办公用品的采购与发放流程及管理制度.docx
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办公用品的采购与发放流程及管理制度
6、办公用品的采购与发放流程及管理制度
编制
胡永志
话机世界集团
题号
Q/HJ-XZ-2005-08-06
审核
版次
1
批准
董事会
办公用品的采购与发放流程及管理制度
修改次
0
签发
页数
4
1．目的
为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，合理、高效地利用资金，有计划地进行办公用品采购与发放，特制定本办法。
2．适用范围
本办法适用于本公司内易耗品、部分礼品或小件物品，包括印制品（如包装袋、信笺、信纸、文件纸等）
3．主管部门及职责
行政部是办公用品采购与管理的职能部门，负责各部门办公用品的计划、采购、发放及控制等管理工作。
4．内容
4.1计划与审批流程
4.1.1行政部行政文员在每月25~30日间，根据办公用品库存量情况以及消耗水平，将各业务部门及门店所需办公用品的种类、规格、数量或控制指标统计、汇总。
母公司办公用品申购计划需经行政部经理审核后，提交管理中心总经理审批；子公司办公用品申购计划经管理部经理审核后，交子公司总经理核准后，再提交管理中心总经理审批；必要时，呈送总裁审批，获准后方可实施采购。
计划必须保证做到办公用品品种齐全、库存合理、开支适当。
4.1.2各部门临时提出的办公用品需求或子公司新店开业所需的办公用品也必须形成书面申请，提交管理中心总经理审核，对明显不宜的购置申请应及时说明、协调妥当。
4.1.3公司高层管理人员提出的口头购置要求，由行政部指定人员形成书面清单后请提出人签字确认，再交由管理中心总经理审批，如急需事项可先电话请示同意后，在购置后补办手续。
4.1.4单件价值或一次性采购总额小于1500元的申请单经管理中心总经理核准后实施采购，超出1500元（含1500元）的申请需经总裁批准，方可采购。
4.2采购流程
4.2.1母、子公司办公用品采购均实行定点采购，子公司须将所定供应商名单统一上报母公司行政部备案。
行政部指定人员须充分考察市场行情，选定具有供货实力的供应商（商场、超市等）根据我司的采购明细提供报价，不少于三家，采用综合性价比比较法，筛选若干后备供方，将质优价廉的供应商报价提交总裁室审核，将经核准的供应商建档，列入合格供方名录，由行政部与供应商签定《办公用品采购合同》，并将报价清单同时抄送财务中心存档，供结算时备查。
4.2.2定点供应商原则上不予改变。
供方名录原则上半年考评一次，就供货价格、供货质量、供货时间、服务态度、服务质量等方面进行考评，对考评不合格者及时淘汰出供方名录，并补充新的供应商，保证不少于三家可供选择的合格供方。
4.2.3常用物品报价清单原则上由行政部指定人员每月市调一次，及时将价格变动信息提交给财务中心，并通知物品供方，要求供方及时调整价格，以保证我司低成本采购。
财务中心指定人员不定期抽查，发现问题及时报告总裁室处理。
4.2.4采购原则上在我司正式供方名录规定的商家实施采购，如采购商品没有纳入供方名录时，则按“4.2.5”执行。
4.2.5对于临时购置的办公用品，单价或单次累计采购金额超过200元的采购，须有财务部指定人员参与。
在时间许可的前提下，采购人员也必须货比三家，尽量降低采购成本。
采购完毕应记录供方的名称、地址或联系方式，以便下次采购时节约时间、提高效率。
4.2.6采购时必须依据核准的采购单进行采购，采购商品必须品种对路、价格低廉、量足质优。
4.2.7除总裁同意之外，原则上日常用品规定在每月下旬实施采购。
4.2.8母公司采购人员必须经过总裁或管理中心总经理授权，子（分）公司采购人员必须经管理中心总经理或子（分）公司总经理授权，XX的人员不得参与采购。
4.2.9采购完毕，采购人员必须提供正式发票及经行政部指定收货人验货签收的供货明细单，由采购人员签写经办、注明日期，由管理中心总经理或其授权人员核准，按财务中心05-08-01《话机世界集团采购及费用报销流程及标准》结算入账。
4.2.10采购时如商家不能提供正式发票，采购人员必须事先报请管理中心总经理核准，如管理中心总经理难以核准又确定需要采购时，可由管理中心总经理提请总裁核准。
未经核准的采购事项一律不准报销入账。
4.3入库及保管流程
4.3.1办公用品采购到位后，由行政部指定专人验收并办理入库手续。
4.3.2所采购物品必须一一登记造册，如：
名称、规格型号、数量、价格及用途等。
4.3.3保管员必须清楚地掌握办公用品库存情况，并经常整理与清洁，必要时要实行防虫、防霉等保全措施。
4.3.4办公用品应定期盘点，原则上每周盘点一次，由财务部指定人员参与盘点。
盘点要求做到账物一致，如果不一致必须查找原因，无缘无故丢失或损坏者，其损失由保管员承担。
4.3.5印刷品与各种用纸的管理按照盘存的清单为准，对领用的数量随时进行记录并进行加减，计算出余量。
如果消耗品用完，立即写报告递交行政部经理。
4.3.6保管员必须对各部门所领用的办公用品进行调查。
调查方式是定期对每月领用量、使用量以及余量（未用量）作出统计，向上级报告。
行政部指定专人对报告进行核对，检查各部门所报统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致，最后把报告分部门进行编辑保存。
