行政部工作手册.docx

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行政部工作手册

行政部工作手册

部门愿景

增进公司与社会对口部门及相关单位的联络、沟通，树立良好的睿力形象；增进各部门与集团公司的沟通，起到合格的纽带作用。

全力以赴，为企业提供优质的后勤服务、筹建辅佐和人力资支持，最终成功构建适应现代化企业发展的行政管理、人力资发展和决策信息的参谋与支持平台。

组织架构图

定岗定员说明

◇指挥部设：

指挥长一人、副总指挥长二人、行政部指挥长一人。

◇行政部

设：

行政部主任一人（兼）、人事培训经理一人、质检主管一人、综合主管一人、驾驶员一人。

集团公司

行政部

财务部酒店指挥部土建工程部筹建工程部

采购部合同预算部

部门工作内容

部门名称：

酒店指挥部行政部直接上级：

副指挥长部门工作内容：

行政部在指挥部管理运行中起着上情下达，下传上报，服务协调、检查监督各部门相关工作的作用，它是联系衔接各部门的桥梁和纽带，是领导的参谋和助手，其主要工作内容有行政文秘、处理、人事管理、薪酬管理、行政督办、档案管理、证照办理、对外联络等。

其具体工作内容有：

1、制定年度工作目标和工作计划，经批准后组织实施、监督执行；2、收集法律、法规相关的信息，为公司领导决策提供参考依据；并牵头处理法律事务；3、负责指挥部的行政、人事、劳资等工作，监督相关制度的执行；4、负责抓好维护公司形象的相关工作；5、负责指挥部各种会议的策划、安排落实工作；6、制定和改进指挥部的考核办法，并组织实施；7、负责上传下达、接待、通知、收发、审核信函、督办、催办等工作；8、负责全面质量管理的实施、督促、检查；9、负责指挥部与公司的协调、公司与社会对口部门的联络、沟通；10、负责指挥部所辖主管级以下（含主管）人员的考核、晋升、招聘、培训工作；11、负责指挥部车辆的管理、调派工作；12、负责印章的管理、监印工作；13、负责办公用品的采购、保管、发放工作；14、负责指挥部各类、文件的收集、整理、归档、立卷、合同的归档管理；15、负责各类证件、证照的办理；16、完成领导交办的其它工作。

员级

总指挥长岗位描述

岗位名称：

指挥部总指挥长直接上级：

集团公司董事长直接下级：

副总指挥、行政指挥长主要职责：

一、每日工作。

1、检查公司的工作进度和任务完成进度；2、处理公司上报的各类请示、报告，和各类临时问题；3、组织讨论各类需要集体决定事项并作出决定；二、每周工作。

1、负责定期或不定期的组织召开指挥部办公会；2、对各部门在执行酒店建设计划，完成酒店建设目标进行指导管理；3、掌握员工和管理人员思想动态，及时纠正可能发生的倾向性问题；三、每月工作。

1、组织开展月度酒店建设小结；2、代表集团公司，建立并保持与当地政府及相关职能部门的经常联系和友好往来，统一协调解决有关税务、融资、行政事务等方面的一切事宜；3、负责组织对全指挥部人员的人事任免工作，并在集团授权范围内开展对经理级以上员工的考察工作；4、对指挥部各种招待费、差旅费等报销费用予以签批；5、把握全公司发展方向，包括酒店建设和行政管理；6、定期向直接上级述职；7、完成集团公司董事长交办的其它工作。

