ERP系统流程.doc

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系统流程

1.编码档案

编码档案管理指由用户建立编码档案的工作。

设置完账套的参数后，在录入各账簿期初余额之前，应先设置相关的编码。

所谓编码，是指您单位比较固定的数据资料，比如部门.职员.客户.供应商.商品等。

这些资料，您在进行单据处理或账表查询时，会经常重复使用。

有类别管理的有商品.供应商.客户。

所谓编码类别，是对项目进行分类，例如商品类别，它类似于商品级次管理，只是它将商品非明细级次单独拿出来，作为单独的一类级次编码进行管理。

这样在编码卡片编码号中，您可不考虑级次的编码的内容，可尽量将编码设置得简单些。

而在卡片中，通过一个项目选择编码对应的的编码类别，同样可达到级次管理的目的。

有编码级次管理的有仓库货位.部门及上述的类别编码，级次的上下关系是通过"-"区别的，比如：

"01"为服装类，"01-01"为服装下的衣帽类，以此类推。

没有类别及级次管理的编码有职员.外币汇率.付款方式。

编码档案管理主要有以下内容：

   计量单位

   商品编码档案

   仓库货位编码档案

   部门职员编码档案

   供应商编码档案

   客户编码档案

   外币汇率编码档案

   付款方式编码档案

   自定义项目编码档案

2.期初建账

期初建账指您初次使用时，建立各账簿期初余额的工作。

如果您首次使用本系统，一定要在建立编码之后录入单据之前进行期初余额录入，内容和方法如下：

   建立商品账期初余额

   建立应付款账期初余额

   建立应收款账期初余额

3.采购业务

采购业务包括：

采购订货.采购入库.采购发票管理。

（1）采购订货

   采购订货：

指您在购买商品时，通过与供货单位签定合同，确定购进商品.代销商品的业务活动。

   采购订货处理：

它是通过系统内的采购订单进行处理的。

系统内的采购订单是记录您与供应商签定采购和受托代销合同.订单的主要信息的单据。

   采购订单用途：

它的用途是记录采购和受托代销合同.订单的主要内容，可生成采购入库单或受托代销入库单，反映监督到货情况，可以随时查询了解合同.订单的执行情况。

（2）采购入库

   采购入库业务：

指您从供应商采购商品及对采购商品验收入库的业务，它是通过系统内的采购入库单处理的。

   采购入库处理：

实际采购业务中的采购入库，采购退货.直运采购.直运采购退货.采购退补价等业务，均通过系统内的采购入库单进行处理，采购入库单是记录采购商品信息和采购商品入库信息的单据。

   采购入库单用途：

它记录采购商品信息，同时记录商品入库业务信息，它又是进行采购结算的依据。

通过它可随时查询统计采购的商品和商品验收入库情况.退货情况。

（3）采购发票

   采购发票：

指您接到各供应商转来的增值税发票.普通发票及其所附清单等原始票据。

   发票处理：

原始采购票据是通过系统内采购发票进行处理的。

系统内的采购发票是记录您接到的各供应商转来的采购原始票据信息的单据。

   发票用途:

通过它可记录原始采购票据的信息，可随时查询统计采购发票数据。

可由采购入库单.受托结算单生成，以反映和监督发票对应的入库情况和受托代销商品结算情况。

4.销售业务

销售业务包括销售报价业务.促销业务.销售订货.销售出库.销售发票管理。

（1）销售订货

   销售订货：

指您在商品销售时，通过与客户签定合同，确定销售商品.委托代销商品的业务活动。

   销售订货处理：

它是通过系统内的销售订单进行处理的。

系统内的销售订单是记录您与客户签定销售和委托代销合同.订单的主要信息的单据。

   销售订单用途：

它的用途是记录销售和委托代销合同.订单的主要内容，可生成销售出库单或委托代销出库单，反映监督发货情况，可以随时查询了解合同订单的执行情况。

（2）销售出库

   销售出库业务：

指您销售给客户商品及对商品验货出库的业务。

   销售出库处理：

实际销售业务中的销售出库.销售出库商品签收.销售退回.直运销售.直运销售退货.销售退补价等业务，是通过系统内的销售出库单进行处理的。

销售出库单是记录您销售货物及验货出库和销售退回.销售退补价信息的单据。

   销售出库单用途：

它记录销售出库业务的信息，同时它又是进行销售结算的依据。

通过它可随时查询统计销售商品和商品验货出库情况.退回情况。

（3）销售发票

   销售发票：

指您给客户开具的增值税发票.普通发票及其所附清单等原始票据。

   发票处理：

原始销售票据是通过系统内销售发票处理的。

系统内的销售发票是记录您开具给各客户的原始销售票据信息的单据。

   发票用途:

通过它可记录原始销售票据的信息，可随时查询统计销售业务数据。

可由销售出库单.受托结算单生成，以反映和监督发票对应的发货出库情况。

（4）销售报价

   销售报价:

销售业务中，向客户报价较为频繁及重要。

此处的报价业务管理，可通过动态参照数据，如客户的应收账款.商品库存数.参考售价.最低报价限额等确定报价。

您也可参照历史交易数据.历史报价数据等参照确定报价。

有关报价信息，您还可在账表查询中查询。

您在主菜单中单击【购销调存】功能，然后在其下级菜单中单击【销售业务】，再单击【报价单】功能即可。

（5）促销业务

   促销单:

利用节假日促销打折，是商家常用的促销策略，为了满足一些公司或超市在一些特定的日期（如五一.国庆节.元旦）对全部或部分商品采用特殊销售价格的要求，本系统提供了限时促销功能。

您在主菜单中单击【购销调存】功能，然后在其下级菜单中单击【销售业务】，再选中【促销单】即可。

在促销单中设置了商品的促销价.促销期限，在编辑销售单时系统会自动带出促销价，过了促销期又自动恢复原商品设定价。

5.库存业务

   其他入库：

录入非采购商品入库的数据。

（采购商品入库在采购入库单处理），他登记库存商品明细账和仓库货位商品账。

   其他出库：

录入非销售商品出库的数据。

（销售商品出库在销售出库单处理），他登记库存商品明细账和货位商品账。

   组装拆卸：

如已在商品卡片中建立了“商品部件”，则该商品可使用组装拆卸单，他登记库存商品明细账和货位商品账。

   商品调拨：

录入商品在企业内部各仓库间调拨的数据，他登记货位商品明细账。

   商品调价：

他只是统一调整商品卡片中的批发价格，他实际上不登记库存商品明细账，只对账中的数据起参考作用。

   商品盘点：

录入仓库实物盘点的数据，他生成其他出入库单。

   受托代销业务：

系统内的受托代销业务包括：

受托代销商品入库处理.受托代销商品结算处理.受托代销商品相关的账簿。

   委托代销业务：

系统内的委托代销业务包括：

委托代销商品出库处理.委托代销商品结算处理.委托受托代销商品相关的账簿。

   商品成本核算：

当您需要进行商品成本核算时，只要选择商品即可按您在账套设置中选定的方法进行成本核算，见商品成本核算处理的介绍。

（1）其他入库

   其他入库：

指各种非购进商品入库的业务。

如借入商品入库.接受捐赠商品入库.盘盈商品入库及其他形式的非购进商品入库的业务。

   入库处理：

其他非购进商品入库业务是通过系统内的其他入库单进行处理的。

其他入库单是记录“捐赠.借入”等各种非购进商品入库信息的单据。

   用途：

他的用途是记录发生的各种非购进商品入库的信息。

可对“盘盈.捐赠.借入”等非购进业务管理，可随时查询统计非购进入库业务数据。

（2）其他出库

   其他出库：

指各种非销售商品出库的业务。

如借出商品.捐赠商品出库.盘亏商品出库.及其他形式的非销售商品出库业务。

   出库处理：

其他非销售商品出库业务是通过系统内的其他出库单进行处理的。

其他出库单是记录“盘亏.捐赠.借出”等各种非销售商品出库信息的单据。

   用途：

他的用途是记录发生的各种非销售商品出库的信息。

通过他可对“盘亏.捐赠.借出”等非销售出库业务进行管理，可随时查询统计非销售出库业务数据。

（3）商品调拨

   商品调拨：

指商品在企业内部各仓库之间调入.调出的业务。

   调拨处理：

企业内部仓库货位间调拨商品的业务是通过系统内的商品调拨单进行处理的，他是记录商品在企业内部各仓库之间调拨信息的单据。

   单据用途：

他的用途是记录商品在各仓库间调入.调出的信息。

通过他可对调拨业务进行管理，可随时查询统计调入.调出业务数据。

（4）商品调价

   商品调价：

指您调整商品售价的业务。

   调价处理：

成批或单个调整商品售价是通过系统内商品调价单进行处理的。

   用途：

他的用途是记录企业对商品售价进行调整的信息，仅调整商品卡片中的参考售价。

（5）组装拆卸

   商品组装拆卸：

指用散件组装成商品和单个商品组成一个套装商品的业务，或者是将商品拆成散件和将整套商品拆成单个商品的业务。

   组装拆卸处理：

假如您有组装拆卸商品的业务，或者有组套.拆套的业务，您就用系统内的组装拆卸单进行处理。

组装拆卸单是记录企业对商品进行组装拆卸或组套.拆套信息的单据。

   组装拆卸用途:

他的作用是记录企业对商品进行组装拆卸或组套.拆套的信息，形成组装拆卸类的出入库。

   组装拆卸业务示例：

如用主机板.CPU.内存条.硬盘.软驱.多功能卡.电源.显示器等组装计算机。

通过录入商品组装拆卸单，就可完成对商品组装拆卸的管理。

如您想套装一种化妆品礼盒，组成礼盒的部件商品为250毫升洗发液1瓶.200毫升洗浴液1瓶.香皂1块.洗面奶1瓶。

通过录入商品组装拆卸单，您就可记录“套装礼盒”与组成他的具体商品之间的数量关系信息，随时查询统计商品组装拆卸产生的商品其他出入库情况。

（6）商品盘点

   商品盘点：

指对企业各仓库货位的商品结存数量进行实地盘点的业务。

   盘点处理：

对仓库货位的商品实地盘点的结果，是通过系统内的盘点单进行处理的。

盘点单是记录各仓库货位商品盘点信息的单据。

   盘点用途：

他可记录对各部门.各个仓库的商品分批进行盘点的信息，确定商品盈亏的数量，监督商品账存.实存的相符情况。

盘点单的盈亏结果，形成商品其他出入库的数据。

（7）受托代销业务

  通过受托入库单录入期初结存的受托代销商品。

  如需管理订单，则录入采购订单，记录受托代销商品的订货信息。

  受托商品到货后，录入受托入库单或由订单生成受托入库单。

受托代销入库单登记受托代销商品账，代销商品款账。

受托代销商品销售时同库存商品一样，录入销售出库单进行处理。

  需要与供应商结算代销商品时，录入受托结算单。

受托结算单登记受托代销商品账.代销商品款账，如当时未付款，则自动登记应付款账。

  需要管理发票时，收到对方开具的发票后，可在发票处由受托结算单生成发票。

（8）委托代销业务

  通过委托出库单录入期初结存的委托代销商品。

  如需管理订单，则录入销售订单，记录委托代销商品的订货信息。

  委托商品发货后，录入委托出库单或由订单生成委托出库单，自动登记委托代销商品账。

  需要与客户结算委托代销商品时，录入委托结算单，自动登记委托代销商品账。

  如当时未收到货款，则自动登记应收款账。

  如当时收到货款，则关联到收款单即可。

  需要管理发票时，开具给对方发票后，在发票处由委托结算单生成发票。

（9）成本计算

系统为您提供了3种商品进价成本核算方法，只能选择其中的一种方法，所有商品均按所选的一种方法核算成本。

没提供各种商品之间，选择不同的成本核算方法。

具体算法描述见操作手册。

   加权平均法

   移动平均法

   先进先出法

（1）收入业务

   收入业务：

指您收到的一切销售款项的业务。

包括企业收到所有现金.银行存款。

   收款处理：

您全部销售收款业务的处理，是通过系统内的收款单据完成的。

收款单是指出纳人员记录一切收取销售款项信息的单据。

   单据用途：

凡收到的任何款项，只要属于销售业务，均应通过此单据记录。

它是登记现金.银行存款资金报表的依据，是核销应收款的依据，是统计收款及核销款项数据的依据。

（2）支出业务

   支出业务：

指您支付一切采购款项的业务。

包括企业支付的所有现金.银行存款。

   付款处理：

您全部采购付款业务的处理是通过系统内的付款单据完成的。

付款单是指出纳人员记录一切支付采购款项信息的单据。

   单据用途：

凡支付的任何款项，只要属于采购业务，均应通过此单据记录。

它是登记现金流水账.银行存款流水账的依据，是核销应付款的依据，是统计付款及核销款项数据的依据。

（5）报表查询

系统内所有报表的查询，全在“账册”功能中进行集中管理，所有账册报表，包括您所建的账册报表，均存放在下面几个目录中，内容如下：

   商品账表：

以商品为线索的账册报表均存放在此目录下，无论您是新建关于商品的账册报表，还是查询已存在的商品账册报表，选择此目录即可，内容如下：

（1）库存商品汇总表：

它是反映某会计期间的商品期初结存.本期增加.本期减少和期末库存等库存商品增减变化和结存情况的报表。

通过它可及时掌握库存的情况，为您制订采购和销售商品的规划，提供详细的资料。

（2）库存商品明细账：

它是连续地.系统地记录的商品期初结存.本期增加.本期减少和期末库存等库存商品增减变化和结存情况的账簿。

它的增加方是根据采购入库单.受托结算单.其它入库单登记的.它的发出方是根据销售出库单.委托结算单.其它出库单等单据计算成本后登记的。

（3）货位商品汇总表：

它是反映某会计期间的各个仓库货位的商品期初结存.本期增加.本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的报表。

