01如何在Office 中启用修订和批注功能Guo.docx
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01如何在Office中启用修订和批注功能Guo
如何在Office2007中启用修订和批注功能
Word2007文档修订功能
由于Office2007的用户界面较之前的版本发生了重大变化，因此很多我们以前司空见惯的东西可能一下子还不大容易找到，当然这些功能并非消失或被去除，关键是如何将其找出来。
当我们打开MicrosoftWord窗口后，虽然窗口底部的状态栏显示了页码、语言两项内容，如果打开某个文档，那么这里还会增加显示字数、拼写和语法检查等内容，不过我们在审阅文稿时非常实用的“修订”图标，默认设置下并未出现在这里，想找出Word2002/2003版本中的“工具”→“修订”，却由于用户界面的变化，一时之间也无法找到所需要的内容。
过去，在所有版本的Word中都可以使用的“Ctrl+Shift+E”组合键激活修订功能的方法，在Word2007中已经无法使用，请按照下面的步骤进行操作：
Word文档修订内容的打开与关闭方法
（1）
Word2007里可以自定义状态栏，向其添加一个用来告知您修订是打开状态还是关闭状态的指示器。
在打开修订功能的情况下，您可以查看在文档中所做的所有更改。
当您关闭修订功能时，您可以对文档进行任何更改，而不会对更改的内容做出标记。
打开修订
·在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。
若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修订”。
单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。
注释如果“修订”命令不可用，您可能必须关闭文档保护。
在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“保护文档”任务窗格底部的“停止保护”。
（您可能需要知道文档密码。
）
设置修订标记（如采用默认设置的标记，此项可略）
1、审阅→修订→修订选项，在对话框中选定修订标识方式。
2、分别为设定“插入的内容”、“删除的内容”、“修改过的格式”、“修改过的行”的标记和颜色，等等。
3、确定。
关闭修订
当关闭修订时，您可以修订文档而不会对更改的内容做出标记。
关闭修订功能不会删除任何已被跟踪的更改。
也即，关闭修订功能前做的更改内容保留标记，关闭修订功能后做的更改内容不保留标记。
打开、关闭修订功能的快捷方法——向状态栏添加修订指示器
右击该状态栏→单击“修订”→状态栏出现“修订指示器”。
单击状态栏上的“修订指示器”可以打开或关闭修订。
文档修订信息的保留和显示
⑴当需要修订文档，但不需要保留和显示修改信息时设置为：
右键点状态栏→修订：
关闭；
⑵当需要修订文档且需要保留和显示修改信息时设置为：
右键点状态栏→修订：
打开；
⑶当修订文档过程中，如决定某些修改信息要保留而另些修改信息不需要保留时，可随时通过调整“修订：
打开”或“修订：
关闭”功能，来达到挑选保留或不保留修改信息的目的。
取消修订
要点要取消修订，请使用“审阅”选项卡上“修订”组中的“接受”和“拒绝”命令。
·在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。
Word文档修订内容的打开与关闭方法
（2）
第1步：
启用修订
右击任务栏，从快捷菜单中选择“修订”，此时任务栏中会出现“修订”的图标，但默认状态是“Off”，单击此图标重置修订状态为“On”，此后你一旦添加或是删除字符，Word2007立即会以下某种方式显示；⑴设置为：
“审阅”→“批注框”→“以嵌入方式显示所有修订”时，修订结果的显示为：
以醒目的红色进行提示，添加的字符会增加一条下划线，删除的字符还会增加一条中划线，不显示批注框。
⑵设置为：
“审阅”→“批注框”→“在批注框中显示修订”时，修订结果的显示为：
添加的字符会增加一条下划线，删除的字符在批注框中标注；⑶设置为：
“审阅”→“批注框”→“仅在批注框中显示批注和格式”时，修订结果的显示为：
对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。
建议：
仅对文档进行修改时，采用⑵设置；
第2步：
激活审阅窗格
如果仅仅只是显示红色的下划线或中划线，你可能还是觉得不是很清晰，因此我们可以激活审阅窗格，这样看起来就直观多了。
切换到“审阅”标签页，在“审阅窗格”下拉菜单中选择垂直窗格或水平窗格，前是显示在页面的左侧，后者是显示在页面的下方，在这里可以清楚的了解到当前文档进行的所有修订，包括插入、删除、移动、格式、批注等操作。
第3步：
处理修订
对于他人作出的修订，我们可以选择“接受”或“拒绝”，既可以针对其中的某一条进行处理，也可以针对所有修订进行处理，如果希望将这些修订打印出来仔细校对，可以调出“打印”对话框，在这里将“打印内容”设置为“显示标记的文档”，即可将包含修订、批注在内的文档完整打印出来。
