某某集团行政工作手册.docx
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某某集团行政工作手册
道和集团
行政工作手册
发布日期：
签发人：
序言
热烈欢迎您加入道和集团，感谢您的选择和对我们的信任，道和集团是一家充满梦想与责任的企业，永远把帮助别人做为企业的经营宗旨，对于我们的同事，公司会本着双赢的原则提供卓越的发展平台，让您的聪明才智得以充分的发挥并有所成就，相信随着公司的发展，您也会在这里拥有属于自己的一片天空。
本手册将介绍道和集团的行政管理哲学，系统的解释行政各项规章制度及工作方法，简述内容重点，以便您尽快熟悉、适应并顺利地开展各项行政工作。
友情提醒：
本手册为企业内部管理资料，请您注意保管，不要外传。
适用范围
本手册适用于广东道和投资产业集团有限公司，集团旗下产业公司可参照本制度执行。
修订原则
公司在遵守国家法律法规的前提下，根据公司经营发展的需要，对本手册进行修改，并征求同事们意见，经集团董事长批准并公布后生效，欢迎您对公司政策及本手册提出宝贵意见，集团行政部会将修改后的行政工作手册于公司内部OA平台上进行公布，公司所有同事有义务随时了解行政工作手册内容，并依照遵守。
批准与解释
本手册经集团董事长批准并公布后实施，由集团行政部负责解释。
如有不明事项，请向集团行政部咨询。
第一部分行政管理制度
●项目筹建行政职能
一、项目筹建概述
（一）目的：
规范项目启动前的计划性，依据企业发展的中长期规划提出框架性的设想。
（二）适用范围：
项目筹建的行政准备，含租赁、装修、家具、设备及预算等。
二、项目筹备
（一）规划方案已通过，新项目的架构规划、部门设置、人员数量、办公区域、三年内发展规模等框架已形成并确认，依据规划信息进行办公区面积的核算并选址。
（二）选址的同时，将办公室设计风格、VI、LOGO等识别信息的确认工作并列进行。
（三）编制《行政类项目立项预算总表》（附表一）。
三、项目租赁与装修
（一）依据核算后的项目办公面积及所定区域进行选址确认，谈判内容包括：
建筑面积与实用面积的比率、租金、管理费、空调水电费、免租期、税金、备案信息等，签订物业租赁合同。
（二）合同签订需附业主房产证复印件（核实原件）、业主营业执照、组织机构代码证或身份证明、物业所在楼层平面图纸版及电子版。
（三）通过招投标方式选择办公室装修的设计与工程施工方，明确对资质的限定，出具平面图、效果图、议价后的报价方案，填写《装修工程建造申请表》（附表二），审批选择合作商，签订设计与工程施工合同，合同中明确工期。
（四）设计与施工合同需附合作单位资质认证、营业执照、组织机构代码证、项目负责人资质证明等复印件（核实原件）及工程进度表。
（五）装修合作商确定后需立即确认消防与空调施工方，消防与空调施工单位一般挂靠所在物业单位，通过招投标价格对比后，审批选择合作商，签订消防与空调施工合同，明确工期，合同附件资料与装修单位要求一致。
（六）办理物业验收交场、装修进场及消防报建手续。
（七）装修及消防进场施工后，即联络采购部洽谈办公家具、弱电工程、软装、办公设备等合作商，审批选择供应商，签订供货合同，明确交货期。
（八）跟进工程进度，确保工程按时完工，认真完成工程验收。
四、项目决算与资产备案
（一）工程结束后，填写《建造决算项目报表》（附表三），审批确认与审计稽核，对整个项目出具审计报告。
（二）正式进驻办公前需对项目筹建期所购资产进行首次盘点，将盘点表呈报集团行政部进行数据核查，确认无误后进行资产信息备案，并由集团资产管理员指导项目资产管理员进行NC系统资产信息录入。
●集团文件管理制度
一、文件管理概述
（一）目的：
为了规范文件下发、传达，提高管理效率，结合公司的实际情况，特制订本制度。
（二）适用范围：
集团的各类文件，包括综合管理类、人事任免类，以及制度颁布、修订类。
此制度产业公司可做为参考，形式可以一致，但流程按产业公司的执行。
