集团行政管理手册.docx
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集团行政管理手册
行政管理手册
二零一四年四月
目录
工作环境与秩序管理制度-2-
员工福利、餐饮娱乐管理制度10
资产与办公用品管理制度14
公寓管理制度27
考勤及出差管理制度30
文件与档案管理制度43
计算机系统与信息管理制度70
印章管理制度75
工作环境与秩序管理制度
第一章总则
第一条为了加强对集团办公环境及办公秩序的管理，提高工作效率，制定本制度。
第二条本制度适用于XX集团及各子公司，集团行政人事中心负责执行和修订。
第二章前台接待管理
第三条出入管理
1、本公司人员出入管理
（1）员工出入公司，如果携有公司物品，应主动到行政人事中心登记。
外出人员不得以任何理由阻挠检查。
与检查人员争吵者，罚款50元/次。
（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。
下班前不能返回公司的，应告知直接上级。
2、外来人员出入管理
（1）凡公司外人员来访者，接待人员首先要求填写应填写《外来人员登记表》，请访客出示有效身份证件并说明来访部门或人员。
如是公司高层领导的访客应及时通知公司领导，在征得领导同意后引导客人到公司领导办公室。
（2）接待人员与受访部门或人员进行联系，受访部门或人员不予确认的，前台要谢绝来客进入企业；受访部门或人员予以确认的，接待人员应指明路径。
（3）外来人员未填写《外来人员登记表》而进入公司的，并造成一定影响，如扰乱办公秩序，或发生盗窃事件，查明责任归属，公司给予接待人员20元/次处罚。
第四条收发管理
1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时前台接待人员应核准后办理签收、登记手续。
2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。
第三章工作环境管理
第五条行政人事中心负责划分工作环境责任区，各部门按照“日清日洁”原则进行管理。
公司公共场所的环境卫生由专职保洁员负责清理。
第六条各岗位办公桌桌面卫生要干净整齐无杂物，各类文件摆放有序，归类放置。
个人私物或与工作无关的物品不要摆放在桌面上；办公桌底下的物品要摆放整齐，地面卫生要清洁，不允许搁置鞋类等个人物品，影响办公大厅整体环境卫生。
第七条各办公室地面卫生要干净整洁，无碎屑、纸团、垃圾等杂务，不留卫生死角，物品摆放整齐。
如有工程图纸或工程参考样品等，要摆放整齐或放置到专用文件柜内。
第八条文件柜柜门不得敞开要随时关闭，柜内文件要摆放有序，文件柜内如有公司保密文件，文件柜必须上锁，钥匙由专管人员保管。
第九条本部门配置的办公设备，如打印机、复印机、传真机等要妥善保管，并安排专人负责设备维护和卫生清洁工作。
第十条各办公室墙面张贴文件或图表要规整。
公司楼道墙壁不允许随意粘贴各类纸张。
第十一条要节约用电，在光线允许情况下不要开灯。
在室温适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室要及时关闭空调。
第十二条办公桌椅应摆放整齐，不能随意调换。
第十三条工作时间内严禁外出购物或吃食物。
第十四条行政人事中心负责更换公司各部门及公共场所的花卉及花卉保养工作。
第十五条公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。
改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由行政人事中心负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。
第四章员工礼仪管理
第十六条员工仪表礼仪：
员工必须仪表端庄、整洁
1、头发：
员工头发要经常清洗，男性员工必须做到发不盖耳；女性员工不允许烫夸张发型、染鲜艳的色彩。
2、指甲：
指甲不能太长，应经常注意修剪，不涂深色指甲。
3、胡子：
胡子不能太长，应经常修剪。
4、口腔：
保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。
5、员工化妆应给人清洁的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。
6、体姿：
头正身直，行步要轻，坐、站姿要正确。
7、气质：
精神饱满，积极热情，态度谦逊。
8、语言：
使用普通话，规范用语，不说土话、脏话。
第十七条日常办公礼仪
1、早上应提前5分钟到公司作好相关工作，上班时间不得进餐、化妆等行为。
2、员工见面应以规范姓名、职务称呼，进入各独立办公室须先敲门。
3、办公区域内不得高声喧哗、串岗聊天、听音乐、上网看电影、打游戏或影响他人等行为。
4、不随意乱动他人东西，属于自己工作范围内的重要文件注意保存，不得遗失、泄露，暂时离开时应向同事交代去向，并妥善整理好桌上工作资料。