当然，如果你只希望打印出修订、批注，那么请将打印内容设置为“标记列表”。
Word2007文档审阅功能
日常工作中，某些文件需要领导审阅或者经过大家讨论后才能够执行，其他人员就需要在这些文件上进行一些批示、修改。
市油脂公司的张洁利用Word2007的审阅工具，通过网络轻松实现了公司“2007年第四季度营销计划书”的文件审批工作，改进了工作流程，大大提高了办公效率。
下面我们就来看看她是怎么做的。
新旧对比
Word2003：
审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。
Word2007：
审阅已经成为一个主要工具，大大增强了功能，可以比较合并不同版本或作者的文档，集成了文档保护功能。
在Word2007中，进行文件的审阅工作，主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。
共享欲审阅文档
由于这几年公司已经建立比较完善的局域网，因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中，这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。
在“保存类型”中选择“word97-2003文档（*.doc）”文件格式，单击“保存”按钮即可。
小提示：
由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档，保存文档时，尽量采用老版本格式，即doc文件类型。
专业化的审阅操作
当王经理需要审批张洁所报送的文件时，使用Word2007打开共享文件夹中的“2007年第四季度营销计划书”，然后单击菜单栏上的“审阅”菜单，即可弹出“审阅”浮动工具面板，在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了。
1.启用修订功能
王经理在阅读这个文件过程中，看到一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击“审阅”浮动工具面板中的“修订”按钮，就可以进入文件的修订状态了。
在修订过程中，王经理觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击“批注框”按钮，然后选择“仅在批注框中显示批注和格式”命令，这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。
新特性：
相对Word2003来说，Word2007在标记的显示方式上变化很大，Word2003只能够显示“最终状态”、“原始状态”两个选项，而单击Word2007工具面板上的“显示已审阅”按钮，就会列出四种显示方式：
显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。
其中Word2007的“显示标记的最终状态”、“显示标记的原始状态”与Word2003的“最终状态”、“原始状态”功能相同，而Word2007新增加的“最终状态”、“原始状态”，能够直接查看文档未修改前或者修改后，且没有显示标记的文档状态。
2.通过审阅窗格查看
虽然在文件中的所有修改，都会用标记或者批注框予以标志，但是查看起来还是太费劲，而王经理通过审阅窗格，就可以迅速查看对文件的各种修改操作了。
启动审阅窗格时，单击工具栏上的“审阅窗格”按钮，然后选择一种显示方式，比如“垂直审阅窗格”选项，即可在右侧的单独窗格中，显示对文件的所有修订操作了。
而单击这个窗格上右上角的“显示详细汇总”按钮，就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。
3.给修订文档添加保护锁
文件修改完毕后，王经理准备将它存放在张洁的共享文件夹中，但是担心被别人恶意修改，怎么办呢？
还好Word2007充分考虑到这一点，在“审阅”工具面板中新增加了“保护文档”功能。
为文档设置保护密码时，单击“保护文档”按钮，在弹出的“保护文档”任务窗格中，从“编辑限制”下面的“仅允许在文档中进行此类编辑”列表中选中“未做任何更改（只读）”选项。
然后单击下面的“是，启动强制保护”按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，这样王经理就可以将密码告诉张洁，而其他人在打开这个文件时，由于不知道密码就只能够浏览文档，而无法进行修改。
小提示：
当需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时，必须先打开文档，然后单击工具栏上“审阅”菜单中的“保护文档”按钮，然后单击弹出任务窗格中的“停止保护”按钮，在弹出的对话框中输入密码，从而取消对文档的保护。
设置多种显示方式合并文档
