成功员工自我管理范文.docx
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成功员工自我管理范文
成功的工作准则
——员工自我管理与培育手册
第一章工作的基本准则
1指示·命令
①上司呼叫自己时，应以对方能清晰听见的声音回答：
「是」，然后携带备忘用纸和文具，迅速走向上司。
②站在上司办公桌前，轻轻点头后，再移向距离上司一步的左侧，挺直背脊站立。
③接受指示时应一面记录，直到最后。
④指示内容应澈底理解。
⑤上司指示完毕后才能发问。
⑥需将指示内容复诵一次。
⑦当指示内容无法和现在的工作配合或如期完成时，不可擅自判断，应请示上司，以免出错。
⑧若非直属上司的指示，需向直属上司报告，获其同意。
2报告——报告宜趁早、简洁、正确
①要亲自向下达指示的上司报告；不可由他人代劳，那是错误的态度。
②报告必须争取时效。
③应依「结论」→「理由」→「经过」的顺序报告。
④事实与意见必须清楚区别。
⑤内容较复杂时，需添加适切的资料，使上司易于理解。
⑥配合报告内容的紧急度、难易度、重要度等，选择作口头报告或书面报告。
※【报告的种类】
①中间报告——工作进度、发现问题等的报告。
②结果报告——工作完成的报告。
3记录——工作时应随身携带记事本
※【应记录的事项】
①出席会议时，会议中讨论的过程及决定、指示的事项，都必须记录下来。
②在自己部门里，若有商议或研讨，其内容亦需作成记录。
③上司呼叫时，应携带记事本前往，写下指示或连络的内容。
④因公外出或前往拜访客户时，也应将过程的重点摘录下来。
⑤有客人来访时，需将对谈的内容简单记下。
⑥看报纸时，记事本应摆在手边。
遇到公司的报导或业界的动态消息，应随手记录或作成剪报。
※【5W2H】
①时间（When）——调查日期、决定日期、举行日期、开始日期、期限等，都应正确记录。
②地点（Where）——场所、会场等，必须记录清楚。
③对象（Who）——无论传达者或接受者，只要是主词都需记载。
④原因（Why）——原因、理由等。
⑤目的（What）——文件的目的。
⑥手段（How）——方法、做法。
⑦数量（HowMuch）——预算、经费等。
•时间观念——守时是工作的基本准则
※【提前上班】
①一天的工作是从早晨上班开始，应该于规定时间五分钟前抵达公司，迅速做好工作前的准备。
提前抵达公司，不但时间上比较充裕，心情也较轻松，工作起来自然就顺利多了。
②坐下后，应先看看当天的日程表。
对于会议、访客、连络等事项所约定的时间，尤需遵守。
※【应等下班时间到了后再准备下班】
①桌上必须整理干净再下班。
②重要文件应收放于规定的保管场所。
③先确认好翌日的预定业务。
④翌日需外出或出差时，应先向上司报告，然后在日程登记板上写下外出地点。
⑤最后一个离开公司时，需检查电灯、火源、水龙头、各种机械的电源、锁等，已否切断电源或上锁。
5休假·请假·外出
※【休假·请假】
①事前需征得上司的同意（需考虑工作的繁忙状况）。
②事出突然，无法上班时，应于开始上班的时间，打电话向上司报告，上司不在则与同事连络。
③有时（清晨或紧急时）亦可打电话至上司住处报告。
④长期休假时，应向上司说明自己的连络地点、电话。
※【直接在外洽公】
①应先向上司报告。
②前一天并需在日程登记板上，载明洽公地点及预定返回公司的时间。
※【洽公后直接返家】
①应先向上司报告。
②要在日程登记板上载明洽公地点及直接返家理由。
③业务办好后，应和公司连络。
※【外出时】
①纵使外出办理的事，上司早已知晓，但仍应向上司报告：
「为商量○○，必须到◎◎」，并在日程登记板上载明洽公地点和预定返回公司的时间。