5、公司员工手机在24小时内必须开机，同事、客户、外协单位所打的电话必须及时接听、回复。
6、已印制名片的员工在外事活动中要合理使用名片，并保证名片的清洁和完整。
7、严禁利用公司电脑玩游戏（包括网络游戏）、购物和视频聊天。
8、上午、下午上班时间要面带微笑相互间问候“您好”“早上好”“下午好”，体现公司融洽、友好的工作氛围。
第十八条工作环境准则
1、办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。
2、尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。
3、不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。
4、进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。
5、随时保持桌面干净整齐，杜绝文件、资料散乱放置。
下班前应将桌面上所有办公用品、文件资料整理后放入相应抽屉并将抽屉上锁，注意做好公司文件资料的保密工作。
将座椅紧靠桌边放好。
6、爱护公共设备，维护办公区域内整洁，使用公共区域物品不得损坏。
使用接待室或会议室后，将座椅放归原位，谁使用谁负责及时清洁。
7、不得随意乱倾、乱倒脏物，废（杂）物应倒入垃圾箱内，严禁倒入卫生间等处，避免造成堵塞。
8、爱护公共使用区域，如卫生间、会议室、走廊等处的卫生，严禁乱扔烟头、纸屑。
9、严禁在办公区域内吸烟，在独立办公室吸烟后应及时开窗通风、清理烟蒂等。
10、下班前必须将门锁好，随时做到“人走灯灭、安全无误”，爱护公共物品，养成良好的节约习惯。
11、办公室钥匙由专人负责，登记认领，严格管理，未经允许不得私配。
第十九条电话礼仪
1、当电话铃响二声之后请及时接听电话，所有电话均应讲礼貌语：
“您好，XX集团”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”。
2、对方讲述时要留心听，并记下要点。
未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话后再放下话筒。
3、如遇无人接听电话，每位员工均有义务协助做好电话记录以备查询，记录时应确定对方电话号码、所在单位、姓名及主要事项等。
第五章员工工装管理
第二十条工装的订制、保管：
工装由行政人事中心统一订制、采购；公司不备存工装，工装发放给员工，由个人自行保管。
第二十一条工装的发放对象：
1、公司在职正式（已转正）员工。
2、试用期员工及临时工不发放工装。
第二十二条工装配发标准
公司高管层、部门负责人、各部门员工，每人夏、冬两季各配发一套正装；
第二十三条工装的使用期限为三年。
第二十四条工装的换季时间为：
夏装：
5月1日至9月31日，冬装：
10月1日至次年4月30日。
注：
如遇天气情况反常则临时调整。
第二十五条公司员工着装要求：
1、工装是员工精神面貌的一种体现，员工应每周一至每周四着工装，周五可自行穿着，穿着时必须保持清洁、整齐，不得随意更改工装的款式；
2、着工装需自备深色正装皮鞋、深色袜子，男士自备领带，不得穿休闲鞋、布鞋或拖鞋等；
3、新员工入职，试用期满后方可配发工装，试用期内可自备同颜色、同款式工装，如因岗位要求或特殊情况需在试用期间着工装的，须由本人交纳服装押金。
4、工装在使用期限内如有损坏或遗失，由使用者个人按月折价从工资中扣回工装款，并由行政人事中心统一补做工装；
5、员工如有离职，按规定的使用期限，折价扣回工装款，不收回工装（以三年为基数，按实际工作天数折旧额来计算）；
6、公司重大会议、大型活动或临时通知要求穿着工装的，各部门、各岗位员工均须按要求着装到位，未按要求着装者，给予50元/人次处罚；
第二十六条以上要求由行政人事中心总体管理，并每月组织检查或抽查，对不符合要求进行处罚。
每发现一次罚款50元/人，在工资中扣罚。
附表1XXXXXX投资有限公司
外来人员登记表
编号：
序号
姓名
所在企业
来访
人数
联系电话
是否
预约
来访部门/人
来访事由
来访
时间
附表2：
XXXXXX投资有限公司
工装配发标准
内容
类型
夏装
冬装
数量
款式
数量
款式
女装
男装
女装
男装
正装
1套
短袖衬衣
短袖衬衣
1套
长袖衬衣
长袖衬衣
马甲
西装裤
西装上衣
西装上衣
西装裙
西装裤
西装裤
工程部工作服
1套
短袖工作服
1套
长袖工作服
附表3：
XXXXXX投资有限公司
办公室环境卫生检查表
年月日（星期）
内容
部门
办公室地面卫生
办公桌桌面卫生
计算机等设备维护及清洁
文件柜文件摆放整齐度
大厅办公隔挡卫生整洁度
报刊杂志摆放
窗台、窗户卫生
垃圾桶卫生清理
备注
总裁办公室
运营副总裁
经营副总裁
财务管理中心
会议室
XX投资公司
投资中心
矿业总经理
运营管理中心
行政人事中心
卫生间
注：
此表由行政人事中心工作人员检查.
