商务秘书的工作礼仪（共7页）4200字.docx

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商务秘书的工作礼仪

　　商务秘书工作礼仪

　　一、仪表礼仪

　　1.选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法，选择适当的发型来增添自己的魅力。

　　2.服饰及其礼节,要注意时代的特点，体现时代精神;

　　3.要注意个人性格特点

　　4.应符合自己的体形

　　二、举止礼仪

（1）要塑造良好的交际形象，必须讲究礼貌礼节，为此，就必须注意你的行为举止。

举止礼仪是自我心诚的表现，一个人的外在举止行动可直接表明他的态度。

做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯。

（2）到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后站在门口等候。

按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许，不要擅自进入室内。

　　（3）在顾客面前的行为举止☆当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如无事先预约应先向顾客表示歉意，然后再说明来意。

同时要主动向在场人都表示问候或点头示意。

　　在顾客家中，未经邀请，不能参观住房，即使较为熟悉的，也不要任意抚摸划玩弄顾客桌上的东西，更不能玩顾客名片，不要触动室内的书籍、花草及其它陈设物品。

　　在别人（主人）未坐定之前，不易先坐下，坐姿要端正，身体微往前倾。

☆要用积极的态度和温和的语气与顾客谈话，顾客谈话时，要认真听，回答时，以&;是&;为先。

眼睛看着对方，不断注意对方的神情。

　　站立时，上身要稳定，双手安放两侧，

　　三、谈吐礼仪

（一）交际用语初次见面应说：

幸会看望别人应说：

拜访等候别人应说：

恭候请人勿送应用：

留步对方来信应称：

惠书麻烦别人应说：

打扰请人帮忙应说：

烦请求给方便应说：

借光托人办事应说：

拜托请人指教应说：

请教他人指点应称：

赐教请人解答应用：

请问赞人见解应用：

高见归还原物应说：

奉还求人原谅应说：

包涵欢迎顾客应叫：

光顾老人年龄应叫：

高寿好久不见应说：

久违客人来到应用：

光临中途先走应说：

失陪与人分别应说：

告辞赠送作用应用：

雅正

（二）推销的语言

　　1.推销语言的基本原则

　　⑴以顾客为中心原则

　　⑵&;说三分，听七分&;的原则

　　⑶避免使用导致商谈失败语言的原则

　　⑷&;低褒感微&;原则

　　⑸通俗易懂，不犯禁忌原则

　　2.推销语言的主要形式

　　⑴叙述性语言①语言要准确易懂;②提出的数字要确切，③强调要点。

　　⑵发问式语言（或提问式）①一般性提问。

②直接性提问。

③诱导性提问，④选择性提问。

⑤征询式提问法。

⑥启发式提问。

　　⑶劝说式语言（或说服式）打动顾客的四条原则。

①人们从他们所信赖的推销员那里购买;②人们从他们所敬重的推销员那里购买;③人们希望由自己来做决定;④人们从理解他们需求及问题的推销员那里购买。