同时也要告诉同事。
②外出后，最迟半天要与公司连络一次。
③变更预定行程时，必须与公司连络，并托同事代为修改日程登记板上的登记事项。
6公私分明——公私分际不可混淆
※【绝对禁止因私事外出】
※【友人突然来访时】
※【不能打私人电话】
①私人电话必须在休息时间到公共电话去打。
②不管有多紧急，若是私人电话，都需经上司同意，才能离开位子，到公共电话去打。
③即使对象是公司内的同事，只要是私事，也应在休息时间利用公共电话连络。
※【不必要的私人物品不可带至办公室】
※【禁止闲谈或耳语】
7工作环境的整理——开始工作前应先整理环境
※【办公桌】
①工作忙碌时，桌上容易显得凌乱，所以，工作中最好随时保持桌面的整齐。
②抽屉内也要整理。
认为看不见的地方就不必整理，是个大错特错的想法。
③离开座位或下班时尤需注意。
即使是离席片刻，桌面也要略作整理。
太散乱容易被认为「邋遢」。
④下班时，桌上不可残留任何物品。
⑤离开座位时，椅子要放进桌面下。
※【文具】
①文具应整理好，以便利任何人使用。
②文具使用完毕，应放回原位。
③不可认为文具既便宜又多，就随意浪费。
※【公司内物品】
①公司内物品应放置在能方便使用的地方。
②使用后应放回原位、恢复原来状态。
③无论物品多廉价，均属公司成本的一部分，因此，不可作无谓的浪费。
8工作的基础——从设定目标至结果的评价（评核）
①目标
应先了解工作的目的，明了工作进度、完成日期等，以利逐步达成目标。
②计划
找出有效达成目标（内容、目的、完成日期）的方法。
③执行
●依据计划，正确、迅速的加以执行。
●应如期完成。
●如果无法按预定进行，不得不变更计划时，必须向上司报告，
接受上司的指示或建议，避免擅自决定。
●中途遇有重要问题，应与上司商量。
④评价（评核）
●确认有无按计划进行？
有无达成目标？
●无法顺利完成时，应检讨其原因。
●顺利完成后，也要确认成功的理由。
9先后顺序——工作要依先后顺序进行
工作并不是从任一件开始都无所谓，应有轻重缓急之分。
※决定先后顺序的要素如下：
①期限（完成日期）。
②重要度（工作的重要程度）。
③性质（能独立完成或需与他人配合）。
应该拟定缜密而实际可行的计划，按部就班推展工作。
10工作的流程——工作的顺序和相同方法
一般说来，工作的进行步骤如下：
①接受工作的指示·命令
②搜集相关资料·情报
③思考工作的顺序、方法
④决定顺序、方法
⑤拟好日程表
⑥执行
⑦检讨·评价
⑧报告
11问题意识——工作时应秉持问题意识
※【对自己的工作产生质疑】
※【问题的种类】
①「障碍」的问题：
即令人感觉「因扰」的问题。
②「不符基准」的问题
指销售量无法达到基准、顾客抱怨的发生率高于一般基准、错误件数增加等问题
③「课题」的问题：
为达成目标所需解决的改善问题等。
④「创造」的问题
指扩展新产品部门或开发新系统等的问题。
眼光若能放远，肯以积极的态度向更上一层挑战时，自然会产生这种形态健全的问题意识。
12顾客意识——工作时要具有顾客意识
※【有顾客才有工作】
没有设定顾客的存在而进行的工作，或只考虑自己的希望，欲求所做的工作，必然不会成功。
有许多事实可以证明，唯有肯为顾客设想的店铺才会生意兴隆，不考虑客户需要的企业则会逐渐衰微。
※【任何部门的员工都必须要有顾客意识】
需经常接触顾客的营业部门员工，当然会热心学习接待顾客与服务顾客的方法，但这并不表示，制造部门或其他事务部门，罕与顾客接触的员工，便不需有顾客意识。
其实，所有部门的员工都要有顾客意识去工作才对。
13成本意识——公司不是摇钱树
※【利益是由每位员工创造的】
公司不摇钱树，每位员工都得努力工作，获取利益。