由于王经理在文件“2007年第四季度营销计划书”进行了很多修订，内容变化很大，因此张洁需要将这些修订内容与原文件进行比较，同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。
比较合并文档时，张洁单击“审阅”工具面板中的“比较”按钮，然后选择“合并多位作者的修订”命令，在弹出的“合并文档”对话框中，单击“原文档”右侧的打开按钮，选择要比较的原文档，如“××公司2007年第四季度营销计划书.doc”；单击“修订的文档”右侧的打开按钮，选择修订后的文档，如“××公司2007年度第四季度营销计划书（wangkai）.doc”，然后单击“确定”按钮。
小提示：
如果需要对比较合并操作的项目做进一步的精确设置，比如是否比较大小写更改、文本框、域以及修订的显示位置等，可以从“合并文档”对话框中的“比较设置”以及“显示修订”等选项中设置。
如果没有显示这些选项，可以单击这个对话框中的“更多”按钮。
整个窗口被分为四个部分：
右侧是两个子窗口，分别为显示原文档以及修订后的文档；中间为合并的文档；左侧则为审阅窗格。
在比较各个文档过程中，可以通过这两个子窗口任意查看各个子文档中的内容，但是不可以进行再编辑，而在合并后的文档中可以进行编辑。
小提示：
如果觉得这种显示模式，窗口太拥挤，则可以不显示原文档以及修订文档或者仅仅显示其中的一个子文档。
合并文档时，操作也很简单，张洁在“合并的文档”窗口中，单击进行准备接受修订意见的某处位置，然后单击“接受”按钮，从其中选择“接受修订”命令即可。
如果需要接受所有的修订，选择“接受对文档的所有修订”命令即可。
文档合并完毕后，单击“显示以审阅”按钮，从其中选择“最终状态”命令，以取消文档中的各种修订标记，合并后文档临时名称一般为“合并结果×”（×为合并文档序号），如：
合并结果4，最后单击工具栏上的“保存”按钮，将合并文件保存。
新特性：
Word2007除了能够对不同作者的文档进行比较合并外，还可以对同一作者的不同版本文件进行比较合并操作，进行这种操作时，单击“比较”按钮，然后选择“比较文档的两个版本‘精确比较’”命令，其余操作与对不同作者的文档进行比较合并基本相同。
审阅Word2007文档中的各修订和批注
在MicrosoftOfficeWord中，可以跟踪每个插入、删除、移动、格式更改或批注操作，以便在以后审阅所有这些更改。
为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况下，Word显示修订和批注。
“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。
“审阅窗格”中显示了文档中当前出现的所有更改、更改的总数以及每类更改的数目。
当审阅修订和批注时，可以接受或拒绝每一项更改。
在接受或拒绝文档中的所有修订和批注之前，即使是您发送或显示的文档中的隐藏更改，审阅者也能够看到。
审阅修订摘要
“审阅窗格”是一个方便实用的工具，借助它可以确认已经从您的文档中删除了所有修订，使得这些修订不会显示给可能查看该文档的其他人。
“审阅窗格”顶部的摘要部分显示了文档中仍然存在的可见修订和批注的确切数目。
·在“审阅”选项卡上的“修订”组中单击“审阅窗格”，在屏幕侧边查看摘要。
若要在屏幕底部而不是侧边查看摘要，请单击“审阅窗格”旁的箭头，然后单击“水平审阅窗格”。
若要查看每类更改的数目，请单击“显示详细汇总”。
按顺序审阅每一项修订和批注
1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。
2、请执行下列操作之一：
·在“修订”组中，单击“接受”。
·在“修订”组中，单击“拒绝”。
·在“批注”组中，单击“删除”。
3、接受或拒绝更改并删除批注，直到文档中不再有修订和批注。
为了确保所有的修订被接受或拒绝以及所有的批注被删除，请在“审阅”选项卡的“修订”组中单击“审阅窗格”。
“审阅窗格”顶部的摘要部分显示了文档中仍然存在的修订和批注的确切数目。
一次接受所有更改
1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。
2、单击“接受”下方的箭头，然后单击“接受对文档的所有修订”。
一次拒绝所有更改
1、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。
2、单击“拒绝”下方的箭头，然后单击“拒绝对文档的所有修订”。
按编辑类型或特定审阅者审阅更改
1、请执行下列操作之一：
·在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。
清除除了您要审阅的更改类型旁边的复选框以外的所有复选框。
·在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”旁边的箭头。
指向“审阅者”，找到您要审阅其做出的更改的审阅者，清除除了这些审阅者名称旁边的复选框以外的所有复选框。