　　3、推销语言的表示技巧

　　⑴叙述性语言的表示技巧

　　⑵发问式语言的表示技巧提出问题发现顾客需要，是诱导顾客购买的重要手段，有人说，推销是一门正确提问的艺术，颇有道理。

　　技巧：

A根据谈话目的选择提问形式。

B巧用选择性问句，可增加销售量。

C用肯定性诱导发问法，会使对方易于接受。

D运用假设问句，会使推销效果倍增。

　　⑶劝说式语言的表示技巧

　　a.运用以顾客为中心的句式、词汇。

　　b.用假设句式会产生较强的说服效果。

　　c.强调顾客可以获得的利益比强调价格更重要。

　　d.面对顾客拒绝，不要气馁。

面对拒绝，有经验的推销员往往分析拒绝的原因，揣摩顾客的心理，然后针对性地进行说服。

　　介绍几种说服方法：

①询问法。

②转折法。

③附和法。

④自我否定法。

⑤列举法。

⑥直接说明法。

　　⑷推销语言的运用艺术①推销语言艺术的运用，必须以满足推销对象的需求为前提②推销语言艺术的运用必须能准确传递推销信息③推销语言艺术的运用必须能引起推销对象的兴趣

　　（三）肢体语艺术。

　　1.在人际交往中，语言是一种交流方式，大量的却是非语言，即体语。

　　2.在交际活动中，恳切、坦然、友好、坚定、宽容的眼神，会给人亲近、信任、受尊敬的感觉，而轻佻、游离、茫然、阴沉、轻蔑的眼神会使人感到失望，有不受重视的感觉。

　　3.在交际中善于运用空间距离。

人们所在空间分为4个层次：

①亲密空间15-46cm，这是最亲的人，如父母、恋人、爱人;②个人空间460cm-1.2m，一般亲朋好友之间，促膝谈心，拉家常;③社交空间1.2m-3.6m，社交场合与人接触，上下级之间保持距离，保持距离，会产生威严感，庄重感;④公众空间>3.6m，社交场合与人接触，上下级之间保持距离。

　　4.交际中自我表现与分寸把握

　　5.交谈中不善于打开话题，怎么办找话题的方法是：

①中心开花法。

②即兴引入法。

③投石问路法。

④循趣入题法。

　　6.交际中不善于提问怎么办怎样做到&;善问&;呢?

①由此及彼地问。

②因人而异地问。

③胸有成竹地问。

④适可而止的问。

⑤彬彬有礼的问。

　　四、介绍的礼仪

　　1.当主人向自己介绍别人

　　2.自我介绍态度

　　3.为他人作介绍

　　4.一连介绍几个朋友在相识

　　5.自己很想认识某一个人，可又不便直接作自我介绍

　　6.介绍姓名时

　　五、称呼礼仪

　　1.正确、适当的称呼。

它不仅反映着自身的教养、对对方尊重的程度，甚至还体现着双方关系达到的程度和社会风尚。

务必注意：

一是要合乎常规，二是要入乡随俗这两点。

　　另外，还应对生活中的称呼、工作中的称呼、外交中的称呼、称呼的禁忌细心掌握，认真区别。

　　生活中的称呼应当亲切、自然、准确、合理。

在工作岗位上，人们彼此之间的称呼是有特殊性的，要求庄重、正式、规范。

以交往对象的职务、职称相称，这是一种最常见的称呼方法。

比如张经理、李局长。

国际交往中，因为国情、民族、宗教、文化背景的不同，称呼就显得千差万别。

一是要掌握一般性规律，二是要注意国别差异。

　　在政务交往中，常见的称呼除&;先生&;、&;小姐&;、&;女士&;外，还有两种方法，一是称呼职务（对军界人士，可以以军衔相称），二是对地位较高的称呼&;阁下&;。