二、制度内容
（一）文件发布
1.公司级文件：
政策类、大型项目（需跨部门执行）类事项必须以公司文件形式下发，发布部门为总裁办。
2.公司日常运营管理工作中，有关各部门内部的工作安排部署、传达上级指示等事项，由主管部门OA通知执行。
（二）文件分类标准及编号规则
1.公司级文件下发主要包括以下四类
A类――综合管理类
公司级事项通知、通报以及短期政策（包括奖罚通报、短期管理政策等）。
B类――人事任免类
公司的各类人事任免书。
C类――制度颁布、修订类
各类制度颁布和修订的通知。
2.各类文件按编号规则单独编号并使用独立的流水号。
（三）文件的格式
文件一般由标题、发文编号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、主送单位（部门）、抄送单位（部门）等部分组成。
（四）发文的程序
1.拟文
需发文部门负责起草文件，文稿拟好后，拟稿人应在OA上填写《发文审批表》（附表四）。
2.核稿
拟发文部门须在《发文审批表》（附表四）“申请部门总监意见”处签字，签字人为部门总监；无部门总监的，由分管副总直接签字，签字人对文稿内容和质量负责。
3.会签
拟稿确定后需要会签，由部门总监或分管副总决定相关会签部门；会签前先以OA发送电子版文件到各会签部门负责人，各会签部门负责人应当在1个工作日（24h）内进行审阅并回复意见。
4.审批
文稿审核、会签后，送呈董事长批准。
5.下发
董事长批准后交由总裁办秘书统一编号下发。
6.传阅
文件下发后要求各部门有针对性地开展相关培训，传达文件的内容。
（五）文件的归档
各类文件统一由总裁办秘书登记、存档（包括文件原件及审批表），各发文部门同时自行登记、留存副本。
各部门指定专人（原则上由助理/内勤兼任）负责接收各类文件，并于第一时间向部门经理汇报，同时负责接收文件的归类、存档。
（六）文件的密级
1.文件的密级由发文部门确定。
2.文件的密级程度由低到高依次为“公开”、“秘密”、“机密”。
3.“公开”级别为对全公司发布的文件。
4.“秘密”级别为向公司内部一定范围和层级人员发布的文件密级，禁止在指定发放范围外传播，严禁流出公司范围。
5.“机密”级别为向公司特定人员发布的高等级文件密级，严禁在特定发送人员名单之外传播和谈论。
（七）文件的有效期
任何文件都必须在文件正文和审批表中注明文件适用的有效期限。
●印章管理规定
一、印章管理概述
（一）目的：
为保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。
（二）适用范围：
公司印章包括公章、法人代表名章、专用印章等印章的管理。
二、印章类别
（一）公章
刻有公司的法定名称，正式代表公司的权力和职责的印章。
用于公司下发的正式文件、以公司名义发出的对外函件及报表、以公司名义签订的非经济类协议书、其他须加盖公章的文件材料等。
（二）法人代表名章
刻有法人代表姓名，代替手写签名，加盖在文件或凭据上以示负责的印章。
用于公司开具的支票；其他须加盖法人代表名章的凭证与法律文书。
（三）专用印章
为行使某一项专门性业务而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名称外，还刊有专门的用途。
包括有财务专用章（含发票章）、合同专用章、业务专用章等。
三、印章的刻制申请、使用
（一）公司注册成立时的印章刻制由法务部统筹办理，完成注册后法务部对公章进行保管，对财务印章进行移交，办理交接手续，移交后由接手部门进行保管。
（二）私自刻章无效，因公刻章填写《印章刻制申请表》（附表五）。
（三）公章、合同章使用的审批流程按法务部标准执行，其他印章的使用由主管部门负责管理，使用人外借公章须填写《印章外借登记表》（附表六）。
四、印章的保管责任
（一）公章、合同专用章：
法务部第一负责人负保管责任。