若要选择或清除列表中所有审阅者的复选框，请单击“所有审阅者”。
2、在“审阅”选项卡上的“修订”组中，单击“后一处”或“前一处”。
3、请执行下列操作之一：
·在“修订”组中，单击“接受”。
·在“修订”组中，单击“拒绝”。
在编辑Word文档时进行修订、管理批注
用Word编辑文档时，可以轻松地做出修订和批注并查看它们。
默认情况下，MicrosoftOfficeWord2007使用批注框显示删除内容、批注、格式更改和已移动的内容。
如果要查看所有嵌入式修订，可以更改设置以便按需要的方式显示修订和批注。
批注框显示格式更改、批注和删除内容。
注释为了防止您不经意地分发包含修订和批注的文档，在默认情况下，Word显示修订和批注。
“显示标记的最终状态”是“显示以供审阅”框中的默认选项。
在编辑时进行修订
1、打开要修订的文档。
2、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。
若要向状态栏添加修订指示器，请右击该状态栏，然后单击“修订”。
单击状态栏上的“修订”指示器可以打开或关闭修订。
3、通过插入、删除、移动或格式化文本或图形进行所需的修订。
您也可以添加批注。
注释如果您使用修订，然后将文档另存为网页（.htm或.html），则修订会出现在网页上。
关闭修订
·在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”图像。
如果自定义状态栏，使其包含修订指示器，则单击“修订”组中的“修订”也将关闭状态栏中的指示器。
注释关闭“修订”不会消除文档中的修订。
要确保文档中不再有修订，请确保所有修订都已显示，然后对文档中的每个修订使用“接受”或“拒绝”命令。
更改标记显示方式
执行下列任意操作：
·您可以更改Word用来标记修订文本和图形的颜色和其他格式，方法是单击“修订”旁的箭头，然后单击“修订选项”。
注释尽管无法对不同审阅者做出的更改指定特定的颜色，但每个审阅者的更改在文档中会以不同的颜色出现，以便您能够跟踪多个审阅者。
·您可以内嵌方式查看所有修订（包括删除内容），而不是在文档页边距中出现的批注框中查看。
若要显示嵌入式修订，请在“修订”组中，单击“批注框”，然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。
当单击“以嵌入方式显示所有修订”时，将嵌入式显示文档中的所有修订和批注。
·要突出显示所有批注框所在的页边距区域，请单击“显示标记”下的“标记区域突出显示”。
带有修订和批注的Word文档的打印控制
MicrosoftOfficeWord提供了几个用于打印带有修订的文档的选项。
您也可以在打印时隐藏修订。
打印显示修订和批注的文档
在打印文档之前，请切换到页面视图（页面视图：
文档或其他对象的一种视图，与打印效果一样。
例如，页眉、页脚、栏和文本框等项目会出现在它们的实际位置上。
），按照在打印文档上所需的效果显示修订（修订：
显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置的标记。
）和批注（批注：
作者或审阅者为文档添加的注释或批注。
MicrosoftWord在文档的页边距或“审阅窗格”中的气球上显示批注。
）。
您有几种选择。
·打印显示的所有标记在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“显示标记”。
注释单击“显示标记”将为选定的审阅者显示或隐藏文档中的所有标记（标记：
批注和修订，例如插入、删除和格式更改。
在处理修订和批注时，可查看标记。
打印带有标记的文档可记录对文档所做的更改。
）。
当显示所有标记时，所有类型的标记在“显示标记”菜单上都被选中。
·按类型或审阅者打印显示的修订和批注在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”，然后选择要显示的修订类型。
·打印编辑或其他审阅者的修订和批注在“审阅”选项卡上“修订”组的“显示以审阅”框中，单击“显示标记的最终状态”。
当标记按照您需要的方式出现时，就可以打印文档了。
1、单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“打印”。
2、在“打印”对话框中的“打印内容”框中，单击“显示标记的文档”，然后单击“确定”。
注释
·默认情况下，MicrosoftWord会选择缩放比例和页面方向来最好地显示打印文档中的修订。
·如果批注框（批注框：
在页面视图或Web版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。
使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。
）处于打开状态，文档会缩小以在打印页面上适应批注框。
为了使您的打印页面可读，您可以关闭批注框，方法是单击“修订”组中的“批注框”，然后单击“以嵌入方式显示所有修订”。