教授、法官、律师、医生、博士，因为他们在社会中很受尊重，可以直接作为称呼。

　　在英国、美国、加拿大、澳大利亚、新西兰等讲英语的国家里，姓名一般有两个部分构成，通常名字在前，姓氏在后。

对于关系密切的，不论辈份可以直呼其名而不称姓。

比如：

俄罗斯人的姓名有本名，父名和姓氏三个部分。

妇女的姓名婚前使用父姓，婚后用夫姓，本名和父名通常不变。

日本人的姓名排列和我们一样，不同的是姓名字数较多。

日本妇女婚前使用父姓，婚后使用夫姓，本名不变。

　　2.称呼的五个禁忌

　　我们在使用称呼时，一定要避免下面几种失敬的做法。

（1）错误的称呼

　　常见的错误称呼无非就是误读或是误会。

　　误读也就是念错姓名。

为了避免这种情况的发生，对于不认识的字，事先要有所准备;如果是临时遇到，就要谦虚请教。

误会，主要是对被称呼的年纪、辈份、婚否以及与其他人的关系作出了错误判断。

比如，将未婚妇女称为&;夫人&;，就属于误会。

相对年轻的女性，都可以称为&;小姐&;，这样对方也乐意听。

（2）使用不通行的称呼

　　有些称呼，具有一定的地域性，比如山东人喜欢称呼&;伙计&;，但南方人听来&;伙计&;肯定是&;打工仔&;。

中国人把配偶经常称为&;爱人&;，在外国人的意识里，&;爱人&;是&;第三者&;的意思。

　　（3）使用不当的称呼

　　工人可以称呼为&;师傅&;，道士、和尚、尼姑可以称为&;出家人&;。

但如果用这些来称呼其他人，没准还会让对方产生自己被贬低的感觉。

　　（4）使用庸俗的称呼

　　有些称呼在正式场合不适合使用。

例如，&;兄弟&;、&;哥们儿&;等一类的称呼，虽然听起来亲切，但显得档次不高。

　　（5）称呼外号

　　对于关系一般的，不要自作主张给对方起外号，更不能用道听途说来的外号去称呼对方。

也不能随便拿别人的姓名乱开玩笑。

　　六、握手礼仪

（一）握手的顺序：

　　主人、长辈、上司、女士主动伸出手，客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。

（二）握手的方法：

　　1、一定要用右手握手。

　　2、要紧握双方的手，时间一般以1~3秒为宜。

当然，过紧地握手，或是只用手指部分漫不经心地接触对方的手都是不礼貌的。

　　3、被介绍之后，最好不要立即主动伸手。

年轻者、职务低者被介绍给年长者、职务高者时，应根据年长者、职务高者的反应行事，即当年长者、职务高者用点头致意代替握手时，年轻者、职务低者也应随之点头致意。

和年轻女性或异国女性握手，一般男士不要先伸手。

　　4、握手时，年轻者对年长者、职务低者对职务高者都应稍稍欠身相握。

有时为表示特别尊敬，可用双手迎握。

男士与女士握手时，一般只宜轻轻握女士手指部位。

男士握手时应脱帽，切忌戴手套握手。

　　5、握手时双目应注视对方，微笑致意或问好，多人同时握手时应顺序进行，切忌交叉握手。

　　6、在任何情况拒绝对方主动要求握手的举动都是无礼的，但手上有水或不干净时，应谢绝握手，同时必须解释并致歉。

　　7、握手时首先应注意伸手的次序。

在和女士握手时，男士要等女士先伸手之后再握，如女士不伸手，或无握手之意，男士则点头鞠躬致意即可，而不可主动去握住女士的手;在和长辈握手时，年轻者一般要等年长者先伸出手再握;在和上级握手时，下级要等上级先伸出手再趋前握手。

另外，接待来访客人时，主人有向客人先伸手的义务，以示欢迎;送别客人时，主人也应主动握手表示欢迎再次光临。

　　8、握手时一定要用右手，这是约定俗成的礼貌。

在一些东南亚国家，如印度、印尼等，人们不用左手与他人接触，因为他们认为左手是用来洗澡和上卫生间的。

如果是双手握手，应等双方右手握住后，再将左手搭在对方的右手上，这也是经常用的握手礼节，以表示更加亲切，更加尊重对方。

　　9、在握手的同时要注视对方，态度真挚亲切，切不可东张西望，漫不经心。

如果是一般关系、一般场合，双方握手时稍用力握一下即可放开，时间一般为2至5秒。

如果关系亲密、场合隆重，双方的手握住后应上下微摇几下，以体现出热情。

如果男士同女士握手，一般只轻握女方的手指部分，不宜握得太紧太久。

　　10、如果是戴着手套，握手前要先脱下手套。

若实在来不及脱掉，应向对方说明原因并表示歉意。

不过在隆重的晚会上，女士如果是穿着晚礼服并戴着通花的长手套则可不必脱下。

　　虽然握手是一件再简单不过的动作，但它贯穿于各国人们交往、应酬的各个环节，因此我们决不能忽视以上所说的握手礼节。

　　七、通信礼仪

　　1.书写规范、整洁2.态度要诚怒热情3.文字要简炼、得体4.内容要真实、确切

　　八、电话礼仪

　　1、电话预约基本要领。

①力求谈话简洁，抓住要点;②考虑到交谈对方的立场;③使对方感到有被尊重的感觉;④没有强迫对方的意思。

2.打电话、接电话的基本礼仪。

①打电话②接电话③挂电话

　　九、赴宴礼仪

（一）接到对方请柬1.严守时间2.致祝酒辞，一般是主人和主宾先碰杯。

3.进餐，4.喝酒5.喝茶或咖啡6.散席

（二）招待宴请的礼仪。