员工福利、餐饮娱乐管理制度
第一章总则
第一条为保障员工依法享有国家规定的各项福利，体现集团对员工的关怀，增强集团的凝聚力和竞争力，使集团的福利管理进一步规范化、制度化，特制定本制度。
第二章员工福利管理
第二条本办法适用于集团已转正的员工；由集团发放工资的外派人员享受本办法规定的福利；由派往单位发放工资的外派人员不享受本办法规定的福利。
第三条 凡是集团试用期满已转正员工（签订劳动合同），均依法参加国家规定五险一金的缴纳，即养老保险、基本医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险，以及住房公积金等六项福利待遇。
第四条 在法定节假日，员工可享受节假日补助，具体标准如下：
春节为2000元/人，中秋节为500元/人，“三.八”妇女节为200元/人。
第五条 防暑降温费标准为每年800元/人，每年6月30日以前发放。
第六条每位员工生日，公司赠送价值100元的蛋糕。
第七条每位员工每季度100的劳保。
第八条市内交通补贴每人每月300元。
特殊岗位（需要经常外出的）按照实际发生再行报销。
第九条餐补按照每人每月300元。
如发生加班、集体活动的，按照实际发生再行报销。
第一十条已转正的员工，有亲属（父母、子女、配偶、配偶父母）丧亡者，公司提供丧葬补助1000元。
第三章接待费用管理制度
第十一条一般规定
1、所有接待宴请必须事先报集团运营副总裁批准后方可执行，并填写《宴请申请单》经各级领导签批。
2、各部门招待宴请的对象必须是需要答谢的与工作对口的单位或个人，任何人不得以任何理由招待宴请与公司经营或工作无关的对象。
3、《宴请申请单》必须如实填写，接待对象必须与《宴请申请单》所指对象相符。
4、如无特殊原因接待宴请优先安排在集团协议酒店内，烟酒茶从集团协议点内领用。
5、接待宴请时，本公司陪同人员由申请人视需要确定。
第十二条审批
1、集团重大宴请（集团年庆、春节联欢等）、重要公共关系维护费用标准由行政人事中心拟定，运营副总裁审核，经营副总裁审批。
2、1000元/次以上（含）宴请经副总裁批准后方可执行。
3、1000元/次以下宴请经部门负责人批准后方可执行。
4、宴请费用为含烟酒与茶水、娱乐费用之和。
第十三条财务审核
1、没有《宴请申请单》或未按要求详细填写或有单无副总裁签批，财务部门一律不予审核。
2、经审核查明，接待对象与申请单上所指的对象不相符，若经核实是属虚假行为的，一律不予报销，并参照公司相关条例进行惩戒性处罚。
已经报销的，从申请人当月或次月工资中扣除报销金额。
3、报销人需取得用餐酒店正式发票并附《宴请申请单》，交由财务部门审核，经运营副总裁签批方可报销。
就餐发票必须符合以下规定：
3.1定额发票印章要清晰可识别，发票印章不清、不完整的不予报销。
单次报销必须为同一单位提供的发票，同面额的发票必须连号或相近，发票归属地与实际发生地必须一致。
3.2手工开具的发票必须如实填写，不得提供套开、虚开的发票，发票填写必须规范，发票内容必须完整，不符合规定开具的发票不予报销。
3.3如遇特殊情况，不能提供同一单位且连号或相近的发票，需写明具体情况，由经营副总裁审批后方可报销。
3.4原则上不允许用餐票代替其他单据报销，如遇特殊情况必须先通知财务部门，经确认后写明情况，经运营副总裁审批后方可报销。
第十四条费用报销
1、接待费用原则上实行申请人现金支付方式。
接待活动结束后，申请人持《宴请申请单》及签字审核后的有效发票按公司财务费用报销程序办理，超过60个工作日未办理报销手续的视为费用自理。
2、不正常招待宴请或超出费用预算标准部分的费用，原则上由申请人承担，特殊情况需由申请人申请、举证（含其他陪同人员证明），报总经理批准后方可报销。
3、经运营副总裁批准的特殊招待费用据实报销。
4、申请人可预先根据预计接待费用标准，在财务部借支费用，在办理报销时抵扣。
5、如报销单据不符合规定，由财务部门退回申请人，申请人应在7天内做出改正，经总经理批准后方可报销。
6、报销流程：
申请人
填写《业务说明单》，粘贴好发票并附签批后的《宴请申请单》
财务管理中心
审核无误后在每周4报销、付款
行政人事中心
1.根据本管理办法复核
2.提交至运营副总裁审批
第十五条接待费用成本归集
1、重要节日（集团年庆、中秋、国庆、春节、古尔邦节等）、重要公共关系维护、总裁宴请费用归集至集团接待预算费用。