（二）财务专用章：
财务部第一负责人负保管责任。
（三）法定代表人名章、发票专用章：
由财务部第一负责人指定财务人员保管（任何时候财务专用章与法定代表人名章不得指定同一人保管）。
五、印章的停用与销毁
（一）单位名称变更、撤销，或因为业务内容发生变化，公司或部门决定停用的印章，应立即交法务部注销，法务部在《印章保管台账》（附表七）中注明“停用日期”，在封存30天后进行销毁。
（二）印章丢失，印章保管人应立即向法务部报失，由法务部对外公告作废。
●档案管理规定
一、档案管理概述
（一）目的：
为保证档案资料的准确性、完整性、连续性，以利于后续查阅、借鉴。
（二）适用范围：
公司的档案包括管理类文件、证照文件、资信文件、合同文件、技术和设备文件、声像信息类等其他重要文件资料的管理。
二、档案管理范围
（一）管理文件：
在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括规章制度、部门岗位职责、年度工作总结和计划、大事记；各类公函、会议纪要。
（二）证照文件：
经营活动中产生的各类证件、执照等。
（三）资信文件：
验资、审计、评估报告等。
（四）合同文件：
经营活动中产生的各类合同、协议等。
（五）技术和设备文件：
设备、技术、售后资料等。
（六）声像信息类：
公司具有重要价值的、或用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等。
（七）其他需要归档的重要文件。
三、档案管理部门
（一）总裁办指定专人负责集团文件档案的收集与管理。
（二）法务部负责证照文件、资信文件、合同文件档案管理工作，借阅或外带按法务部流程办理。
（三）人事、财务、项目、行政等专业档案管理可由各自职能部门指定专人负责。
四、档案管理要求
（一）归档要求
为避免档案的遗漏和混乱，负责档案管理的人员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况并办理签收手续。
（二）分类编号与保管
档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、编号、电脑及纸版登记、归存，以便及时查找。
（三）档案分类编号规则由档案管理员自定义标准。
（四）档案需有专门的文件柜存放，文件柜钥匙由管理员专人保管。
五、其他
人事、财务、项目、行政等专业档案的管理可根据其特点增加其他要求，但必须遵守本规定基本原则，并由各职能部门负责。
●台帐管理规定
一、台帐管理概述
（一）目的：
每个部门的日常工作台帐，依此来掌控每个部门的工作进展状况。
通过对此类台帐的控制，可以使各项管理工作处于受控状态，一方面可以对所有的过往工作有所记录，另一方面也可时刻对目前的工作状态有所控制，同时也可根据情况对下步工作计划做出安排。
（二）适用范围：
公司日常的各种工作台账管理。
二、台帐填写要求
（一）专人填写
台帐中日记帐由工作事项执行人负责建立并每日登记，日记帐（附表八）以数据登记为主，备忘录登记每日工作事项以便提醒与跟进，而月度台帐报表（附表九）是对日记帐数据整理与汇总后得出的，并对原始数据进行稽核，确保数据准备性。
（二）日清日结
各填表人应每日整理台帐内容，并于每月最后一个工作日进行归结，下月启用新的空白台帐。
三、注意保密
重要台帐特别是数据型台帐，应设置文档修改与查看密码，防止错误操作或无关人员阅读。
四、台帐交接
台帐交接工作是员工工作交接的重要内容之一。
●会议组织管理规定
一、会议组织管理概述
（一）目的：
实现互通情况、交流思想、得出结论、达成协议、作出决议的最终目的。
（二）适用范围：
公司组织的各种会议管理。
二、会议分类
从会议内容和目的要求方面分类，会议可分为工作协调会、专题会议、信息发布会、部门内部工作会议、全体员工会议等，根据会议的频率划分为例会和非例会两大类。