※【不做牵强、浪费的工作】
所谓「牵强」，是指手段「太小」与实质不配合。
另一种所谓的「浪费」，正好与牵强的情形相反，意味与
工作的目的相较，手段显得「太大」。
※【检讨自己的行动】
进行工作之前，先要考虑整体的目的，再选择最适于目的的方法或手段，这是有效工作的要诀。
14品质意识——应满足要求和期望
※【何谓品质】
品质原有「高级品」之意，或表示事物价值的相对性，如品质好坏等。
※【如何提高品质】
①工作的进行方法必须正确。
②先完成指示部份的工作，是为先决条件。
③先做上司指示、命令的事，固然没错，但动手进行之前，先明确了解工作的目的，找出能使工作更迅速、顺利完成的方法，更为重要。
15商业文书——要经常整理文书和报告
商业文书在资讯传达方面，应必须注意以下几项基本原则：
①正确②易懂③迅速④价廉
※【正确】
①传达的内容必须正确。
②主词与受词必须明确表示。
③避免含糊的文意表现，或模棱两可的解释。
④需检查有无漏掉必要项目。
⑤反复检查有无错字或脱落字。
※【简洁】
①宜使用平易的文字。
②应以配合对方立场和知识的方式说明。
③先叙述结论，再写理由、说明和参考事项。
详细内容则以附注方式说明。
④依重要度的顺序书写。
⑤要点需分段书写。
⑥先写标题，内容方能一目了然。
⑦文书宜简短。
⑧宜采条列式书写。
16文书的种类与活用——正确掌握文书的目的
※【公司内部的文书】
公司发给内部的文书有：
签呈、报告书、会议记录等。
※【报告书的写法】
①不可失去时效。
要注意提出报告书的日期。
②报告内容宜简洁。
③报告书有规定格式时，依格式书写。
④文笔应平易简洁。
⑤应先叙述重要事项。
⑦欲陈述个人意见时，应与客观事实分别清楚，以另一项目书写。
⑧应载明资讯来源。
⑨有助了解报告书内容的资料，需作成附件。
⑩注意主旨是否明确。
⑾写好后应多看几遍。
17报告——内容宜简洁，结论要清楚
①宜简洁。
②结论必须清楚。
③格式以容易阅读为上。
④注意数字有无错误。
※【写报告的15项检查要点】
□文句是否简洁？
□文字表现是否浅显易懂？
□是否有容易被误解的表达？
□标题的内容是否一致？
□传述的内容是否整理妥当？
□文体有无混乱或矛盾？
□是否采条列式说明较容易理解？
□专门术语或外语是否使用过多？
□数字和专有名词是否有误？
□标点符号或分段是否恰当？
□有无错别字、漏字或简体字？
□有无使用俗语、流行语、差别语或失体的词语？
□资讯来源有无明确记载？
□图表是否写在适当位置？
□所附资料有无脱落？
18信函——不能让能力或品格受到怀疑
①文章语气要恳切，不可有失礼之处。
②避免使用难字或古语，以平易、简洁的现代式表现为佳。
③有错别字或漏字是最不礼貌的事，所以，信函写好后应再检查几次。
④不仅文章要注意，以下几点也很重要。
□印刷品质
□用纸种类
□决定用文书处理要或打字机书写
□或使用毛笔（有时因对方身份或内容所需，要使用毛笔）除此之外，
内容或体裁还须注意格调。
⑤不可延误时机。
•文件的处理
——文件是可搜集人、物、钱等情报的宝贵资产
※【文件的整理要点】
①文件不要积压，应当天处理。
②待处理的文件要让有关的人知道。
③要仔细处理。
④应根据公司规定的档案制度，将文件归档。
□要让每个人都便于利用。
⑤要以每个人都容易看见、容易使用的方式归档。
⑥不要的即废弃。
20文件的保全——文件管理的基本准则
※【离席或下班时】
①即使是很快就返回座位，桌上的文件也应整理好或翻面遮住。
②下班时，文件应完全整理妥当。
③公司内电话本应收藏在能上锁的柜子里或抽屉内。
※【携带文件时】
①在公司内走动时，避免文件露出让第三者看见。
