与外部关系的沟通

项目合约履行涉及的外部关系复杂，主要有建设单位、监理单位、设计单位、分包单位、供应商、租赁商、政府行政的各职业部门等。

项目合约经理作为项目经理部的商务经理，应协助项目经理加强与外部关系单位的沟通，营造和谐、健康的各方面的关系，为合同的正常履行创造良好的外部环境。

工程变更、签证、索赔、工程量的确认、工程款支付以及竣工结算等合同事件贯穿于整个合同履行过程中，这些合同事件的处理往往需要通过谈判的方式来完成，外部关系的好坏严重影响着谈判结果。

有这样两句话总结的就很好：

有时谈判前的沟通比谈判本身更重要；许多成功的谈判往往是在谈判桌下达成协议的。

七、合同履约的总结

工程项目完工后，项目合约经理负责按照企业档案管理的要求整理、汇总项目经济资料移交相关部门存档，组织编写《合同履约总结》，对项目合同签订、履行的过程管理与工作成果进行全面的总结、分析和平价。

总结其中的成功经验，找出存在的不足、问题、缺陷、和失误，提出避免、弥补、改进的意见或建议。

总结内容应包括：

1、合同订立过程情况评价

2、合同条款的评价

3、合同履行情况的评价

4、合同管理工作的评价

《合同履约总结》提交企业合同管理部门，企业合同主管部门，将各项目总结出的经验教训分类整理成案例，作为内部业务培训的素材，定期或不定期的组织企业合同管理人员学习、交流、研讨。

细节决定成败，执行力决定效果。

项目合约经理在整个项目合同履行过程中，要跟踪、收集、整理、分析影响合同正常履行的各类因素的变化，制定并调整管理计划和控制措施，检查执行情况和实施效果，准确、详实的记录合同履行过程中的各类有效的原始资料，规避风险，捕捉商机，在管理细节和细节管理上很下功夫，对合同履行实施系统地、动态的管理和控制，全面履行施工合同，实现合同目标，降低施工成本，为企业赢得更大利益。