主要权力：

1、有经理级以下人员的任用决定权，和经理级以上员工的任用建议权；

2、有员工奖惩办法规定范围内的奖惩权；

3、有根据公司文件规定额度范围内的经济调配、审批权，和指挥长基金的支配权；

4、有集团公司规定范围内的酒店建设的自主决定权；

6、有其它重大事项的建议权。

工作责任：

◇直接责任。

1、对本公司的酒店建设安全和防火安全负责；

2、对工作安排和计划下达的正确性负责；3、对工作督促检查的结果负责；◇领导责任。

1、对指挥部质量管理工作负责；2、对指挥部的财产安全负责；3、对下属部门出现的负责；工作质量标准：

1、完成集团下达的计划任务率100%；2、行使集团赋予的建设管理权到位；

3、建设管理各方面的执行力到位；

副总指挥岗位描述

岗位名称：

建设副总指挥直接上级：

总指挥直接下级：

筹建工程部经理、土建工程部经理、材设部经理、预算合同部经理直接责任：

1、贯彻执行国家相关酒店建设法规、方针、政策，负责酒店项目的初步可行性报告；负责酒店项目的设计委托、前期报建、工程技术、工程质量和工程进度的管理工作。

2、组织编制月度技术组织措施计划和月度工程进度计划，组织每月和每周工程例会，指导、督促、检查下属工作，及时准确传达上级指示和有关文件精神。

。

3、参与施工图纸的会审工作。

4、组织概念设计工作。

5、负责组织图纸的设计委托、设计变更和施工方案的审核审批，负责组织酒店项目的市场调研工作，下达设计任务书。

6、负责派员参加各施工单位单项工程验收及综合竣工验收。

7、根据各工程部门具体情况每月1-3次指导、督促、检查工作，对指挥部所属人员的专业技术水平、业务能力和工作进度进行考核、评定。

8、组织工程部所属部门及相关人员岗位职能培训，每年两次；负责根据需要组织相关工程技术人员进行专业培训学习。

9、负责组织工程技术人员外出考察，学习同行业的先进技术和管理经验，推动公司在项目开发上的创新。

10、每月收集、提供、分析^p工程技术信息，（准确率达90％以上）为公司高层领导决策和实施管理提供参考。

11、负责保证酒店项目质量管理体系的正常运行。

12、对各工程实施现场检查和指导，每月不少于一次，确保工程技术规范、质量达标，对各施工单位工程技术、质量、进度的管理权、检查权、指导权、督办权。

13、负责制定直接下级岗位描述，每月听取述职，并对其工作作出评定；每月定期向直接上级述职。

14、对按计划实施的工程进度负责。

15、对本部门年度工作目标的完成负责。

16、对本部门所属员工的纪律行为、工作秩序负责。

17、对所掌握的图纸的保密性负责。

18、对本部门管辖的设备设施的完好性负责。

19、参与酒店建设项目所有重大决策。

20、按时完成领导交办的其它工作。

副指挥长岗位描述

岗位名称：

指挥部副指挥长（经营）

直接上级：

指挥部总指挥长直接下级：

酒店管理公司主要职责：

一、每日工作。

1、检查酒店建设的工作进度和任务完成进度；2、协助指挥长处理上报的各类请示、报告，和各类临时问题；3、根据酒店经营需求对酒店建设提出要求二、每周工作。

1、参加指挥部召开的办公会；2、对各部门在执行酒店建设计划，完成酒店建设目标进行协助管理；三、每月工作。

1、参加开展月度酒店建设小结；2、代表指挥长，建立并保持与当地政府及相关职能部门的经常联系和友好往来，统一协调解决有关税务、工商、行政事务等方面的事宜；3、对指挥部内分管部门各种招待费、差旅费等报销费用予以审核；4、定期向直接上级述职；5、完成上级领导交办的其它工作。

主要权力：

1、有经理级以下人员的任用决定权，和经理级以上员工的任用建议权；

2、有员工奖惩办法规定范围内的奖惩权；

3、有根据公司文件规定额度范围内的经济调配、审核权；

4、有集团公司规定范围内的酒店经营的建议权；

5、有其它重大事项的建议权。

工作责任：

◇直接责任。

1、对本公司的酒店建设安全和防火安全负责；2、对工作安排和计划下达的正确性负责；3、对工作督促检查的结果负责；行政总经理岗位描述

岗位名称：

行政总经理直接上级：

指挥部总指挥长直接下级：

行政部综合主管、驾驶员主要职责：

◇每日工作。

1、处理日常及往来；2、督促本部门员工工作开展；3、参加酒店建设例会；4、走访基层三十分钟，了解基层员工动态；5、处理基层管理岗位的应聘与异动；6、开展印章管理相关的用印、安排监印等安排；7、配合财务安排现金安全的警卫人员；8、从法律角度核签需指挥部审定的各类合同、协议；9、向指挥长提出任何有必要提出的合理化建议；10、进行合理的车辆调派；◇每周工作。