您也可以将页面布局设置为横向，以可读性更佳的方式打印批注框和文本。
在“页面布局”选项卡上，在“页面设置”下，单击“纸张方向”，然后单击“横向”。
更改打印修订的版式
1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“修订选项”。
2、在“批注框”下，在“打印时的纸张方向”列表中，单击下列选项之一：
·自动选择此选项时，Word会自动确定提供最佳文档布局的方向。
·保留选择此选项时，Word会按照在“页面设置”对话框中指定的方向打印文档。
·强制横向选择此选项时，方向是横向，留给批注框（批注框：
在页面视图或Web版式视图中，在文档的页边距中标记批注框将显示标记元素，例如批注和所做修订。
使用这些批注框可以方便地查看审阅者的修订和批注，并对其做出反应。
）的空间最大。
打印文档修订内容列表
1、单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“打印”。
2、在“打印内容”框中，单击“标记列表”。
打印时隐藏修订和批注
1、单击“MicrosoftOffice按钮”
，然后单击“打印”。
2、在“打印内容”框中，单击“文档”（而不是“显示标记的文档”）。
保护Word文档，防止不需要的修订和批注
您可使用Word文档保护来限制审阅者可对您的文档进行修订的类型。
让审阅者插入批注和修订
1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。
2、在“保护文档”任务窗格中，“格式设置限制”下，选中“限制对选定的样式设置格式”复选框，然后单击“设置”来指定审阅者可应用或更改哪些样式。
3、在“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。
4、在编辑限制列表中，单击“修订”。
（这包括批注以及插入、删除和移动的文本。
）
注释对于不同的保护功能集，使用ActiveDirectory目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。
5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。
6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护，请在“新密码（可选）”框中键入密码，然后确认此密码。
要点如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编辑限制。
只让审阅者插入批注
1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。
2、在“保护文档”任务窗格的“编辑限制”下，选中“仅允许在文档中进行此类编辑”复选框。
3、在编辑限制列表中，单击“批注”。
4、如果您要授予某些人对特定文档部分的编辑选项，可以选中文档的相应区域，然后选择哪些用户（一组或单个用户）可以编辑所选的文档区域。
单击组或单个用户名旁边的下拉箭头可查找该组或单个用户可以编辑的下一个区域或所有区域，或者删除该组或单个用户的权限。
注释对于不同的保护功能集，使用ActiveDirectory目录服务，单击“限制权限”以使用信息权限管理。
5、在“启动强制保护”下，单击“是，启动强制保护”。
6、要为文档指定密码，以便只有知道该密码的审阅者能够取消保护，请在“新密码（可选）”框中键入密码，然后确认此密码。
要点如果您选择不使用密码，则所有审阅者均可以更改您的编辑限制。
停止对批注和修订的保护
1、在“审阅”选项卡上的“保护”组中，单击“保护文档”，然后单击“限制格式和编辑”。
2、在“保护文档”任务窗格中，单击“停止保护”。
注释如果您使用密码对文档添加保护，则需要键入密码才能停止保护。
Word文档审阅批注作者姓名的更改方法
Word审阅者姓名或缩写显示在批注气球中（批注不使用气球时，显示在方括号中）。
可以更改进行审阅批注时显示的姓名。
更改要在批注中使用的姓名或缩写
1、在“审阅”选项卡上的“跟踪”组中，单击“修订”旁边的箭头，然后单击“更改用户名”。
2、单击“常用”。
3、在“对Office副本进行个性化设置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写。
注释
·您键入的姓名和缩写将由所有MicrosoftOffice程序使用。
对这些设置所做的任何更改都会影响其他Office程序。
·更改您要在自己的批注中使用的姓名或缩写时，只影响更改后所做的批注。
不会更新更改姓名或缩写前文档中已有的批注。
将审阅者姓名设置为匿名
保存的文档可以没有与文档相关联的审阅者的姓名或缩写。
1、打开包含要匿名显示批注的已有文档。
2、单击“MicrosoftOffice按钮”
，指向“准备”，然后单击“
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