2、副总裁及以下宴请费用归集至所分管部门接待预算费用。
3、部门（含员工）宴请费用归集至部门接待预算费用。
宴请单存根宴请申请单
宴请时间
宴请地点
预计费用
宴请事由
宴请人员
陪同人员
宴请烟
品牌
数量
宴请酒水
品牌
数量
运营副总裁
行政人事中心
申请人
申请部门
宴请时间
宴请地点
宴请事由
餐费金额
领用烟、酒
烟、酒金额
申请人
备注
编号：
编号：
XXXXXX投资有限公司
员工福利发放申请表
福利名称
每人补助金额
元/人
福利补助总额
元
发放人员名单
（附后）
行政人事经理
（福利发放品种）申请审核
签名：
年月日
运营副总裁签批
签名：
年月日
制表人：
制表日期：
资产与办公用品管理制度
第一章总则
第一条为规范资产与办公用品管理，保证资产的安全完整，防止资产流失，促进资产的合理利用和使用，制订本制度。
第二条本制度所述的资产包括固定资产和其他有形资产，不包括无形资产。
第三条固定资产与办公用品的界定
固定资产：
1、使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器以及其他与生产经营有关的设备、器具等；2、不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上，并且使用期限超过2年的；
办公用品：
将单位价值为100元～1000元（含100元、不含1000元）的工具、器具、办公用具界定为办公用品；符合固定资产要求的归入固定资产管理。
低值易耗品：
单位价值在100元以内的工具、器具办公用具。
第四条本制度适用于XX集团。
第二章固定资产管理
第五条财务管理中心职责
（一）负责建立健全固定资产的会计核算制度；
（二）负责建立健全固定资产的管理台帐（编号目录编印分发各部门），并定期与行政人事中心核对，确保账、实物一致；
（三）负责固定资产折旧的计提和费用的分摊；
（四）负责固定资产增减、转移、清理、报废等的会计核算；
（五）会同行政人事中心组织实施公司固定资产的清查盘点工作、对盘点结果提出审核意见；
（六）负责组织对损害设备事故的调查与处理。
第六条行政人事中心职责
（一）负责建立健全固定资产实物管理工作制度；
（二）负责建立健全固定资产的管理台帐，并每年一次与财务管理中心核对，确保账、实物一致；
（三）负责固定资产使用过程中的动态管理，每年两次对使用情况进行监督、检查、指导和考核；
（四）负责固定资产的日常维护和修理；
（五）负责固定资产增减、转移、清理、报废等的审核和处理；
（六）会同公司财务管理中心组织实施公司固定资产的清查盘点工作、对盘点结果提出审核意见；
（七）负责组织对损害设备事故的调查与处理。
第七条使用部门职责
（一）负责固定资产的安全完整；
（二）在正常范围内合理使用固定资产；
（三）积极配合行政人事中心、财务管理中心对固定资产的管理；
（四）固定资产在使用过程中出现问题，应及时报告行政人事中心；
（五）向行政人事中心提出报废、维修、调换申请。
第八条集团财务管理中心门每年对地区公司资产盘查一次，发现问题及时提出、监督整改。
第九条资产的增减、转移、清理、报废、拆迁等，必须经行政人事中心和财务管理中心审核后，报运营副总裁、经营副总裁审批并办理相关手续。
单项资产价值在2万元以上的，需要报总裁审批。
第十条固定资产购置程序
（一）需用部门提出申请，行政人事中心在公司内部调配，不能调配的申请采购。
（二）行政人事中心向运营副总裁提出口头申请。
（三）运营副总裁同意后填写《固定资产申购单》。
（四）办理书面审批手续。
（五）组织人员采购、验收。
（六）行政人事中心和财务管理中心分别进行登记备案。
（七）一次性购置资产超过5万元的，报总裁审批。
第十一条采购
办公设备、设施、软件等固定资产由行政人事中心和使用部门共同采购；生产类固定资产由财务管理中心、行政人事中心和使用部门共同采购。
第十二条固定资产登记备案
（一）购买回的或自制完工后的固定资产须由使用部门验收并填写“出、入库单”一式三联送请财务管理中心编订该固定资产编号后，第一联使用部门存，第二联连同发票及采购批准文件由财务管理中心编制记帐凭证存查，第三联送行政人事中心存档。
（二）凡经验收合格及财务管理中心编妥号码的固定资产，使用部门应将编号印记于该项固定资产上。
各使用部门应指定固定资产负责人妥善保管验收单的第一联，并在其背面记载资产的增减及调拨情况，随时与财务管理中心门核对资料，保持资料的一致性。