②在电梯内或通道上，不要取出文件观看。
③为避免遗失或遗忘，每次取、收文件时，都要点算件数。
※【文件避免带出公司外】
①文件以在公司内处理为原则。
②不得不带出公司外时，需经上司同意，并办理规定手续。
③需确认欲带出文件的数量。
④应放入公文封或公事包内严密保管。
※【带出文件的注意事项】
①应直达目的地，不可途中拐至他处。
②搭乘火车或公车时，文件不可放在置物架上，避免失窃或遗忘。
③坐下时，装有文件的公事包要放在腿上；站立时，应站在通道中间。
④不必要的文件，应负责以妥切的方法丢弃。
21机密文件——企业机密就产资产
※【机密文件的保管】
①机密文件必须放在可以上锁的地方保管。
②下班时需检查有无确实上锁。
③必要时，应决定保管人。
※【机密文件的使用】
①离席时，必须放回原来的保管场所。
②取出后，自己要负责归位，不可委托他人。
※【机密文件的借阅、带出公司】
①要借阅或带出机密文件时，需获得上司的许可。
②为时确责任之所在，应按规定办理手续。
※【机密文件的复印】
①经上司同意后，得在公司内复印。
②复印作废时，需裁碎丢弃。
因复印亦容易泄出秘密，所以必须特别留意。
※【机密文件的阅览、送达】
①不可外露，必须放入公文封内。
②必须亲交本人点收。
③对方不在时，原则上，于交给对方之前由自己保管。
不得不请对方同一部门的同事转交时，应郑重交代是重要文件，需小心保管。
④避免用电报或传真机传送。
⑤要寄出公司外部时，应以双挂号邮寄。
22标准商业文书——利用范例学习
①收文者的敬称
□公司、部、课‥‥‥「钧鉴」
□职称‥‥‥「总务课长」
□个人‥‥‥「先生」
②主旨——主旨宜简洁、具体。
采一目了然的标题写法最为理想。
③前文——以「敬启者」开始，接着问侯，再就平常交易往来方面致谢几句。
④本文——以「有关‥‥‥」引入本文。
⑤结语——先写结尾的应酬语，然后以结语结束。
23OA机器——善于使用OA机器是现代企业人的基本条件
※【OA机器的使用方法】
①首先应阅读操作说明书，充分了解正确的使用方法。
②应谨慎使用。
粗心大意或使用不当，是机械故障或缩短寿命的主因。
③使用后，机器必须回复使用前的状态。
④需经常注意机器四周的环境。
湿气、热、尘埃、振动是机器的克星。
注意冷暖气吹送的方向。
⑤机器是配角。
•OA机器的使用
——使用个人电脑、文书处理机、终端机的注意事项
OA机器的操作方式也必须注意，最好依下列顺序检查一遍。
①插入电源有一定的顺序。
而且，机器的电源不能随意切断。
②按键用力要轻。
因按键声过大也会形成噪音，干扰到他人。
③手肘不可压在键盘上，或把体重重心倚在键盘上，这样极易造成机器故障。
④由于机器是公用物品，因此必须保持清洁，绝不可以污脏的手来触摸。
⑤他人正在操作机器时，不可用手碰触。
⑥机器使用中途必须离开时，应标示「使用中」。
⑦最后的使用者要确实切断电源。
25磁碟片——新式的文书保管
※【操作软体磁碟的注意事项】
①磁碟片除了贴有标签的部份，其余皆不可碰触。
②不可用污脏的手碰磁碟片。
③不可放在靠近有磁性的地方。
④磁碟片容易破损，取放时要特别慎重。
⑤避免和他人共用。
⑥磁碟片的归档方法和一般文件相同，应依业务单位分别归档。
⑦磁碟片和重要文件一样，有秘密外泄的危险，应妥善保管，不可
随意取出。
⑧保管磁碟片时，必须整理妥当，放置在规定场所，便于他人取用。
26传真——有效使用可提高工作效率
※【传真的优点】
①操作简单，可迅速送达文书（或图样）。
②不是口头叙述，因此可正确传达。
③复杂的内容亦可传达。
④可同时向很多对象传达讯息，所以能提高业务效率。
※【基本的注意事项】