通过它可及时掌握仓库实物库存的数量，便于您加强对仓库商品进行管理。

（4）货位商品明细账：

它是连续地.系统地记录的各个仓库货位商品期初结存.本期增加.本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的账簿。

它的增加方是根据采购入库单.受托入库单.其它入库单.组装拆卸单.商品调拨单登记的.它的发出方是根据销售出库单.委托出库单.其它出库单.组装拆卸单.商品调拨单登记的。

（5）货位商品对照表：

它是反映某会计期间的各个仓库货位的商品期初结存.本期增加.本期减少和期末库存等商品实物数量增减变化和结存情况的报表。

它与货位商品汇总表不同的是显示格式不同，另外在条件查询时，可以按商品自定义项查询（有组装拆卸或调拨单时，自定义查询条件不可用）。

（6）货位商品销售对照表：

它与货位商品对照表不同之处：

这张表只显示商品不同货位销售数量.期末结存数量，至于受托/委托业务，其他入库/出库业务，商品调拨业务造成不同货位数量的变化不需要在此表中体现。

（7）商品进销存表：

它是反映某会计期间的商品期初结存.本期增加.本期销售收入.销售成本.销售毛利和期末库存等库存商品情况的报表。

通过它可及时掌握各个商品的进.销.存的情况，了解各个商品的毛利情况，为您制订销售商品决策提供详细的资料。

（8）商品货位表：

它是反映到当前会计月时的各个商品在各个仓库货位结存数量的报表。

通过它可及时掌握商品在各个仓库结存的实时状态，便于您加强对仓库商品进行管理。

（9）商品库存状况表：

它是反映某会计期间的商品各类出入库数据和结存数据的报表。

通过它可了解采购入库.受托结算.其它入库和销售出库.委托结算.其它出库的详细情况。

（10）商品有效期表：

它是反映商品保质期情况的报表。

如果您管理了商品的保质期，通过此表可反映商品到“到期日”的天数和超过“到期日”的天数，便于您及时处理快到期的商品，加强商品保质期的管理。

（11）商品超储短缺表：

它是反映各个仓库货位商品短缺和积压情况的报表。

通过它可及时了解各种商品的短缺和积压情况，为您制订采购和销售商品的规划提供资料。

（12）期初库存商品一览表：

它是反映您在启用账套之前录入的期初库存商品数据的报表。

（13）其他入库单一览表：

包括其他入库单.由盘盈生成的其他入库单.调拨单调入信息.组装单的组装商品信息.拆卸单的散件商品信息等单据信息以列表的形式完整反映出来。

（14）其他出库单一览表：

包括其他出库单.由盘亏生成的其他出库单.调拨单调出信息.组装单的组装商品信息.拆卸单的拆卸商品信息等单据信息以列表的形式完整反映出来。

   供应商账表：

以供货单位为线索的账册报表均存放在此目录下，无论您是新建关于供应商的账册报表，还是查询已存在的供应商账册报表，选择此目录即可。

内容如下：

（1）应付款汇总表：

它是反映某会计期间的所欠各个供应商购货款情况的报表。

通过它可及时掌握所欠各个供应商货款，为加强资金管理提供详细的资料。

可以按部门.业务员查询各部门或各个业务员所经办的欠购货款情况。

（2）应付款明细账：

它是连续地.系统地记录所欠各个供应商购货款账簿。

它反映应付款增加.承付的应付款和应付款余额。

它的增加方是根据未现款结算的采购入库单.受托结算库单登记的.它的减少方是根据付款单登记的。

（3）受托代销商品汇总表：

它是反映某会计期间受各个供应商委托的代销商品期初结存.本期增加.本期结算和期末未结算的代销情况的报表。

通过它可及时掌握受托代销商品的情况，为您进行代销商品结算，制订商品进货的规划，提供详细的资料。

（4）受托代销商品明细账：

它是连续地.系统地记录受各个供应商委托的代销商品的账簿。

它反映受托代销商品增加.受托代销商品结算和期末未结算的受托代销商品。

它的增加方是根据受托入库单登记的.它的减少方是根据受托结算单登记的。

（5）受托代销商品款汇总表：

它是反映某会计期间受各个供应商委托的代销商品款的报表。

它反映各个供应商代销商品款增加.代销商品款结算和期末未结算的代销商品款。

通过它可及时掌握受托代销商品所形成的代销商品的情况，为您进行代销商品的结算，提供详细的资料。

（6）受托代销商品款明细账：

它是连续地.系统地记录受各个供应商委托的代销商品所形成的代销商品款