1、参加指挥部办公会并记录；2、检查上周本部门工作进展，并安排本周重要工作；3、随时跟进督促公司安排的重要工作和临时性工作，并及时向指挥长汇报；4、通过网络或媒体查询最新的政策动态；

5、在全指挥部范围内随机选择参加一个部门级单位的例会；◇每月工作。

1、开展月度质量检查工作；2、开展督查督办工作并形成通报；3、检查本部门工作开展情况；4、不定期组织召开本部门会议；5、根据年度培训计划组织或主持主办级以上管理人员的培训和沟通活动；6、根据需要联系处理法律事务；7、做好员工的来访接待；8、做好外来人员的来访接待；9、审核员工薪酬标准合理性及正确发放，组织履行员工的面试、转正、考核程序；10、牵头组织储备、晋升人员的考察工作；11、开展有必要奖惩事项的调查工作并提出奖惩建议；12、完成领导交办的其它任务。

主要权力：

1、对行政部所属员工有管理权；2、对直接下级的岗位调配、任用有建议、推荐权；3、对所属下级的奖惩有建议权；4、对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核权；5、对职权范围内的业务有处理权。

工作责任：

◇直接责任。

1、对督查督办的准确度和及时性负责；2、对员工考核的准确性负责；3、对审核的合同协议的合法性负责；4、对文件草拟的速度和正确性负责；5、对用印的正确性负责，并对印章外出的管理程序到位负责；6、对传达领导命令及安排的准确性负责；◇领导责任。

1、对本部门的工作计划完成度和准确度负责；2、对全面质量管理和督查督办工作的执行负责；3、对行政部管辖的设备、设施的正确使用及完好性负责；

4、对行政部掌握的公司秘密的安全性负责；5、对本部门的质量管理工作负责。

工作质量标准：

1、等文字材料撰写格式正确、主题明确、层次清楚、语言简洁，错别字控制在1permil;，一般件领导审阅一次通过，重大件领导审阅修改保证二次通过；2、全面质量管理检查、指导、整改措施有力，符合集团全面质量管理工作的要求；3、月度督查督办依据齐全，全面检查，重点突出，督办有力，每月20日前检查，检查内容不遗漏，通报客观评价；4、对外协调工作找准症结，礼仪周全，力度到位，结果明确，一般事项当日解决，重大事项定期结果明确。

5、公章管理按集团规定，专人负责，专人管理，用印准确率100%。

6、参与法律事务处理，收集证据充分，事实陈述清楚，维护企业利益。

综合主管岗位描述

岗位名称：

综合主管直接上级：

行政部总经理主要职责：

一、每日工作。

1、做好日常文件打印工作；2、做好文件的收发、登记、传递、归档、查阅等管理工作；3、严守保密纪律、杜绝泄密漏密事件；4、协助行政部总经理开展来访客人的接待工作；5、做好行政部总经理的日常服务工作；6、做好行政部总经理办公室的管理、清洁工作；二、每周工作。

1、处理离职、入司员工的属行政范围内的物品收发管理；2、做好用车登记和油耗登记、统计工作；三、每月工作。

1、做好全指挥部的办公用品、接待用品的采购申请、保管、发放工作；2、开展指挥部公司各种会议的安排落实工作；3、做好电脑、打印机、复印机的维护保养工作；4、完成指挥部和酒店指挥部的工资造发、登记、建帐等劳资工作；5、完成领导交办的其它工作。

工作责任：

◇直接责任。

1、对掌管文件、档案的保密和完好性负责；

2、对工资造发的准确性负责；3、对文件传递的正确性和及时性负责；4、对员工宿舍的安全性负责；5、对办公用品和接待用品的管理、发放准确性负责。

主要权利：

1、对随便查阅文件的有拒绝权。

2、对违规打印、复印、查阅电脑有拒绝权；3、有员工宿舍的管理权和宿舍内违纪员工的处罚权。

驾驶员岗位描述

岗位名称：

驾驶员直接上级：

行政部总经理主要职责：

一、每日工作。

1、检查车辆状况，保证出车时车辆状态正常；2、开展车辆保洁工作；3、确保出车时本人的状态良好；4、根据安排的时间和路线出车；5、认真学习、熟悉掌握并遵守驾驶规则及交通规则；二、每周工作。