4．4发放与控制流程
4.4.1提出申购的部门可到行政部办公用品保管员处办理领用手续，在领用记录上签字确认。
4.4.2办公用品领用之后，使用人员应尽量节约，严禁浪费或假公济私。
行政部须指定人员每周不定期抽查（至少二次）办公用品的领用情况，发现问题要及时指出，并采取控制措施，对于超过指标的部门或个人可以拒绝采购或发放，或者采取代购方式，采购金额由个人承担，或按超过指标的金额直接扣到部门、子（分）公司（包括门店）。
4.4.3对于计算器、钉书机、水笔、墨盒等物品，采取以旧换新的惯例，禁止无限制发放领用。
4.5费用报销流程
4.5.1行政部采购人员根据核准的计划统一采购、验收、入库，凭有效发票、经保管人员签收的供货明细单按财务中心05-08-01《话机世界集团采购及费用报销流程及标准》报销。
4.5.2采购完毕，采购人员须提交正规发票及实物，经保管人员按供货明细单对照验货签收，经行政经理查验发票金额及入库明细单后核准报销。
4.5.3原则上不报销办公用品的装卸费用。
5．检查与考核
5.1日常办公用品采购计划必须按母公司规定日期及时统计并报审，超过规定日期原则上不再核准。
因此影响公司业务正常开展，造成直接经济损失的责任由计划人员个人承担80%，行政人事经理承担20%。
5.2办公用品计划必须切合实际，并严格控制在预算范围内，超出预算范围的必须有充足的理由，否则，超出预算部分的费用由计划人员个人全额承担。
5.3办公用品采购人员必须严格按照经核准的采购清单采购，品种和数量方面严禁自作主张多购或少购。
违反规定者将作50元/次处罚，多购部分将由采购人员承担超出部分金额的20%，长期不能使用的，由采购人员全额承担。
对临时缺货的，必须作出书面报告，并限定时间补足。
5.4办公用品采购人员在采购过程中必须严格把好价格和质量关，严禁以次充好、假公济私或其他违反规定的行为，一经发现将处以1000元以上罚款并作辞退处理，情节严重者将依法追究法律责任。
5.5办公用品保管人员必须认真做好办公用品的管理和控制工作，严禁营私舞弊。
行政部指定专人与保管员一起每周对办公用品库存进行盘点，若因保管不善，造成办公用品损坏或丢失的，其损失将由保管员全额赔偿。
5.6行政部每月对本制度的执行情况形成报告，提交总裁审核。
6．附则
6.1本制度由集团管理中心负责解释。
6.2本制度自2005年9月1日起执行。
附件一：
话机世界供方名录
附件二：
办公用品领用发放记录
附件三：
办公用品申购计划表
附件四：
特殊办公用品申购计划表
附件一：
话机世界供方名录
话机世界供方名录
序号
供方名称
商品名称及规格
单价
联系人/电话
地址
备注
附件二：
办公用品领用发放记录
办公用品领用发放记录
序号
名称及规格
数量
单价
金额
领用部门
签字
说明
注：
上述表单在实际使用时可适当调整。
附件三：
办公用品申购计划表
序号
物品名称
规格
单位
总经办
人力
市场部
商务部
售后部
×店
×店
×店
维修店
合计
申领数量
单价
金额
实领数量
1
复写纸
刀
3
4
2
传真纸
卷
1
3
订书针
盒
7
1
3
4
5
6
7
8
9
合计
制表人：
行政人事经理
子公司总经理：
行政部经理：
附件四：
特殊办公用品申购计划表
特殊办公用品申购计划单
部门：
200年月
序号
物品名称
规格
单位
申领数量
单价
金额
实领数量
1
2
3
4
5
6
7
8
合计
申领理由：
部门经理：
办公室主任：
部门经理或
子公司总经理：
管理中心总经理：
下午13：
00—17：
00
B．实行不定时工作制的员工，在保证完成甲方工作任务情况下，经公司同意,可自行安排工作和休息时间。
3．1．2打卡制度
3.1.2.1公司实行上、下班指纹录入打卡制度。
全体员工都必须自觉遵守工作时间，实行不定时工作制的员工不必打卡。
3.1.2.2打卡次数：
一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。
3.1.2.3打卡时间：
打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；
3.1.2.4因公外出不能打卡：
因公外出不能打卡应填写《外勤登记表》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。
因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，否则按旷工处理。
因停电、卡钟（工卡）故障未打卡的员工，上班前、下班后要及时到部门考勤员处填写《未打卡补签申请表》，由直接主管签字证明当日的出勤状况，报部门经理、人力资源部批准后，月底由部门考勤员据此上报考勤。
上述情况考勤由各部门或分公司和项目文员协助人力资源部进行管理。
3.1.2.5手工考勤制度
3.1.2.6手工考勤制申请：
由于工作性质，员工无法正常打卡（如外围人员、出差），可由各部门提出人员名单，经主管副总批准后，报人力资源部审批备案。
3.1.2.7参与手工考勤的员工，需由其主管部门的部门考勤员（文员）或部门指定人员进行考勤管理，并于每月26日前向人力资源部递交考勤报表。
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