①传真文件宜简洁扼要，太长或张数过多，通信费用相当昂贵，不仅本身不利，对方也会因成本太高而困扰。
②应以容易判读的文字书写。
③应考虑对方也需负担传真纸张的费用，适于以传真方式传送的内容才利用传真传送。
④机密性高的文件不宜传送，以免机密外泄。
⑤不得不传送机密性高的文件时，应先打电话给对方，请对方待传送完毕立即取走。
⑥传送后，需打电话给对方，确认是否送达，以及传送的情形。
⑦传送完毕，注意文件是否遗忘在传真机旁。
⑧一有传真到达，应立刻交给当事人。
⑨不要忘了补充传真用纸。
最后下班的人，应检查纸张是否够用。
27影印——以阅读人的立场来影印
※【影印时的注意事项】
①规格——用纸应选择适当尺寸。
②适当留白——影印时连尾端的字都被切断，虽然是很离谱的事，但所有内容纵使全部影印出来，因周却毫无留白处，看来也不雅观。
③字列不可扭曲——字列扭曲时，即使内容清楚，看的人还是会觉得不愉快。
④浓淡——太浓黑或太淡、不清晰都是不合格的。
⑤污脏——有时影印机的玻璃板面弄脏，影印成品也会脏污。
⑥勿浪费纸张。
⑦经调整过张数或倍率的按钮，影印后应随即回复原状。
28特性要因图——使用于问题的发现或分析的技术
「特性要因图」是用于发现或分析问题的一种技术。
作特性要因图的顺序如下：
①选出问题的特性（结果、状况、问题点等）。
□特性要清楚的以「‥是问题」的形式表现。
□以资料容易取得的特性为优先。
②列举特别有影响的要因。
□频频出现的要因先作大致分类，作成大骨的要因。
□根据大骨的要因，再列举较小的要因（中骨、小骨）
③整理特性要因图。
□与解决问题无关的先除去。
□尽量分析到可以实施的程度。
④按要因的重要程序排列。
•柏拉多图
——对决定改善活动的重要目标有帮助的技术
作柏拉图的顺序如下：
①收集资料。
②资料分类。
③整理资料，计算占有率和累积占有率。
④在图表用纸上标出纵轴和横轴。
⑤依占有率作直线图。
⑥作出柏拉多曲线。
30公司与会议——公司经常举行各种会议
①连络与指示的会议。
②决定事项的会议。
③为解决问题的会议。
④收集或交换情报的会议。
⑤协调会议。
31会议的礼节——要遵守时间、专心聆听他人说话
参加会议时应遵守下列的礼节。
①会前分发的资料一定要看。
②会议开始前要坐定。
③互相寒喧后再落座。
④要作笔记。
⑤不要窃窃私语或随意离席。
⑥先举手再扼要发言。
⑦会议桌上不可脏乱。
⑧需遵守一般的礼节。
成功的工作准则
——员工自我管理与培育手册
第二章公司的基本准则
32公司——正确地了解公司
①公司的共通目的
公司都有其独自的目的，并以经营理念或社训的形态明示员工。
②所有有都要分担任务
公司的目的必须藉由多数人负责多种多样的工作，方得以达成。
③切实地完成自己的工作
即是公司的一份子，就不可以自己讨厌或情绪不好为由，拒绝或排斥工作。
④公司是行动的场所
在公司里，只知道或只开口把知道的说出，并不表示已完成「工作」。
33由学生转为社会人
——应有转为社会人的意识，并采取适切之行动
※【学生与社会人的主要差异】
•经营理念·经营方针
——对公司的目标、达成的目标之看法
※【经营理念】
公司必有表示「经营理念」的事物存在，这也就是所谓的「公司宗旨」。
这有如公司的宪法，是所有员工的精神支柱。
※【经营方针】
所谓方针，就是为达成目标，所需遵守的条件或应加强之处，加上，方针也是组织成员共有的，因此，在进行工作之前，应先确认好方针再着手。
35QC小组——每位员工都需注意品质管理
※【QC小组的要件】
①所有人员都参加②应持续施行
③具自主性④自我启发、相互启发
※【QC小组的概要】
①目的——讨论维持制成品品质、防止瑕疵品产生、降低成本对策等问题。