1、登记里程表和油耗；2、及时报帐；三、每月工作。

1、根据需要不定期开展车内保洁和车况保养工作；2、及时提出车辆维护维修建议；3、作好随车领导的服务工作和安全工作；4、完成领导交办的其它工作。

工作责任：

◇直接责任。

1、对所属岗位的任务完成负责；2、对所属车辆行车安全负责；主要权利：

1、有对车辆提出维修保养的建议权、申请权；

2、有对私人用车和带病车出车的拒绝权。

工作质量标准：

1、确保使用车辆的状态正常；

2、确保车辆及时清洁；

3、确保全年无事故运行。

行政部工作质量计划

一、目的

为了加强行政管理，使部门各项工作规范化、科学化、程序化，促进企业快速、高效、健康有序发展，编制本工作质量计划。

二、质量目标

1、全员参加学习培训，配合公司做好全面质量管理工作；2、传真处理、文件收发准确性100%；3、新员工培训率达100%，合格率达95%以上；4、人事考勤、统计、工资报表准确率98%。

三、相关文件

1、《质量手册》、《程序文件》、《工作手册》；2、《处理制度》；3、《档案管理制度》；4、《纪律考勤制度》；5、《工作改进措施》；6、《印章管理制度》；执行人：

行政部岗位所涉及人员检查人：

行政部主任四、工作职责及范围

1、服务于公司领导及公司各部门，协调地方政府及相关部门的关系；2、对外宣传睿力集团企业形象，对内沟通各部门之间的关系，做好上情下达工作；3、搞好日常事务和后勤服务保障工作；4、负责人事劳资管理、纪律检查、员工考勤、奖惩；5、负责文书起草、打印、档案管理及机要工作，促进企业文化建设；6、组织安排会议、活动并做好记录、纪要；7、负责员工培训、教育工作，促进企业文化建设；8、负责小车的使用管理工作；9、保证文件、证照的安全，不得遗失和乱放，搞好档案管理；10、做好办公用品保管和领用发放工作；11、负责文件复印打印工作；12、切实履行督查督办职能；13、做好材料设备的审价采购工作；14、做好筹建性物品、物料、菜品原材料的控价采购工作；15、做好房屋产权证的办理工作；16、对全面质量管理体系的运行情况进行检查考核等日常事务管理

工作。

执行人：

行政部岗位所涉及人员检查人：

行政部总经理五、质量记录

1、文件发放、回收记录簿；2、文件借阅复制记录；3、文件归档清单；4、来电、来函登记记录；5、档案借阅登记表；6、指挥部文件处理签；7、收文登记簿；8、发文登记簿；9、会议记录簿；10、文件交接签；11、内部传真登记表；12、传真处理签；13、办公用品保管台帐；14、办公用品领用登记册；15、业务用烟登记表；16、打印、复印登记表。