（三）内部调拨的，行政人事中心和财务管理中心应及时进行变更登记。
第十三条公司每年10月份对固定资产进行一次全面清查，通过清查，核对固定资产实物与账目是否相符，查明不符原因，同时检查固定资产的使用情况。
第十四条清查过程中，清查人员应深入现场逐项清查，做好盘点的原始记录，对盘亏、盘盈、毁损、报废的固定资产、应查明原因。
第十五条固定资产清查中出现的盘亏、盘盈、毁损、报废，由行政人事中心填写“固定资产盘亏、盘盈、毁损、报废审批表”，按审批程序报批后，行政人事中心和财务管理中心各存一份，财务管理中心据此按现行财务制度进行有关账务处理。
第十六条发生以下情况，应及时对固定资产进行清理报废
（一）固定资产已达到或超过使用年限，不能继续使用的；
（二）因不可抗拒力量以及交通事故等造成固定资产毁损，无修复价值的；
（三）发生故障，无法修复或修理费用过高，不宜继续使用的；
（四）其他原因造成固定资产报废的。
第十七条固定资产有偿转让或对外出售的行政人事中心和财务管理中心应及时办理核销手续。
第十八条未经运营副总裁书面批准，公司固定资产不得外借。
第十九条集团与各子公司资产各自登记、管理，需要资产互借、转移等必须由行政人事中心与子公司综合部办理登记手续。
第三章低值易耗品及办公用品管理
第二十条低值易耗品及办公用品的分类
1、办公自动化设备耗材：
如：
硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。
2、一般易耗品，如：
签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、订书钉等。
3、耐用易耗品，如：
剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。
4、专用办公用品，如：
圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。
第二十一条消耗定额
办公自动化设备耗材、一般易耗品、耐用易耗品、专用办公用品费用标准执行当年度《部门管理费用预算》的定额。
第二十二条报销时间
每年1月5日至10日前报销前半年低值易耗品与办公用品费用；7月5日至10日前报销上半年低值易耗品与办公用品费用；
第二十三条采购
1、低值易耗品及办公用品由行政人事中心统一采购。
2、采购人对采购质量负责。
低值易耗品及办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后再签字验收入库。
第二十四条保管与发放
1、低值易耗品及办公用品分为个人领用、中心领用、各公司领用三种。
“个人领用”系集团个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“中心领用”系指集团各中心共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。
各公司领用指集团下属子公司从集团统一领用的办公用品。
2、各中心、各公司日常办公用品统一在行政人事中心领用。
3、每周二为办公用品的领用和发放时间（如遇休息日自动向后顺延），其他时间只接受申报。
4、遇有新入职员工或投标、专题项目等特殊情况，由中心经办人填写《临时办公用品申领单》（见附件），并由中心负责人签字确认后，到行政人事中心领取。
5、行政人事中心、各中心分别建立“办公用品登记簿”，对低值易耗品及办公用品的领用和发放进行动态管理。
6、新入职人员在本中心办理办公用品领用手续。
人员离职时，应将剩余办公用品一并交还本部门指定负责人。
第二十五条办公用品如有故障或损坏遗失，超出配置定额数量时，公司不再配置，应由个人或部门自购。
低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。
第二十六条打印、复印耗材的使用
1、各中心要节约使用打印纸。
复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。
复印的作废纸张，由管理员留存。
严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费。
2、除了对外
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