（一）例会
原则上规定与会人员要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。
按照“分类别、分层级、分阶段、有计划、高效”的原则进行安排和规定，例会由各部门自定时间。
（二）非例会
指的是召开时间非固定的会议，如专题性会议（指为解决某项问题而专门组织临时召开的会议，谁提出谁主持，由秘书协调通知）。
三、会议准备
根据会议人数、形式知会行政部提前预订会议室。
四、会议通知
根据会议事项拟订会议通知，并以OA或其他书面形式提前3-7天通知，3天内的临时会议，增加电话确认环节，以保证出席率。
会议通知应包括开会时间、地点、目标、与会者姓名、议程、会议需要讨论的问题，会场纪律等。
五、会议资料准备
会议组织部门需提前将有关资料汇总整理并下发给各与会人员，同时要明确会议的目的和需要与会人员提前做好的准备工作，与会者要安排好会议期间本部门工作，以书面形式对会议资料和发言内容做好充分的准备，并按照要求提前将工作总结和计划等有关资料上报给会议组织召集部门，统一资料上报格式。
六、会议过程控制
（一）议程控制
会议应严格按照议程安排进行，如有临时变更，需提前通知所有与会人员。
（二）时间控制
会议通知中对会议所有发言人的发言时间要有规定，会议主持人应有效控制会议时间，适当时机提醒与会者控制发言时间。
（三）纪律的控制
与会者要坚持到会准时性，保持积极态度，将手机调对“会议”状态，主动配合会议要求，认真完成会议任务，严禁会中擅自早退；与会者如果因故不能按时或亲自参加会议，需提前至少半天向主持人或会议组织召集部门请假或说明，必要时需指定委托人参会或在会上代表发言。
七、会后的总结落实
（一）会议纪要，由会议主持人指定会议记录人员，会议记录人员根据会议内容整理成会议纪要，统一会议纪要格式，会议纪要需在会议结束次日送达主持人和与会者。
各部门常规例会在会议纪要整理完毕后，由部门负责人审核抄送给分管副总及执行总裁，会议记录人员负责会议纪要存档。
（二）会后结果落实跟进，会后主持人或协调会议组织部门派专人对会议结果和会上提出的需要协调沟通的问题汇总整理，并传递或反馈给相关部门，并在一定时间内跟进和检查落实执行的结果。
●安全管理规定
一、安全管理概述
（一）目的：
加强办公区安全管理，保障管辖区内人、财、物的安全。
（二）适用范围：
公司办公区域的防火、防盗安全管理。
二、员工安全责任
（一）认真执行“安全第一、预防为主、全员动手、综合治理”的安全基本准则，不损害个人及企业生命财产安全。
（二）不带火种进入办公区，办公区内严禁吸烟。
（三）用电线路切勿乱搭乱建，严禁使用超负荷电量设备，下班关闭个人办公区域用电设施，协助监督本部门其他用电设施，对未关闭电源进行关闭，对不合理用电及时制止。
（四）主动接受安全教育培训及考核，会报警，懂自救、互救，熟练使用灭火器、防毒面罩等设施，熟悉逃生知识及线路。
（五）树立良好的责任心、细心，防盗意识强，保护好个人及企业的财物安全，私人贵重物品妥善保管。
（六）进出办公区消防通道，保证随手关闭消防门，严禁消防门未经行政部允许或重大事故时开启。
（七）法定工作时间内，出差、外出办事时刻注意个人生命财产安全，因个人行为造成的损失及伤害，个人承担主要责任，非个人行为造成的损失及伤害，依据国家相关法律执行解决。
三、安防设备、设施安全管理
（一）消防设备管理
1.行政部负责消防设施器材的管理，每季度对消防设施器材进行检查、清理和抽查试用，将消防设施配备情况登记造册，以备存查。
2.消防栓、箱体、门锁、报警器及小配件等处于完好的备用状态。
3.消防出口指示灯、应急照明灯保存完好，保证随时抽查有效。
4.消防器材禁止人员挪作他用或改变位置，严禁携带出办公区。
（二）监控设备管理
1.办公区外设监控头外观完整，对位清晰，无人为破坏。
2.监控服务器及显示设备由行政IT组负责管理与维护,保安负责日常显示监控，保证系统设备正常运行。