执行人：

行政部岗位所涉及人员检查人：

行政部总经理

行政部工作制度总则

为了加强行政管理，使之部门各项工作规范化、科学化、程序化，根据本部门工作实际，结合相关法律、法规，特制定下列工作制度。

处理制度

1、根据《国家行政机关处理办法》，应提高处理工作效率和质量，做到及时、准确、安全。

2、实行集中统一管理，即统一收发、分类、传递、用印、立卷、归档和销毁。

3、处理分为收文和发文。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

4、在送领导签发前，办公部门应对文稿进行审核、修正。

审核重点是：

是否需要行文，内容是否合法、可行，文种是否恰当，格式是否规范，文字表述是否准确是否符合行文规则等。

5、种类主要包括：

命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

6、（包括会议纪要）成文时间以领导人签发的日期为准，文件应当标注主题词，并加盖印章。

7、处理应克服随意性，认真执行有关规定，避免多头请示，越级行文，多头主送，滥抄滥送等现象发生。

8、送领导人批示或者交有关部门办理的，做到紧急跟踪催办、查办，重要重点办，一般定期办，对下发的重要，应当及时了解和反馈执行情况。

档案管理制度

1、根据《档案法》，具有查考和保存价值的各种文件、办理完毕后，应按有关规定

整理立卷，保证齐全完整。

2、立卷应做到的原始定稿和正本要配齐，正文在前，手稿在后；请示和批复要配套，批复在前，请示在后。

3、查阅和借用有关档案材料必须建立登记交接手续，并按时归还。

重要或秘密材料一般不得复制。

凡需存档或送领导批示的传真件应复制后再行处理。

4、归档应当根据其互相联系、特征和保存价值分类整理立卷，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作。