②成员——同一工作岗位的人员。
③人数——多半在十名以下。
④开会的时间——原则上，下班后再举行会议。
⑤领导人——由成员相互选出（有时由公司指定）。
•分发
——以长远的眼光来看，仍应在分发的部门发挥所长
①进入公司之后，首先就是要分派到某部、某课工作，这称为「分发」。
②分发决定后，上司会带领新进人员向部门内的同事和其他有关部门的同事介绍。
③以往不常鞠躬的人，在新进人员研习会上，应把握机会好好练习才是。
④作自我介绍时，应简明扼要。
37提案制度——应积极提出改善意见
所谓提案制度，便是让公司员工自由提出有关制造技术、新产品、作业的方法、服务顾客的方法、安全卫生等构想或改善意见的制度。
这种提案制度有如下几项优点：
①由于采用、施行各项提案，可促使合理化、降低成本、提高服务水准等。
②可提高员工对公司或工作的关心。
③透过提案的采用和表扬，可激发员工的士气。
38自我申告——让每位员工得偿宿愿的方法
「自我申告表」上记载的项目如下：
①对目前的工作的满意程度。
②目前的工作是否能充分发挥自己的能力？
③今后想负责什么样的工作？
想在什么部门工作？
④今后打算如何发挥能力？
如何运用自己的专长或资格？
⑤现在下什么功夫作自我启发？
39奖励与惩罚——可提高公司的声誉和信用
※【奖励】
①对工作有帮助的发明或提案，或开发出卓越的技术。
②防范火灾、窃盗等灾害于未然者。
③在社会上有善行，足以提高公司声誉者。
④一年内从不迟到、早退、请假，工作勤奋者。
⑤服务年资特长者（十年、二十年、三十年的服务奖励）。
※【惩罚】
成为惩罚对象的行为一般如下：
□以假经历蒙混进入公司。
□经常违反工作规则。
□扰乱公司内的秩序、风纪。
□因业务上的怠慢而致事故发生。
□未经许可，擅将公物带出公司。
□显著毁损公司声誉或信用。
□泄露公司秘密，造成公司损失。
□不服上司的命令或指挥。
40生产力——生产效率的标准
※【附加价值】
（附加价值=生产额－购入价格）
测量生产力的标准有很多种，一般是采用以下所列的因素。
□从业员每人平均的生产额
□从业员每人平均的附加价值或加工额
□平均每小时的生产额或附加价值
□机器平均每台的生产额或附加价值
□人事费对附加价值之比
□机械设备运转率
□从业员每人平均的年间附加价值
□从业员每人平均的年间利益
41新进人员教育——学习公司生活的基本规则
许多新进人员参加「新进人员研习会」时，都会为不知学习内容或害怕出洋相而紧张、不安，陷入强烈的被害者意识中。
研习内容大致如下：
①公司的组织、制度、活动内容大纲、人事结构和劳动条件。
②工作的基本知识、技能，或礼节、心理准备、态度。
③团队精神、人际关系。
④工作的基本原则。
研习会多半是利用学员共同生活的方式，来锻炼团队精神，加深彼此的了解。
成功的工作准则
——员工自我管理与培育手册
第三章自我启发的基本准则
•向他人学习
——如何向他人学习将可决定自己前途
【向他人学习的要点】
□要以向别人学习才能促进自己成长的谦虚态度，去接触他人。
□不要有依赖心，自己的事应以自己的立场接受别人适度的
帮助即可。
□自己所拥有的，应不吝惜的分予他人。
□也要注意收集情报、交换情报的内容，并互相学习、
彼此激励。
43工作环境的活泼化
——工作环境必须有开朗的气氛和活力
【什么样的工作环境或组织才具有活泼性？
】
①工作环境的气氛明朗，同仁早上见面都能精神抖擞的互相打
招呼。
②很少有人迟到或无故缺席
③依人事安定度判断
•议论与讨论
——避免争论，应讨论
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