3.未经公司或行政部允许，任何人不得干扰、阻碍监控计算机系统及相关设备。
（三）IC卡管理
1.新员工入职时，行政部配置IC卡（含门禁功能），平时与员工工作牌套合使用。
2.IC卡谁领用、谁保管，遗失需到行政部登记备案并办理补卡手续，离职时交还行政部进行注销。
3.IC卡个人妥善保管，不得随意转借他人，因保管不善造成公司财务损失，需承担损失责任。
（四）办公区域安全管理
1.办公区每层楼主要通道有三处，分别为大门及大门两侧消防门，均已安装门禁管理系统，办公时间内，大门开启，消防门处于关闭状态；18：
00后消防门锁闭，非紧急情况禁止开启。
2.办公区域公共安全由保安员执勤监管，行政部统筹管理，个人区域安全由个人管理，各部门安全指派专人协助监管并提醒，养成防火、防盗自觉意识。
3.个人贵重物品（特别是电子类产品）随身携带，因个人疏忽造成的丢失由个人负责，行政部协助查办。
●保安管理规定
一、保安管理概述
（一）目的：
提升保安人员的质素和业务技能，维护公司日常工作秩序，保证公司人财物安全。
（二）适用范围：
公司保安管理。
二、保安管理要求
（一）严格遵守公司规章制度，实行每日12小时巡视巡逻制度（上班时间：
早10点至晚10点），树立公司良好形象和个人道德风范。
（二）熟悉办公区平面布局及部门分布情况，对地形以及各条通道做到勤巡逻、勤检查，发现问题及时处理；对任何有损办公辖区设备、设施、财物安全的行为，及时进行规劝和制止。
（三）负责做好大宗物品出办公辖区的管理工作，员工携带电脑等大件物品离开公司时，应及时进行登记；对装修人员及装修物品的出入进行管理，制止闲杂人员随意进入办公辖区。
（四）树立强烈的责任感，全面做好办公辖区的治安、消防、求援、报警等工作，确保办公辖区治安安全，秩序井然。
（五）熟悉办公辖区消防设施的配置，并能熟练使用各种消防器材，掌握防火自救知识。
（六）上岗时间要求穿制服，佩戴工作证，集中注意力，保持举止端庄，处理问题时要认真分析、果断、公平。
（七）保安不准留长头发、胡子、长指甲，衣着整齐、干净。
（八）保安员需坚守岗位，适时查看监控，不得乱串闲谈，阻碍他人工作，用餐时间需与前台交替值守。
（九）按时交接班，交接班时要详细填写值班笔记，领班每天须详细检查记录情况，发现问题要及时汇报。
●保洁管理规定
一、保洁管理概述
（一）目的：
创造优美、整洁、卫生的办公环境，提供给员工舒适的办公场所。
（二）适用范围：
公司办公区域保洁管理。
二、制度内容
（一）保洁员岗位职责
1.严格遵守公司规章制度，树立公司良好形象及个人道德风范。
2.文明服务、礼貌待人，并注意保持个人的仪容仪表。
3.爱岗敬业，听从上级领导指挥，在规定时间内按照工作标准，保质保量地完成各自分管区域内的保洁工作。
4.遵守考勤制度，工作时间：
早班07:
30–17:
00、晚班17:
00–21:
00（云来办排班时间），按需配置保洁人员数量及安排工作时间，按时上下班，不迟到、早退，不旷工离岗，工作时间不干私活，不做与工作无关的事情。
5.清洁过程若发现异常现象或设备设施损坏、故障等，及时报告主管领导或专管人员，并有义务跟进事态过程或采取有效措施，控制事态发展，必要时积极协助专业人员排除故障。
6.拾金不昧，拾到物品立即上交或送还失主。
（二）保洁范围
1.负责董事长、总裁办、副总、总监级领导办公室的专项保洁。
2.负责展厅、会议室、会客室、公共区域、卫生间的不定时保洁，保证各区域环境整洁，气味芳香。
3.负责公司内部不定期深度保洁。
4.认真完成领导交待的其他工作任务。
（三）保洁员安全操作标准
1.作业时树立“安全第一”的思想，确保安全操作。
2.高空作业时，在超过2米高处操作时，必须使用梯子，双脚需同时踏在梯子上，不得单脚踩踏，并保证梯子下方有人把扶，以免摔伤。
3.在清理开、关设备设施时，不得用湿手接触电源插座，以免触电。
