会议管理制度.docx
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会议管理制度
公司会议管理制度
V1.0
文件状态：
草稿
修改
正式发布
文件编号：
SY-XZ-009-2014
版本：
2014版
撰写人：
张杰
完成日期：
2014年9月2日
发布日期：
2014年9月2日
2014年7月制定
文档修订记录
*状态：
A——创建，M——修改，D——废除
版号
状态
变更人
变更
时间
变更内容
批准人
批准
时间
V1.0
A
张海霞
2014.7.28
创建会议管理制度管理制度
张诚
第一章总则
第一条目的
指导和规范公司经营管理会议的运作，目的在于改进公司会风，提高会议质量，减少会议数量、缩短会议时间。
第二条适用范围
一、本制度适用于公司及各部门的工作会议和专项会议，如公司领导工作例会、总经理办公会、公司产销计划会、部门例会、各种专项会议等。
二、本制度中会议指的是，在公司经营管理过程中因纵向、横向协调沟通的需要，或者是针对公司运作过程中所出现的问题而召开的各种会议。
第二章召开会议的原则
第四条召开会议须遵循以下几个基本原则
一、流程化原则。
对于特定的会议类型，制定相应的运作流程，按照一定的模式进行，做好必要的准备工作，以便总经理对所有公司内部所召开的经营管理会议进行有效的指导和控制。
二、有效性原则。
每一次所召开的公司经营管理会议都应该达到的预定的效果，绝对不能“会而不议，议而不果”。
在召集会议前，应通知与会者有关会议的议题。
每次会议只通知与会议议题有关的人员出席。
三、节约性原则。
会议的召开应该遵循节约性原则，时间要安排得恰当有效。
会议的主持人根据会议的内容以及重要程度将有关事项在会议召开之前界定好。
主持人和发言人的时间也应有所限定。
四、求同存异原则。
会议上应该允许不同意见的出现，要让持有不同意见的人畅所欲言。
关于一般的问题，可以采纳少数服从多数的原则，但对于事关重大或比较严肃的议题，则应采纳智者的意见。
五、会议备档原则。
对于会议过程中所出现的所有重要事情，特别是经营管理的一些原则问题的讨论，都应该记录下来，以备查阅，作为公司日后工作的参考资料。
第三章会议要求
第五条会前准备要求
一、公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。
各部门召开会议需用公司会议室的，应向办公室书面提出，由办公室统筹安排。
二、会议通知
（一）例会：
各类例会召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。
（二）临时性会议：
临时性会议，会议召集人应提前4个小时通知会议的主题、地点、时间等。
三、会议主持人和与会人员都应在会议召开1日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。
四、所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。
因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。
五、会议的基本人员应该包括：
召集人，与会者，记录员。
会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。
第六条会议组织及要求
会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。
一、会议主持人须遵守以下规定：
（一）主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。
主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。
（二）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。
（三）属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。
对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
（四）主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
二、参会人员须遵守以下规定：
（一）应准时到会，并在《会议签到表》上签到；
（二）准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；
（三）会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。
（四）遵循会议主持人对议程控制的要求；
（五）属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；
（六）遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；
（七）做好本人的会议纪录。
第七条会议记录
一、公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。
会议记录应遵守以下规定：
（一）以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；
（二）会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；
（三）对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；
（四）会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；
（五）做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
二、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：
（一）公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。
（二）各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；
（二）会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
第八条会议精神的督办及执行
一、会议跟进
（一）会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟
进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定；
（二）会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；
（三）办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记
录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；
（四）部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
第九条会议纪律和要求
一、公司级会议的保密
（一）与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
（二）会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
（三）故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。
二、处罚
会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。
（一）无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；
（二）无正当理由缺席每次处以20元的罚款；
（三）凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。
第四章会议类型
第十条会议种类
会议种类
召开时间
会议地点
会议主持
参会人员
例会
公司月度会议
每月最后1日15:
00
国航会议室
总经理
公司各部门负责人
部门周例会
每周五
各部门自行确定
部门负责人
各部门管理人员
其他
各部门临时性会议
各部门自行确定
召集人自行确定
召集人
召集人自行确定
各专题会议
召集人自行确定
召集人自行确定
召集人
召集人自行确定
公司临时性会议
召集人自行确定
召集人自行确定
召集人
召集人自行确定
第十一条注意事项
一、参与例会的人员，应按照统一的模板（见附件一、附件二）准备好汇报材料。
2、会议召集人应按规定提前下发会议通知单（见附件二）。
3、各参会人员应提前1天将汇报材料电子档发送给会议召集人。
附件一：
《工作总结表》
附件二：
《工作计划表》
附件三：
《会议通知单》
附件四：
《会议记录》
工作总结表
序号
本月目标
实际完成情况
完成时间
备注
1
2
3
4
..
说明：
当月目标未完成的，需在备注中标明缘由，并给出预计完成时间节点。
工作计划表
序号
下月工作计划
时间节点
责任人
监督人
1
2
3
4
..
会议通知
会议时间
2014年9月25日14：
30
会议地点
二楼国航会议室
会议主持
张总
会议主题
关于张杰兼任人事行政部副经理的述职报告
参会人员
张总、赵利军、张磊、章磊、祝官兵、黄鹤林、吕林西、张杰、李秀梅、彭海华、刘培娇、苏巧云、王冲
请上述所有参会人员务必准时参会！
会议纪要
会议主题
会议时间
地点
会议组织
会议主持
与会人员
缺席人员
会议内容
会议决议
序号
决议事项
完成时间
责任人
检查人
1
2
3
4
5
审定：
记录：
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