5、要维护档案的安全，防止档案的毁损，做好防火、防盗、防潮、防霉、防虫、防破坏等工作。

6、没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管领导人批准后销毁。

销毁应当进行造册登记，由二人监销，保证不丢失，不漏销。

纪律考勤制度

1、纪律考勤范围：

公司各部门员工。

公司员工应自觉遵守作息时间，上下班一律实行打卡制。

超过上班作息时间5分钟视为迟到，迟到一次罚款10元；迟到30分钟以上视为旷工；累计迟到三次，视为一个旷工。

2、不得代打卡，若经发现，代打卡者与被打卡者一律处以50元罚款。

3、若因工作情况上班未能按时打卡，须在卡牌上写明原因，经部门领导签字确认。

4、公休或事假必须先写请假条，经相关负责人签字同意后，方可休假。

5、保安负责监督上、下班打卡。

办公风纪检查制度

1、上班时需着装整洁、严谨，提倡穿职业套装，禁止穿背心、拖鞋、吊带衣裙上班。

2、上班时必须佩戴工牌，工牌统一佩戴于左上胸。

3、除工作需要外，办公人员不得随意串岗、闲聊，谈业务以外的话题。

4、上班时不吃零食、不化妆，不乱扔纸屑、烟头，爱护环境卫生。

5、保持安静的办公环境，不高声喧哗聊天。

6、任何时候，办公区内不得从事棋牌娱乐。

7、下班时需整理好办公桌面，切断饮水机、空调、复印机、电脑等所有电。

8、每月上旬进行督查督办工作时，由行政部对各部门办公风纪进行检查，并将结果予以公布，对连续三个月排名处于末位的部门负责人处以10—50元的罚款。

检查时间因工作

原因顺延。

工作总结、工作计划制度

1、每季度初月前五日，各部门负责人需书面将上季工作总结及次季工作计划报行政部。

2、总结及计划材料要求条理清晰，数据真实。

3、行政部将各部门工作总结及计划进行收集、整理，形成《指挥部公司月度工作总结》及《指挥部公司月度工作计划》，并在按规定时间报送集团。

4、集团公司对月度工作总结和工作计划有另项安排的，执行集团规定。

请假假制度

1、员工请假必须提前1—2天向部门负责人提出申请，经审批后方可休假，以便于统一控制休假人数，便于工作安排与衔接。

2、当地员工休假一般安排在周六或周日，原则上假期不连休。

3、休假人员必须在当日休假前办理好工作交接，假期完后按时打卡上班。

4、严禁请霸王假，凡超假、假后不按时上班等，均按公司劳动纪律处罚。

5、审批权限：

员工2天内（含2天）休假报指挥部副总指挥审批，3-4天（含4天）休假报指挥部总指挥审批,超过4天按集团公司规定权限执行。

财务报销、进度款拨付制度

1、全体员工须严格遵守公司财务制度，严格按集团公司规定报销手机费、差旅费、招待费等各项费用。

2、招待费若需突破标准的，需事先说明接待意图，提请指挥长同意，否则不予报销。

3、凡在分管业务及合同约定范围内的开支，由分管领导审批；由指挥长一支笔签批。

5、报销程序：

经办人签字——部门负责人签注属实——财务负责人审核——副指挥长审批——指挥长审批——董事长签批。

6、工程款支付程序：

施工单位申报——主管工程师签注——工程部经理签署意见——预算合同部审核——副指挥长审批——财务负责人审核——指挥长审批——董事长签批

用车制度：

1、车辆须用于公务，指挥长可灵活掌握使用，驾驶员每次出车后要做好行车路线、里程、油耗等方面的登记。

2、各部门负责人以上干部因公需要用车时，城区内由行政部主任安排，城区外需填写派车单，由指挥长批准后方可派车。

3、严禁酒后驾车，凡因酒后驾车造成的事故、损失由驾驶员自行负责。

4、严禁公车私用、私借，一经发现或举报，对驾驶员处以100—300元罚款，若造成事故，其损失由驾驶员全部承担。

用烟制度

1、各部门外出办事需用烟时，要填写《用烟申领单》，填明用烟事由、品种、数量，由各分管副指挥长审批、行政部总经理签字后方可领用。

2、各部门负责人业务用烟时，原则上部门不领用高档烟，指挥长、副指挥长、行政部总经理、财务部负责人可领用高档烟。

3、行政部根据《用烟申领单》发放业务用烟并做好签发登记。

4、每月末由行政部对业务用烟进行盘点，与实际购烟数量核对后报财务部销帐。

安全保密制度

1、全体员工必须树立保密意识，加强保密责任心，凡涉及公司商业、筹建机密不得向家人及社会泄露，切实做到内外有别。

2、各部门的，必须妥善保存，不得遗失和损坏。

若有丢失和损坏，应由经办人全部承担责任，并赔偿相关的经济损失。

3、各部门重要的复印、对外报送的打印，需填写《打印、复印审批表》，经部门负责人审批后方能复印、打印。

廉洁勤俭制度

1、全体员工必须廉洁勤俭，克己奉公，牢固树立公司利益高于一切的思想。

2、严禁利用职务之便向乙方索要钱物，吃拿卡要，应与乙方保持正当的工作关系。

3、不得随便接受乙方的宴请，若确因工作需要须征得上级领导同意。

4、凡违背本制度，一经查实，并按公司规定严惩。

印章管理制度

1、印章由行政部总经理负责保管和盖印，委托他人需有委托书。

2、印章需要借出，应由借用部门负责人签字负责，并由印章管理部门进行跟章。

3、所有合同和协议，必须履行完合同会签程序，方可用印。

5、各部门的对外用印，须在《用印申请单》上填明事由，由指挥长签字认可，方可用印。

6、严禁盖印空白文件。

7、建立印章使用登记台帐。

8、印章管理人员对不符合规定、手续不全的用印要求，有权拒绝，并向上级汇报。

招聘管理

第一章

总

则

第一条

为规范招聘工作，特制定本制度。

第二条

本制度适用于全睿力集团公司。

第二章

招聘原则

第三条

计划原则：

以掌握公司发展规划为前提，根据公司发展需要提出人员发展规划以及招聘计划，包括以定编计划确定招聘计划数，以岗位聘任标准定招聘人员类型、条件。

第四条

有效渠道分析^p原则：

即对所需人才可能适用的招聘方法进行分析^p，以取得有效的招聘成果。

第五条

责任分解原则：

在审核应聘人的过程中，行政部与用人部门根据各自优势在审核的内容上进行明确分工，使审核结果尽可能地真实。

第六条

鼓励举荐原则：

通过多种形式鼓励内部员工推荐人才，并设“推荐奖”，对有突出贡献者给予相应表彰奖励。

第七条

推销原则：

在面谈过程中积极宣传公司，一为应聘者义无反顾选择公司；二为宣传效应。

第八条

时间程序原则：

招聘报批程序尽量全面快捷，设计程序时间。

第九条

同化原则：

对新进员工进行同化教育，使其尽快进入工作角色；第十条

考核原则：

试用期过程中严格考核，保证入司员工的最终素质。

第三章

招聘组织及分工

第十一条

招聘活动由行政部组织进行。

第十二条

各具体用人部门在行政部的组织和协调下直接参与招聘工作。

第十三条

行政部与用人部门具体分工如下：

1、行政部

（1）招聘策略策划；

（2）招聘计划的审核、具体实施与监控；（3）招聘审核中对应聘人综合素质的基本要求（公司统一政策，如要害部门亲属回避等）的审定及具体评定；（4）

招聘审批过程；（5）

组