4.不得私自拨动任何不懂操作的机器设备开关，以免发生故障或事故。
5.在操作与安全发生矛盾时，应先服从安全，以安全为重。
（四）保洁员日常管理规定
1.保洁员对各自负责区域每日不少于5次巡查，发现问题及时处理。
2.卫生间保洁需填写巡检保洁登记表，由行政专管员负责监督抽查。
3.各种清洁物资指定地方摆放整齐，损耗物料及时补给。
4.用餐及休息时间需安排1人三层楼轮岗，随时保证办公区域内环境卫生。
5.保洁时，不得随意翻阅工作人员办公资料，不对泄露公司对外机密。
6.贵重物品轻拿轻放，细心护理，保障财物完整性。
7.服从行政部管理，工作期间需请假及时报告行政部，同意后方可离开。
●IC卡、钥匙管理规定
一、IC卡、钥匙管理概述
（一）目的：
提高办公室的安全性，规范IC卡及钥匙的使用和管理。
（二）适用范围：
公司所有员工。
二、IC卡、钥匙管理内容
（一）IC卡、钥匙的用途
1.门禁功能：
进出各门禁区域需凭IC卡在刷卡器上刷卡后方可进出。
2.复印、打印、传真、扫描：
无纸化办公及私密性文件的专享权限，收到外界文件可选择性打印或使用其他功能，打印前先使用IC卡在刷卡区刷卡后，设备方可响应，保证所打印文件的私密性及节省纸张，无需打印的文件可由前台电脑进行邮件转发。
3.钥匙用途：
钥匙配备包括办公桌匙、更衣柜匙、档案柜匙、办公室门匙，主要用于管理私人贵重物品、文件或部门贵重物品、文件。
（二）IC卡、钥匙的保管原则
1.个人IC卡及钥匙：
谁领用、谁保管、谁负责。
2.部门钥匙：
部门负责人指派专人对部门内部档案柜、保险柜或办公室钥匙进行管理，遗失后由部门申请补办更换，因管理不善造成的财物损失，保管员负次要责任，部门负责人负主要责任。
（三）IC卡发卡流程
1.员工卡：
人力资源部根据新入职员工到岗时间进行相应的OA申请——行政部专员准备卡片并授权——新员工正式入职时发放，公司所有员工工作时间内必需佩带员工卡。
2.临时卡：
临时卡用于特定事项，例如：
装修工程施工阶段的临时工人、外借办公室的工作人员、忘记带卡或丢失暂未补办的员工等等，行政部确认后发放，临时卡使用完毕后交还行政部，其他管理流程同本制度。
（四）钥匙发放流程
1.总监级以上：
收到人力资源部新入职员工的OA申请——行政部即与入职部门确认总监独立办公室，并准备好办公室门匙、抽屉柜匙、文件柜匙等——新员工正式入职时发放。
2.总监级以下：
收到人力资源部新入职员工的OA申请——行政部专员与入职部门确认办公位，并准备办公桌匙、更衣柜匙等——新员工正式入职时发放。
（五）IC卡、钥匙使用需知
1.IC卡、钥匙仅限领用人本人使用，不得外借他人。
2.IC卡与工牌套合使用，工作时间内必须随身佩带。
3.持卡人进出门禁区域务必随手关门，一旦发现有未关门现象，将以IC卡刷卡记录和监控录像为依据，追究责任人过失。
4.IC卡、钥匙在使用期间不慎遗失，请及时到行政部办理挂失手续，否则，因此造成的损失，使用人应承担全部责任。
5.离职时，须到行政部办理IC卡及钥匙的交接手续，行政专员及时取消原卡权限及回收钥匙并登记备案、保管。
（六）补卡、补领钥匙费用及流程
1.IC卡在使用期间出现无故消磁或不能使用，行政部核实情况后进行免费更换。
2.IC卡及钥匙，因人为原因造成的不能使用或丢失，补办费用为30元/次/项（含工牌），费用上缴财务部，行政部重新补发。
3.补卡及钥匙流程：
使用人OA申请，填写《IC卡/钥匙补领申请表》（附表十）——行政部核实并收取制作费——行政专员取消原IC卡权限（钥匙采用备用钥匙进行复制）——行政专员发放新卡（钥匙）
（七）IC卡权限的开通、调整与取消
1.IC卡权限的开通、调整及取消，操作部门为行政部。
2.云来斯堡三层楼办公区根据部门及岗位性质进行权限设置，14楼门禁权限仅限该楼层办公人
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